Archives des Gestion de travaux - ImmoPad

Comment financer et gérer ses travaux de rénovation ?

visuel article comment gerer et financer ses travaux de renovation

Le service gestion des travaux (des agences de gestion locative et des syndics) est en charge de régler les problèmes techniques dans les logements de ses locataires. Le locataire doit prévenir ce service qui va ensuite contacter des entreprises qui seront en mesure en régler le problème.

Si certains travaux doivent être réalisés par le locataire, d’autres doivent être effectué par le propriétaire.  

Mais alors, comment gérer et organiser les travaux de rénovation efficacement?  

Les travaux de rénovation pour les syndics  

La loi répartit les travaux de rénovation en deux catégories :

  • les travaux privatifs liés aux parties privatives de l’immeuble
  • les travaux d’intérêt collectif liés aux parties communes.

On distingue plusieurs catégories de travaux d’intérêt collectif portant sur les parties communes que le syndicat peut réaliser :  

  • Les travaux d’entretien
  • Les travaux d’amélioration
  • Les travaux urgents

Ce sont lors des assemblées générales annuelles que les copropriétaires doivent voter le budget prévisionnel pour les différentes interventions pour l’entretien de l’immeuble.  

Pour le financement de ces travaux, le syndic, en s’appuyant sur l’avis du conseil syndical, peut exiger des copropriétaires le versement d’une provision ne pouvant dépasser le tiers du montant du devis estimatif des travaux. 

Les travaux de rénovation d’entretien  

Les travaux de rénovation doivent être réalisés par le syndic. Si on parle de petits travaux, le syndic peut s’en occuper librement mais s’il est question de travaux plus importants, les copropriétaires peuvent donner leur avis lors d’un vote.

Ces travaux regroupent:

  • les travaux des parties communes (toiture, entrées, escaliers…)
  • les travaux sur les éléments d’équipement collectif (chauffage collectif, ascenseur…)
  • les travaux qui permettent de maintenir l’immeuble en bon état, les travaux d’accessibilité aux handicapés et les travaux rendus obligatoires par une loi.  

Les travaux d’amélioration  

Les travaux d’amélioration améliorent le quotidien des copropriétaires, ils regroupent les travaux d’économie d’énergie, l’installation d’un réseau câblé ou l’installation d’un ascenseur.

Pour les travaux sur les parties communes, chaque copropriétaire contribue aux dépenses proportionnellement à la superficie de son lot. Ce type de décision est voté à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Pour les travaux liés aux éléments d’équipements collectifs, chaque copropriétaire doit participer aux dépenses puisqu’il est entendu qu’ils utilisent lesdits équipements à rénover, changer ou réparer. Toutefois, si un copropriétaire n’en a pas l’utilité (le garage de la copropriété), il peut demander un paiement échelonné des travaux. 

Si vos travaux dépassent le montant préalablement décidé par l’assemblée générale, il est nécessaire que vous établissiez plusieurs devis. 

 Les travaux durgence 

Dans le cadre de travaux urgents primordiaux pour la sauvegarde de l’immeuble (remplacement d’une corniche, réparation d’une canalisation), le syndic doit prévenir les copropriétaires et convoquer une assemblée générale. Concernant le financement de ces travaux, avec l’avis du conseil syndical, il est possible d’exiger au copropriétaire le versement d’une provision qui ne dépassera pas le tiers du montant du devis estimatif des travaux.  

Ainsi, les petits entretiens sont généralement laissés à la seule initiative du syndic et les travaux de gros entretiens (réfection d’une toiture, grosse réparation de la chaudière…) sont décidés par l’assemblée générale qui doit se prononcer à la majorité simple

Les travaux de rénovation pour les agences de gestion locative  

Les petits travaux d’entretien 

On retrouve la liste de tous les travaux d’entretien courant et les petites réparations dans le  Décret n°87-712 du 26 août 1987 . Ces travaux concernent l’intérieur et l’extérieur du logement dont le locataire à l’usage exclusif. Parmi ces travaux, on peut retrouver : 

  • Les petites réparations et l’entretien courant des équipements mis à sa disposition (cuisinière, réfrigérateur,etc.).

Attention, l’entretien annuel de la chaudière par le locataire est une obligation. 

  • Les menues réparations et l’entretien courant des revêtements intérieurs (sols, murs et plafonds). 
  • L’entretien courant de propreté 

Ainsi, si le locataire veut réaliser des petits travaux de décoration, il n’a pas besoin de l’accord du propriétaire (un changement de moquette ou un rafraîchissement des peintures murales). Ces travaux seront à sa charge, il ne peut cependant pas réaliser de gros travaux sans l’accord du propriétaire.  

Les travaux de mise aux normes 

Le locataire peut en être à l’initiative, mais il devra impérativement demander l’accord au propriétaire pour les réaliser. Cette demande se fait alors de façon détaillée par lettre avec accusé de réception ou bien par acte d’huissier. Sachez toutefois qu’il est obligatoire de louer un logement décent (article 6 de la loi de Juillet 1989).  

Ce type de travaux peut concerner l’électricité, la plomberie, le chauffage et l’eau potable etc … Il est conseillé d’accepter ces travaux et de les réaliser dans un délai d’un an maximum, car le bien pourrait être ensuite défini comme non-décent

Les grands travaux  

Cependant si de gros travaux de rénovation sont nécessaires, suite à un mauvais entretien du locataire par exemple, il sera en charge de les financer. Les travaux qui modifient le bien par sa configuration ou sa structure sont des gros travaux. Le locataire doit donc impérativement solliciter l’accord du propriétaire pour les faire réaliser.

Les gros travaux peuvent avoir plusieurs aspects comme :  

  • L’abattement une cloison  
  • L’échange une baignoire par une douche (ou l’inverse) 
  • L’installation d’une porte blindée 
  • La réalisation d’une terrasse dans l’extérieur d’une maison 

Pour éviter tout problème, il est conseillé de demander à son locataire un détail écrit des travaux souhaités.

Généralement c’est donc le locataire qui finance les travaux, cependant si cela apporte une plus-value au logement, ils peuvent demander une participation financière. Cette participation est conseillée si elle permet de rendre un bien “plus vendeur”. Cela permet aussi de fidéliser votre locataire et d’éviter la vacance locative.  

Si votre locataire réalise des travaux sans l’accord du propriétaire et sans vous prévenir, vous pouvez : 

  • Demander au locataire la remise en état à ses frais du bien loué 
  • Conserver le bien en l’état, sans que le locataire ne puisse demander une participation a posteriori pour les travaux réalisés 

Si vous devez effectuer des travaux longs, vous devez notifier votre locataire de la durée et de la nature des travaux pour laisser la possibilité de contester ces travaux. Le locataire ne pourra cependant pas s’opposer aux travaux nécessaires au maintien en état du logement, à l’amélioration des parties communes et la performance énergétique. Il est donc impossible d’imposer au locataire des travaux excessifs qui perturberaient son quotidien.  

Si les travaux proposés durent plus de 21 jours, la Loi ALUR prévoit une indemnisation du locataire pour le trouble subi.   

Les travaux d’urgence  

Il peut aussi avoir des travaux d’urgence à réaliser de manière abrute. Ces travaux peuvent être de différents ordre et interviennent du fait d’une catastrophe naturelle pour cause de vandalisme ou autre…  

Le financement de ces travaux d’urgence dépendra du type d’équipement à remplacer et de la cause de leur dysfonctionnement. S’il s’agit d’une fuite du robinet (entartage) cela sera du ressort des réparations locatives et donc à la charge de votre locataire. S’il s’agit par contre d’une panne de chaudière ou d’un radiateur, cela sera un financement du propriétaire.  

Avec toutes ces informations, vous n’aurez maintenant plus de difficultés pour financer et gérer vos travaux de rénovation !

Envie d’en savoir plus sur la gestion des travaux optimisée ?

Aujourd’hui, il n’est pas rare que des contestations de vos copropriétaires sur vos prestations facturées se fassent entendre. Si le syndic de copropriété commet des fautes lors de l’exercice de ses fonctions, sa responsabilité peut être engagée.  

Alors, quelles précautions prendre afin d’éviter les contestations de vos prestations facturées ?  

Quelles prestations peut effectuer un syndic de copropriété ?  

Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer et gérer les finances de la copropriété. Il gère l’administration courante et les finances de l’immeuble.

Les prestations obligatoires d’un syndic de copropriété sont rémunérées sur la base d’un forfait annuel. Un syndic de copropriété facture ses prestations obligatoires sur la base d’un forfait annuel. Ces tâches sont multiples : assemblées générales, gestion financière et comptable, tenue et conservations des archives…  

Ainsi, toutes les prestations que vous fournissez à votre copropriété sont bien définies et réglementées. 

Les prestations obligatoires du SYNDIC:

  • Assurer la gestion financière de la copropriété
  • Mettre à jour les informations sur les copropriétaires
  • Organiser les AG
  • S’assurer de la bonne exécution du règlement et des décisions prises en AG
  • Gérer et entretenir l’immeuble
  • Gérer le carnet d’entretien de l’immeuble
  • Assurer la communication des décisions des AG aux occupants

Et la législation dans tout ça ?  

Des textes législatifs et réglementaires encadrent toutes les fonctions d’un syndic de copropriété. Le premier de texte se base sur la loi sur le “statut de la copropriété” du 10 juillet 1965 et le plus récent repose sur la loi Alur qui date du 24 mars 2014. 

La loi Alur encadre les prestations facturables aux copropriétés par les syndics. Elle permet donc de définir la facturation du forfait annuel du syndic et les rémunérations spécifiques complémentaires du syndic. Vous pouvez toujours vous référer à cette loi afin de montrer que vos prestations sont valables.  

Nos petites astuces  

Chaque syndic est libre de fixer ses propres montants, mais il est plus judicieux de suivre les indications données par l’Observatoire des charges de l’Association des Responsables de Copropriété (ARC).  

Il est aussi important que vous respectiez votre part de responsabilité en n’oubliant pas :  

  • D’exécuter les décisions de l’assemblée générale 
  • De ne pas réaliser des travaux non-urgents sans l’accord de l’assemblée générale 
  • De toujours consulter le conseil syndical quand la situation l’oblige 

Il vous faudra aussi suivre le règlement de copropriété et bien répartir les charges au prorata des millièmes de copropriété, proportionnellement à la valeur de chaque lot. Il est donc important de respecter les charges en fonction de la superficie des parties privatives des lots, du degré de confort, de la situation du lot au sein de l’immeuble… Afin de ne pas recevoir de plaintes des copropriétaires.  

En règle générale, il est impératif de mettre tous les documents à jour et de les mettre à disposition des copropriétaires. En effet, les copropriétaires ont le droit de consulter ses documents à n’importe quel moment. Il faut aussi bien tenir sa comptabilité et vérifier régulièrement que les principaux documents comptables sont présents et tenus à jour.   

Chaque syndic de copropriété doit tenir à jour son “journal général” qui regroupe toutes les écritures comptables enregistrées chronologiquement.  

Un autre document important qu’il faut aussi tenir à jour est “le grand livre”. Ce document regroupe toutes les écritures passées en comptabilité dans l’exercice considéré.  

Ainsi, en gardant une trace écrite de toutes vos actions, en classant régulièrement vos documents et en respectant vos obligations, vous serez prêt à réagir face à toute contestation !  

La gestion du suivi de travaux est l’une des principales activités de la gestion locative. Toutefois, elle est celle qui freine le plus les activités immobilières. Les documents, devis et autres mandats se multiplient, comme leurs destinataires.
Alors, à l’ère du numérique, comment la société ImmoPad a-t-elle réussi la prouesse d’optimiser le processus de cette gestion pour un gain de temps et d’efficacité à toute une agence?

Classiquement, le processus ralentit l’activité de l’agence. L’agent assiste à ses rendez-vous et réunions, puis retourne à son bureau pour rédiger les documents au propre et les renvoyer à chaque intervenant. En outre, l’archivage de ces derniers en format papier n’optimise pas le partage d’information entre collègues. Généralement, les travaux s’allongent et les vacances locatives avec.
Face à ce constat, ImmoPad a voulu trouver une solution optimale pour ses clients.

Suivi et réception de travaux by ImmoPad

Pour répondre aux besoins de ses clients, ImmoPad s’est lancé le défi de devenir un véritable assistant personnel.
Ainsi, vous pouvez retrouver sur la plateforme de gestion ImmoPad un document intitulé “Suivi et réception de travaux”. Grâce à ce dernier, vous n’aurez plus qu’à enchaîner sereinement toutes vos réunions de chantier.

Le principe ? Gain de temps et optimisation.
Premièrement, il faut préparer le document avant chaque constatation de travaux. Ainsi, sur les lieux, vous pourrez directement le remplir avec les intervenants présents; comme si vous réalisez un état des lieux avec un occupant. Vous pouvez y inscrire toutes les notes que vous souhaitez et les accompagner d’un grand nombre de photographies. Pour un gain de temps optimal, le document peut être clôturé, signé et envoyé à tous les destinataires avant même que vous ayez quitter le chantier.

Ainsi, chacun de vos documents de travaux sera stocké sur votre espace de gestion ImmoPad. Vous pourrez ainsi les retrouver plus facilement et rapidement. Il est tout à fait possible, et même conseillé, de dupliquer votre document de constatation des travaux pour le compléter lors de la réception de ces derniers.

Quels sont les avantages d’un service de suivi de travaux?

  • Réduction des vacances locatives grâce à des travaux réalisés plus rapidement
  • Partage des informations en temps réel vers tous les intervenants (artisans, propriétaires, gestionnaires, etc.)
  • Moins de contestation à réception des travaux pour une gestion sereine
  • Une image professionnelle avec des documents précis et personnalisés
  • Application intuitive disponible sur tablette + smartphone Androïd ou Apple

Qui est concerné par la gestion de travaux?

  • Professionnels de l’immobilier
  • Bailleurs sociaux et privés
  • Syndics de copropriété
  • Etc.

Si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur la rubrique de notre site “Suivi et réception de travaux” en cliquant sur le bouton ci-dessous !

Suite au premier confinement, 59% des agents immobiliers ont mis en place des outils numériques selon le « Journal de l’Agence ». Un chiffre révélateur de notre situation actuelle et faisant écho aux propos de la ministre du logement, Emmanuelle Wargon. D’après elle, “il va falloir être audacieux, innovant. Il faut trouver des solutions pour ne pas rompre la chaîne des valeurs de l’immobilier”. Il semble ainsi primordial que le secteur de l’immobilier se tourne officiellement vers le digital pour 2021.

La transition de l’immobilier vers le digital

La crise sanitaire de la Covid-19 a impacté divers secteurs durant cette année 2020, dont le secteur immobilier. Le premier confinement a révélé que notre société a un besoin immédiat de se tourner vers des solutions de digitalisation. Même pour des secteurs où le contact physique est important, la dématérialisation de ses méthodes de travail demeure une étape primordiale à franchir. 

« Les agences qui ne pratiquaient pas les visites virtuelles ou la signature de baux à distance ont dû faire face à un chiffre d’affaire extrêmement faible durant les deux mois de confinement ». 

My Sweet’Immo

Cependant, depuis mars derniers, les acteurs du monde immobilier ont appris. La crise sanitaire les a engagés dans le virage du numérique. Une décision leur permettant d’anticiper les futurs risques de cette année 2020, comme le deuxièmement confinement. Ainsi, depuis le premier confinement, nous pouvons observer un changement certain des comportements des professionnels grâce au Journal de l’Agence : 

  • 83% des acteurs du monde immobilier sont engagés dans la démarche d’une transformation de leur profession vers le digital.
  • 48% des agences immobilières ont déjà mis en place une organisation et processus de travail à distance pour leurs collaborateurs. 
  • 54% des agents immobiliers révèlent que leurs clients sont enclins aux visites virtuelles.

Quels sont les besoins digitaux?

L’année 2020 a prouvé qu’il était grand temps de passer le cap du numérique. Un virage décisif pour diverses raisons :

  • Améliorer la fluidité des messages et des relations avec les clients
  • Réduire le temps passé sur les démarches administratives
  • Optimisez son processus de travail pour gagner du temps. Ceci, afin que les agents immobiliers puissent réaliser leur principale fonction, cœur de métier : conseiller et guider
  • Devenir plus compétitif grâce à des solutions rapides, efficaces et dans l’ère du temps

De plus, la perspective de pouvoir être flexible même dans des périodes de troubles comme celle actuelle est devenue non-négligeable.
Selon My Sweet’Immo, les agents immobiliers révèlent avoir des besoins digitaux dans l’ensemble de leur processus de travail. Plus précisément, la demande se tournerait principalement sur des solutions d’automatisations et d’optimisation qui permettraient aux collaborateurs de travailler plus rapidement, ensemble. 

Comment se tourner vers le digital ?

Ainsi, l’ESI assure de son côté que “l’immobilier a besoin d’experts autour du digitale”. Un besoin clairement prédominant depuis le printemps 2020. Il est donc préférable de se tourner vers des entreprises qui ont fait du digital leur spécialité. Selon l’Ecole Supérieur de l’Immobilier, cela est un gage de qualité et de sureté.

Avec dix ans d’expériences digitales à son actif, ImmoPad s’assure de toujours proposer des solutions optimales et en adéquations avec les besoins de ses 1 500 clients satisfaits.
Le propre de notre service est d’automatiser le maximum de démarche afin de réduire les tâches redondantes de travail par un simple “valider” ou “envoyer”.

Notre société a à cœur de proposer des solutions en adéquation avec les demandes et besoins de nos client. C’est pourquoi, dans un premier temps, nous avons adapté trois grandes activités immobilières au digital : Etats des lieux, visites techniques d’immeubles ou encore suivi et réception de travaux.

Dans un second temps, nous mettons l’accent sur l’automatisation dans l’ensemble de nos services. Ainsi, notre solution de gestion immobilière 100% digital a été pensée et améliorée selon les remarques de nos clients. Notre plateforme et application répond donc au large panel des besoins actuels des acteurs de l’immobilier tels que :

  • Créer tout types de documents, des modèles et dupliquer des antérieures en y ajoutant uniquement les modifications requises.
  • Profitez d’une synchronisation automatique de vos documents entre l’espace de gestion et votre application.
  • Assurez-vous d’un suivie optimale de l’avancement de vos documents.
  • Gérez vos rendez-vous de visites immobilières ou techniques d’immeubles depuis votre poste de bureau. 
  • Gérez vos visites et les travaux nécessaires grâce à l’envoi automatique de demandes de devis à vos prestataires renseignés, ainsi qu’au suivis des travaux en cours. 
  • Collaborez plus facilement avec vos collègues en les ajoutant simplement dans le suivi de vos documents.

Des nouveautés à venir…

De plus, ImmoPad tend à toujours trouver de nouveaux produits pour satisfaire l’ensemble des besoins de ses clients. De ce fait, pour aider les acteurs de l’immobilier à pallier à la crise sanitaire, nous avons mis à la disposition de nos clients notre prototype de signature électronique : DomuSign. Une version plus complète verra le jour après février 2021, en attendant, nos clients peuvent la découvrir et l’utiliser gratuitement. Ils profitent ainsi d’une synchronisation automatique de leurs documents entre application et espace de gestion. Ainsi que l’envoi automatisé des documents aux signataires, puis des documents signé par tous. Chaque documents est toujours accompagné de son certificat d’authenticité.

Pour finir, notre société a encore bien de nombreux projets pour embellir l’année 2021 des acteurs du monde de l’immobilier. Au cours des prochains mois, une nouvelle application verra le jour, une solution de communication et de suivi d’incidents : TOTEiM. Cette solution aidera les agents immobilier à améliorer et simplifier leurs relations gestionnaires-occupants, tout en optimisant la gestion de ces bien occupés.
En outre, un outil de visite virtuelle sera bientôt disponible à son tour. Il permettra à nos clients d’être des plus flexibles et donc, garantir la pérennité de leurs activités professionnelles.

Souvenez-vous : Le digital et le numérique ne remplacent pas les relations humaines, ils aident ces dernières à exister lors des périodes les plus compliqués, sinon, ils ne font que les sublimer.

more_vert