Un modèle d’état des lieux vierge doit reprendre toutes les mentions obligatoires du décret du 30 mars 2016 : type de document, date, adresse, identité des parties, relevés de compteurs, clés, description précise de chaque pièce et signatures. Il n’existe en effet aucun formulaire officiel. Un bon modèle suit donc une trame fixe, pièce par pièce, pour que l’entrée et la sortie se comparent ligne à ligne.
Un modèle qui oublie une mention obligatoire ne protège en fait personne. À l’inverse, un modèle complet mais mal structuré rend la sortie impossible à comparer. Voici donc ce que doit contenir votre trame, et comment la remplir.
À retenir
- Aucun modèle officiel n’existe : en effet, le décret fixe seulement le contenu minimal.
- Le même modèle sert à l’entrée et à la sortie, afin de permettre la comparaison.
- Prévoyez une ligne par élément, ainsi que des colonnes état, propreté, observations et photos.
- En meublé, l’inventaire du mobilier s’annexe par ailleurs à l’état des lieux.
Que doit contenir un modèle d’état des lieux vierge ?
L’article 2 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe d’abord le contenu minimal de l’état des lieux. Un modèle qui s’en écarte reste certes utilisable, mais il expose alors à la contestation.
| Mention obligatoire | Entrée | Sortie |
|---|---|---|
| Type d’état des lieux (entrée ou sortie) | Oui | Oui |
| Date d’établissement | Oui | Oui |
| Localisation du logement | Oui | Oui |
| Nom ou dénomination des parties et domicile du bailleur | Oui | Oui |
| Le cas échéant, nom et domicile des mandataires | Oui | Oui |
| Relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie | Oui | Oui |
| Détail et destination des clés ou autres moyens d’accès | Oui | Oui |
| Description précise des sols, murs, plafonds, équipements et éléments du logement | Oui | Oui |
| Signature des parties ou de leurs mandataires | Oui | Oui |
| Nouvelle adresse du locataire | – | Oui |
| Date de l’état des lieux d’entrée | – | Oui |
| Évolutions de chaque pièce constatées depuis l’entrée | – | Oui |
Source : décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, art. 2 et 3.
Pour remplir la colonne « État » de la même façon dans toute l’équipe, appuyez-vous par ailleurs sur notre grille neuf, bon état, état d’usage, vétuste, dégradé.
Comment structurer le modèle pièce par pièce ?
Le décret n’impose cependant pas de trame. Celle qui tient le mieux à l’usage repose toutefois sur une ligne par élément et cinq colonnes : élément, état, propreté, observations et photos.
L’ordre des pièces compte aussi. Nous recommandons donc celui-ci, puis de ne plus jamais le changer : entrée, séjour, cuisine, chambres, salle de bains, WC, dégagements, puis annexes (cave, garage, terrasse). Enfin, placez les compteurs, les clés et le chauffage en fin de document.
Comment remplir un modèle d’état des lieux vierge ?
Un modèle bien conçu ne suffit pas : la façon de le remplir fait aussi la différence. Voici donc les étapes, dans l’ordre.
- Préparer d’abord le document avant la visite : adresse, parties, liste des pièces et des équipements. Sur place, vous n’aurez ainsi plus qu’à constater.
- Choisir ensuite un créneau de jour, car un éclairage naturel limite les oublis et les contestations.
- Décrire chaque élément avant de le qualifier : ce qu’on voit, où, puis le niveau d’état.
- Rattacher ensuite chaque photo à une ligne précise, avec un numéro reporté dans la colonne prévue.
- Relever les compteurs et compter les clés, toujours en présence du locataire.
- Signer enfin et remettre un exemplaire à chaque partie le jour même.
Pour le détail de la visite, consultez également notre méthode pour faire un état des lieux étape par étape et notre checklist pour réussir vos états des lieux.
Faut-il un modèle différent pour un logement meublé ?
Non, la trame reste en effet la même. En revanche, un logement meublé appelle des annexes supplémentaires. Voici donc celles à ne pas oublier :
- l’inventaire et l’état détaillé du mobilier, établis lors de la remise et de la restitution des clés, puis annexés à l’état des lieux ;
- la grille de vétusté, si les parties ont convenu d’en appliquer une : elle doit alors être annexée dès la signature du bail ;
- de plus, l’annexe photographique, numérotée et rattachée aux lignes correspondantes ;
- enfin, le relevé des compteurs, avec le numéro de série de chaque compteur, et pas seulement l’index.
Peut-on utiliser le même modèle d’état des lieux vierge à l’entrée et à la sortie ?
Oui, et c’est d’ailleurs recommandé. Le décret exige en effet que le document permette la comparaison entre l’entrée et la sortie. Un modèle de sortie différent rend donc ce comparatif entrée/sortie très difficile, alors qu’il est l’objet même du document.
À la sortie, ajoutez alors simplement les trois mentions propres : la nouvelle adresse du locataire, la date de l’état des lieux d’entrée et les évolutions constatées depuis.
Quelles erreurs éviter dans un modèle d’état des lieux vierge ?
- Une seule colonne « état », qui mélange usure et propreté. À la sortie, plus rien n’est alors distinguable.
- Des cases à cocher sans zone de texte. Le décret exige en effet une description précise ; or une case cochée n’en est pas une.
- Aucun emplacement pour les clés et moyens d’accès. Badges, télécommandes et clés de boîte aux lettres sont pourtant des mentions obligatoires.
- Un modèle de sortie différent du modèle d’entrée, qui rend la comparaison impossible.
- Pas de place pour les réserves du locataire. Il dispose pourtant de dix jours pour demander une modification, et du premier mois de chauffe pour le chauffage. Au-delà, il faut passer par un avenant à l’état des lieux.
Modèle papier ou état des lieux numérique ?
Les deux sont valables, puisque le décret autorise l’état des lieux sur papier comme sous forme électronique. Le papier reste ainsi simple pour un bailleur occasionnel. Cependant, dès que les états des lieux se multiplient, le numérique sécurise mieux la comparaison : la sortie reprend automatiquement la trame et les libellés de l’entrée. Pour peser le pour et le contre, voir notre article sur l’état des lieux numérique ou papier.
Par ailleurs, pour voir à quoi ressemble un document complet, téléchargez notre exemple d’état des lieux résidentiel. Enfin, retrouvez les bases dans notre article qu’est-ce qu’un état des lieux ?
Questions fréquentes sur le modèle d’état des lieux vierge
Non. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe seulement les mentions obligatoires. Chacun peut donc utiliser le modèle de son choix, à condition qu’il les reprenne toutes.
Oui, s’il contient les mentions obligatoires et qu’il est signé par les deux parties. En effet, la valeur du document tient à son contenu et à son caractère contradictoire, pas à son support.
Oui, c’est même recommandé, car la loi exige que le document permette la comparaison. À la sortie, on ajoute la nouvelle adresse du locataire, la date de l’entrée et les évolutions constatées.
Au moins un par partie. Chaque signataire doit en effet conserver un exemplaire signé, que le document soit sur papier ou remis par voie électronique.
L’inventaire et l’état détaillé du mobilier, ainsi que la grille de vétusté si le bail en prévoit une. Une annexe photographique numérotée est également recommandée.
Sources officielles
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d’établissement de l’état des lieux (Légifrance)
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs (Légifrance)
- État des lieux d’entrée dans un bail d’habitation (Service-Public.fr)
- État des lieux de sortie pour un bail d’habitation (Service-Public.fr)
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