Pour évaluer chaque élément d’un état des lieux, utilisez une échelle fermée de cinq niveaux : neuf, bon état, état d’usage, vétuste et dégradé. Accompagnez toujours ce niveau d’une description factuelle et d’une photo. En effet, la loi n’impose aucune échelle. Le décret du 30 mars 2016 exige seulement une « description précise ». C’est donc la description, bien plus que l’adjectif, qui rend la mention opposable en cas de litige.
« Bon état ». Deux mots écrits à la va-vite à l’entrée, puis une retenue de 340 € contestée dix-huit mois plus tard. Le problème n’est presque jamais le constat : c’est le vocabulaire. Voici donc une grille stable, ainsi que la règle qui la rend opposable.
À retenir
- Aucun texte n’impose d’échelle : seule une description précise est exigée.
- Cinq niveaux suffisent : neuf, bon état, état d’usage, vétuste et dégradé.
- L’état d’usage acte une usure normale déjà présente à l’entrée.
- L’état et la propreté se notent dans deux colonnes distinctes.
- Une mention tient si elle suit l’ordre : niveau, constat, emplacement, photo.
Que dit la loi sur l’évaluation d’un état des lieux ?
Avant de choisir des mots, il faut d’abord savoir ce que le texte exige vraiment. Or il exige peu : cela laisse une grande liberté, mais aussi une vraie responsabilité.
Une description précise, mais aucune échelle imposée
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe le contenu minimal de l’état des lieux. Parmi les mentions obligatoires figure la « description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement ».
Précise : c’est le seul critère. En effet, le texte ne donne ni échelle, ni liste d’adjectifs, ni nombre de niveaux. Ainsi, chaque bailleur, chaque agence et chaque logiciel construit son propre vocabulaire. C’est justement là que le litige s’installe, car le locataire n’a jamais la même définition en tête que le gestionnaire.
Ce que cela change pour le bailleur et le gestionnaire
Cette liberté a donc deux conséquences pratiques :
- d’une part, vous êtes libre de choisir votre échelle : personne ne pourra vous reprocher de ne pas avoir utilisé la « bonne » ;
- d’autre part, vous êtes responsable de sa cohérence. Une échelle floue, ou appliquée différemment d’un collaborateur à l’autre, affaiblit tous vos états des lieux d’un coup.
Neuf, bon état, état d’usage, vétuste, dégradé : que veut dire chaque niveau ?
Quatre niveaux suffisent en général à décrire ce qu’on voit. Il en faut toutefois un cinquième pour dire ce qui s’est passé : c’est toute la différence entre un élément usé par le temps et un élément abîmé par quelqu’un. Au-delà de cinq, en revanche, on gagne en nuance ce qu’on perd en fiabilité. Plus l’échelle est fine, moins deux personnes la lisent de la même façon.
Les cinq niveaux d’état en un coup d’œil
| Niveau | Ce qu’il décrit | Exemple concret | Ce qu’il implique à la sortie |
|---|---|---|---|
| Neuf | Jamais utilisé, ou posé juste avant l’entrée. Aucune trace, aucune reprise. | Peinture refaite la semaine précédente, plaque de cuisson encore sous film. | Tout écart est imputable au locataire, sous réserve de la vétusté acquise pendant le bail. |
| Bon état | Fonctionnel, propre, sans défaut visible à hauteur d’œil. | Parquet vitrifié avec de micro-rayures sous les meubles, mur sans trou ni auréole. | Une dégradation est un écart net par rapport à cette description, pas la simple suite de l’usure. |
| État d’usage | Fonctionnel, mais visiblement marqué par le temps : c’est l’usure normale. | Peinture terne après six ans, joints de douche jaunis, sol souple creusé devant l’évier. | L’élément était déjà entamé : son évolution relève d’abord de la vétusté. |
| Vétuste | L’élément a atteint sa durée de vie : il fonctionne mal, ou plus du tout, sans événement particulier. | Robinet entartré qui goutte, sangle de volet roulant usée après huit ans. | Reste à la charge du bailleur (article 7 d de la loi du 6 juillet 1989). |
| Dégradé | Un désordre caractérisé, localisé, sans rapport avec l’âge de l’élément. | Faïence fendue par un choc, brûlure sur le plan de travail, porte enfoncée. | Noté à l’entrée, il ne sera pas facturé au locataire. Constaté seulement à la sortie, il lui est présumé imputable. |
Source : décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 et loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 7.
Quelle différence entre bon état et état d’usage ?
Le bon état décrit un élément sans défaut visible. L’état d’usage, lui, décrit un élément qui fonctionne mais que le temps a déjà marqué. C’est pourtant le niveau le plus souvent absent des grilles maison, alors qu’il est le plus utile.
Sans état d’usage, en effet, on n’a le choix qu’entre deux mauvaises options. D’une part, « bon état » surévalue et sera contesté à l’entrée. D’autre part, « mauvais état » sous-évalue et interdit toute retenue à la sortie. L’état d’usage, au contraire, acte une usure normale déjà présente. Il protège donc à la fois le locataire et le bailleur.
Pourquoi distinguer vétuste et dégradé dès l’entrée ?
La distinction entre vétusté et dégradation porte à elle seule la répartition de la facture. La vétusté reste à la charge du bailleur ; la dégradation, elle, est présumée imputable au locataire. Or faire cette distinction à la sortie, de mémoire, est bien plus difficile que de la poser dès l’entrée.
État d’usage et propreté : faut-il les évaluer séparément ?
Oui. Par exemple, un mur peut être en état d’usage et pourtant propre, ou en bon état et sale. À l’inverse, un four peut être vétuste et impeccable. Confondre les deux, c’est donc perdre le bénéfice des deux. En effet, la propreté se rattrape en une heure de ménage, alors que l’état, non.
Ouvrez donc une seconde colonne, avec sa propre échelle courte : propre, à nettoyer, sale. À la sortie, c’est cette colonne, et elle seule, qui justifie une remise en état de propreté.
Comment rédiger une mention « état d’usage » qui ne sera pas contestée ?
Une bonne échelle ne suffit pas, car chaque ligne doit aussi être vérifiable. Qu’il s’agisse d’un état d’usage ou d’un bon état, deux réflexes font alors la différence.
La règle d’or : décrire avant de qualifier
Un adjectif est une opinion. Une description, en revanche, est un fait. En cas de contestation, le juge ou le conciliateur ne tranche pas entre deux opinions : il regarde ce qui a été décrit.
| Ce qui ne tient pas | Ce qui tient |
|---|---|
| Plan de travail : usagé | Plan de travail : état d’usage – rayure de 10 cm à droite de l’évier, angle avant droit légèrement éclaté (photo 12) |
| Murs séjour : bon état | Murs séjour : bon état – peinture blanche mate, deux chevilles rebouchées mur nord, aucune auréole |
| Chaudière : RAS | Chaudière : bon état de fonctionnement – mise en route en présence du locataire, dernier entretien 03/2026, attestation remise |
La formule à retenir tient donc en quatre temps : d’abord le niveau, puis ce qu’on voit, ensuite l’endroit, enfin la photo. Cela prend certes quinze secondes de plus par ligne. En échange, toutefois, la ligne devient opposable.
Quels mots bannir de l’état des lieux ?
- « RAS », « correct », « moyen », « normal » : aucune de ces mentions ne décrit quoi que ce soit. Elles se retournent d’ailleurs presque toujours contre celui qui les a écrites.
- « Neuf » employé comme synonyme de propre. Or un logement nettoyé n’est pas un logement neuf : la mention vous engage ainsi sur l’absence totale d’usure.
- « Usagé » tout court. Le mot est ambigu, car il peut se lire comme une usure normale ou comme un défaut. Préférez « état d’usage », qui renvoie clairement à la notion de vétusté.
- Les mentions négatives seules, comme « pas de trace » ou « rien à signaler ». Décrivez plutôt ce qui est là, et non ce qui n’y est pas.
Exemple concret
À l’entrée, les murs d’un séjour repeints il y a six ans sont notés « bon état ». À la sortie, trois ans plus tard, la peinture est terne et jaunie près de la fenêtre. Le bailleur retient alors 340 € pour repeindre la pièce, et le locataire conteste.
En revanche, si l’entrée avait indiqué « état d’usage – peinture terne, micro-fissures, travaux de 2020 », le débat aurait été clos en une ligne. L’évolution relevait en effet de la vétusté, donc du bailleur. Par conséquent, aucune retenue n’était possible sur ce poste.
Comment appliquer la même grille dans toute l’équipe ?
Une grille de vocabulaire ne vaut que si tout le monde l’applique de la même façon. Ainsi, l’état d’usage doit vouloir dire la même chose pour chaque intervenant. Trois réflexes suffisent pour y parvenir.
- Écrire les définitions une fois, sur une page, et les annexer à votre modèle d’état des lieux plutôt que de les laisser dans la tête de chacun.
- Caler les niveaux sur un cas réel. Reprenez un état des lieux récent en réunion, puis faites qualifier trois éléments par chacun. Comparez ensuite : les écarts sautent aux yeux en dix minutes.
- Verrouiller les listes de choix dans l’outil. Si le champ est libre, il y aura autant de vocabulaires que d’intervenants. S’il est fermé, en revanche, la grille tient toute seule.
C’est enfin cette cohérence qui rend possible, à la sortie, une comparaison ligne à ligne avec l’état des lieux d’entrée. Pour revoir toutes les étapes, consultez aussi notre méthode pour faire un état des lieux étape par étape et nos conseils pour éviter les contestations d’état des lieux.
Questions fréquentes sur l’état d’usage et l’évaluation d’un état des lieux
Non. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 exige une description précise de l’état de chaque revêtement et de chaque équipement. En revanche, il ne fixe ni échelle ni vocabulaire.
Le bon état décrit un élément sans défaut visible. L’état d’usage décrit un élément fonctionnel mais déjà marqué par le temps. Le second acte donc une usure préexistante, qui relève de la vétusté.
L’état d’usage correspond à l’usure normale d’un élément qui fonctionne encore. Par exemple, une peinture terne après six ans ou des joints jaunis. Cette usure reste à la charge du bailleur à la sortie.
C’est possible, mais déconseillé. La mention ne décrit rien et ne permet aucune comparaison à la sortie. Une description factuelle, même courte, a une valeur de preuve bien supérieure.
Oui, de préférence dans une colonne distincte de l’état. Ainsi, une remise en état de propreté peut être justifiée à la sortie sans se mélanger avec l’usure des matériaux.
Cinq niveaux suffisent dans la grande majorité des cas : neuf, bon état, état d’usage, vétuste et dégradé. Au-delà, deux intervenants risquent de ne plus lire l’échelle de la même façon.
Sources officielles
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d’établissement de l’état des lieux (Légifrance)
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs (Légifrance)
- État des lieux d’entrée dans un bail d’habitation (Service-Public.fr)
- État des lieux de sortie pour un bail d’habitation (Service-Public.fr)
Évaluer vos états des lieux avec ImmoPad
Avec ImmoPad, les niveaux d’état se paramètrent une seule fois pour toute l’agence, dans Personnalisation > Nomenclatures > Boutons d’état. Chaque intervenant retrouve ainsi la même liste fermée sur le terrain. De plus, une alerte peut se déclencher automatiquement sur le niveau « Dégradé », et la photo se rattache directement à la ligne qualifiée.
