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Les obligations du syndic de copropriété

Les obligations du syndic de copropriété existent depuis la loi relative au statut de syndic du 10 juillet 1965. Il peut être professionnel, bénévole ou coopératif, cela revêt du choix des copropriétaires. Au cours de leurs trois ans de mandat, ces syndics répondent à diverses obligations pour veiller au bon maintien en bon état d’usage et de jouissance de toutes les parties communes de l’immeuble et de ses équipements. 

Ces obligations sont inscrites dans la loi fondatrice de la copropriété datant du 10 juillet 1965. Toutefois, le contenu de cette loi a reçu de nombreuses modifications ces dernières années. 

Pour commencer, depuis le 24 mars 2014, la loi ALUR (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) a apporté de nouvelles obligations pour le syndic de copropriété, tout en modifiant d’autres dispositions. 

Puis, le 23 novembre 2018, la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique), porte les obligations du syndic de copropriété dans l’ère du numérique, de la digitalisation et de la dématérialisation. 

les obligations légales du syndic de copropriété

Quels sont les modèles de gestion des syndics de copropriété ? 

La loi du 10 juillet 1965 indique qu’il est obligatoire pour une copropriété d’être géré par un syndic. Il existe trois modèles de gestion pour gérer un syndic :

Icône représentative des syndics de copropriété professionnels

Le syndic professionnel, le plus connu : la copropriété mandate une société externe pour gérer leur copropriété en échange d’honoraires. Néanmoins, en plus des honoraires initiaux, le syndic professionnel pourra facturer des frais annexes pour toutes prestations supplémentaires (frais de courriers, de photocopies, etc). 

Icône représentative des syndic de copropriété bénévoles.

Le syndic bénévole : il s’agit d’un copropriétaire qui a été élu en Assemblée Générale. Et qui prend ainsi la qualité de syndic et gère la copropriété le temps d’un mandat. La rémunération est décidée par l’ensemble des copropriétaires par un vote à la majorité absolue lors d’une Assemblée Générale. 

Icône représentative des syndics de copropriété coopératifs.

Le syndic coopératif, le nouveau : ici, le conseil syndical assure la gestion des copropriétés sans aucun intermédiaire. Le président du conseil syndical détient légalement la qualité de syndic,. Toutefois, ce sont tous les conseillers syndicaux qui peuvent participer à la gestion de la copropriété. 

Le syndic de copropriété est élu par les copropriétaires en Assemblée Générale par un vote à la majorité absolue. Pour atteindre cette majorité, il est nécessaire d’obtenir au moins la moitié des tantièmes de la copropriété. Pour rappel, la mise en concurrence d’un syndic professionnel est obligatoire par le conseil syndical, d’après l’article 21 de la loi de 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019. Cependant, si la mise en concurrence n’est pas effectuée, il est tout de même possible d’élire un syndic de copropriété.

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION FINANCIÈRE 

Qu’il s’agisse d’un syndic professionnel, bénévole ou coopératif, il se doit de répondre à diverses obligations financières:

  • Réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, ainsi que les comptes du syndicat et leurs annexes.
    Le budget prévisionnel d’une copropriété sert à estimer et à planifier les dépenses courantes de l’immeuble pour l’année à venir. Il se prépare en concertation avec le conseil syndical. Évidemment, les copropriétaires votent ledit budget en Assemblée Générale.
  • Régler les fournisseurs.
  • Collecter les charges de copropriété en envoyant les appels de fonds aux copropriétaires.
  • Recouvrer les charges impayées, ou sinon, par le biais de relances ou par procédures juridiques si nécessaire.
  • Soumettre ces comptes aux votes des copropriétaires. 
  • Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Depuis, la loi ALUR oblige les syndics de copropriété de plus de 15 lots à ouvrir ce compte séparé. 
  • Verser sur le compte toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires. 
le nom du syndicat de copropriété doit apparaitre sur le compte bancaire

Mais quelle différence entre le syndic de copropriété et le syndicat de copropriétaires ? 

Premièrement, le syndic de copropriété est une personne physique ou morale qui se charge de représenter le syndicat de copropriétaire et qui assure la bonne gestion de l’immeuble.

Deuxièmement, le syndicat de copropriétaires est l’ensemble des propriétaires des logements de l’immeuble de ladite copropriété. 

De plus, dans l’aspect financier, le syndic de copropriété se doit de tenir à jour deux documents importants :

  • Le grand livre des comptes, qui doit regrouper l’ensemble des opérations par grand poste. 
  • Le livre journal, qui doit recenser, par ordre chronologique, l’ensemble des opérations comptables ayant un impact financier sur le fonctionnement du syndicat de copropriétaires. 

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION ADMINISTRATIVE 

Outre l’aspect financier, la majorité des obligations du syndic de copropriété est d’ordre administratif. Elles se décomposent comme suit : 

  • Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété
    Cette fiche informe les copropriétaires sur les fonctionnements de la copropriété et l’état de l’immeuble. Elle est obligatoire et doit être mise à jour par le syndic tous les ans. 
  • Réaliser et mettre à jour la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique. 
  • Faire appliquer le règlement de copropriété ainsi que les décisions de l’Assemblée Générale (communément appelée AG). Les copropriétaires votent chaque règles et droits inscrit dans le règlement.
  • Administrer l’immeuble, assurer son entretien, sa conservation et y effectuer les travaux nécessaires. 
  • Réaliser et mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
    Ce carnet répertorie l’ensemble des informations techniques relatives à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble. Il doit être consultable sur la demande d’un copropriétaire.
  • Représenter le syndicat de copropriétaires en justice.
  • Informer les occupants de l’immeuble (donc propriétaires comme locataires) des décisions prises lors des Assemblées Générales.
  • Gérer les archives du syndic de copropriétaires et en assurer la bonne sécurité 
  • Procéder à l’immatriculation de la copropriété au sein du registre national des copropriétés. Ceci, afin de l’identifier auprès des pouvoirs publics, suivre son bon fonctionnement et éventuellement anticiper une défaillance.
  • Gérer les contrats avec les différents prestataires de la copropriété comme l’énergie, le nettoyage, la maintenance de l’ascenseur, la conciergerie, etc. 
gérer un immeuble au copropriété avec une application

DÉCISION OBLIGATOIREMENT VOTÉ EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : 

  • La souscription d’un contrat d’assurance de responsabilité civile du syndicat. S’il y a un refus, le syndic peut souscrire à cette assurance pour le compte du syndicat.
  • Délégation à une entreprise spécialisée dans la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.
  • Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.
    Pour signer vos documents entre syndic et syndicat de copropriétaire, vous pouvez utiliser une signature électronique tel que DomuSign. Vous gagnerez ainsi en temps, en efficacité et en sécurité du document !

QUELS DOCUMENTS POUR QUI ? 

Nonobstant, l’accès aux documents doit être différencié selon la nature desdits documents et le statut du consultant. Ainsi, le site du gouvernement les sépare comme suit :

Documents accessibles aux membres du conseil syndical 

  • Liste de tous les copropriétaires
  • Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l’exercice échu
  • Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
  • Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires. Elles sont relatives aux procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
  • Carte professionnelle du syndic, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité

Documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires 

  • Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant s’ils ont été publiés
  • Dernière fiche synthétique de la copropriété
  • Carnet d’entretien de l’immeuble
  • Diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité
  • Contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
  • Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires
  • Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours
  • Procès-verbaux des 3 dernières Assemblées Générales annuelles ayant été appelées à connaître les comptes. Ainsi que les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
  • Contrat du syndic en cours

Documents concernant le lot d’un copropriétaire 

  • Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
  • Montant des charges courantes du budget prévisionnel. Et les charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payés par le copropriétaire
  • Montant de la part du fonds de travaux rattaché au lot du copropriétaire après l’approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
  • Avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années
le syndic doit fournir les documents aux copropriétaires sous un mois

En outre, vous pouvez aussi découvrir comment réduire les contestations de vos prestations facturées !

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ SE DIGITALISE ! 

Enfin, grâce à la loi ELAN, le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne aux documents concernant la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriété. Cet accès en ligne se doit d’être sécurisé et accessible aux membres du conseil syndicat et aux copropriétaires grâce à un code personnel. Évidemment, ces documents doivent être téléchargeables et imprimables. 

Les documents devant être accessibles et consultables en ligne sont : 

  • Le règlement de copropriété 
  • Les contrats d’assurance de l’immeuble, au nom du syndicat des copropriétaires 
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble et les divers diagnostics techniques pour les parties communes 
  • Les contrats et marchés, signés par le syndic, au nom du syndicat de copropriétaires 
  • La dernière fiche synthétique de la copropriété, réalisée par le syndic lui-même
  • Le contrat de syndic de copropriété
  • Les devis de travaux validés par les Assemblées Générales
  • Les trois derniers procès-verbaux des dernières Assemblées Générales
le syndic de copropriété doit mettre en ligne tous les documents

Il existe plusieurs logiciels et applications qui peuvent vous aider dans la digitalisation de votre syndic. ImmoPad fait partie des leader sur le marché des états des lieux et de la gestion de bien immobilier. Avec notre application, vous pouvez établir vos visites techniques d’immeubles et les constats de vos travaux deux fois plus rapidement ! Notre stockage est assuré et sécurisé, dans des serveurs français, vous garantissant un archivage optimisé et 100% sécurisé.

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ DEVIENT MOINS ENERGIVORE ! 

De plus, depuis 2015, la loi pour la transition énergétique a créé l’obligation pour les copropriétés les plus énergivores (à savoir, une consommation supérieure à 330Kw/h, par mètre carré et par an), d’engager des travaux d’isolation thermique avant 2025. 

Alors, pour assurer le financement de ces rénovations, la loi ALUR a apporté une nouvelle obligation pour les syndics : assurer la constitution du fonds de travaux, selon les modalités décidées par l’Assemblée Générale pour le versement des provisions du budget prévisionnel. 

Donc, c’est au syndic de piloter des projets de rénovation comme les remplacements de chaudières, les changements de radiateurs, etc. Ces travaux doivent évidemment être actés et votés par les copropriétaires lors des AG. 

Pour mener à bien le suivi de l’ensemble de ces travaux de rénovation énergétiques, nous conseillons aux syndics de s’équiper d’une application tel qu’ImmoPad. Œuvrant pour simplifier la gestion des biens à tous les professionnels, notre application a été conçu pour gagner en rapidité et efficacité. Assurez-vous un constat détaillé, formel et parfaitement légal pour suivre l’avancer de vos travaux de rénovation. 

UNE COPROPRIÉTÉ EN TOUTE SÉCURITÉ !

Enfin, pour garantir la sécurité de l’ensemble des habitants de la copropriété, le syndic doit faire installer quelques équipements obligatoires :

  • Des portes coupe-feu si la demande de permis de construire de la copropriété a été déposée avant le 5 mars 1987. Et/ou que le plancher du logement le plus haut est situé à 28 mètres au-dessus du sol. 
  • Un extincteur portatif tous les 15 véhicules dans un parking 
  • Il doit y avoir au moins un extincteur à proximité de la chaudière à fioul, charbon ou gaz de l’immeuble.

De plus, si la sécurité des résidents de l’immeuble est menacée, le syndic peut décider de réaliser des travaux urgents sans quelconque accord préalable des copropriétaires en Assemblée Générale. La loi ne définit pas exactement ces travaux, mais la jurisprudence retient : 

  • La consolidation du mur qui menace de s’écrouler 
  • La réparation, voire le remplacement, de la chaudière de l’immeuble en période hivernale 
  • La réfection d’une toiture qui cause des dégâts des eaux 

La rénovation énergétique s’impose comme l’une des principales actions du plan de relance économique du gouvernement.

L’État a donc mis en place diverses aides à la rénovation énergétique pour les particuliers et professionnels afin d’accroître l’investissement dans la rénovation, le BTP et les énergies durables.

Si aujourd’hui, nous vous en parlons, c’est notamment pour réduire vos vacances locatives et améliorer la plus-value de vos biens. Les travaux, notamment énergétiques, sont aujourd’hui indispensables pour louer efficacement. Encore plus depuis la mise en place du nouveau DPE.

En effet, le nouveau Diagnostic de Performance Énergétique est d’ores et déjà devenu obligatoire pour les particuliers depuis le 1er juillet 2021. Côté professionnel, son obligation légale prendra effet dès le 1er janvier 2022. Ainsi, nous vous conseillons de convaincre vos clients à passer le cap des travaux de rénovation énergétique. Grâce aux aides proposées par les services publics, ils pourront entrevoir une plus-value sur leurs biens immobiliers à la revente et louer plus rapidement!

Quelles sont les aides à la rénovation énergétique ?

Ma Prime Renov’

Sans doute l’aide la plus connue, elle s’adresse à tous les ménages français souhaitant effectuer des travaux de rénovation énergétique dans leurs logements. Cette prime rénovation s’articule autour de divers travaux et équipements des catégories suivantes :

  • Ventilation
  • Chauffage
  • Isolation
  • Diagnostic et audit énergétique
  • Rénovation globale

Côté montant, l’Anah accorde une aide forfaitaire par poste de travaux réalisés. En outre, le forfait est ajusté en fonction du niveau de ressources et des gains énergétiques parmi par les travaux réalisés.

Aide “Habiter mieux sérénité” de l’Agence Nationale de l’Habitat (ANAH)

À travers cette aide fiancière, l’Anah reverse une certaine somme à divers ménages pour les aider dans leurs travaux de rénovation de leurs logements. Le financement est proportionnel au montant des travaux, et il ne peut excéder 18 000 €.
De plus, cette aide est accordée aux ménages aux ressources modestes à très modestes, qui sont propriétaires occupant un logement seul. Les propriétaires bailleurs et syndicats de copropriétaires sont également éligibles. Enfin, l’aide peut être versée aux logements occupés à titre de résidence principale et qui ont plus de 15 ans à la date où le dossier est déposé.

Attention, “Ma Prime Rénov” et “Habiter mieux sérénité” ne sont pas cumulables. Toutefois, les aides peuvent se cumuler avec la TVA à taux réduit et le chèque énergie.
Pensez à l’éco-prêt à taux zéro pour financer le montant restant à payer.

L’éco-prêt à taux zéro

Il s’agit d’un prêt à taux d’intérêt nul permettant de financer des travaux d’économie d’énergie de son logement. Ce prêt s’adresse à tous les propriétaires, occupant ou bailleur, sans condition de ressources. Pour cela, le logement (maison ou appartement) doit:

  • être déclaré comme une résidence principale
  • avoir été achevé avant le 1er janvier 1990.
  • doit être construit depuis plus de 2 ans.

Grâce à l’éco-prêt, vous et vos clients pourront réaliser divers travaux selon les catégories suivantes :

  • Remplacement ou installation du système de chauffage ou d’une production d’eau chaude sanitaire
  • L’installation d’une production d’eau chaude sanitaire utilisant une source d’énergie renouvelable
  • Mise en place d’un système de chauffage utilisant une source d’énergie renouvelable
  • Remplacement des fenêtres et des portes-fenêtres en simple vitrage donnant sur l’extérieur
  • Une isolation performante des murs donnant vers l’extérieur
  • Une nouvelle isolation performante de la toiture
  • Une isolation des planchers bas sur sous-sol, vide sanitaire ou passage ouvert

N.B.: depuis août 2019, vous pouvez obtenir, sous certaines conditions, un éco-PTZ  « performance énergétique globale » pour les travaux d’amélioration de la performance énergétique globale de votre logement.

Prime Coup de pouce économies d’énergies

Enfin, la prime coup de pouce est une prime qui se décline en deux aides différentes :

  • la prime Coup de pouce chauffage
  • la prime Coup de pouce isolation.

Ce dispositif est ouvert jusqu’au 31 décembre 2021. Avec lui, vous pouvez réaliser les travaux suivants :

  • Isolation des combles, des toitures et des planches bas
  • Remplacement des chaudières au charbon, au fioul ou au gaz autres qu’à condensation par un équipement utilisant des énergies renouvelables

Tous les ménages peuvent en bénéficier, sans conditions de ressources nécessaires. Néanmoins, il est important de noter que le montant de la prime sera calculée vis-à-vis du niveau de ressources économiques du foyer. Ceci, dans le but d’apporter une aide plus importante aux ménages les plus modestes.

Pourquoi entreprendre ces travaux de rénovation énergétique ?

Comme nous vous l’avons dit, le nouveau Diagnostic de Performance Énergétique est en train de se mettre en place dans le monde de l’immobilier. Déjà obligatoire pour les particuliers depuis le 1er juillet 2021, il le deviendra aussi pour les professionnels le 1er janvier 2022.

La réforme du DPE conduit à un nouveau diagnostic basé sur de nouveaux critères. Les logements anciens sont donc très susceptibles de voir la note de leur diagnostic énergétique s’amoindrir. Les dates à retenir dans le cadre du nouveau DPE :

  • À partir du 1° juillet 2021, les logements avec une étiquette F et G seront qualifiés de passoires énergétiques
  • Dès 2023, les logements en étiquette G ne pourront plus être proposés à la location
  • À partir de 2028, les logements en étiquette F ne pourront plus être proposés à la location

Puisque tous les logements seront réévalués, certains deviendront des passoires énergétiques, selon le nouveau DPE. Cette qualification peut faire fuir bon nombre de locataires et donc accroître vos vacances locatives. Une perte qui peut être facilement évitée en effectuant les travaux énergétiques nécessaires.

De plus, n’oubliez pas que vos clients sont de plus en plus sensibles aux dimensions écologiques et environnementales, notamment en ce qui concerne leurs logements. Ceci est d’autant plus vrai auprès des jeunes, représentant une grande partie des locataires. Ainsi, la transition écologique de vos logements devient essentiel.

Ainsi, une rénovation énergétique vous permettra de diminuer les vacances locatives et d’augmenter votre satisfaction client. En prime ? Vous adoptez une image moderne, professionnelle et orientée vers l’écologie et le développement durable.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur la réforme du DPE, nous vous invitons à lire notre article à ce sujet :

Un conseil pour suivre ces travaux de rénovation énergétique ?

Évidemment, convaincre vos clients d‘effectuer ces travaux et les réaliser peut vite s’avérer compliqué…
Premièrement, vous allez devoir constater quels sont les travaux à effectuer : fenêtre, portes, isolation, chaudières, radiateurs, etc.

Ensuite, il va falloir estimer ces travaux.

Au cours de la réalisation de travaux, vous devrez assister à son suivi puis constater les finitions, et confirmer la bonne réception des travaux une fois ceux-ci réalisés.

Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser le bon outil qui vous facilitera la tâche et vous fera gagner du temps. Cela pourrait vous permettre de suivre en temps voulu l’avancée de vos travaux, et de comparer, entre le premier constat puis la finition, si tout est en ordre.

Rénovation énergétique et suivi de travaux avec ImmoPad

Avec un abonnement ImmoPad, en plus des états des lieux et des visites techniques d’immeubles, vous pouvez aussi assurer le suivi et la réception de travaux ! Avec notre application, tout devient bien plus simple, rapide et intuitif !

  • Constatez vos travaux et notez les détails et les remarques dans votre document
  • Signez-le et envoyez-le aux propriétaires
  • Constatez l’avancée des travaux. Dupliquez votre précédent document et ajoutez-y les remarques sur l’avancée des travaux
  • Réceptionnez lesdits travaux en dupliquant le dernier document de suivi de votre logement. Notez la finition, apposez vos remarques, signez le document et il s’enverra automatiquement à toutes les personnes concernées

Ainsi, la réalisation de travaux de rénovation énergétique est aujourd’hui indispensable pour valoriser vos biens en location, sans pour autant être un gouffre financier grâce aux diverses aides de l’Etat. Côté pratique, afin de pouvoir suivre le plus facilement possible ces travaux pour vos clients, vous pouvez vous équiper d’un outil en ligne tels qu‘ImmoPad .

visuel article comment gerer et financer ses travaux de renovation

Le service gestion des travaux (des agences de gestion locative et des syndics) est en charge de régler les problèmes techniques dans les logements de ses locataires. Le locataire doit prévenir ce service qui va ensuite contacter des entreprises qui seront en mesure en régler le problème.

Si certains travaux doivent être réalisés par le locataire, d’autres doivent être effectué par le propriétaire.  

Mais alors, comment gérer et organiser les travaux de rénovation efficacement?  

Les travaux de rénovation pour les syndics  

La loi répartit les travaux de rénovation en deux catégories :

  • les travaux privatifs liés aux parties privatives de l’immeuble
  • les travaux d’intérêt collectif liés aux parties communes.

On distingue plusieurs catégories de travaux d’intérêt collectif portant sur les parties communes que le syndicat peut réaliser :  

  • Les travaux d’entretien
  • Les travaux d’amélioration
  • Les travaux urgents

Ce sont lors des assemblées générales annuelles que les copropriétaires doivent voter le budget prévisionnel pour les différentes interventions pour l’entretien de l’immeuble.  

Pour le financement de ces travaux, le syndic, en s’appuyant sur l’avis du conseil syndical, peut exiger des copropriétaires le versement d’une provision ne pouvant dépasser le tiers du montant du devis estimatif des travaux. 

Les travaux de rénovation d’entretien  

Les travaux de rénovation doivent être réalisés par le syndic. Si on parle de petits travaux, le syndic peut s’en occuper librement mais s’il est question de travaux plus importants, les copropriétaires peuvent donner leur avis lors d’un vote.

Ces travaux regroupent:

  • les travaux des parties communes (toiture, entrées, escaliers…)
  • les travaux sur les éléments d’équipement collectif (chauffage collectif, ascenseur…)
  • les travaux qui permettent de maintenir l’immeuble en bon état, les travaux d’accessibilité aux handicapés et les travaux rendus obligatoires par une loi.  

Les travaux d’amélioration  

Les travaux d’amélioration améliorent le quotidien des copropriétaires, ils regroupent les travaux d’économie d’énergie, l’installation d’un réseau câblé ou l’installation d’un ascenseur.

Pour les travaux sur les parties communes, chaque copropriétaire contribue aux dépenses proportionnellement à la superficie de son lot. Ce type de décision est voté à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Pour les travaux liés aux éléments d’équipements collectifs, chaque copropriétaire doit participer aux dépenses puisqu’il est entendu qu’ils utilisent lesdits équipements à rénover, changer ou réparer. Toutefois, si un copropriétaire n’en a pas l’utilité (le garage de la copropriété), il peut demander un paiement échelonné des travaux. 

Si vos travaux dépassent le montant préalablement décidé par l’assemblée générale, il est nécessaire que vous établissiez plusieurs devis. 

 Les travaux durgence 

Dans le cadre de travaux urgents primordiaux pour la sauvegarde de l’immeuble (remplacement d’une corniche, réparation d’une canalisation), le syndic doit prévenir les copropriétaires et convoquer une assemblée générale. Concernant le financement de ces travaux, avec l’avis du conseil syndical, il est possible d’exiger au copropriétaire le versement d’une provision qui ne dépassera pas le tiers du montant du devis estimatif des travaux.  

Ainsi, les petits entretiens sont généralement laissés à la seule initiative du syndic et les travaux de gros entretiens (réfection d’une toiture, grosse réparation de la chaudière…) sont décidés par l’assemblée générale qui doit se prononcer à la majorité simple

Les travaux de rénovation pour les agences de gestion locative  

Les petits travaux d’entretien 

On retrouve la liste de tous les travaux d’entretien courant et les petites réparations dans le  Décret n°87-712 du 26 août 1987 . Ces travaux concernent l’intérieur et l’extérieur du logement dont le locataire à l’usage exclusif. Parmi ces travaux, on peut retrouver : 

  • Les petites réparations et l’entretien courant des équipements mis à sa disposition (cuisinière, réfrigérateur,etc.).

Attention, l’entretien annuel de la chaudière par le locataire est une obligation. 

  • Les menues réparations et l’entretien courant des revêtements intérieurs (sols, murs et plafonds). 
  • L’entretien courant de propreté 

Ainsi, si le locataire veut réaliser des petits travaux de décoration, il n’a pas besoin de l’accord du propriétaire (un changement de moquette ou un rafraîchissement des peintures murales). Ces travaux seront à sa charge, il ne peut cependant pas réaliser de gros travaux sans l’accord du propriétaire.  

Les travaux de mise aux normes 

Le locataire peut en être à l’initiative, mais il devra impérativement demander l’accord au propriétaire pour les réaliser. Cette demande se fait alors de façon détaillée par lettre avec accusé de réception ou bien par acte d’huissier. Sachez toutefois qu’il est obligatoire de louer un logement décent (article 6 de la loi de Juillet 1989).  

Ce type de travaux peut concerner l’électricité, la plomberie, le chauffage et l’eau potable etc … Il est conseillé d’accepter ces travaux et de les réaliser dans un délai d’un an maximum, car le bien pourrait être ensuite défini comme non-décent

Les grands travaux  

Cependant si de gros travaux de rénovation sont nécessaires, suite à un mauvais entretien du locataire par exemple, il sera en charge de les financer. Les travaux qui modifient le bien par sa configuration ou sa structure sont des gros travaux. Le locataire doit donc impérativement solliciter l’accord du propriétaire pour les faire réaliser.

Les gros travaux peuvent avoir plusieurs aspects comme :  

  • L’abattement une cloison  
  • L’échange une baignoire par une douche (ou l’inverse) 
  • L’installation d’une porte blindée 
  • La réalisation d’une terrasse dans l’extérieur d’une maison 

Pour éviter tout problème, il est conseillé de demander à son locataire un détail écrit des travaux souhaités.

Généralement c’est donc le locataire qui finance les travaux, cependant si cela apporte une plus-value au logement, ils peuvent demander une participation financière. Cette participation est conseillée si elle permet de rendre un bien “plus vendeur”. Cela permet aussi de fidéliser votre locataire et d’éviter la vacance locative.  

Si votre locataire réalise des travaux sans l’accord du propriétaire et sans vous prévenir, vous pouvez : 

  • Demander au locataire la remise en état à ses frais du bien loué 
  • Conserver le bien en l’état, sans que le locataire ne puisse demander une participation a posteriori pour les travaux réalisés 

Si vous devez effectuer des travaux longs, vous devez notifier votre locataire de la durée et de la nature des travaux pour laisser la possibilité de contester ces travaux. Le locataire ne pourra cependant pas s’opposer aux travaux nécessaires au maintien en état du logement, à l’amélioration des parties communes et la performance énergétique. Il est donc impossible d’imposer au locataire des travaux excessifs qui perturberaient son quotidien.  

Si les travaux proposés durent plus de 21 jours, la Loi ALUR prévoit une indemnisation du locataire pour le trouble subi.   

Les travaux d’urgence  

Il peut aussi avoir des travaux d’urgence à réaliser de manière abrute. Ces travaux peuvent être de différents ordre et interviennent du fait d’une catastrophe naturelle pour cause de vandalisme ou autre…  

Le financement de ces travaux d’urgence dépendra du type d’équipement à remplacer et de la cause de leur dysfonctionnement. S’il s’agit d’une fuite du robinet (entartage) cela sera du ressort des réparations locatives et donc à la charge de votre locataire. S’il s’agit par contre d’une panne de chaudière ou d’un radiateur, cela sera un financement du propriétaire.  

Avec toutes ces informations, vous n’aurez maintenant plus de difficultés pour financer et gérer vos travaux de rénovation !

Envie d’en savoir plus sur la gestion des travaux optimisée ?

Aujourd’hui, il n’est pas rare que des contestations de vos copropriétaires sur vos prestations facturées se fassent entendre. Si le syndic de copropriété commet des fautes lors de l’exercice de ses fonctions, sa responsabilité peut être engagée.  

Alors, quelles précautions prendre afin d’éviter les contestations de vos prestations facturées ?  

Quelles prestations peut effectuer un syndic de copropriété ?  

Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer et gérer les finances de la copropriété. Il gère l’administration courante et les finances de l’immeuble.

Les prestations obligatoires d’un syndic de copropriété sont rémunérées sur la base d’un forfait annuel. Un syndic de copropriété facture ses prestations obligatoires sur la base d’un forfait annuel. Ces tâches sont multiples : assemblées générales, gestion financière et comptable, tenue et conservations des archives…  

Ainsi, toutes les prestations que vous fournissez à votre copropriété sont bien définies et réglementées. 

Les prestations obligatoires du SYNDIC:

  • Assurer la gestion financière de la copropriété
  • Mettre à jour les informations sur les copropriétaires
  • Organiser les AG
  • S’assurer de la bonne exécution du règlement et des décisions prises en AG
  • Gérer et entretenir l’immeuble
  • Gérer le carnet d’entretien de l’immeuble
  • Assurer la communication des décisions des AG aux occupants

Et la législation dans tout ça ?  

Des textes législatifs et réglementaires encadrent toutes les fonctions d’un syndic de copropriété. Le premier de texte se base sur la loi sur le “statut de la copropriété” du 10 juillet 1965 et le plus récent repose sur la loi Alur qui date du 24 mars 2014. 

La loi Alur encadre les prestations facturables aux copropriétés par les syndics. Elle permet donc de définir la facturation du forfait annuel du syndic et les rémunérations spécifiques complémentaires du syndic. Vous pouvez toujours vous référer à cette loi afin de montrer que vos prestations sont valables.  

Nos petites astuces  

Chaque syndic est libre de fixer ses propres montants, mais il est plus judicieux de suivre les indications données par l’Observatoire des charges de l’Association des Responsables de Copropriété (ARC).  

Il est aussi important que vous respectiez votre part de responsabilité en n’oubliant pas :  

  • D’exécuter les décisions de l’assemblée générale 
  • De ne pas réaliser des travaux non-urgents sans l’accord de l’assemblée générale 
  • De toujours consulter le conseil syndical quand la situation l’oblige 

Il vous faudra aussi suivre le règlement de copropriété et bien répartir les charges au prorata des millièmes de copropriété, proportionnellement à la valeur de chaque lot. Il est donc important de respecter les charges en fonction de la superficie des parties privatives des lots, du degré de confort, de la situation du lot au sein de l’immeuble… Afin de ne pas recevoir de plaintes des copropriétaires.  

En règle générale, il est impératif de mettre tous les documents à jour et de les mettre à disposition des copropriétaires. En effet, les copropriétaires ont le droit de consulter ses documents à n’importe quel moment. Il faut aussi bien tenir sa comptabilité et vérifier régulièrement que les principaux documents comptables sont présents et tenus à jour.   

Chaque syndic de copropriété doit tenir à jour son “journal général” qui regroupe toutes les écritures comptables enregistrées chronologiquement.  

Un autre document important qu’il faut aussi tenir à jour est “le grand livre”. Ce document regroupe toutes les écritures passées en comptabilité dans l’exercice considéré.  

Ainsi, en gardant une trace écrite de toutes vos actions, en classant régulièrement vos documents et en respectant vos obligations, vous serez prêt à réagir face à toute contestation !  

La gestion du suivi de travaux est l’une des principales activités de la gestion locative. Toutefois, elle est celle qui freine le plus les activités immobilières. Les documents, devis et autres mandats se multiplient, comme leurs destinataires.
Alors, à l’ère du numérique, comment la société ImmoPad a-t-elle réussi la prouesse d’optimiser le processus de cette gestion pour un gain de temps et d’efficacité à toute une agence?

Classiquement, le processus ralentit l’activité de l’agence. L’agent assiste à ses rendez-vous et réunions, puis retourne à son bureau pour rédiger les documents au propre et les renvoyer à chaque intervenant. En outre, l’archivage de ces derniers en format papier n’optimise pas le partage d’information entre collègues. Généralement, les travaux s’allongent et les vacances locatives avec.
Face à ce constat, ImmoPad a voulu trouver une solution optimale pour ses clients.

Suivi et réception de travaux by ImmoPad

Pour répondre aux besoins de ses clients, ImmoPad s’est lancé le défi de devenir un véritable assistant personnel.
Ainsi, vous pouvez retrouver sur la plateforme de gestion ImmoPad un document intitulé “Suivi et réception de travaux”. Grâce à ce dernier, vous n’aurez plus qu’à enchaîner sereinement toutes vos réunions de chantier.

Le principe ? Gain de temps et optimisation.
Premièrement, il faut préparer le document avant chaque constatation de travaux. Ainsi, sur les lieux, vous pourrez directement le remplir avec les intervenants présents; comme si vous réalisez un état des lieux avec un occupant. Vous pouvez y inscrire toutes les notes que vous souhaitez et les accompagner d’un grand nombre de photographies. Pour un gain de temps optimal, le document peut être clôturé, signé et envoyé à tous les destinataires avant même que vous ayez quitter le chantier.

Ainsi, chacun de vos documents de travaux sera stocké sur votre espace de gestion ImmoPad. Vous pourrez ainsi les retrouver plus facilement et rapidement. Il est tout à fait possible, et même conseillé, de dupliquer votre document de constatation des travaux pour le compléter lors de la réception de ces derniers.

Quels sont les avantages d’un service de suivi de travaux?

  • Réduction des vacances locatives grâce à des travaux réalisés plus rapidement
  • Partage des informations en temps réel vers tous les intervenants (artisans, propriétaires, gestionnaires, etc.)
  • Moins de contestation à réception des travaux pour une gestion sereine
  • Une image professionnelle avec des documents précis et personnalisés
  • Application intuitive disponible sur tablette + smartphone Androïd ou Apple

Qui est concerné par la gestion de travaux?

  • Professionnels de l’immobilier
  • Bailleurs sociaux et privés
  • Syndics de copropriété
  • Etc.

Si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur la rubrique de notre site “Suivi et réception de travaux” en cliquant sur le bouton ci-dessous !

Préparer vos états des lieux sur votre ordinateur ou appareil mobile depuis chez vous.

Durant cette période transitoire, vous n’avez pas toujours la possibilité de réaliser vos états des lieux en temps réel et vous savez qu’une vague de visites arrivera suite au déconfinement et au retour à une activité normal.

Préparez vos documents depuis chez vous et à l’avance avec ImmoPad.

Avec ImmoPad, anticipez dès à présent la reprise de votre activité et préparez vos états des lieux, audits, visites techniques

Connectez-vous à ImmoPad

Connectez-vous à ImmoPad avec vos identifiants sur :

Débutez votre document comme à votre habitude

Créez vos documents entièrement ou dupliquez en un clic le dernier document réalisé avec ImmoPad afin de gagner de temps et de profiter d’un tableau comparatif détaillé.

Dupliquez des états des lieux entrant en états des lieux sortant et vice versa.

Vous réalisez une visite technique d’immeuble ? Utilisez la version précédente comme base de travail. Les points de surveillance seront mis en avant et vous aurez une meilleure vision de l’état réel du bâtiment.

Sauvegardez votre document

Finalement, enregistrez votre préparation sur votre Espace Client en cliquant sur le bouton “Transférer” avant de fermer l’application ou votre navigateur.

Récupérez votre préparation

Ainsi donc, vous retrouverez votre document préparatoire en actualisant l’application ImmoPad de l’utilisateur en charge de sa finalisation sur le terrain.

Les avantages ?


À savoir que la consommation de crédit ou la comptabilisation d’une opération n’ont lieu que lors de l’envoi du document. Vous pouvez donc préparer autant de document que nécessaire gratuitement.

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