Selon l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat), il n’y aurait pas moins de 526 063 copropriétés en France. 51% d’entre-elles sont gérées par des syndics de copropriété professionnels. À côté, il y aurait 42,7% sans syndic et 6,2% dont la copropriété est gérée bénévolement. Il y a près de 526 000 copropriétés rien qu’en France Métropolitaine. Ce qui explique pourquoi nous entendons parler tous les ans de ces fameuses Assemblées Générales. Leur organisation est un vrai sujet à débat, ne serait-ce qu’entre syndics professionnels et particuliers. Malgré tout, nous avons décidé de nous jeter dans ce grand bassin annuel en tentant de vous apporter les bonnes étapes. Afin que vous puissiez préparer votre Assemblée Générale de Copropriété dans la plus grande des sérénités, ou du moins, efficacité.

1. Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale de Copropriété ?

Concrètement, il s’agit d’une réunion rassemblement l’ensemble des copropriétaires afin de prendre des décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété et au bien-être de ses occupants. La présence des copropriétaires n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. Elles peuvent être plus ou moins importante en taille. C’est pourquoi il est important de bien préparer une assemblée générale de copropriété.

2. Avant toute-chose : la convocation d’une Assemblée Générale de Copropriété

Classiquement, il est recommandé d’adresser la convocation à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale. Pour vous assurer du maximum de présence de la part des copropriétaires, nous vous conseillons plutôt 30-31 jours, soit un mois avant l’assemblée générale, et non 3 semaines. D’ailleurs, certains règlements de copropriété peuvent prévoir des délais plus longs.

Cette convocation doit être adressée par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou par lettre électronique (LRE) avec l’accord écrit du copropriétaire. La remise en main propre est évidemment acceptée contre un émargement ou un récépissé.

Côté expéditeur, cela peut varier. Voici les divers convocateurs possibles :

• Le syndic : a la responsabilité de convoquer les copropriétaires au moins une fois par an. Puis chaque fois qu’il le jugera utile, en respectant les délais prévus par le règlement de copropriété.
•  Le président du conseil syndical : si après avoir mis en demeure le syndic, ce dernier ne donne pas suite au cours des 8 jours qui suivent, le président du conseil syndical peut convoquer les copropriétaires pour une assemblée générale de copropriété.
• Les copropriétaires : Dans certains cas, un ou plusieurs copropriétaires peuvent exceptionnellement convoquer une assemblée générale :
  – En l’absence d’un conseil syndical, des membres du conseil syndical désignés par les copropriétaires ou par inaction dudit président du conseil syndical
  – Quand la copropriété est dépourvue d’un syndic et qu’en conséquence, aucune assemblée générale n’a été organisée
  – Lorsque aucun syndic n’a été désigné au cours d’une assemblée générale

Que comporte la convocation ?

Elle comporte, en premier lieu, l’ordre du jour de l’assemblée générale, qui est obligatoirement préparé et décidé conjointement entre conseil syndical et syndic. Cet ordre du jour inscrit une liste des questions, problématiques ou points qui seront soumis au vote de l’ensemble des copropriétaires pendant la séance.

À tout moment, copropriétaire ou conseil syndical peuvent demander au syndic d’inscrire un nouveau point, ou plusieurs, dans l’ordre du jour. Si, compte tenu de la date de réception par le syndic, la demande n’a pu être portée pour la prochaine assemblée générale, elle sera reportée à la suivante.

D’ailleurs, il est recommandé au président du conseil syndical de joindre à cette convocation un rapport relatant des actions menées et des principaux évènements qui ont marqué cette année passée.

En outre, la convocation doit aussi comporter des éléments plus essentiels et basiques tels que 

• Le lieu, la date ainsi que l’heure de l’assemblée générale
• L’ordre du jour
• Toutes les pièces qui pourront permettre aux copropriétaires d’apprécier la portée des décisions qui seront prises. Ces pièces sont inscrites dans une liste réglementée.
• Un formulaire électronique pour pouvoir voter à distance

Encore une fois, nous rappelons que la présence n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. À ce titre, sachez que depuis la sortie de la loi ELAN en novembre 2018, les copropriétaires peuvent assister aux AG par visioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

De plus, la loi ELAN prévoit aussi la possibilité de voter par correspondance. C’est pourquoi un formulaire électronique pour voter à distance est désormais obligatoire dans la convocation d’une assemblée générale de copropriété.

Que se passe-t-il si un copropriétaire est décédé ?

Dans ce cas, toutes convocations et procès-verbaux devront encore être envoyés au domicile du défunt et ce, jusqu’à la succession de propriété. Quand le syndic apprend le transfert de propriété, il est de son devoir de transférer les documents aux héritiers. Auxquels cas ces derniers peuvent annuler l’assemblée générale arrivante. 

3. Qu’est-il débattu et voté en Assemblée Générale de Copropriété ?

Aucune Assemblée Générale n’est réellement similaire puisqu’elles sont censées s’adapter à la copropriété étudiée. Il existe toutefois des points récurrents entre les AG :

• Les comptes de la copropriété : normalement contrôlés par le conseil syndical et arrêtés par le syndic, ces comptes devront être soumis aux copropriétaires pour obtenir leur approbation ou rétractation. Le conseil syndical devra aussi vérifier les comptes, factures et leurs affectations. Ainsi que divers autres éléments de gestion tels que le règlement des fournisseurs, la trésorerie ou encore les impayés de certains copropriétaires.
• Le budget prévisionnel : Syndic et conseil syndical élaborebt ensemble un budget prévisionnel afin de le présenter durant l‘AG. Pour rappel, nous avons écrit un article sur comment élaborer son budget prévisionnel de copropriété ?. Si vous souhaitez en savoir davantage sur cette question.
• Le mandat de syndic : Au cours de l’Assemblée Générale sera aussi renégocier le contrat de syndic. À savoir s’il sera ou non renouvelé. Les honoraires ont normalement été renégocié en amont et donc voté durant l’assemblée.

4. Quelles sont les règles de vote en Assemblée Générale de Copropriété ?

Durant l’Assemblée Générale, plusieurs sujets qui figurent dans l’ordre du jour seront votés. N’importe quel copropriétaire a le droit de vote et dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part des parties communes. Les règles de vote lors d’une assemblée générale de copropriété sont différentes selon les questions mises à l’ordre du jour. C’est la loi du 10 juillet 1965 qui régit la majorité de ces règles, selon la nature et l’importance des décisions à prendre.

Décisions voté à la Majorité Simple :

• L’adaptation du règlement de copropriété aux modifications législatives et réglementaires
• Engager le diagnostic technique global de l’immeuble et son mode de réalisation
• Équiper les places de parking couvertes ou d’accès sécurisé avec des bornes de recharge pour véhicules électriques.
• Des travaux d’accessibilité pour personnes à mobilité réduite ou handicapée, sans qu’ils n’affectent la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels.
  Attention, précision : Si la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels sont affectés, alors le vote sera à la majorité absolue.
• Autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer, à leurs frais, des travaux d’accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble et conformes à la destination de celui-ci, seulement si ces travaux n’affectent pas la structure de l’immeuble ou ses éléments d’équipement essentiels.
  Attention, précision : Si la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels sont affectés, alors le vote sera à la majorité absolue.
• Suppression des vides – ordures pour des impératifs d’hygiènes

Pour rappel, il est toujours possible de participer à l’Assemblée Générale en participant et/ou votant par correspondance. En outre, il est aussi possible de se faire représenter en cas d’indisponibilité.

Nous espérons que cet article vous a permis d’y voir plus claire dans la préparation d’une Assemblée Générale de Copropriété.
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