Comment préparer son budget prévisionnel de copropriété ?
Gérer plusieurs copropriétés est parfois compliqué surtout lorsque vient la période des assemblées générales où il faut y présenter un budget prévisionnel pour l’année à venir. Nous allons ici vous rappeler comment bien préparer votre budget prévisionnel de copropriété. Sortez la calculette !
Le syndic, qu’est-ce que c’est ?
Pour commencer, voici un petit rappel sur ce qu’est un syndic. Par définition, un syndic de copropriété est un professionnel ou un copropriétaire dont la mission principale va être de gérer les finances de la copropriété mais aussi l’administrer et veiller au respect du règlement de copropriété.
Le syndic est désigné à la majorité absolue qu’il soit professionnel ou que ce soit un copropriétaire qui administre cette fonction. La durée du mandat est de 3 ans et est renouvelable.
Enfin, le syndic est obligatoire et cette obligation est régie par la loi du 10 juillet 1965 qui fixe les règles du régime de la copropriété.
Le budget prévisionnel
On va s’intéresser à une des missions du syndic qui est l’établissement du budget prévisionnel. Le budget prévisionnel va planifier toutes les dépenses concernant la copropriété pour l’année à venir.
Mais, à quoi ça sert ?
Il permet de planifier les dépenses courantes et d’éviter les mauvaises surprises pour les copropriétaires. Établir un budget prévisionnel permet de prévenir certaines dégradations par anticipation. En fait, il permet de maintenir le bon état de la copropriété. Les visites techniques d’immeubles de l’année peuvent, entre autres, vous aider à établir les futures charges à prévoir.
Que contient le budget prévisionnel en copropriété ?
Ce budget doit contenir toutes les dépenses courantes de la copropriété :
- Honoraires du syndic si celui-ci est professionnel (ou s’il a été décidé de rémunérer la personne se chargeant du syndic)
- Salaire du gardien, femme de ménage ou toute personne s’occupant de l’entretien des parties communes
- Petites réparations « prévues »
- Assurance de l’immeuble
- Les vérifications périodiques règlementaires
- Frais liés à la maintenance de l’équipement en place (ascenseur…)
- …
Néanmoins, il peut y avoir d’autres charges présentes dans le budget prévisionnel, mais cela dépend de chaque copropriété.
Comment établir ce budget prévisionnel ?
Il y a 3 grandes étapes lors de l’établissement du budget prévisionnel :
- La préparation du budget
- Le vote en assemblée générale
- Le financement et les éventuels réajustements
Préparer son budget prévisionnel
La préparation est l’étape la plus importante puisque après cette étape vous devrez faire approuver votre budget. Vous avez donc tout intérêt à ce qu’il soit le plus complet et le plus précis possible.
Si c’est votre premier budget prévisionnel pour la copropriété, vous allez devoir vous baser sur des estimations de toutes les charges courantes listées plus haut. Ne sous-estimez pas les dépenses pour baisser les appels de fonds, sinon vous allez devoir faire un appel de fonds supplémentaire qui risque de ne pas être apprécié par les copropriétaires.
Si le budget est fait depuis plusieurs années, vous pouvez vous baser sur celui de l’année précédente en tenant compte de l’évolution des prix et vous pouvez aussi négocier de nouveaux contrats que vous pourrez faire voter en assemblée générale.
Faire voter le budget prévisionnel
Votre budget est prêt ! C’est le moment de le présenter lors de l’assemblée générale et le faire approuver par la majorité des copropriétaires.
Le financement et le réajustement
Le budget est maintenant approuvé et vous envoyez vos appels de fonds (les provisions pour charges) pour créer le budget prévisionnel.
Dans la plupart des cas, ces appels de fonds se font tous les trimestres, mais vous pouvez aussi opter pour la mensualisation. Le tout est que l’appel de fonds ne soit pas payé en retard.
Enfin, il est possible de réajuster le budget prévisionnel en cours d’année si vos estimations ont été trop élevées ou trop basses. Cela se répercutera sur les appels de fonds à venir.
Attention : le réajustement doit obligatoirement être voté lors d’une assemblée générale.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour établir au mieux votre budget prévisionnel !
N’hésitez pas à consulter notre article sur les obligations du syndic de copropriété !