Syndic de copropriété: comment éviter les contestations de vos prestations facturées ?
Aujourd’hui, il n’est pas rare que des contestations de vos copropriétaires sur vos prestations facturées se fassent entendre. Si le syndic de copropriété commet des fautes lors de l’exercice de ses fonctions, sa responsabilité peut être engagée.
Alors, quelles précautions prendre afin d’éviter les contestations de vos prestations facturées ?
Quelles prestations peut effectuer un syndic de copropriété ?
Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer et gérer les finances de la copropriété. Il gère l’administration courante et les finances de l’immeuble.
Les prestations obligatoires d’un syndic de copropriété sont rémunérées sur la base d’un forfait annuel. Un syndic de copropriété facture ses prestations obligatoires sur la base d’un forfait annuel. Ces tâches sont multiples : assemblées générales, gestion financière et comptable, tenue et conservations des archives…
Ainsi, toutes les prestations que vous fournissez à votre copropriété sont bien définies et réglementées.
Les prestations obligatoires du SYNDIC:
- Assurer la gestion financière de la copropriété
- Mettre à jour les informations sur les copropriétaires
- Organiser les AG
- S’assurer de la bonne exécution du règlement et des décisions prises en AG
- Gérer et entretenir l’immeuble
- Gérer le carnet d’entretien de l’immeuble
- Assurer la communication des décisions des AG aux occupants
Et la législation dans tout ça ?
Des textes législatifs et réglementaires encadrent toutes les fonctions d’un syndic de copropriété. Le premier de texte se base sur la loi sur le “statut de la copropriété” du 10 juillet 1965 et le plus récent repose sur la loi Alur qui date du 24 mars 2014.
La loi Alur encadre les prestations facturables aux copropriétés par les syndics. Elle permet donc de définir la facturation du forfait annuel du syndic et les rémunérations spécifiques complémentaires du syndic. Vous pouvez toujours vous référer à cette loi afin de montrer que vos prestations sont valables.
Nos petites astuces
Chaque syndic est libre de fixer ses propres montants, mais il est plus judicieux de suivre les indications données par l’Observatoire des charges de l’Association des Responsables de Copropriété (ARC).
Il est aussi important que vous respectiez votre part de responsabilité en n’oubliant pas :
- D’exécuter les décisions de l’assemblée générale
- De ne pas réaliser des travaux non-urgents sans l’accord de l’assemblée générale
- De toujours consulter le conseil syndical quand la situation l’oblige
Il vous faudra aussi suivre le règlement de copropriété et bien répartir les charges au prorata des millièmes de copropriété, proportionnellement à la valeur de chaque lot. Il est donc important de respecter les charges en fonction de la superficie des parties privatives des lots, du degré de confort, de la situation du lot au sein de l’immeuble… Afin de ne pas recevoir de plaintes des copropriétaires.
En règle générale, il est impératif de mettre tous les documents à jour et de les mettre à disposition des copropriétaires. En effet, les copropriétaires ont le droit de consulter ses documents à n’importe quel moment. Il faut aussi bien tenir sa comptabilité et vérifier régulièrement que les principaux documents comptables sont présents et tenus à jour.
Chaque syndic de copropriété doit tenir à jour son “journal général” qui regroupe toutes les écritures comptables enregistrées chronologiquement.
Un autre document important qu’il faut aussi tenir à jour est “le grand livre”. Ce document regroupe toutes les écritures passées en comptabilité dans l’exercice considéré.
Ainsi, en gardant une trace écrite de toutes vos actions, en classant régulièrement vos documents et en respectant vos obligations, vous serez prêt à réagir face à toute contestation !