Avant l’état des lieux de sortie, il faut préparer trois choses : le calendrier (fin du préavis, date et convocation), l’état du logement (pré-visite à blanc, réparations locatives, ménage) et les documents de référence (état des lieux d’entrée, bail, clés, relevés de compteurs). En effet, cette préparation permet au bailleur ou à son gestionnaire de comparer facilement l’entrée et la sortie, et au locataire de corriger les petits défauts avant le constat officiel. Enfin, elle a aussi un enjeu financier : selon l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, le dépôt de garantie doit revenir au locataire sous 1 mois si l’état des lieux de sortie correspond à l’entrée, et sous 2 mois dans le cas contraire.
À retenir
- La préparation commence dès la réception du congé : le préavis du locataire dure 3 mois en location vide (1 mois en zone tendue ou dans certains cas) et 1 mois en meublé.
- La pré-visite à blanc n’a aucune valeur juridique : elle sert seulement à repérer, quelques semaines avant, ce que le locataire peut encore réparer.
- Le locataire doit réaliser les réparations locatives listées par le décret n° 87-712 du 26 août 1987 ; en revanche, la vétusté reste à la charge du bailleur.
- Le jour J, il faut avoir en main l’état des lieux d’entrée, les clés, les relevés de compteurs et la nouvelle adresse du locataire.
- Avec un professionnel mandaté par le bailleur, l’état des lieux de sortie ne coûte rien au locataire.
Quand et comment organiser l’état des lieux de sortie ?
Préparer l’état des lieux de sortie commence bien avant la remise des clés. Cette première partie détaille donc le calendrier à suivre dès la réception du congé, puis la façon de fixer la date et de convoquer le locataire. Elle précise enfin les règles des visites pendant le préavis.
Quand commencer à préparer l’état des lieux de sortie ?
On commence à préparer l’état des lieux de sortie dès la réception du congé du locataire. En effet, la date de fin du préavis fixe la date de restitution des clés, donc celle de l’état des lieux. Pour la location vide, le préavis dure 3 mois, ou 1 mois en zone tendue et dans certaines situations (premier emploi, perte d’emploi, raisons de santé, etc.). En location meublée, il dure toujours 1 mois.
Le préavis court à partir de la réception du congé. Le tableau ci-dessous propose donc un calendrier type pour répartir les tâches entre le gestionnaire et le locataire.
| Moment | Côté bailleur ou gestionnaire | Côté locataire |
|---|---|---|
| Réception du congé | Vérifier la fin du préavis, ressortir l’état des lieux d’entrée, le bail et la grille de vétusté. | Confirmer sa date de départ. |
| 3 à 4 semaines avant la sortie | Réaliser la pré-visite à blanc, puis envoyer la liste des points relevés. | Planifier les réparations locatives. |
| 1 à 2 semaines avant | Confirmer la date par écrit, envoyer la checklist, préparer le document de sortie. | Faire les réparations, réunir clés et attestations. |
| Jour J | Réaliser l’état des lieux, relever les compteurs, récupérer les clés. | Rendre un logement vide et propre, donner sa nouvelle adresse et son RIB. |
| Après la sortie | Restituer le dépôt de garantie sous 1 ou 2 mois. | Vérifier la restitution. |
Comment fixer la date et convoquer le locataire ?
D’abord, le bailleur et le locataire fixent ensemble la date de l’état des lieux de sortie, au moment de la restitution des clés ou très peu de temps après. Ensuite, Service-Public.fr recommande de confirmer cette date par lettre recommandée avec accusé de réception, ce qui laisse une trace en cas de désaccord.
Par ailleurs, il faut choisir un créneau de jour : Service-Public.fr rappelle en effet que l’état des lieux doit se faire dans de bonnes conditions d’éclairage. Si le locataire ne peut pas venir, il peut donner procuration à une personne de confiance. Pour la marche à suivre, consultez notre article sur la procuration pour un état des lieux, ainsi que nos conseils pour réduire les absences aux états des lieux.
Pendant le préavis, le gestionnaire se rend souvent dans le logement pour le faire visiter. Ces visites obéissent toutefois à des règles précises.
Peut-on visiter le logement pendant le préavis ?
Oui, si le bail contient une clause de visite en vue de la vente ou d’une nouvelle location. D’après l’article 4 de la loi du 6 juillet 1989, ces visites ne peuvent cependant pas avoir lieu les dimanches et jours fériés, ni durer plus de 2 heures par jour ouvrable. Le bailleur et le locataire fixent donc les jours et horaires d’un commun accord.
Ces visites de relocation donnent d’ailleurs un premier aperçu de l’état du logement. Elles ne remplacent pas pour autant une vraie pré-visite, qui demande d’avoir l’état des lieux d’entrée en main.
Pourquoi faire une pré-visite à blanc avant l’état des lieux de sortie ?
Une fois le calendrier posé, la pré-visite à blanc constitue l’étape la plus utile pour préparer l’état des lieux de sortie sans mauvaise surprise le jour J. Cette deuxième partie définit d’abord la pré-visite, puis explique comment l’organiser. Elle détaille ensuite les points à vérifier et la conduite à tenir face aux défauts relevés.
Qu’est-ce qu’une pré-visite à blanc ?
La pré-visite à blanc, aussi appelée pré-état des lieux, est une visite informelle du logement quelques semaines avant l’état des lieux de sortie. Le gestionnaire et le locataire comparent alors l’état actuel du logement avec l’état des lieux d’entrée. Ainsi, l’objectif est simple : repérer les défauts que le locataire peut encore corriger lui-même.
Attention, aucun texte n’encadre la pré-visite. Elle ne constitue donc pas un état des lieux et ne remplace en aucun cas l’état des lieux de sortie contradictoire prévu par l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. En effet, seul l’état des lieux de sortie sert de preuve pour comparer l’entrée et la sortie.
Quand et comment organiser la pré-visite ?
En pratique, le bon moment se situe 3 à 4 semaines avant la sortie : le locataire a ainsi le temps de faire intervenir un artisan si besoin. Comme la loi ne prévoit pas de pré-visite, le gestionnaire la propose au locataire, qui reste libre de l’accepter.
- Venir avec l’état des lieux d’entrée : d’abord, la pré-visite suit le même ordre des pièces que l’entrée, ce qui facilite la comparaison.
- Prendre des photos : ensuite, les photos des points relevés aident le locataire à savoir précisément quoi corriger.
- Rester factuel : de plus, le gestionnaire décrit ce qu’il voit, sans annoncer de montant de retenue à ce stade.
- Confirmer par écrit : enfin, un courriel récapitulatif envoyé après la visite évite les malentendus.
Que vérifier pendant la pré-visite ?
Pendant la pré-visite, il faut surtout contrôler les éléments qui relèvent des réparations locatives, car le locataire peut encore les corriger. Le décret n° 87-712 du 26 août 1987 en donne une liste non exhaustive. Le tableau ci-dessous reprend ainsi les principaux points à vérifier, pièce par pièce.
| Élément | Points à contrôler | À la charge du locataire | À la charge du bailleur |
|---|---|---|---|
| Murs, plafonds, cloisons | Trous de chevilles, taches, raccords de peinture ou de tapisserie | Propreté, rebouchage des trous, petits raccords | Peinture décolorée ou usée par le temps (vétusté) |
| Sols | Rayures, lames abîmées, taches ou brûlures de moquette | Remplacement de quelques lames, raccords de moquette | Usure normale liée à un usage prolongé |
| Portes, fenêtres, serrures | Poignées, gonds, vitres, clés, stores | Graissage, petites pièces, vitres détériorées, clés perdues | Volets, sauf dégradation par le locataire |
| Plomberie et sanitaires | Joints, calcaire, flexibles de douche, écoulements | Détartrage, remplacement des joints et flexibles, dégorgement | Fuite due à des canalisations vétustes |
| Électricité | Ampoules, prises, interrupteurs, fusibles | Remplacement des ampoules, prises et interrupteurs | Vétusté de l’installation |
| Chauffage et ventilation | Chaudière, conduits, bouches d’aération | Entretien annuel de la chaudière (sauf clause contraire), ramonage, nettoyage des bouches | Vétusté de l’équipement |
| Équipements | Détecteur de fumée, électroménager prévu au bail | Entretien et remplacement du détecteur de fumée | Achat et pose du détecteur initial |
| Extérieurs privatifs | Jardin, terrasse, gouttières | Entretien des allées, pelouse, arbustes, dégorgement des gouttières | Dommages dus à un cas de force majeure (tempête) |
Que faire des défauts relevés pendant la pré-visite ?
Après la pré-visite, le gestionnaire envoie au locataire la liste écrite des défauts relevés, en distinguant ce qui relève des réparations locatives et ce qui relève de la vétusté. Le locataire peut alors réaliser lui-même les réparations à sa charge, ou les confier à un professionnel, avant l’état des lieux de sortie.
En revanche, l’usure normale due au temps ne peut donner lieu à aucune retenue sur le dépôt de garantie. Si le bail prévoit une grille de vétusté, il faut donc la ressortir dès cette étape. Pour approfondir, lisez notre article vétusté ou dégradation : faire la différence et notre fiche sur les réparations locatives à la charge du locataire.
De même, en location meublée, il faut reprendre l’inventaire du mobilier signé à l’entrée. Pour la méthode, consultez notre article sur l’inventaire d’une location meublée.
Quels sont les enjeux financiers d’une sortie bien préparée ?
La pré-visite et le calendrier ont un impact direct sur l’argent en jeu à la fin du bail. Cette troisième partie présente ainsi le lien entre la préparation et le dépôt de garantie, les justificatifs à prévoir, puis le coût d’un état des lieux de sortie qui ne peut pas se faire à l’amiable.
Comment la préparation influence-t-elle la restitution du dépôt de garantie ?
Un logement bien préparé a plus de chances d’être conforme à l’état des lieux d’entrée, ce qui raccourcit le délai de restitution du dépôt de garantie. De plus, le délai court à partir de la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée. Le tableau ci-dessous résume les règles de l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989.
| Situation | Règle |
|---|---|
| État des lieux de sortie conforme à l’entrée | Restitution sous 1 mois maximum |
| État des lieux de sortie non conforme | Restitution sous 2 mois maximum, déduction faite des retenues justifiées |
| Logement en copropriété | Provision possible jusqu’à l’arrêté annuel des comptes, limitée à 20 % du dépôt |
| Retard du bailleur | Majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé |
| Nouvelle adresse non transmise | Pas de majoration si le retard vient de l’absence de nouvelle adresse ou de RIB |
Quels justificatifs préparer pour d’éventuelles retenues ?
Par ailleurs, le bailleur doit justifier chaque retenue sur le dépôt de garantie. Il faut donc préparer, avant même la sortie, les pièces qui permettront de chiffrer les dégradations :
- d’abord, les états des lieux d’entrée et de sortie, avec leurs photos ;
- ensuite, les devis ou factures de remise en état ;
- de plus, le cas échéant, le constat d’un commissaire de justice ;
- enfin, une lettre de réclamation restée sans réponse, par exemple pour des loyers ou charges impayés.
Ainsi, des photos datées de l’entrée et de la pré-visite renforcent la comparaison. Pour la méthode complète, consultez notre article sur le comparatif entrée/sortie.
Combien coûte un état des lieux de sortie qui échoue ?
Un état des lieux de sortie amiable est gratuit pour le locataire, même si un professionnel le réalise pour le compte du bailleur. En revanche, si une partie refuse de venir ou de signer, il faut faire appel à un commissaire de justice. Le commissaire de justice convoque alors les parties au moins 7 jours à l’avance, et le bailleur et le locataire partagent ses frais par moitié.
Exemple chiffré
Un locataire quitte un T2 vide de 48 m², loué 800 € hors charges, avec un dépôt de garantie de 800 €. Lors de la pré-visite, le gestionnaire relève notamment des trous de chevilles, deux ampoules grillées et des joints de douche noircis. Le locataire corrige ces points : l’état des lieux de sortie est donc conforme, et le bailleur doit restituer 800 € sous 1 mois au plus tard.
À l’inverse, si le bailleur restitue le dépôt avec 2 mois de retard, la majoration atteint 2 × 10 % × 800 € = 160 €. De même, si le locataire ne se présente pas, le constat d’un commissaire de justice coûte en métropole 132,82 € + 18,06 € de convocation + 11,28 € de déplacement, soit 162,16 € TTC. Chaque partie en paie alors 81,08 €.
Quelle checklist suivre avant l’état des lieux de sortie ?
Pour finir, préparer l’état des lieux de sortie, c’est aussi vérifier que chaque partie arrive le jour J avec tout ce qu’il faut. Cette dernière partie regroupe donc deux checklists : l’une pour le gestionnaire, l’autre à envoyer au locataire une à deux semaines avant la sortie.
Quels documents le gestionnaire doit-il réunir ?
Tout d’abord, le gestionnaire doit réunir les documents de l’entrée, car l’état des lieux de sortie doit mentionner la date de l’état des lieux d’entrée et les évolutions constatées depuis, comme l’exige le décret du 30 mars 2016. Voici les éléments à préparer :
- l’état des lieux d’entrée, ses photos et ses éventuels avenants (chauffage, compléments demandés sous 10 jours) ;
- le bail, la grille de vétusté si elle existe et, en meublé, l’inventaire du mobilier ;
- la liste des clés, badges et télécommandes remis à l’entrée ;
- les relevés de compteurs d’entrée, pour comparer avec ceux de la sortie ;
- le compte rendu de la pré-visite et les photos associées.
Pour le déroulé de la visite elle-même, suivez notre méthode pour réaliser un état des lieux de sortie ou téléchargez notre checklist pour réussir vos états des lieux.
Que doit préparer le locataire avant de rendre les clés ?
Le locataire doit rendre un logement vide, propre et en bon état de réparations locatives, conformément à l’article 7 de la loi du 6 juillet 1989. Par conséquent, la checklist à lui envoyer comprend les points suivants :
- réaliser les réparations locatives relevées pendant la pré-visite ;
- faire le ménage complet, y compris le détartrage des sanitaires et le nettoyage des bouches d’aération ;
- fournir l’attestation d’entretien annuel de la chaudière et, le cas échéant, le certificat de ramonage ;
- vider entièrement le logement, la cave, le parking et le jardin ;
- réunir toutes les clés, badges et télécommandes ;
- préparer sa nouvelle adresse et son RIB, à remettre le jour de la restitution des clés.
Enfin, en cas de désaccord le jour de l’état des lieux de sortie, consultez notre article sur les litiges d’état des lieux et la procédure à suivre.
Questions fréquentes sur la préparation de l’état des lieux de sortie
Pas forcément. Le rebouchage des trous et les petits raccords de peinture relèvent des réparations locatives du locataire. En revanche, une peinture simplement décolorée ou usée par le temps relève de la vétusté, donc du bailleur.
Non. Aucun texte n’impose de pré-visite, et elle n’a pas la valeur d’un état des lieux. Elle reste toutefois utile : le locataire repère ainsi les défauts qu’il peut corriger avant le constat officiel.
Oui, puisque la loi ne la prévoit pas. Le bailleur peut seulement organiser les visites prévues au bail pour la vente ou la relocation, hors dimanches et jours fériés, et dans la limite de 2 heures par jour ouvrable.
Oui. L’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le locataire à assurer l’entretien courant du logement. Par conséquent, un logement rendu sale peut justifier une retenue, à condition que le bailleur la justifie par une facture ou un devis.
Un état des lieux de sortie amiable ne coûte rien au locataire, même si une agence le réalise. En revanche, si un commissaire de justice intervient, le bailleur et le locataire partagent ses frais réglementés par moitié.
Dans ce cas, le locataire peut restituer les clés par lettre recommandée avec avis de réception. Faute d’état des lieux de sortie, la loi considère alors qu’il a rendu le logement en bon état.
Préparer vos états des lieux de sortie avec ImmoPad
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