Comment faire un état des lieux étape par étape ?

L’état des lieux est une étape importante, à ne pas négliger, dans le processus de la location d’un bien. Il ne faut rien omettre, ni manquer aucune étape depuis les coordonnées du locataire jusqu’au descriptif de chaque pièce. Et ce, sans oublier de relever les compteurs d’eau, d’électricité, etc. Ceci afin d’éviter les éventuels conflits. C’est pourquoi nous vous présentons comment faire un état des lieux simplement, en 4 étapes.

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

Un état des lieux c’est un descriptif précis du détail d’un logement et de ses équipements.

Il peut se faire sur support papier ou sous format numérique.

Sur support papier il peut être plus ou moins détaillé, soit il peut être fait sous forme de case à cocher ou de façon plus détaillée avec des commentaires/descriptifs minutieux et des photos, qu’il faudra imprimer, faire signer et mettre en annexe.

Tandis que sous format numérique, l’état des lieux est automatiquement plus complet et précis. Le format dématérialisé accélère la prise de note tout en limitant les oublis. Il favorise un constat complet, où chaque pièce est inspectée du plafond au sol, éléments par éléments, détails par détails. (Mobiliers par mobiliers s’il y en a).

De plus, un état des lieux permet de :

• Comparer l’état d’un bien entre l’entrée et la sortie d’un locataire.
• Identifier les détériorations éventuelles à la sortie d’un locataire et ainsi pouvoir retenir la somme nécessaire à la remise en état, sur le dépôt de garantie.
• Protéger aussi bien le locataire que le propriétaire

Que dit la Loi ALUR ?

L’état des lieux est encadré par la loi ALUR.

La loi ALUR a trois objectifs principaux :

• Réguler le marché du logement et lutter contre les dérives
• Favoriser l’accès au logement tout en protégeant les populations les plus vulnérables
• Favoriser l’innovation et la transparence

La loi ALUR vise aussi à améliorer les rapports entre bailleurs et locataires et à renforcer la formation, la déontologie et le contrôle des professions de l’immobilier.

Avec ImmoPad, anticipez dès à présent la reprise de votre activité et préparez vos états des lieux, audits, visites techniques…

Récapitulatif des étapes pour faire un état des lieux précis

Étape 1 : Les informations / coordonnées du locataire et du propriétaire.

Rechercher et recopier les informations correspondant au propriétaire et au locataire pourra être simplifié grâce à un outil de gestion type CRM. Ce qui permettra de récupérer automatiquement les coordonnées.

Étape 2 : Les informations du bien.
Les informations sur le bien :

• Le type de logement ;
• Le numéro du lot ;
• L’adresse ;
• L’étage ;
• Le nombre de pièces ;
• La situation dans l’immeuble ;
• La surface ;
• etc…

L’outil de gestion vous permettra de sauvegarder ces informations.

Étape 3 : Avoir un document / modèle adapté

Avec des logiciels de gestion locative d’état des lieux, comme ImmoPad, vous trouverez des modèles adaptés à chaque type de logement, il vous suffira de le modifier en fonction des caractéristiques de votre bien. Avec un modèle, il est plus aisé de faire ses états des lieux étape par étape. Ex : ajouter un balcon au besoin, des WC séparés à la salle de bain, l’ajout d’une cave ou d’un emplacement de parking, etc…

Étape 4 : Prise de rendez-vous puis réalisation

Après avoir fait ces 3 étapes, il vous faudra prendre des rendez-vous. Chez ImmoPad, vous pourrez automatiser la prise de rendez-vous dès la création du document et transférer automatiquement les données sur la tablette.

Les avantages ?

Grâce à l’outil de gestion, type CRM, la saisie des données est simple, rapide, automatique et complète. Cet outil de gestion permet ainsi de sauvegarder et d’enregistrer automatiquement toutes les informations concernant le bien, le locataire et le propriétaire. Ce qui permet donc de dupliquer un document sans avoir besoin de retranscrire toutes les données.

Grâce à cette duplication, le format de l’état des lieux sortant correspond à celui de l’état des lieux entrant. De plus, vous gagnez du temps avec la saisie automatique des données, l’exportation de tous les éléments et informations d’un état des lieux à un autre, le pré-paramétrage de l’inventaire d’un bien meublé et le comparatif entrée/sortie automatique.

Le tableau comparatif met, lui, en évidence les travaux qu’il y a à prévoir et les dégâts potentiels, il permet de facilement reconnaître les priorités de rénovation, de repérer rapidement les défauts et dégradations et d’annoter en rouge et/ou en orange tous les défauts à rénover.

De plus, les envois de documents ou de prise de rendez-vous peuvent être automatisés et permettent donc de gagner beaucoup de temps et d’énergie.

Automatique

Simplicité

Gain de temps

         Bien souvent, c’est après avoir emménagé que l’on remarque défauts et incommodités dans le logement. On découvre une petite fuite au niveau du robinet de la cuisine ou un problème de pression dans le pommeau de douche. Chaque nouveau petit problème devrait être relevé sur votre état des lieux pour vous protéger en tant que locataire. Dans cet article, nous vous listons l’ensemble des éléments pour réaliser conformément un avenant à un état des lieux.

Les raisons de modifier son état des lieux

Pour commencer, vérifiez quelles sont les raisons valables qui autorisent un changement de votre état des lieux d’entrée.

Côté locataire :

• Vices et équipements défaillants : il est possible de modifier l’état des lieux, dans le temps imparti, si le locataire remarque des vices au sein du logement, ou la présence d’équipements abîmés ou défaillants.
• Chauffage : s’il existe des problèmes ou des défaillances sur l’équipement relatif à la chaudière et son système

Côté bailleur :

• Si le propriétaire souhaite réaliser des travaux après l’entrée du locataire dans le logement. Dans ce cas, l’avenant à l’état des lieux servira de preuve juridique prouvant que les travaux ont bel et bien étaient réalisés. Évidemment, les travaux peuvent aussi être apportés par le locataire, mais si et seulement si le propriétaire a donné son approbation.

Quel délai autorisé pour réaliser un avenant à son état des lieux ?

Depuis mars 2014, la loi ALUR impose un délai de modification de l’état des lieux initialement signé.

Pour commencer, le locataire dispose de 10 jours à compter de la date de la signature de l’état des lieux pour ajouter son avenant à ce dernier. Et donc le faire parvenir à son bailleur et/ou gestionnaire. Seuls les nouveaux éléments du logement ou les travaux réalisés durant cette période sont autorisés.

Cependant, si les modifications concernent le chauffage, la loi ALUR précise dans ce cas que le délai est d’un mois.

Pendant cette période, il est important d’accepter la révision du premier état des lieux signé, si le locataire en fait la demande. Ainsi, vous éviterez un désagrément s’il saisit la commission départementale de conciliation dans lequel est régi ledit logement.

À la suite des travaux éventuellement réalisés, sachez que vous avez une quinzaine de jour pour signer ledit avenant à l’état des lieux. Vous, gestionnaire ou le bailleur, et évidemment le locataire. Ce délai est important à respecter afin que, en cas de dégradations, le bailleur puisse prouver l’état initial des éléments juste après les travaux.

Les éléments obligatoires d’un avenant à un état des lieux :

Encore une fois, la loi ALUR précise les éléments qui doivent figurer dans l’avenant d’un état des lieux :

• Objet du document, comportant : « avenant état des lieux d’entrée »
• Informations et coordonnées du bailleur ainsi que le locataire comme la civilité, la date et lieu de naissance, adresse postale, numéro de téléphone et enfin l’adresse email
• Date et lieu de signature de l’état des lieux d’entrée, et date et lieu de la signature de son avenant
• Date d’entrée dans les lieux du locataire
• Mention de l’établissement contradictoire de l’état des lieux
• Raison de cette contradiction : vices, travaux, etc.
• Modifications apportées
• Signature de chaque partie