Etat des lieux d’un meublé : ce qu’il faut savoir !

Lorsqu’on fait un état des lieux, il est important de savoir que des différences existent entre un état des lieux d’un bien nu et d’un bien meublé. En effet, lors de l’état des lieux d’un logement meublé, un inventaire doit être réalisé et mis en annexe à l’état des lieux. Cela permet de justifier que le logement est bien un logement meublé. Nous allons, dans cet article nous intéresser à ce qu’il est primordial de connaître lorsqu’on réalise un état des lieux d’un meublé !

Cet article s’intéresse aux locations longues durées, si vous souhaitez savoir ce que doit contenir un inventaire de location saisonnière, nous vous conseillons la lecture de cet article : Que doit contenir un inventaire d’une location saisonnière ? 

Etats des lieux meublés, similitudes et différence avec l’état des lieux non-meublé …

Les similitudes : 

Que l’état des lieux concerne un logement meublé, ou un logement nu, des règles sont à respecter. En effet, l’occupant du bien et le bailleur doivent être présent lors de l’état des lieux, ou être représentés. Les deux parties doivent avoir le même niveau d’information. Elles doivent également se mettre d’accord sur le contenu du document. L’état des murs, des sols et de tout ce qui compose le logement y est indiqué, pour permettre de décrire au mieux l’état du bien. L’état des lieux peut se faire sur papier ou de façon numérique. Que ce soit un logement nu ou un logement meublé, l’état des lieux doit avoir les mentions obligatoires, qui sont : 

• le type d’état des lieux réalisé (état des lieux d’entrée) ; 
• l’adresse précise du logement loué ; 
• la date de l’état des lieux ; 
• le nom et l’adresse du propriétaire ; 
• le nom et les coordonnées du locataire ; 
• le nom et les coordonnées du mandataire, le cas échéant ; 
• la description précise de l’état des murs, sols et plafonds ; 
• la description détaillée des différents équipements dans chaque pièce ; 
• le relevé des compteurs individuels d’eau, de gaz et/ou d’électricité, le cas échéant ; 
• le nombre de clés remises et leur utilité ; 
• la signature des parties ou de leur représentant. 

Pour l’état des lieux de sortie, la nouvelle adresse de l’occupant sortant est obligatoire. La date d’entrée dans le logement doit être indiquée également. 

Enfin, le document doit être signé et établi en autant d’exemplaires que de parties.

Les différences :

Lors de l’état des lieux d’un logement meublé, un inventaire doit être réalisé également. Cet inventaire doit contenir une liste détaillée du mobilier, ainsi que l’état des objets. Lors de l’état des lieux d’un logement meublé, chaque partie doit recevoir un exemplaire de l’inventaire en annexe de l’état des lieux. L’état des lieux et l’inventaire sont établis contradictoirement et amiablement et sont signés par les parties ou par un tiers mandaté par elles. Chaque page de l’inventaire doit être paraphée. Ce document est joint au contrat de location. 

Pour revoir comment réaliser un état des lieux étape par étape c’est par ici ! 

Que doit contenir l’inventaire mobilier d’un état des lieux meublé ? 

Pour qu’une location soit considérée comme meublée, le bien doit obligatoirement contenir au minimum les équipements suivants (d’après le décret du 31 juillet 2015) : 

• Literie avec couette ou couverture : il faut donc un sommier, un matelas et des draps. 

• Volets ou rideaux dans les chambres : un dispositif d’occultation des fenêtres est à prévoir dans les chambres, afin que l’occupant puisse dormir sans être dérangé par la lumière extérieure. 
• Plaques de cuisson : elles peuvent être à induction ou en vitrocéramiques, l’installation doit être sécurisée, afin d’éviter des accidents. 
• Four ou four à micro-onde : le logement doit disposer d’un système de cuisson rapide. 
• Réfrigérateur : pour que le locataire puisse garder des aliments. 
• Congélateur ou compartiment à congélation du réfrigérateur d’une température maximale de -6° 

• Vaisselle : en nombre suffisant, pour que les occupants puissent prendre leurs repas (assiettes, verres, couverts…). 
• Ustensiles de cuisine : l’occupant doit pouvoir réaliser des plats simples, il est donc nécessaire de mettre à sa disposition casserole(s), poêle(s), spatule, saladier, passoire. 
• Table : la table doit être adaptée au nombre de locataires, s’ils sont plusieurs, elle doit être plus grande afin que tous puissent tenir autour. 
• Sièges : il doit y en avoir assez pour chaque occupant. 
• Étagères de rangement : que ça soit dans la cuisine ou dans l’espace pour dormir, le locataire doit pouvoir ranger ses affaires et celle de la cuisine. 

• Luminaires : il peut s’agir d’ampoules raccordées au circuit électrique, il est primordial que l’installation soit sécurisée selon les normes, et qu’à l’état des lieux la lumière s’allume. 
• Matériel d’entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement : aspirateur s’il y a de la moquette, balai et serpillière pour du carrelage… 

Attention : si cette liste n’est pas respectée, un juge peut requalifier le bail d’un logement meublé en logement vide. 

Cette liste est le minimum qu’il est nécessaire de fournir à vos occupants. Vous pouvez, bien entendu, mettre à leur disposition plus d’équipements. 

En conclusion :

L’état des lieux d’un logement meublé est quelque peu différent de l’état des lieux d’un logement non-meublé. En effet, un inventaire doit être mis en annexe. Cet inventaire du mobilier doit contenir des équipements obligatoires pour que la location soit bien considérée comme étant meublée. L’état de ces objets est, lui aussi, évalué ; comme l’état des lieux évalue l’état des pièces.

L’état des lieux est un élément crucial dans les transactions locatives, c’est un accord entre le bailleur et le locataire pour déterminer l’état du bien immobilier. Cependant, cette étape peut souvent être sujette à des contestations, principalement en raison de la divergence dans la description des éléments. Dans cet article, nous vous dévoilons des stratégies essentielles pour mener à bien les états des lieux, minimiser les contestations et optimiser la relation locataire-bailleur.

1. La communication : Établir une base solide !

La clé pour éviter les contestations lors d’un état des lieux réside dans une communication ouverte et transparente.

Communiquer avec le locataire

Si vous avez déjà eu contact avec votre locataire, profitez-en pour instaurer un climat de confiance. Répondez à ses questions, rassurez-le. Lors de l’état des lieux il est important que les deux parties participent. C’est une assurance pour le locataire mais aussi pour le propriétaire. Rappelons que le dépôt de garantie est en jeu. Aussi, si le climat de confiance est installé, cela sera bénéfique pour vous dans la gestion de ce bien.

Partager les données renseignées

Impliquez le locataire dans l’établissement de l’état des lieux en partageant toutes les informations que vous renseignez dans l’état des lieux. Deux avis valent mieux qu’un, faire participer le locataire vous permettra également de ne rien oublier.

Utiliser un outil numérique pour faire l’état des lieux

L’utilisation d’un outil numérique comme ImmoPad vous permet de signaler toutes les altérations du logement en quelques clics. Cela vous facilitera la tâche et surtout vous évitera de l’éditer sur papier. De plus, vous pourrez prendre des photos en illimité et signer numériquement le document.

2. Préparation anticipée : La clé de la précision

La préparation en amont d’un état des lieux peut être un élément crucial pour éviter les divergences de description et les éventuelles contestations.

Connaître le bien en avance et préparer l’état des lieux

Préparer l’état des lieux en avance vous permettra de connaître le bien en détail lors de l’état des lieux définitif. Même si avant tout vous recherchez la rapidité, la connaissance du bien sera bénéfique dans le repérage des altérations. En somme, la préparation en avance est une stratégie intelligente pour garantir la précision des informations mentionnées dans l’état des lieux et cela permet d’éviter les contestations.

Se renseigner sur les spécificités du bien

Comme tout logement est différent, pensez à vous renseigner sur les caractéristiques uniques de ce bien pour ne pas être pris au dépourvu lors de l’état des lieux.

Préparer votre état des lieux sur un outil numérique

L’utilisation d’outils numériques pour amorcer la préparation de l’état des lieux offre l’avantage de gagner du temps lors de la rencontre réelle en permettant de rassembler les informations de base à l’avance.

3. Les détails : la clé de la confiance

L’état des lieux repose sur les détails, et c’est cette attention minutieuse qui renforce la confiance entre les parties impliquées.

Avoir le sens du détail est crucial, car l’état des lieux fonctionne comme une assurance à la fois pour le propriétaire et le locataire. Examiner minutieusement chaque élément garantit une représentation précise de l’état actuel du bien.

Il est recommandé de vérifier chaque élément dans un ordre systématique, ce qui facilite le processus et permet de ne rien oublier. Du sol aux plafonds, en passant par les murs, les plinthes et les accessoires muraux, chaque détail compte.

La prise de photos des altérations ou anomalies du logement constitue une preuve visuelle solide en cas de contestation ultérieure. Les images permettent de documenter l’état réel du bien et de réduire les risques de désaccord sur les changements survenus pendant la période de location.

4. Comparatif : La clé de la cohérence

Établir des comparaisons détaillées entre l’entrée et la sortie du locataire est une méthode efficace pour évaluer l’évolution de l’état du bien et réduire les sources de contestation.

Établir un comparatif détaillé

L’établissement d’un comparatif précis entre l’état du logement à l’entrée et à la sortie du locataire fournit une vue d’ensemble claire des changements survenus pendant la période de location.

Faire une pré-visite

Une pré-visite optionnelle avant la fin du bail peut être proposée pour discuter avec le locataire des éventuelles actions à entreprendre dans le logement. Cette étape de communication ouverte peut contribuer à éviter les désaccords futurs et limiter les contestations.

Actualiser les photos

Enfin, pensez à mettre à jour les photos entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie. Vous pourrez alors faire une comparaison optimale entre les deux états des lieux.

Pour conclure, si vous appliquez ces stratégies, vous pourrez réduire les contestations dans vos états des lieux. Ces stratégies vous permettront également de garantir la bonne relation locataire-bailleur.

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie est une étape cruciale, permettant d’éviter de potentielles confrontations avec un locataire sortant.

Comme nous avons pu le voir dans le précédent article sur Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?, nous savons que c’est un constat important à faire. Ainsi, nous allons voir pourquoi l’état des lieux de sortie d’un locataire est aussi, si ce n’est davantage considérable et décisif que le rapport d’entrée.

Il est capital de garder la même filiation dans la transcription et dans le format des états des lieux, afin de respecter la loi ALUR et de ne pas se perdre en restant structuré.

Dupliquez l’état des lieux d’entrée

Pour commencer la sortie, il vous faudra dupliquer l’entrée correspondante ou la créer si elle n’existe pas encore.

Après avoir simplement dupliqué votre état des lieux d’entrée avec la sauvegarde automatique et la synchronisation des données, il vous suffira de vérifier que toutes les informations précédemment rentrées sont justes (infos sur les parties, infos sur le bien, etc.).

Grâce à la duplication, vous pourrez modifier uniquement ce qu’il y a à modifier, sans toucher au reste.

Réalisez l’état des lieux de sortie, puis comparez

Ensuite, poursuivez en faisant un état des lieux classique, c’est-à-dire en cherchant s’il y a des dégradations, des traces d’usures et d’usages. Le tout dans chaque pièce et dans chaque élément.

Avec ImmoPad, après la signature de l’état des lieux de sortie, vous aurez accès à un tableau comparatif qui se générera automatiquement.

Le tableau comparatif est synchronisé avec l’état des lieux entrant ainsi que l’état des lieux sortant. Il permet d’exposer les divergences entre chaque état des lieux, il facilite la comparaison et évite la perte de temps.

Ce tableau met en évidence les travaux qu’il y a à prévoir. Il note en rouge et en orange tous les défauts à rénover.

Grâce au tableau comparatif, les dégâts potentiels sont mis en avant et les défauts et les dégradations sont repérés rapidement. Il est donc plus facile de reconnaître les priorités de rénovation. Ainsi, cela permet de savoir en un coup d’œil si la caution sera rendue intégralement, partiellement ou pas du tout.

Grille de vétusté

S’il y a des dégradations, chiffrez simplement les coups en ayant préalablement rempli votre grille de vétusté. Elle se fera annexer à l’état des lieux de sortie du locataire.

La grille de vétusté aide à déterminer la responsabilité en matière de réparation et de remplacement des éléments défectueux dans un bien locatif.

Il est intéressant d’utiliser une grille de vétusté afin d’évaluer l’usure des équipements d’un bien. Cette grille permet de déterminer si la détérioration des éléments d’un bien est causée par la vétusté ou par un manquement du locataire à ses obligations contractuelles.

De cette façon le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie. À savoir qu’en tenant compte de la grille de vétusté, il sera plus aisément facile de facturer une dégradation, tout en la justifiant sous forme de facture ou de devis.

Chiffrez et pilotez vos travaux avec l’outil SmartPilot

ImmoPad possède un service de gestion de travaux, qui s’appelle SmartPilot. Ce module est extrêmement pratique puisqu’il a plusieurs fonctions et onglets.

Avec SmartPilot, ajoutez facilement les travaux à prévoir dans la rubrique concernée, et bénéficiez d’un catalogue de travaux pour vous aider à trier et ranger vos demandes. Les fonctionnalités de SmartPilot ont pour but de vous éviter de vous perdre dans vos documents. De plus, l’ensemble des travaux est centralisé dans l’espace de gestion pour un suivi optimal !

Pilotez avec Smartpilot, c’est mettre à jour l’état d’avancement des travaux. Piloter, c’est aussi jongler avec des devis qui ici, s’envoient automatiquement avec ou sans demande directe d’intervention. Annotez les rapports de travaux et ajoutez des documents en indexe pour un dossier de suivi et de réception de procès-verbal de travaux 100% complet.

Dans SmartPilot, vous aurez aussi la faculté de remplir des informations à propos de vos prestataires. Vous pourrez renseigner leur mail, leur raison sociale ainsi que des notes et commentaires à leur propos. Vous profiterez d’une liste de prestataire ordonnée et structurée, afin de vous aider à vous organiser convenablement et commodément.

La loi Alur encadre les états des lieux, afin de les uniformiser. Cette loi de mars 2014, précise le contenu d’un état des lieux juridiquement valable. De ce fait, il est nécessaire que le bailleur et le locataire soient présents lors de l’état des lieux. Néanmoins, si le locataire ou le propriétaire ne peut se déplacer, il leur est possible de faire une procuration pour mandater une autre personne. Le locataire peut mandater un membre de son entourage, un ami ou toute autre personne de son choix. Concernant le propriétaire, il peut lui aussi mandater quelqu’un pour réaliser l’état des lieux. Souvent, il mandate un huissier de justice ou un agent immobilier. Nous nous intéressons dans cet article à : comment donner procuration pour un état des lieux ?

Pourquoi faire une procuration lors d’un état des lieux ?

Si le propriétaire ou le locataire n’est pas en mesure de se rendre à l’état des lieux, une procuration sera nécessaire. La procuration permettra à une autre personne de remplacer et surtout de représenter la personne absente.

Si le locataire n’est pas présent lors de l’état des lieux, alors la loi ALUR considère le logement loué en bon état. Il en va de même s’il n’a pas fait de procuration pour mandater une autre personne. Pour le locataire, il est donc essentiel de faire une procuration s’il est dans l’incapacité d’être présent à l’état des lieux.

Il est donc important de mandater une autre personne pour l’état des lieux en cas d’absence, car ce document permet d’attester de l’état du logement. Lors de la sortie du locataire, l’état des lieux d’entrée se compare avec l’état des lieux de sortie. Cela permet de constater si des dégradations ont eu lieu entre l’entrée et la sortie. Ce qui permet au propriétaire ou à l’agence mandatée de faire une retenue sur le dépôt de garantie du locataire. Sans ce document, il n’y a pas de preuve de l’état du logement, ce qui peut entraîner des litiges.

Que doit contenir une procuration pour un état des lieux ?

Le Code civil régit la procuration. La procuration se présente sous forme de lettre. Il faut y préciser l’objet de la procuration, ici la réalisation d’un état des lieux d’entrée ou de sortie. Il est nécessaire d’écrire la date à laquelle l’état des lieux se tiendra. L’adresse du bien dans lequel s’effectuera l’état des lieux doit aussi apparaître. De plus, le nom et prénom ainsi que la date et le lieu de naissance du mandant sont écrits. L’identité du mandataire ainsi que sa date de naissance et son lieu de naissance s’indiquent aussi dans cette lettre. Leurs adresses doivent également être renseignées. Les opérations réalisables par le mandataire se rédigent avec la durée de validité du mandat. Cette lettre doit être signée par le mandant et la mention “Bon pour pouvoir” doit être écrit. Le mandataire signe également avec la mention “Bon pour acceptation”. Il est possible de télécharger des exemples de lettre de procuration pour des états des lieux sur internet. Il suffit alors de reprendre le modèle et de le compléter.

Enfin, ce courrier se transmet au propriétaire bailleur, soit en accuser de réception, soit en main propre le jour de l’état des lieux.

Lors de l’état des lieux, le mandataire devra fournir une pièce d’identité du mandant. 

Qui mandater lorsqu’on ne peut être présent à l’état des lieux ?

Le locataire peut mandater la personne de son choix pour la représenter lors de l’état des lieux. Il peut s’agir d’un ami ou d’un membre de sa famille, le locataire doit avoir confiance en cette personne. La personne choisie s’engagera au nom du locataire, elle est en droit de refuser de signer si elle est en désaccord avec les observations de l’état des lieux.

Concernant le propriétaire, il peut donner une procuration à un proche ou à un professionnel pour réaliser l’état des lieux. Le plus souvent, il mandate un agent immobilier ou un huissier de justice afin de s’assurer que l’état des lieux sera bien réalisé. De plus, des solutions d’états des lieux digitalisées existent : permettant ainsi de transmettre le rapport directement après la signature au propriétaire. ImmoPad, par exemple, permet d’envoyer par email l’état des lieux au propriétaire juste après l’avoir clôturé. Et ce, en même temps que ça l’envoie au locataire.

En résumé :

Que ça soit le bailleur ou le locataire, il est possible qu’un des deux se fasse représenter par une tierce personne le jour de l’état des lieux. Néanmoins, des règles sont à respecter ! En effet, une lettre doit être rédigée afin de donner procuration au mandataire. Cette lettre doit contenir :

• Les coordonnées du mandant et du mandataire (noms, prénoms et adresse complète des domiciles) ;
• Les opérations précises qui sont confiées au mandataire, concernant l’état des lieux d’entrée ou de sortie ;
• La date de l’état des lieux, ou s’il y a plusieurs états des lieux : une durée large ;
• La signature du mandant et du mandataire ; sans cela, la procuration sera considérée comme caduque. 

L’état des lieux, cette étape cruciale, qui protège chaque partie en cas de dégradation du logement.

En cas de litige, la comparaison de l’état des lieux d’entrée et de l’état des lieux de sortie permet d’établir les responsabilités de chaque partie. C’est pourquoi, il est important de réaliser un constat décrivant l’état du logement. Le tout, pièce par pièce ainsi que les équipements qu’il comporte. Tout en respectant la loi ALUR afin qu’il soit conforme à la législation.

Suite au précédent article sur la préparation d’un état des lieux, où vous avez renseigné les coordonnées des parties et du logement, nous allons voir comment réaliser un état des lieux d’entrée.

Renseignement des pièces

Après avoir préparé votre état des lieux, il est temps de l’établir.

Attention, il est important de respecter une chronologie et une précision dans les étapes. Ceci afin de protéger chacune des parties (locataire et propriétaire). Par exemple, vous pouvez procéder par une analyse du plafond vers le sol.

Chaque pièce sera décrite avec beaucoup de précision et tous les éléments s’y trouvant :

• Nature et état du plafond ;
• Nombre de fenêtre, la nature des matériaux et leur état ;
• Nombre de radiateur, nature (élec ou gaz, programmable ou non, robinet thermostatique ou non) et leur état ;
• Nature et état des murs ;
• Nombre de prise électriques et d’interrupteur et leur état ;
• Tout équipement se trouvant dans la pièce doit être indiqué et son état doit être décrit avec précision (luminaires, détecteur de fumée, cheminée, poêle…) ;
• Nature et état du sol.

Il est important que l’état des lieux soit établi de façon ordonnée. Procédez étape par étape en partant du plafond vers le sol afin de n’oubliez aucun élément, comme l’interrupteur par exemple.

Sur l’application ImmoPad, il y a la possibilité de modifier à tout moment un document, avant de le clôturer. En effet, notre outil possède divers modèles détaillés en fonction du type de logement (maison, studio, T2, T3, T4,…). Ces modèles peuvent être personnalisés ou créés à partir de zéro.

Nous ne sommes jamais à l’abri d’un oubli d’enregistrement. Mais pas de panique, grâce à la sauvegarde automatique des données d’ImmoPad, vous ne risquez pas de perdre vos informations.

Annotation des défauts

Chaque description doit refléter l’état précis dans lequel se trouve l’équipement.
Par exemple : “mur de droite, tâche ronde de couleur marron d’environ 10 cm de diamètre”. “Joints de la douche noircis”. “Vitre de la fenêtre du salon présentant une rayure d’approximativement 20 cm”.

Il est important de prendre des photos de chaque pièce et de chaque élément décrit pour obtenir un comparatif incontestable lors de la sortie du locataire.

Lorsque l’on évalue une cuisine du plafond au sol, on peut remarquer que l’évier est encrassé. Lorsque l’on voit une dégradation comme l’exemple ci-contre, il est conseillé de relever le défaut. Annotez-le avec des commentaires et prenez des photos pour prouver vos propos.

Chez ImmoPad, la grande capacité de stockage, illimitée, comprise dans tous nos abonnements, vous permettra de prendre autant de photographies que vous le souhaitez et de créer autant de documents que vous le voulez.

De cette façon, le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie lors de sa sortie du logement. À savoir que la reprise du dépôt de garantie se justifie à l’aide de factures ou de devis. Tout en tenant compte de la grille de vétusté.

De plus, nos modèles d’état des lieux suivent un ordre particulier, en entonnoir, ce qui permet aux rapports de garder une structure ordonnée, complète et précise.

Relèvement des compteurs / sous-partie

Pour finir, il ne faudra pas oublier de relever et de photographier les compteurs électriques, gaz et eau, afin d’éviter toute contestation.

De plus, le locataire pourra facilement changer de contrat d’énergie via un partenaire sur l’espace locataire TOTEiM.

Finalisation de l’état des lieux d’entrée

Pour finir avec précision, nous vous conseillons deux choses :

• Relire, vous et le locataire, attentivement l’évaluation des pièces
• Consultez le tableau récapitulatif à la fin de l’état des lieux pour une vérification précise et une mise en accord à l’amiable réussie

Qu’est-ce que le tableau récapitulatif de l’état des lieux d’entrée ?
Ces tableaux se créent plus aisément via le numérique. Par exemple, chez ImmoPad, un tableau récapitulatif se crée automatiquement à l’aide des données saisies pendant l’état des lieux. Il s’affiche en détail à la fin du document pour résumer toute l’analyse.

Une fois l’état des lieux terminé, ce dernier étant contradictoire, il devra être signé par les deux parties (locataire et propriétaire et/ou gérant). Un exemplaire devra leur être remis.
À savoir qu’ImmoPad possède sa propre signature électronique, DomuSign, répondant aux normes européennes et permettant d’officialiser et de certifier chaque signature.

Avec ImmoPad, toutes les données de l’état des lieux d’entrée se sauvegardent automatiquement afin de facilité l’état des lieux de sortie. Ainsi, les informations précédemment enregistrées dans un lot seront réutilisables au besoin. Dans le cas d’un nouveau bien, un modèle selon le type de logement est, éventuellement, réutilisé.

Avec l’espace locataire TOTEiM, intégré à ImmoPad, le locataire recevra automatiquement un exemplaire de l’état des lieux réalisé, sur son Espace Locataire dans l’onglet « document ».

Avec l’application ImmoPad, vous n’aurez plus peur de manquer de réseau lors d’un état des lieux. Notre application fonctionne hors connexion. Quant aux transferts des données ou des documents, tout se synchronise automatiquement. Avec ImmoPad, ne craignez plus une éventuelle fermeture accidentelle de l’application. Grâce à l’enregistrement automatique d’ImmoPad, vous pourrez quitter l’application sans perdre vos données. Il est aussi possible de modifier un document à n’importe quel moment avant de le clôturer.

En espérant que ça vous ait été utile, pour plus d’informations sur la gestion locative, consultez notre blog !

Dans l’article à venir, vous pourrez avoir plus d’informations sur Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

Mis à jour le 25/10/2023

L’état des lieux est une étape importante, à ne pas négliger, dans le processus de la location d’un bien. Il ne faut rien omettre, ni manquer aucune étape depuis les coordonnées du locataire jusqu’au descriptif de chaque pièce. Et ce, sans oublier de relever les compteurs d’eau, d’électricité, etc. Ceci afin d’éviter les éventuels conflits. C’est pourquoi nous vous présentons comment faire un état des lieux simplement, en 4 étapes.

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

Un état des lieux c’est un descriptif précis du détail d’un logement et de ses équipements.

Il peut se faire sur support papier ou sous format numérique.

Sur support papier il peut être plus ou moins détaillé, soit il peut être fait sous forme de case à cocher ou de façon plus détaillée avec des commentaires/descriptifs minutieux et des photos, qu’il faudra imprimer, faire signer et mettre en annexe.

Tandis que sous format numérique, l’état des lieux est automatiquement plus complet et précis. Le format dématérialisé accélère la prise de note tout en limitant les oublis. Il favorise un constat complet, où chaque pièce est inspectée du plafond au sol, éléments par éléments, détails par détails. (Mobiliers par mobiliers s’il y en a).

De plus, un état des lieux permet de :

• Comparer l’état d’un bien entre l’entrée et la sortie d’un locataire.
• Identifier les détériorations éventuelles à la sortie d’un locataire et ainsi pouvoir retenir la somme nécessaire à la remise en état, sur le dépôt de garantie.
• Protéger aussi bien le locataire que le propriétaire

Que dit la Loi ALUR ?

L’état des lieux est encadré par la loi ALUR.

La loi ALUR a trois objectifs principaux :

• Réguler le marché du logement et lutter contre les dérives
• Favoriser l’accès au logement tout en protégeant les populations les plus vulnérables
• Favoriser l’innovation et la transparence

La loi ALUR vise aussi à améliorer les rapports entre bailleurs et locataires et à renforcer la formation, la déontologie et le contrôle des professions de l’immobilier.

Avec ImmoPad, anticipez dès à présent la reprise de votre activité et préparez vos états des lieux, audits, visites techniques…

Récapitulatif des étapes pour faire un état des lieux précis

Étape 1 : Les informations / coordonnées du locataire et du propriétaire.

Rechercher et recopier les informations correspondant au propriétaire et au locataire pourra être simplifié grâce à un outil de gestion type CRM. Ce qui permettra de récupérer automatiquement les coordonnées.

Étape 2 : Les informations du bien.
Les informations sur le bien :

• Le type de logement ;
• Le numéro du lot ;
• L’adresse ;
• L’étage ;
• Le nombre de pièces ;
• La situation dans l’immeuble ;
• La surface ;
• etc…

L’outil de gestion vous permettra de sauvegarder ces informations.

Étape 3 : Avoir un document / modèle adapté

Avec des logiciels de gestion locative d’état des lieux, comme ImmoPad, vous trouverez des modèles adaptés à chaque type de logement, il vous suffira de le modifier en fonction des caractéristiques de votre bien. Avec un modèle, il est plus aisé de faire ses états des lieux étape par étape. Ex : ajouter un balcon au besoin, des WC séparés à la salle de bain, l’ajout d’une cave ou d’un emplacement de parking, etc…

Étape 4 : Prise de rendez-vous puis réalisation

Après avoir fait ces 3 étapes, il vous faudra prendre des rendez-vous. Chez ImmoPad, vous pourrez automatiser la prise de rendez-vous dès la création du document et transférer automatiquement les données sur la tablette.

Les avantages ?

Grâce à l’outil de gestion, type CRM, la saisie des données est simple, rapide, automatique et complète. Cet outil de gestion permet ainsi de sauvegarder et d’enregistrer automatiquement toutes les informations concernant le bien, le locataire et le propriétaire. Ce qui permet donc de dupliquer un document sans avoir besoin de retranscrire toutes les données.

Grâce à cette duplication, le format de l’état des lieux sortant correspond à celui de l’état des lieux entrant. De plus, vous gagnez du temps avec la saisie automatique des données, l’exportation de tous les éléments et informations d’un état des lieux à un autre, le pré-paramétrage de l’inventaire d’un bien meublé et le comparatif entrée/sortie automatique.

Le tableau comparatif met, lui, en évidence les travaux qu’il y a à prévoir et les dégâts potentiels, il permet de facilement reconnaître les priorités de rénovation, de repérer rapidement les défauts et dégradations et d’annoter en rouge et/ou en orange tous les défauts à rénover.

De plus, les envois de documents ou de prise de rendez-vous peuvent être automatisés et permettent donc de gagner beaucoup de temps et d’énergie.

Automatique

Simplicité

Gain de temps

Aujourd’hui, tous les moyens sont bons pour réaliser la moindre économie. Réaliser des économies dans sa gestion locative est donc un enjeu de taille que cela soit pour des raisons financières ou même pour dégager du temps aux équipes.

Digitalisez vos états des lieux !

Beaucoup font encore leurs états des lieux sur papier. Ce document est réalisé pour chaque location et est édité en plusieurs exemplaires. Non seulement vous allez passer un certain temps à remplir tous les documents au stylo, mais en plus, le document ne sera pas (ou très peu) accompagné de photos.

Avec un outil comme ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux en un temps record. Complétez l’état des lieux le plus précisément possible avec des possibilités infinies de personnalisation.

Vous pouvez également incrémenter des photos en illimité pour cibler des éléments et garantir l’intégrité de tous les éléments renseignés.

Bien sûr, tous les documents finaux sont au format PDF, vous pouvez donc les partager numériquement à toutes les parties et vous pouvez également les imprimer.

Ainsi, avec un outil comme celui-ci, vous gagnez beaucoup de temps et cela vous permet de gagner en efficacité et en professionnalisme.

Passez au numérique pour signer tous vos documents

Voici un moyen de gagner beaucoup de temps en gestion locative. Et si vous signez tous vos documents (baux, quittances, décompte de charges, …) électroniquement ? Et bien sachez qu’ImmoPad propose un système de signature électronique : Domusign !

Peut-on faire confiance à la signature électronique Domusign ?

La réponse est oui ! La signature électronique Domusign est certifiée PAdES (PDF Adcanved Electronic Signature). Vous pourrez donc signer vos documents tout en garantissant leur intégrité et leur validité juridique.

Pourquoi faire confiance à la signature électronique Domusign ?

En tant qu’agent immobilier ou gestionnaire locatif, vous êtes souvent amené à rencontrer un client (ou locataire) pour signer des papiers. Cela prend du temps !

Avec Domusign, économisez toutes ces heures puisque le signataire pourra signer tous les documents depuis son canapé. Vous pourrez également suivre en temps réel les signatures demandées.

Utiliser un agenda collaboratif pour gérer les rendez-vous.

Il n’y a rien de mieux pour être productif qu’un agenda rempli correctement et organisé. Les agendas papiers peuvent vite devenir illisibles si des rendez-vous sont déplacés, ou même annulés. De plus, les autres collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés pour vous relire.

Avec un agenda collaboratif, vous et vos collaborateurs aurez un visuel en temps réel sur les rendez-vous prévus le jour même et à l’avenir. Vous pourrez également faire confirmer, par mail, les rendez-vous clients et ainsi éviter tout problème de communication.

Il existe aujourd’hui beaucoup d’outils gratuits permettant d’utiliser un agenda collaboratif dans votre entreprise. Pensez-y, vous gagnerez du temps !

Utiliser un outil professionnel de gestion locative.

Pour répondre à votre première question, la réponse est : non. Non, Excel n’est pas un outil de gestion locative.

Excel est bien souvent utilisé par les gestionnaires immobiliers pour suivre les locations. Cependant, cet outil n’est pas adapté à la gestion locative puisque vous pourrez juste suivre visuellement les locataires/propriétaires, sans automatisation.

Avec un outil professionnel, non seulement vous aurez toutes les informations concernant vos locataires, vos propriétaires et vos lots, mais vous pourrez aussi :

• Communiquer automatiquement avec les locataires ou propriétaires.
• Suivre en quelques clics les versements ; plus besoin de vérifier manuellement chaque versement.
• Créer des rendez-vous et mettre à jour votre agenda collaboratif
• Gérez les interventions dans les logements

Un tel outil vous fera gagner des centaines d’heures de travail, mais aussi favorisera la communication avec vos clients.

En plus, la plupart de ces outils peuvent être connecter à ImmoPad. Profitez-en !

Demandez les dossiers locatifs à vos locataires avec ImmoPad.

La constitution du dossier locatif est une étape obligatoire dans le processus de mise en location d’un bien.

Parfois incomplets, ils sont pourtant un moyen de réduire les impayés. Pour rappel, il y a environ 2% d’impayés en France mais cela représente tout de même 2 locataires sur 100. Pour certains cela aurait pu être évité dès la mise en location.

Pourquoi faire confiance à ImmoPad pour les dossiers locatifs ?

Ce qui fait notre force dans l’établissement des dossiers locatifs est que nous faisons confiance à DossierFacile, une start-up d’état qui vous garantie des dossiers de qualité et cohérents avec vos locations. En renseignant simplement les caractéristiques du bien et les coordonnées du candidat locataire, il pourra transmettre toutes les pièces pour construire le dossier locatif.

Vous avez désormais toutes les cartes en mains pour faire des économies de temps dans votre gestion locative et comme nous le savons tous : le temps c’est de l’argent !

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Comment faire l’inventaire d’une location meublée ?

Vous avez déjà surement entendu parler de l’inventaire en location meublée. Souvenez-vous, c’est ce document qui renseigne tous les meublants présents dans un logement. Mais connaissez-vous toutes les obligations qu’impose ce document ?

Location meublée et inventaire mobilier, qu’est-ce que c’est ?  

La location meublée

Avant de dire ce qu’est l’inventaire mobilier, il faut rappeler ce qu’est une location meublée. Un bien est considéré comme meublé lorsqu’il est équipé de mobiliers, accessoires de la vie courante permettant à un locataire de s’installer sans avoir à installer ses propres meubles. Il doit pouvoir y vivre convenablement dès son arrivée. La durée du bail est d’une durée de 1 an ou 9 mois pour un bail étudiant.

L’inventaire mobilier

Comme son nom l’indique, l’inventaire mobilier va regrouper tous les éléments présents dans le logement à l’entrée du locataire. Ce document est créé en même temps que l’état des lieux et, au même titre que ce dernier, il doit être fait à l’entrée et à la sortie puisqu’il peut faire l’objet de retenues locatives.

L’inventaire mobilier est-il obligatoire ?

Depuis la loi Alur de 2014, ce document est obligatoire et un contrat de location meublé n’est donc pas valable si l’inventaire meublé n’est pas réalisé en annexe à l’état des lieux.

Pour que ce document soit recevable, il doit être signé par le propriétaire (ou mandataire) ainsi que par le locataire.

Que doit-on retrouver dans cet inventaire ?

Avant, un logement meublé ne devait proposer que quelques meubles. C’est seulement en septembre 2015 que la liste est devenue plus complète. Ainsi, vous devrez retrouver désormais :

• Literie avec couette ou couverture
• Volets ou rideaux dans les chambres
• Plaques de cuisson
• Four ou four à micro-ondes
• Réfrigérateur
• Congélateur ou compartiment à congélation du réfrigérateur d’une température maximale de -6°C
• Vaisselle en nombre suffisant pour que les occupants puissent prendre les repas
• Ustensiles de cuisine
• Table
• Sièges
• Étagères de rangement
• Luminaires
• Matériel d’entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement (aspirateur s’il y a de la moquette, balai et serpillère pour carrelage…)

Vous pouvez retrouvez la liste officielle sur le site internet du Service Public.

Pourquoi ne faut-il pas prendre à la légère l’inventaire de la location meublée ?

Risque de requalification du bail

Le premier risque est que le bail avec votre locataire soit requalifié en bail de location vide. Ce n’est certes pas un gros risque mais cela veut dire qu’il y aura eu une procédure engagée par votre locataire. Cela va donc à l’encontre de la bonne entente entre propriétaire et locataire. De plus, l’investissement dans les meubles n’aura donc pas permit de définir votre bien comme un bien meublé.

Éviter un litige avec votre locataire

Le but de toute location est que cela se passe bien entre le locataire et le propriétaire et que tout le monde y trouve son compte. Cet inventaire est donc là pour protéger à la fois le propriétaire et le locataire lors des états des lieux d’entrée et de sortie.

La liste doit être la plus complète possible pour que le locataire ne puisse contester une dégradation ou encore la casse ou la perte d’un meuble ou tout objet présent dans l’inventaire. A l’inverse, le locataire ne pourra pas être tenu responsable d’un objet dégradé ou manquant si celui-ci n’a pas été mentionné dans l’inventaire de l’état des lieux d’entrée.

Désormais, vous savez tout sur l’inventaire mobilier !

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Des états des lieux en illimité et économiques avec ImmoPad

Si vous hésitiez à passer le cap du numérique pour votre gestion locative, cet article pourra sûrement vous aider dans votre décision ! 😊

Découvrez nos abonnements, repensés pour mieux répondre à vos besoins !

Pourquoi nous faire confiance ?

ImmoPad est une entreprise basée à Nancy , 100% française.

Depuis 2010, les équipes d’ImmoPad développent une application afin de vous aider, vous, agents immobiliers, à gagner du temps dans la gestion locative. Avec les années, nous avons élargi les fonctionnalités de notre outil, afin de vous accompagner également dans le métier de syndic ou de property manager. Notre application est un véritable couteau-suisse numérique !

Depuis 2010, nous avons gagné en maturité et en efficacité ; c’est pourquoi plus de 10 000 utilisateurs utilisent à présent notre application, en France comme à l’étranger.

Notre solution :

Nous vous permettons de réaliser bon nombre de rapports immobiliers, et cela sans connexion à Internet! En effet, avec ImmoPad, vous pouvez réaliser :

• Des états des lieux numériques
• Des avenants
• Suivi et réception de travaux
• Visite Technique d’Immeubles
• Audits
• Des suivis de sinistres et d’interventions

Sur votre tablette, smartphone ou ordinateur !

ImmoPad c’est aussi :

• La possibilité de signer électroniquement ses documents avec DomuSign
• Un espace TOTEiM entièrement dédié à vos locataires afin d’améliorer leur expérience dans votre agence et de faciliter la communication.

Des fonctionnalités que vous retrouverez nulle part ailleurs:

Des offres vraiment adaptées à votre utilisation !

Afin de s’adapter au mieux aux besoins de chacun, nous proposons différents abonnements.

L’offre Starter :

Pour qui ? L’offre idéale pour les experts d’états des lieux ou petites structures réalisant quelques états des lieux par an et n’ayant pas besoin de beaucoup de fonctionnalités.

• États des lieux entrants et sortants illimités
• Accès application Ios, Android et depuis votre ordinateur
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités

L’offre Standard :

Pour qui ? C’est l’offre dédiée aux agences spécialisées dans la gestion locative, réalisant des états des lieux à plus grande échelle et à un rythme plus soutenu.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance  

L’offre Business :

L’offre dédiée aux activités de syndic ou de property management. Cette offre est idéale et complète pour assurer la gestion technique d’un parc immobilier simplement et efficacement.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux, visite d’immeuble…
• Modèles de biens inclus et personnalisables
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance
• Outil de chiffrage et suivi d’intervention intégré
• Passerelle vers logiciel métier
• Gestion des équipes via la création d’agences

L’offre Premium :

L’offre adaptée aux grands groupes immobiliers. Nous créons avec vous l’offre adaptée à vos besoins, vous disposerez d’une version d’ImmoPad adaptée à vos besoins spécifiques et à votre utilisation.

Pour construire ensemble l’outil qui vous correspond, nous vous invitons à contacter directement notre service commercial.

En bref, pourquoi adopter ImmoPad ?

• ImmoPad est la solution la plus complète du marché avec son application, son espace de gestion en ligne et ses nombreuses fonctionnalités.
• Nous sommes les seuls sur le marché à proposer des abonnements avec documents et photos en illimité.
• Vous gagnerez 2X plus de temps en passant au numérique.
• Nous sommes une solution 100% française avec un stockage et un hébergement des données en France.
• Besoin de mettre en pause votre abonnement ? Notre application vous le permet !
• Un espace locataire gratuit complète notre solution afin de faciliter la communication agent-locataires.

Il n’y a plus de raison d’hésiter à rejoindre notre communauté de plus de 10 000 utilisateurs 😉

         Bien souvent, c’est après avoir emménagé que l’on remarque défauts et incommodités dans le logement. On découvre une petite fuite au niveau du robinet de la cuisine ou un problème de pression dans le pommeau de douche. Chaque nouveau petit problème devrait être relevé sur votre état des lieux pour vous protéger en tant que locataire. Dans cet article, nous vous listons l’ensemble des éléments pour réaliser conformément un avenant à un état des lieux.

Les raisons de modifier son état des lieux

Pour commencer, vérifiez quelles sont les raisons valables qui autorisent un changement de votre état des lieux d’entrée.

Côté locataire :

• Vices et équipements défaillants : il est possible de modifier l’état des lieux, dans le temps imparti, si le locataire remarque des vices au sein du logement, ou la présence d’équipements abîmés ou défaillants.
• Chauffage : s’il existe des problèmes ou des défaillances sur l’équipement relatif à la chaudière et son système

Côté bailleur :

• Si le propriétaire souhaite réaliser des travaux après l’entrée du locataire dans le logement. Dans ce cas, l’avenant à l’état des lieux servira de preuve juridique prouvant que les travaux ont bel et bien étaient réalisés. Évidemment, les travaux peuvent aussi être apportés par le locataire, mais si et seulement si le propriétaire a donné son approbation.

Quel délai autorisé pour réaliser un avenant à son état des lieux ?

Depuis mars 2014, la loi ALUR impose un délai de modification de l’état des lieux initialement signé.

Pour commencer, le locataire dispose de 10 jours à compter de la date de la signature de l’état des lieux pour ajouter son avenant à ce dernier. Et donc le faire parvenir à son bailleur et/ou gestionnaire. Seuls les nouveaux éléments du logement ou les travaux réalisés durant cette période sont autorisés.

Cependant, si les modifications concernent le chauffage, la loi ALUR précise dans ce cas que le délai est d’un mois.

Pendant cette période, il est important d’accepter la révision du premier état des lieux signé, si le locataire en fait la demande. Ainsi, vous éviterez un désagrément s’il saisit la commission départementale de conciliation dans lequel est régi ledit logement.

À la suite des travaux éventuellement réalisés, sachez que vous avez une quinzaine de jour pour signer ledit avenant à l’état des lieux. Vous, gestionnaire ou le bailleur, et évidemment le locataire. Ce délai est important à respecter afin que, en cas de dégradations, le bailleur puisse prouver l’état initial des éléments juste après les travaux.

Les éléments obligatoires d’un avenant à un état des lieux :

Encore une fois, la loi ALUR précise les éléments qui doivent figurer dans l’avenant d’un état des lieux :

• Objet du document, comportant : « avenant état des lieux d’entrée »
• Informations et coordonnées du bailleur ainsi que le locataire comme la civilité, la date et lieu de naissance, adresse postale, numéro de téléphone et enfin l’adresse email
• Date et lieu de signature de l’état des lieux d’entrée, et date et lieu de la signature de son avenant
• Date d’entrée dans les lieux du locataire
• Mention de l’établissement contradictoire de l’état des lieux
• Raison de cette contradiction : vices, travaux, etc.
• Modifications apportées
• Signature de chaque partie