Préparer un état des lieux d’entrée, c’est tout organiser avant la remise des clés : fixer le rendez-vous, vérifier que le logement est décent et équipé, réunir les documents du bail et pré-remplir la trame. Elle évite ainsi les oublis, les reports et les contestations. En effet, l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit un état des lieux contradictoire à la remise des clés.
À retenir
- L’état des lieux d’entrée a lieu à la remise des clés, avec un bon éclairage.
- Entre 2025 et 2027, un logement décent affiche une classe A à F au DPE.
- Le bailleur installe le détecteur de fumée et le teste lors de l’état des lieux.
- Le locataire remet son attestation d’assurance à la remise des clés.
- Une trame pré-remplie fait gagner du temps, sans remplacer le constat du jour J.
Comment organiser le rendez-vous de l’état des lieux d’entrée ?
La préparation commence par le calendrier, car tout le reste en dépend. Cette première partie propose donc un rétroplanning, puis explique comment fixer le rendez-vous et ce qu’il faut demander au locataire.
Quand commencer à préparer l’état des lieux d’entrée ?
La préparation de l’état des lieux d’entrée commence dès que la date d’entrée du locataire est connue. Aucun texte n’impose de délai de préparation. Toutefois, deux semaines laissent le temps de finir le ménage, de corriger un équipement défaillant et de pré-remplir le document. Le tableau ci-dessous propose ainsi un rétroplanning type.
| Quand | Ce qu’il faut faire |
|---|---|
| Signature du bail | Fixer la date et l’heure de l’état des lieux, confirmer par écrit, demander l’attestation d’assurance. |
| J-15 | Vérifier la fin des travaux, le ménage, le détecteur de fumée et la validité des diagnostics. |
| J-7 | Faire une visite de contrôle : équipements, compteurs, clés. Pré-remplir la trame. |
| J-1 | Relancer le locataire, charger la tablette ou imprimer le document, rassembler les clés. |
| Jour J | Arriver en avance, ouvrir les volets, allumer l’éclairage, puis accueillir le locataire. |
Comment choisir la date et l’heure du rendez-vous ?
L’état des lieux d’entrée se fait le jour de la remise des clés, avant que le locataire installe ses meubles. De plus, le décret n° 2016-382 impose de le réaliser dans de bonnes conditions d’éclairage. Un créneau en journée reste donc préférable, surtout en hiver, quand la nuit tombe tôt.
Ensuite, le gestionnaire confirme la date, l’heure et l’adresse par écrit, puis relance le locataire la veille. Ces deux messages limitent les rendez-vous manqués, comme le détaille notre article pour réduire les absences aux états des lieux. Enfin, aucun texte ne fixe la durée de la visite. Elle dépend du nombre de pièces, des équipements et, en meublé, de l’inventaire.
Qui convoquer et que demander au locataire ?
L’état des lieux d’entrée est contradictoire. Le bailleur, ou son mandataire, et chaque locataire signataire du bail y participent donc, en personne ou représentés. En colocation, le gestionnaire convoque ainsi tous les cotitulaires du bail.
Par ailleurs, le message de confirmation rappelle au locataire ce qu’il doit apporter :
- son attestation d’assurance contre les risques locatifs, à remettre lors de la remise des clés ;
- une procuration signée, s’il se fait représenter ;
- un téléphone chargé, si l’état des lieux se signe électroniquement.
Pour l’aider, transmettez-lui notre article comment donner procuration pour un état des lieux.
Comment préparer le logement avant l’état des lieux d’entrée ?
Une fois le rendez-vous fixé, reste à préparer le logement lui-même. Cette deuxième partie rappelle donc les critères de décence, puis les équipements à contrôler et l’intérêt d’une visite de contrôle.
Le logement respecte-t-il les critères de décence ?
Le bailleur doit remettre au locataire un logement décent, selon le décret n° 2002-120 du 30 janvier 2002. Concrètement, le logement compte au moins une pièce principale de 9 m² et 2,20 m sous plafond, ou de 20 m³. Il dispose aussi du chauffage, de l’eau chaude et froide, d’une cuisine ou d’un coin cuisine et de sanitaires intérieurs.
La performance énergétique entre également dans la décence. Ainsi, pour un bail signé, renouvelé ou reconduit entre 2025 et 2027, le DPE doit afficher l’une des classes A à F. À partir de 2028, il devra afficher une classe A à E. Avant de préparer l’état des lieux, mieux vaut donc vérifier la classe du DPE.
Quels équipements vérifier avant la visite ?
Avant l’état des lieux d’entrée, le gestionnaire teste les équipements que le bail met à disposition du locataire. Un équipement défaillant le jour J sera en effet noté comme tel, puis réparé dans l’urgence. Les points à contrôler sont notamment :
- le détecteur de fumée, que le bailleur installe et dont il vérifie le bon fonctionnement lors de l’état des lieux ;
- le chauffage et la production d’eau chaude ;
- les prises, interrupteurs et points lumineux ;
- la robinetterie, les évacuations et la chasse d’eau ;
- les fenêtres, volets et serrures ;
- les appareils prévus au bail, par exemple la plaque de cuisson ou la hotte.
De plus, les compteurs doivent rester accessibles le jour J. Si un compteur se trouve dans une gaine technique ou une cave fermée, prévoyez donc la clé correspondante.
Faut-il faire une visite de contrôle avant le jour J ?
Aucun texte n’impose de visite de contrôle avant l’état des lieux d’entrée, et cette visite n’a aucune valeur juridique. Elle reste toutefois utile. Le gestionnaire contrôle en effet le ménage, la fin des travaux et chaque clé avec sa serrure.
C’est aussi le bon moment pour compter les clés, badges et télécommandes, puis noter les numéros des compteurs. Le jour J, il ne restera alors qu’à relever les index et à décrire l’état réel du logement. Pour la visite elle-même, suivez notre méthode pour réaliser l’état des lieux d’entrée le jour de la remise des clés.
Quels documents réunir avant l’état des lieux d’entrée ?
Un logement prêt ne suffit pas : l’état des lieux d’entrée s’appuie aussi sur plusieurs documents. Cette troisième partie liste d’abord les annexes du bail, puis le dossier à emporter et la préparation de la trame.
Quels documents accompagnent le bail ?
L’état des lieux d’entrée fait partie des documents à annexer au bail. Le gestionnaire vérifie donc les autres annexes en amont. Le tableau ci-dessous les récapitule pour un logement vide.
| Document | Quand est-il exigé ? | Qui le fournit ? |
|---|---|---|
| Diagnostic de performance énergétique (DPE) | Dans tous les cas, sauf exceptions | Bailleur |
| Constat de risque d’exposition au plomb (Crep) | Immeuble construit avant le 1er janvier 1949 | Bailleur |
| États des installations électrique et gaz | Installation de plus de 15 ans | Bailleur |
| État des risques et diagnostic bruit | Logement situé dans une zone concernée | Bailleur |
| Notice d’information | Dans tous les cas | Bailleur |
| Extrait du règlement de copropriété | Logement en copropriété | Bailleur |
| Grille de vétusté | Si les parties en conviennent | Bailleur et locataire |
| État des lieux d’entrée | Dans tous les cas, à la remise des clés | Bailleur et locataire |
| Attestation d’assurance risques locatifs | À la remise des clés, puis chaque année sur demande | Locataire |
Les diagnostics forment ensemble le dossier de diagnostic technique (DDT). Le diagnostic amiante en fait également partie, mais le bailleur le tient simplement à la disposition du locataire. Quant à la grille de vétusté, elle se négocie à la signature du bail. Voir notre article vétusté ou dégradation, comment faire la différence.
Que faut-il emporter le jour J ?
Le jour J, le gestionnaire emporte un dossier complet sur le logement et les parties. Ce dossier comprend notamment :
- la trame de l’état des lieux, pré-remplie, sur tablette ou sur papier ;
- une copie du bail signé et de ses annexes ;
- le dernier état des lieux de sortie du logement, s’il existe ;
- tous les jeux de clés, badges et télécommandes, déjà comptés ;
- les coordonnées des parties et, le cas échéant, le mandat ou la procuration ;
- en location meublée, l’inventaire du mobilier à compléter.
Côté matériel, prévoyez enfin une lampe torche, un mètre et une batterie de secours pour la tablette ou le smartphone.
Comment préparer et pré-remplir la trame ?
Le gestionnaire peut pré-remplir l’état des lieux d’entrée avec toutes les informations connues avant la visite. Il s’agit notamment de l’adresse, de l’identité des parties et des mandataires, puis de la liste des pièces et de leurs éléments. En revanche, l’état de chaque élément et les index des compteurs se constatent uniquement le jour J.
Pour gagner du temps, le dernier état des lieux de sortie du logement peut servir de base de travail. Il donne en effet la liste des pièces, des revêtements et des équipements. Toutefois, il ne remplace jamais le constat contradictoire avec le nouveau locataire.
Par ailleurs, le décret n° 2016-382 impose une présentation similaire à l’entrée et à la sortie. Choisissez donc dès maintenant une trame détaillée, pièce par pièce, que vous reprendrez à l’identique en fin de bail. Pour la vérifier, consultez notre modèle d’état des lieux vierge.
Quels frais et quels cas particuliers anticiper ?
Après les documents, il reste à anticiper les questions d’argent et les situations particulières. Cette dernière partie détaille donc les sommes dues à l’entrée, puis la location meublée et l’absence du locataire.
Quelles sommes le locataire peut-il verser à l’entrée ?
Quand une agence loue le logement, le locataire peut payer une part des honoraires de mise en location et d’état des lieux. Chaque part reste plafonnée à la moitié des frais et à un montant par m² qui dépend de la zone. De plus, le locataire verse le dépôt de garantie à la signature du bail.
| Somme | Plafond pour le locataire |
|---|---|
| Visite, dossier et rédaction du bail | Moitié des frais, dans la limite de 12,10 € TTC/m² (zone très tendue), 10,09 € TTC/m² (zone tendue) ou 8,07 € TTC/m² (reste du territoire) |
| État des lieux d’entrée par un professionnel | Moitié des frais, dans la limite de 3,03 € TTC/m² |
| Dépôt de garantie | 1 mois de loyer hors charges (vide), 2 mois (meublé), interdit en bail mobilité |
Exemple chiffré
Une agence loue un T2 vide de 40 m² en zone tendue, à 850 € hors charges. Elle facture 1 000 € TTC pour la visite, le dossier et le bail. La moitié atteint 500 €, mais le plafond s’élève à 40 × 10,09 = 403,60 €. Le locataire paie donc 403,60 €.
Ensuite, l’agence facture 180 € TTC l’état des lieux d’entrée. La moitié, 90 €, reste sous le plafond de 40 × 3,03 = 121,20 €. Avec le dépôt de garantie, l’agence demande donc au plus 403,60 + 90 + 850 = 1 343,60 € au locataire, hors premier loyer.
Que préparer en plus pour une location meublée ?
En location meublée, l’état des lieux d’entrée s’accompagne d’un inventaire et d’un état détaillé du mobilier. Avant la visite, le gestionnaire vérifie donc la présence de la liste minimale de mobilier fixée par le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015. Par exemple, la literie, les plaques de cuisson, le réfrigérateur et la vaisselle en font partie.
Dans un meublé, le bailleur assure aussi l’entretien et le remplacement du détecteur de fumée, et pas seulement son installation. Enfin, le dépôt de garantie peut atteindre 2 mois de loyer hors charges. Pour la méthode, voir notre article comment faire l’inventaire d’une location meublée.
Que prévoir si le locataire ne peut pas venir ?
Si le locataire ne peut pas venir, la première solution consiste à décaler le rendez-vous. L’état des lieux se fait en effet à la remise des clés. Le locataire peut aussi se faire représenter par une personne munie d’une procuration.
En revanche, si une partie refuse de participer, l’autre fait appel à un commissaire de justice. Celui-ci convoque alors les parties au moins 7 jours à l’avance par lettre recommandée. Les frais se partagent ensuite par moitié. Pour les bases juridiques, lisez enfin notre article qu’est-ce qu’un état des lieux ?
Questions fréquentes sur la préparation de l’état des lieux d’entrée
Aucun délai légal ne s’applique à un état des lieux amiable. Le délai de 7 jours concerne seulement la convocation par un commissaire de justice. En pratique, confirmez la date dès la signature du bail, puis relancez le locataire la veille.
C’est déconseillé. L’état des lieux doit en effet se dérouler dans de bonnes conditions d’éclairage. Or, une lumière artificielle peut masquer des rayures, des traces ou des taches. Un créneau en journée reste donc préférable.
Oui. Le locataire remet son attestation d’assurance contre les risques locatifs lors de la remise des clés. Ensuite, il la fournit chaque année à la demande du bailleur ou de son gestionnaire.
Le bailleur installe le détecteur de fumée et vérifie son fonctionnement lors de l’état des lieux. Ensuite, le locataire l’entretient et le remplace si besoin. En location meublée, en revanche, le bailleur garde toutes ces obligations.
Non, pas pour un bail signé, renouvelé ou reconduit depuis 2025. Ce logement ne respecte plus en effet les critères de décence. Jusqu’en 2027, le DPE doit afficher une classe A à F, puis A à E à partir de 2028.
Oui, pour les informations connues à l’avance : adresse, parties, pièces et éléments à décrire. En revanche, l’état de chaque élément et les index des compteurs se constatent le jour J, en présence du locataire.
Préparer vos états des lieux d’entrée avec ImmoPad
Avec ImmoPad, vos équipes préparent l’état des lieux d’entrée depuis le bureau, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Elles dupliquent par exemple le dernier état des lieux du logement pour reprendre ses pièces et ses éléments. Puis elles transfèrent le document au collaborateur qui réalisera la visite. Le jour J, il complète ainsi une trame prête, issue de modèles d’état des lieux personnalisables, avec photos et signature électronique.