Comment faire des économies en gestion locative ?

Aujourd’hui, tous les moyens sont bons pour réaliser la moindre économie. Réaliser des économies dans sa gestion locative est donc un enjeu de taille que cela soit pour des raisons financières ou même pour dégager du temps aux équipes.

Digitalisez vos états des lieux !

Beaucoup font encore leurs états des lieux sur papier. Ce document est réalisé pour chaque location et est édité en plusieurs exemplaires. Non seulement vous allez passer un certain temps à remplir tous les documents au stylo, mais en plus, le document ne sera pas (ou très peu) accompagné de photos.

Avec un outil comme ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux en un temps record. Complétez l’état des lieux le plus précisément possible avec des possibilités infinies de personnalisation.

Vous pouvez également incrémenter des photos en illimité pour cibler des éléments et garantir l’intégrité de tous les éléments renseignés.

Bien sûr, tous les documents finaux sont au format PDF, vous pouvez donc les partager numériquement à toutes les parties et vous pouvez également les imprimer.

Ainsi, avec un outil comme celui-ci, vous gagnez beaucoup de temps et cela vous permet de gagner en efficacité et en professionnalisme.

Passez au numérique pour signer tous vos documents

Voici un moyen de gagner beaucoup de temps en gestion locative. Et si vous signez tous vos documents (baux, quittances, décompte de charges, …) électroniquement ? Et bien sachez qu’ImmoPad propose un système de signature électronique : Domusign !

Peut-on faire confiance à la signature électronique Domusign ?

La réponse est oui ! La signature électronique Domusign est certifiée PAdES (PDF Adcanved Electronic Signature). Vous pourrez donc signer vos documents tout en garantissant leur intégrité et leur validité juridique.

Pourquoi faire confiance à la signature électronique Domusign ?

En tant qu’agent immobilier ou gestionnaire locatif, vous êtes souvent amené à rencontrer un client (ou locataire) pour signer des papiers. Cela prend du temps !

Avec Domusign, économisez toutes ces heures puisque le signataire pourra signer tous les documents depuis son canapé. Vous pourrez également suivre en temps réel les signatures demandées.

Utiliser un agenda collaboratif pour gérer les rendez-vous.

Il n’y a rien de mieux pour être productif qu’un agenda rempli correctement et organisé. Les agendas papiers peuvent vite devenir illisibles si des rendez-vous sont déplacés, ou même annulés. De plus, les autres collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés pour vous relire.

Avec un agenda collaboratif, vous et vos collaborateurs aurez un visuel en temps réel sur les rendez-vous prévus le jour même et à l’avenir. Vous pourrez également faire confirmer, par mail, les rendez-vous clients et ainsi éviter tout problème de communication.

Il existe aujourd’hui beaucoup d’outils gratuits permettant d’utiliser un agenda collaboratif dans votre entreprise. Pensez-y, vous gagnerez du temps !

Utiliser un outil professionnel de gestion locative.

Pour répondre à votre première question, la réponse est : non. Non, Excel n’est pas un outil de gestion locative.

Excel est bien souvent utilisé par les gestionnaires immobiliers pour suivre les locations. Cependant, cet outil n’est pas adapté à la gestion locative puisque vous pourrez juste suivre visuellement les locataires/propriétaires, sans automatisation.

Avec un outil professionnel, non seulement vous aurez toutes les informations concernant vos locataires, vos propriétaires et vos lots, mais vous pourrez aussi :

• Communiquer automatiquement avec les locataires ou propriétaires.
• Suivre en quelques clics les versements ; plus besoin de vérifier manuellement chaque versement.
• Créer des rendez-vous et mettre à jour votre agenda collaboratif
• Gérez les interventions dans les logements

Un tel outil vous fera gagner des centaines d’heures de travail, mais aussi favorisera la communication avec vos clients.

En plus, la plupart de ces outils peuvent être connecter à ImmoPad. Profitez-en !

Demandez les dossiers locatifs à vos locataires avec ImmoPad.

La constitution du dossier locatif est une étape obligatoire dans le processus de mise en location d’un bien.

Parfois incomplets, ils sont pourtant un moyen de réduire les impayés. Pour rappel, il y a environ 2% d’impayés en France mais cela représente tout de même 2 locataires sur 100. Pour certains cela aurait pu être évité dès la mise en location.

Pourquoi faire confiance à ImmoPad pour les dossiers locatifs ?

Ce qui fait notre force dans l’établissement des dossiers locatifs est que nous faisons confiance à DossierFacile, une start-up d’état qui vous garantie des dossiers de qualité et cohérents avec vos locations. En renseignant simplement les caractéristiques du bien et les coordonnées du candidat locataire, il pourra transmettre toutes les pièces pour construire le dossier locatif.

Vous avez désormais toutes les cartes en mains pour faire des économies de temps dans votre gestion locative et comme nous le savons tous : le temps c’est de l’argent !

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Comment faire l’inventaire d’une location meublée ?

Vous avez déjà surement entendu parler de l’inventaire en location meublée. Souvenez-vous, c’est ce document qui renseigne tous les meublants présents dans un logement. Mais connaissez-vous toutes les obligations qu’impose ce document ?

Location meublée et inventaire mobilier, qu’est-ce que c’est ?  

La location meublée

Avant de dire ce qu’est l’inventaire mobilier, il faut rappeler ce qu’est une location meublée. Un bien est considéré comme meublé lorsqu’il est équipé de mobiliers, accessoires de la vie courante permettant à un locataire de s’installer sans avoir à installer ses propres meubles. Il doit pouvoir y vivre convenablement dès son arrivée. La durée du bail est d’une durée de 1 an ou 9 mois pour un bail étudiant.

L’inventaire mobilier

Comme son nom l’indique, l’inventaire mobilier va regrouper tous les éléments présents dans le logement à l’entrée du locataire. Ce document est créé en même temps que l’état des lieux et, au même titre que ce dernier, il doit être fait à l’entrée et à la sortie puisqu’il peut faire l’objet de retenues locatives.

L’inventaire mobilier est-il obligatoire ?

Depuis la loi Alur de 2014, ce document est obligatoire et un contrat de location meublé n’est donc pas valable si l’inventaire meublé n’est pas réalisé en annexe à l’état des lieux.

Pour que ce document soit recevable, il doit être signé par le propriétaire (ou mandataire) ainsi que par le locataire.

Que doit-on retrouver dans cet inventaire ?

Avant, un logement meublé ne devait proposer que quelques meubles. C’est seulement en septembre 2015 que la liste est devenue plus complète. Ainsi, vous devrez retrouver désormais :

• Literie avec couette ou couverture
• Volets ou rideaux dans les chambres
• Plaques de cuisson
• Four ou four à micro-ondes
• Réfrigérateur
• Congélateur ou compartiment à congélation du réfrigérateur d’une température maximale de -6°C
• Vaisselle en nombre suffisant pour que les occupants puissent prendre les repas
• Ustensiles de cuisine
• Table
• Sièges
• Étagères de rangement
• Luminaires
• Matériel d’entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement (aspirateur s’il y a de la moquette, balai et serpillère pour carrelage…)

Vous pouvez retrouvez la liste officielle sur le site internet du Service Public.

Pourquoi ne faut-il pas prendre à la légère l’inventaire de la location meublée ?

Risque de requalification du bail

Le premier risque est que le bail avec votre locataire soit requalifié en bail de location vide. Ce n’est certes pas un gros risque mais cela veut dire qu’il y aura eu une procédure engagée par votre locataire. Cela va donc à l’encontre de la bonne entente entre propriétaire et locataire. De plus, l’investissement dans les meubles n’aura donc pas permit de définir votre bien comme un bien meublé.

Éviter un litige avec votre locataire

Le but de toute location est que cela se passe bien entre le locataire et le propriétaire et que tout le monde y trouve son compte. Cet inventaire est donc là pour protéger à la fois le propriétaire et le locataire lors des états des lieux d’entrée et de sortie.

La liste doit être la plus complète possible pour que le locataire ne puisse contester une dégradation ou encore la casse ou la perte d’un meuble ou tout objet présent dans l’inventaire. A l’inverse, le locataire ne pourra pas être tenu responsable d’un objet dégradé ou manquant si celui-ci n’a pas été mentionné dans l’inventaire de l’état des lieux d’entrée.

Désormais, vous savez tout sur l’inventaire mobilier !

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Des états des lieux en illimité et économiques avec ImmoPad

Si vous hésitiez à passer le cap du numérique pour votre gestion locative, cet article pourra sûrement vous aider dans votre décision ! 😊

Découvrez nos abonnements, repensés pour mieux répondre à vos besoins !

Pourquoi nous faire confiance ?

ImmoPad est une entreprise basée à Nancy , 100% française.

Depuis 2010, les équipes d’ImmoPad développent une application afin de vous aider, vous, agents immobiliers, à gagner du temps dans la gestion locative. Avec les années, nous avons élargi les fonctionnalités de notre outil, afin de vous accompagner également dans le métier de syndic ou de property manager. Notre application est un véritable couteau-suisse numérique !

Depuis 2010, nous avons gagné en maturité et en efficacité ; c’est pourquoi plus de 10 000 utilisateurs utilisent à présent notre application, en France comme à l’étranger.

Notre solution :

Nous vous permettons de réaliser bon nombre de rapports immobiliers, et cela sans connexion à Internet! En effet, avec ImmoPad, vous pouvez réaliser :

• Des états des lieux numériques
• Des avenants
• Suivi et réception de travaux
• Visite Technique d’Immeubles
• Audits
• Des suivis de sinistres et d’interventions

Sur votre tablette, smartphone ou ordinateur !

ImmoPad c’est aussi :

• La possibilité de signer électroniquement ses documents avec DomuSign
• Un espace TOTEiM entièrement dédié à vos locataires afin d’améliorer leur expérience dans votre agence et de faciliter la communication.

Des fonctionnalités que vous retrouverez nulle part ailleurs:

Des offres vraiment adaptées à votre utilisation !

Afin de s’adapter au mieux aux besoins de chacun, nous proposons différents abonnements.

L’offre Starter :

Pour qui ? L’offre idéale pour les experts d’états des lieux ou petites structures réalisant quelques états des lieux par an et n’ayant pas besoin de beaucoup de fonctionnalités.

• États des lieux entrants et sortants illimités
• Accès application Ios, Android et depuis votre ordinateur
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités

L’offre Standard :

Pour qui ? C’est l’offre dédiée aux agences spécialisées dans la gestion locative, réalisant des états des lieux à plus grande échelle et à un rythme plus soutenu.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance  

L’offre Business :

L’offre dédiée aux activités de syndic ou de property management. Cette offre est idéale et complète pour assurer la gestion technique d’un parc immobilier simplement et efficacement.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux, visite d’immeuble…
• Modèles de biens inclus et personnalisables
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance
• Outil de chiffrage et suivi d’intervention intégré
• Passerelle vers logiciel métier
• Gestion des équipes via la création d’agences

L’offre Premium :

L’offre adaptée aux grands groupes immobiliers. Nous créons avec vous l’offre adaptée à vos besoins, vous disposerez d’une version d’ImmoPad adaptée à vos besoins spécifiques et à votre utilisation.

Pour construire ensemble l’outil qui vous correspond, nous vous invitons à contacter directement notre service commercial.

En bref, pourquoi adopter ImmoPad ?

• ImmoPad est la solution la plus complète du marché avec son application, son espace de gestion en ligne et ses nombreuses fonctionnalités.
• Nous sommes les seuls sur le marché à proposer des abonnements avec documents et photos en illimité.
• Vous gagnerez 2X plus de temps en passant au numérique.
• Nous sommes une solution 100% française avec un stockage et un hébergement des données en France.
• Besoin de mettre en pause votre abonnement ? Notre application vous le permet !
• Un espace locataire gratuit complète notre solution afin de faciliter la communication agent-locataires.

Il n’y a plus de raison d’hésiter à rejoindre notre communauté de plus de 10 000 utilisateurs 😉

         Bien souvent, c’est après avoir emménagé que l’on remarque défauts et incommodités dans le logement. On découvre une petite fuite au niveau du robinet de la cuisine ou un problème de pression dans le pommeau de douche. Chaque nouveau petit problème devrait être relevé sur votre état des lieux pour vous protéger en tant que locataire. Dans cet article, nous vous listons l’ensemble des éléments pour réaliser conformément un avenant à un état des lieux.

Les raisons de modifier son état des lieux

Pour commencer, vérifiez quelles sont les raisons valables qui autorisent un changement de votre état des lieux d’entrée.

Côté locataire :

• Vices et équipements défaillants : il est possible de modifier l’état des lieux, dans le temps imparti, si le locataire remarque des vices au sein du logement, ou la présence d’équipements abîmés ou défaillants.
• Chauffage : s’il existe des problèmes ou des défaillances sur l’équipement relatif à la chaudière et son système

Côté bailleur :

• Si le propriétaire souhaite réaliser des travaux après l’entrée du locataire dans le logement. Dans ce cas, l’avenant à l’état des lieux servira de preuve juridique prouvant que les travaux ont bel et bien étaient réalisés. Évidemment, les travaux peuvent aussi être apportés par le locataire, mais si et seulement si le propriétaire a donné son approbation.

Quel délai autorisé pour réaliser un avenant à son état des lieux ?

Depuis mars 2014, la loi ALUR impose un délai de modification de l’état des lieux initialement signé.

Pour commencer, le locataire dispose de 10 jours à compter de la date de la signature de l’état des lieux pour ajouter son avenant à ce dernier. Et donc le faire parvenir à son bailleur et/ou gestionnaire. Seuls les nouveaux éléments du logement ou les travaux réalisés durant cette période sont autorisés.

Cependant, si les modifications concernent le chauffage, la loi ALUR précise dans ce cas que le délai est d’un mois.

Pendant cette période, il est important d’accepter la révision du premier état des lieux signé, si le locataire en fait la demande. Ainsi, vous éviterez un désagrément s’il saisit la commission départementale de conciliation dans lequel est régi ledit logement.

À la suite des travaux éventuellement réalisés, sachez que vous avez une quinzaine de jour pour signer ledit avenant à l’état des lieux. Vous, gestionnaire ou le bailleur, et évidemment le locataire. Ce délai est important à respecter afin que, en cas de dégradations, le bailleur puisse prouver l’état initial des éléments juste après les travaux.

Les éléments obligatoires d’un avenant à un état des lieux :

Encore une fois, la loi ALUR précise les éléments qui doivent figurer dans l’avenant d’un état des lieux :

• Objet du document, comportant : « avenant état des lieux d’entrée »
• Informations et coordonnées du bailleur ainsi que le locataire comme la civilité, la date et lieu de naissance, adresse postale, numéro de téléphone et enfin l’adresse email
• Date et lieu de signature de l’état des lieux d’entrée, et date et lieu de la signature de son avenant
• Date d’entrée dans les lieux du locataire
• Mention de l’établissement contradictoire de l’état des lieux
• Raison de cette contradiction : vices, travaux, etc.
• Modifications apportées
• Signature de chaque partie

“Quelle application d’état des lieux choisir ?” telle est la grande question depuis le début de la pandémie. Si la dématérialisation de ce secteur avait déjà commencé depuis quelques d’années, il aura fallu une crise sanitaire pour pousser l’ensemble des professionnels à passer le cap de la digitalisation. Ainsi, les solutions de gestion locative numérique se multiplient. Nous, évidemment, on vous recommande ImmoPad ! Découvrez pourquoi!

1. DÉJÀ DIX ANS POUR L’APPLICATION D’ÉTAT DES LIEUX !

Leader des états des lieux numériques, ImmoPad évolue sur le marché de la gestion locative en ligne depuis plus de dix ans maintenant. 

Notre société nancéenne a vu le jour en 2010 avec le souhait d’offrir aux professionnels de l’immobilier un outil simple, rapide et intuitif pour réaliser leurs divers constats. Depuis, nous œuvrons toujours dans le but de répondre aux besoins des professionnels. 

En une décennie, nous avons créé diverses fonctionnalités et options pour répondre aux demandes du marché. Nous avons ajusté et modifié notre interface, selon les demandes de nos clients, pour faciliter leur navigation et utilisation. 

Une décennie entière à l’écoute de nos clients pour leur offrir le couteau-suisse numérique le plus optimal pour assurer leur gestion locative. 

2. LE COUTEAU SUISSE NUMÉRIQUE

Même si l’état des lieux constitue une étape primordiale et majeure de la gestion locative, nous avons souhaité, chez ImmoPad, développer un outil 100% optimal. Notre solution offre diverses fonctionnalités répondant aux multiples responsabilités d’une gestion locative professionnelle. Ainsi avec l’espace de gestion et l’application, vous pouvez disposer : 

• Des états des lieux numériques
• Suivi et réception de travaux
• Visite Technique d’Immeubles
• Audits 
• ImmoPad Service/Presto’Pilot, pour estimer et chiffrer les demandes d’interventions – prochainement
• TOTEiM – Résidents, un espace locataire connecté et sa conciergerie
• TOTEiM – Incidents, pour une gestion rapide et efficace des incidents déclaré par le résident – prochainement
• DomuSign, la signature électronique  

Plus que de simples rapports, nous vous proposons un panel de fonctionnalités pour gérer vos logements et surtout, simplifier vos relations avec vos locataires, de A à Z. Constater avec ImmoPad, gérer les relations et incidents avec TOTEiM, estimez et chiffrez avec ImmoPad Service et signer avec DomuSign.

ImmoPad vous accompagne à chaque étape de la gestion locative des biens qui vous sont confiés : de l’état des lieux, au suivi et gestion des biens pendant la location, jusqu’à l’état des lieux de sortie.

3. UNE APPLICATION ACCESSIBLE À TOUS !

Avec l’expérience, nous avons appris que tous les gestionnaires et agents immobiliers n’étaient pas à l’aise avec la technologie. Pour les aider, nous oeuvrons continuellement pour simplifier au maximum l’utilisation de notre application. Ainsi, elle est conçue de façon à accompagner chaque professionnel de l’immobilier dans ses activités en toute facilité.

Alors, depuis votre smartphone ou votre tablette, utilisez ImmoPad pour établir votre état des lieux, constater une dégradation ou réceptionner une intervention. Avec notre interface simple et intuitive, il vous sera aisé de remplir rapidement votre constat. Même si vous n’êtes pas un pro de l’informatique et des nouvelles technologies !

Lorsque vous vous demandez quelle application d’état des lieux choisir , identifiez les bénéfices que vous allez en tirer.

En adoptant notre application dans vos outils professionnels, vous gagnez de nombreux avantages et bénéfices :

• Un gain de temps certain, parfait pour réutiliser dans vos relations clients ou dans la recherche de nouveaux mandats
• Une réduction significative de vos vacances locatives
• Une optimisation idéale pour piloter l’ensemble de votre parc immobilier
• Une satisfaction client 100% garantie
• Une efficacité parfaite pour doubler vos activités et votre chiffre d’affaire
• Une image plus moderne

Puis, ce que vous ne savez pas, c’est la multitudes d’autres petites options pratiques dans notre application, comme :

4. L’ESPACE DE GESTION D’IMMOPAD

Avec notre abonnement Silver ou Gold, vous disposez d’un espace de gestion 100% adapté à vos besoins de gestionnaires immobiliers. 

Depuis cet espace, vous pouvez gérer vos documents ainsi que vos modèles et rendez-vous. Il vous est également possible de paramétrer, suivre et gérer les divers incidents de vos occupants via les onglets TOTEiM. Pour finir, il est aussi possible de personnaliser vos documents et nomenclature de constats via cet espace. Une boutique est également à votre disposition pour changer d’abonnement ou ajouter une option. 

TROUVEZ VOS DOCUMENTS EN SEULEMENT 2 CLICS !

Avec les filtres appliqués au stockage de vos documents sur l’espace de gestion, il est aisé de vous y retrouver. Nous classons automatiquement vos documents par ordre du statut, d’abord ceux déjà établis et signé, puis ceux à établir. 

Grâce à des critères tels que le libellé de votre logement, le nom du locataire, ou le type de logement, vous pouvez trier et rechercher n’importe quel document. Pour davantage de rapidité, nous proposons une barre de recherche pour retrouver n’importe quel rapport en quelques lettres !

GÉREZ L’ENSEMBLE DE VOS ACTIVITÉS DE GESTION LOCATIVE !

De plus, vous avez évidemment un accès à l’ensemble de votre parc immobilier. Vous pouvez y ajouter, modifier ou supprimer les éléments que vous souhaitez. L’onglet Compte vous offre une vue d’ensemble de votre espace de gestion, des constats à établir, des rendez-vous à anticiper et des incidents à suivre.

L’espace de gestion permet également de gérer vos rendez-vous. Profitez d’une vue globale de vos rendez-vous grâce à l’agenda. Planifiez, modifiez et supprimez des rendez-vous à votre guise. 

Enfin, l’onglet DomuSign de notre signature électronique reste disponible pour paramétrer cette signature et signer tous vos documents

BONUS : PROFITEZ D’UNE CONCIERGERIE 100% CONNECTÉE

L’espace de gestion, c’est aussi avoir la main mise sur l’ensemble de la conciergerie TOTEiM. D’une part, vous pourrez y paramétrer l’espace locataire de vos occupants via TOTEiM – Résidents. D’autre part, vous pourrez suivre les incidents et leurs résolutions via TOTEiM – Incidents.

5. SOYEZ GAGNANT AVEC LA CONCERGIERIE TOTEiM by IMMOPAD

TOTEiM est le service de conciergerie 100% connecté à ImmoPad. Il se découpe en deux services distincts :

Pour offrir un espace 100% dédié à votre locataire et son confort: documents, contacts utiles demandes, conciergerie. Un service qui garanti votre satisfaction client. Et c’est 100% gratuit.

Pour gérer les délcarations d’incidents directs par vos occupants. En 2 clics, acceptez la déclaration et suivez la résolution de l’incident. (Disponible prochainement)

Avec TOTEiM- Résidents, vous pouvez gagner des commissions avec un abonnement ImmoPad Silver ou Gold.

TOTEiM – Résidents offre un espace locataire à vos résidents. Ils pourront y trouver divers services pour les aider dans leur emménagement, dont des contrats avec notre partenaire Réseau Futé. Ces contrats sont là pour aider vos locataires à, par exemple, changer de fournisseur d’électricité. De plus, vos occupants réalisent des économies dans leur déménagement.

Pour chaque contrat souscrit par votre locataire vous gagnez une commission.

UN CONTRAT = UNE COMMISSION

5. MEILLEUR RAPPORT QUALITÉ / PRIX DU MARCHÉ

Pouvoir offrir un outil de travail optimal et accessible aux professionnels de l’immobilier est la raison d’exister d’ImmoPad. C’est pourquoi, nous cherchons toujours à trouver le juste prix entre nos services proposés et vos besoins. Ainsi, nous essayons de remplir au maximum nos offres de fonctionnalités, de services, d’options et de bonus gratuits pour vous satisfaire à 100%. Sur le marché de la gestion locative numérique, nous nous positionnons comme l’application la plus rentable et la plus complète du moment. Si vous vous demandez encore quelle application d’état des lieux choisir, ce tableau comparatif devrait finir de vous convaincre !

ALORS, ENVIE D’ESSAYER ?

Vous avez encore un doute sur quelle application d’état des lieux choisir? Vous avez encore besoin d’une petite preuve avec l’une de nos démonstrations gratuites ? Sinon, vous pouvez directement prendre un abonnement Starter, Silver ou Gold et profitez de notre mois gratuit pour découvrir l’ensemble de notre offre !

            Vous êtes satisfaits, car l’un de vos candidats à une location vient de signer son bail. Mais votre semaine est chargée et vous ne savez pas comment insérer l’état des lieux d’entrée de ce nouveau locataire dans votre agenda… Un problème très fréquent dans la profession immobilière auquel, chez ImmoPad, nous tentons de remédier. Ainsi, découvrez aujourd’hui nos conseils pour réaliser rapidement un état des lieux d’entrée ou de sortie. 

1. UTILISEZ DES MODÈLES D’ÉTAT DES LIEUX

            Vous débutez dans les états des lieux ? Ou alors, vous avez tendance à trop vous éparpiller ? Les modèles sont faits pour vous ! Avec eux sous le coude, vous pouvez être sûr que votre état des lieux sera propre, légal et sa réalisation n’en sera que plus simple et rapide. 

Il existe divers modèles d’état des lieux sur Internet. Ils sont faits par type de location, entre courte – longue durée ou saisonnière. Ils sont aussi différenciés par le type de logement: un T1, T2, T3, T4, etc. Vous pouvez en trouver aisément et télécharger les PDF qui vous intéressent. 

Autrement, plusieurs applications d’états des lieux numériques proposent des modèles, comme ImmoPad. Outre les modèles classiques des logements connus, nous vous laissons aussi la possibilité de les personnaliser. Ainsi, lors de la création d’un document en vue d’un constat, vous pourrez sélectionner le modèle que vous avez vous-même retouché. 

2. PRÉPAREZ VOS ÉTATS DES LIEUX

            Avant chaque constat, nous vous conseillons vivement de préparer l’ensemble des documents à remplir et à faire signer par votre locataire. Pour vous accompagner dans votre préparation, nous vous proposons une petite check-list : 

• Choisir son modèle de document en fonction du type de logement (T1, T2, T3, etc.)
• Renseigner le nom et les coordonnées de votre nouveau locataire. Si elle ou il est déjà client chez vous, transférer manuellement ou numériquement ses coordonnées sur le nouveau document d’état des lieux. 
• Renseigner l’adresse du logement (et la précédente adresse du locataire)
• Renseigner les coordonnées des garants, colocataires ou concubins si nécessaire
• Ajouter les particularités du logement : cave, garage, parking, véranda, jardin, balcon, etc. 

Si vous utilisez une application d’état des lieux, les fonctionnalités duplicata et de transfert de données vous serons d’autant plus utiles pour gagner du temps. En dupliquant un état des lieux d’entrée, vous pouvez dès lors réaliser sa sortie et obtenir son comparatif. Et réciproquement. 

En conservant numériquement – dans un stockage légal et sécurisé basé en France, les données de vos résidents, vous pourrez les réutiliser à tous moments pour d’autres constats. 

De plus, avec notre application, vous pouvez préparer un document sur mesure : seules apparaissent les sections en fonction du type de logement, et celles-ajoutées par vos soins. 

3. ORGANISEZ VOTRE VISITE D’ETAT DES LIEUX

            Pour rentabiliser le temps consacré à l’établissement de votre état des lieux, nous vous conseillons au préalable de jeter un coup d’œil au plan du logement; si vous en posséder un. 

Ensuite, il est préférable d’établir un circuit pour constater efficacement les pièces, comme par exemple, tourner dans le sens des aiguilles d’une montre. Ainsi, la visite se fera plus rapidement.

Enfin, pour ne pas trop vous éparpiller, nous vous conseillons d’inspecter votre pièce de bas en haut, puis dans les détails de haut en bas. Pour vous aider, vous pouvez lister au préalable les éléments primordiaux à vérifier comme suit : 

1. Sol
2. Plinthes 
3. Mur 
4. Plafond 
5. Luminaires 
6. Interrupteurs 
7. Fenêtres 
8. Portes 
9. Prises électriques, sortie de gaz, eau, etc. 

 4. OPTEZ POUR LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE 

            Enfin, votre état des lieux est maintenant finalisé. Grâce aux précédents conseils et outils, vous avez déjà gagné plus de la moitié de votre temps. À présent, vous n’avez plus qu’à faire signer votre état des lieux, puis rentrer dans votre agence pour photocopier ou envoyer le document par voie postale au propriétaire, voir au garant. Quelle perte de temps. 

Avec des états des lieux numériques, vous n’avez qu’à remplir un exemplaire d’état des lieux. Muni d’une signature électronique, l’application, telle qu’ImmoPad clôture le document dès que les deux parties (locataire et gestionnaire) ont signé le document. Il est dès lors envoyé automatiquement aux diverses parties prenantes de cet état des lieux (propriétaire, locataire, garant), dont les e-mails ont été préalablement enregistrés dans la préparation du document. Côté gestionnaire, un exemplaire est stocké dans l’application ImmoPad et sur l’espace de gestion. 

La signature électronique vous permet de bénéficier d’un envoi automatique du document originel, et ce de manière parfaitement légale et sécurisée. Ainsi, vous gagnez encore une heure lors de la clôture de votre document, vous débarrassant de la paperasse administrative liée aux déplacements et envois postaux.

5. INVESTISSEZ DANS UNE APPLICATION

            Si ce n’était pas encore clair… Le numérique est un avantage certain dans le gain de temps en gestion locative. Au-delà des raccourcis et diverses optimisations de l’ensemble de la gestion numérique d’un parc immobilier, la simple utilisation d’une application pour établir ses états des lieux fait gagner 50% de leur temps aux agents et gestionnaires immobilier. 

Comme dit plus haut, les modèles, la préparation de documents, les duplicatas, les transferts de données, le stockage et l’envoi automatique sont diverses fonctionnalités du numérique qui vous permettent de réaliser vos états des lieux rapidement. 

De plus, utiliser l’état des lieux numérique vous offre d’autres bonus :

• Prendre et enregistrer directement les photos dans le document de constat 
• Et toujours plus précis grâce aux tags de photos disponibles sur certaines applications 
• Bénéficier d’un stockage et d’une organisation optimale de vos biens immobiliers 
• Personnaliser vos modèles et votre glossaire 
• Bénéficier d’une prise de rendez-vous automatique et d’un agenda de RDV pour établir vos prochains RDV d’états des lieux et autres rapports immobiliers.

De plus en plus de documents sont aujourd’hui dématérialisés alors pourquoi pas l’état des lieux ? Découvrez dans notre article la définition de l’état des lieux, à quoi sert-il ? Mais aussi, les avantages de choisir l’état des lieux dématérialisé.

L’état des lieux, définition :

L’état des lieux, c’est le document qui relate l’état d’un logement, d’un immeuble. Il prend généralement en compte une grille de vétusté et est réalisé à chaque entrée ou sortie d’un locataire dans un logement. Nous pouvons également utiliser un état des lieux lors de visite technique d’immeuble ou même un suivi de travaux. Il est obligatoire que chacune des parties présentes dans l’état des lieux ait un exemplaire de celui-ci.

Régulièrement édité sur papier, il est souvent peu précis et fait brièvement. Or, l’état des lieux, c’est l’assurance du locataire entrant pour récupérer son dépôt de garantie à la sortie du logement par exemple. C’est aussi un élément essentiel afin d’éviter les contestations. Lors de travaux, il est aussi important pour l’entreprise qui va les réaliser de bien faire l’état des lieux. En effet, c’est sur cela que l’on se basera pour vérifier l’état général de l’immeuble à la fin des travaux. L’état des lieux n’est donc pas à prendre à la légère.

Dans notre ère de digitalisation, l’état des lieux est désormais faisable à partir d’une tablette, et même d’un téléphone. De plus, l’état des lieux numérique, ou dématérialisé, offre plus de possibilités que l’état des lieux réalisé sur papier.

A savoir : la loi Alur donne la définition de l’état des lieux et de ses modalités dans le cadre d’un contrat de location qu’il soit sous format papier ou numérique.

Voici donc 5 raisons de passer à l’état des lieux numérique !

1. Les photos

L’état des lieux numérique va vous permettre d’insérer des photos à votre état des lieux. C’est un réel changement, car chaque information que vous mettrez dans votre document pourra être prouvée par une photo. C’est également plus simple pour se repérer avec une photo. En plus, bien souvent, le nombre de photos est illimité.

2. Le détail

Vous l’aurez compris, l’état des lieux numérique permet d’aller bien plus dans le détail qu’un état des lieux sur papier. Sur papier, les champs pour écrire sont bien souvent limités. Sur tablette, vous pouvez écrire autant que vous le voulez. Et avec ImmoPad, nous vous proposons un panel de possibilités en termes de détails, de la simple éraflure à la fissure complète d’un mur par exemple.

3. La sécurité

L’état des lieux dématérialisé est juridiquement fiable, comme on peut le voir à l’article 3 du décret de la loi ALUR du 30 mars 2016. A la différence de l’état des lieux sur papier, il n’est pas modifiable une fois fini et signé. Une personne malveillante peut modifier un état des lieux sur papier avant de l’envoyer à toutes les parties. Or, à la fin de l’état des lieux numérique, le document est directement signé sur la tablette et est envoyé à toutes les parties en quelques secondes. Enfin, l’état des lieux est conservé à l’état original même après impression, il reste disponible et est conservé sur tous les supports.

4. La simplicité

Quand un état des lieux sur papier prendra une heure, l’état des lieux numérique sera en moyenne deux fois moins long. En effet, il est bien plus rapide de sélectionner des éléments que de les écrire. De plus, une écriture informatique est bien souvent plus lisible qu’une écriture manuscrite. Il y a également la possibilité de dresser un inventaire pièce par pièce sans oublier d’éléments. En quelques clics, vous pouvez ajouter, remplacer ou enlever un élément, vous avez donc le droit à l’erreur et en plus, vous gagnez du temps !

5. Se valoriser

Cela peut paraître anodin, mais lorsque l’on a affaire avec un organisme en phase avec l’évolution numérique, c’est valorisant. Cela va donner un aspect moderne et un certain professionnalisme. Le client va se sentir valorisé, car vous serez équipé et pourrez modifier à sa guise l’état des lieux (tout en restant dans la réalité, bien sûr). Cela renforcera votre côté professionnel. Petit plus, l’état des lieux numérique est écoresponsable puisque le papier n’est pas utilisé.

Tous ces éléments montrent que peu à peu, les états des lieux seront de plus en plus dématérialisés et cela a du bon puisqu’ils apportent un gain de temps conséquent et sont respectueux de l’environnement.

Convaincu(e) ?

N’hésitez pas à visiter notre site internet www.immopad.com pour en savoir plus sur l’état des lieux numérique.

La réalisation des états des lieux est l’une des pratiques les plus courantes dans le milieu immobilier. Toutefois, les coquilles, oublis et erreurs sont vite arrivés, encore plus quand il s’agit d’états des lieux d’un local commercial ou professionnel. Même si la réalisation d’un tel constat est similaire à celui d’un locataire particulier, il y a néanmoins quelques différences qu’il est important de retenir. On vous en parle sans plus tarder.

La réalisation d’un état de lieux d’un local commercial

Comme avec un particulier, l’état des lieux d’un local commercial ou professionnel doit être réalisé de manière contradictoire. Cela suppose donc la présence des deux parties, à savoir le bailleur (agent ou propriétaire) et le locataire. Les deux parties doivent apposer leur signature sur le constat uniquement quand elles sont toutes en accord avec ce dernier.

Par la suite, l’état des lieux d’entrée sera joint au bail, permettant ainsi d’attester de l’état du local commercial lors de l’entrée du professionnel. Il devra être réutilisé pour l’état des lieux de sortie puis comparé avec ce dernier.

Les critères obligatoires d’un état des lieux d’un local commercial

Il existe évidemment des critères obligatoires pour que le constat soit valable juridiquement et donc reçu devant les tribunaux :

• La date à laquelle se déroule l’état des lieux
• L’adresse du local loué
• Les coordonnées du propriétaire et du locataire
• Le type d’état des lieux réalisé
• Le relevé de tous les compteurs présents
• L’état de chaque pièce (murs, sols, fenêtres, plafond etc)
• L’éventuelle présence de dégradations

Retrouvez le détail dans le Code du Commerce, article L145-40-1

Le Saviez-Vous ?
Avec ImmoPad, vous disposez de modèles de documents, conformément à la loi ALUR 2014 et au Code du Commerce pour l’établissement de vos états des lieux. Avec notre application, vous pouvez vous-même créer vos modèles et personnaliser les nomenclatures. Un état des lieux d’un local commercial sur-mesure !

Les particularités d’un état des lieux d’un local commercial ou professionnel

Malgré les grandes similitudes qu’il y a entre un état des lieux d’un logement pour particulier et d’un local commercial, ce dernier possède quelques particularités qu’il vous faut observer plus attentivement.

Premièrement, sachez que l’état des lieux d’un local commercial est obligatoire depuis la loi Pinel 2014, précisément sur le bail commercial.

D’autre part, nous vous conseillons de faire particulièrement attention au serrure, poignets, portes et fenêtres du local. Evidemment, vous pouvez en profiter pour vous s’assurer qu’aucune dégradation ni tâches ne soient présentes sur les murs, sols, plafonds et revêtements divers.

Enfin, il faut que vous vous assureriez de l’inventaire détaillé de l’équipement rattaché au local, s’il y en a un. Evidemment, vous devez aussi relever leur état de dégradation s’il le faut.

Bail commercial ou bail professionnel ?

Eh oui, il existe deux différents types de bail pour louer un local commercial :

• Bail commercial : il sera utilisé pour un local commercial, artisanal ou industriel
• Bail professionnel : il sera utilisé dans tous les autres types de location pour une activité professionnelle, comme par exemple la location de bureaux

Réalisez des états des lieux pour un local commercial sur – mesure avec ImmoPad

Avec la technologie ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux sur-mesure pour vos divers locaux commerciaux, et le tout, en deux fois moins de temps que d’ordinaire. Avec un abonnement Silver ou Gold, vous pouvez profiter de notre personnalisation. Non seulement les documents créés seront parfaitement adéquat pour vos locaux, mais vous pourrez aussi personnaliser les couleurs et le logo des documents pour vous assurer une image toujours plus professionnelle.

Pour de nombreux gestionnaires de biens, la réalisation des états des lieux est une tâche longue et contraignante. ImmoPad a réinventé la description de biens sur le terrain avec une application mobile, disponible sur Android et iOS, exhaustive qui simplifie la réalisation d’état des lieux et s’adapte à chaque bien selon ses spécificités.

ImmoPad est le logiciel parfait afin de réaliser des états des lieux numériques de logements, de bureaux…sur tablettes et smartphones.

1. Créer un document état des lieux

Depuis votre application ou votre Espace Client:

• Dupliquez un état des lieux entrant en état des lieux sortant et vice-versa.
• Créez un état des lieux à partir d’un modèle gratuit (du studio au F4)
• Créez un état des lieux vierge et ajoutez les pièces au fil de la visite.

Vous êtes prêt ? Sur votre application, cliquez sur “Démarrer”

Tips : Pensez à actualiser votre application après avoir effectué une action sur votre Espace Client

2. Fiches informatives

Cliquez sur « Fiche » et contrôlez ou complétez les informations :

• du lot
• de(s) locataire(s)
• de(s) propriétaire(s)

3. “Sections” pour décrire le bien

Cliquez sur une pièce pour

• Indiquer un état général,
• Mettre un commentaire,
• Renseigner des éléments divers
• Ajouter un ou des éléments
• Entrer dans un élément
• Prendre une photo ou ajouter une image depuis la galerie de votre appareil

4. Ajouter, modifier et supprimer

Cliquez sur Nomenclature pour

• ajouter des Sections
• ajouter des Compléments

Cliquez sur le bouton « … » situé sur chaque élément pour le :

• dupliquer
• renommer
• déplacer
• supprimer

5. Clôturer et envoyer un rapport

Cliquez sur le bouton “Récap”
Un tableau récapitulatif global présente l’ensemble des éléments du rapport et vous simplifie le contrôler avant de le clôturer.

Le tableau comparatif

Vous avez transformé un etat des lieux entrant en état des lieux sortant ? Visualisez les différences dans un tableau clair de comparaison.

Les pavés de signature
La signature ne vous convient pas ? Cliquez sur la gomme pour recommencer.

Cliquez sur “Clôturer” et confirmez la clôture

Depuis la page “A envoyer”, cliquez sur l’avion pour envoyer le document etat des lieux par mail.

Tips : Contentez vous de dupliquer ce document afin de gagner du temps lors du prochain changement de locataires.

Durant cette période transitoire, vous n’avez pas toujours la possibilité de réaliser vos états des lieux en temps réel et vous savez qu’une vague de visites arrivera suite au déconfinement et au retour à une activité normal.

Préparez vos documents depuis chez vous et à l’avance avec ImmoPad.

Avec ImmoPad, anticipez dès à présent la reprise de votre activité et préparez vos états des lieux, audits, visites techniques…

Connectez-vous à ImmoPad

Connectez-vous à ImmoPad avec vos identifiants sur :

• tablette
• smartphone
• ordinateur sur les navigateurs Safari, Google Chrome et Microsoft Edge à l’adresse gestion.immopad.com ou sur app.immopad.com

Débutez votre document comme à votre habitude

Créez vos documents entièrement ou dupliquez en un clic le dernier document réalisé avec ImmoPad afin de gagner de temps et de profiter d’un tableau comparatif détaillé.

Dupliquez des états des lieux entrant en états des lieux sortant et vice versa.

Vous réalisez une visite technique d’immeuble ? Utilisez la version précédente comme base de travail. Les points de surveillance seront mis en avant et vous aurez une meilleure vision de l’état réel du bâtiment.

Sauvegardez votre document

Finalement, enregistrez votre préparation sur votre Espace Client en cliquant sur le bouton “Transférer” avant de fermer l’application ou votre navigateur.

Récupérez votre préparation

Ainsi donc, vous retrouverez votre document préparatoire en actualisant l’application ImmoPad de l’utilisateur en charge de sa finalisation sur le terrain.

Les avantages ?

À savoir que la consommation de crédit ou la comptabilisation d’une opération n’ont lieu que lors de l’envoi du document. Vous pouvez donc préparer autant de document que nécessaire gratuitement.