L’état des lieux en résidence étudiante : Guide Pratique

Optimisez l’état des lieux en résidence étudiante avec des outils numériques et des conseils pratiques. Découvrez comment assurer une gestion locative efficace, prévenir les litiges et protéger vos biens immobiliers.

L’état des lieux en résidence étudiante est une étape cruciale dans la gestion locative relative à l’administration des logements pour étudiants à l’université. Et, ce, notamment à cause de la forte rotation de ces derniers en période d’été. Un état des lieux bien réalisé permet de prévenir les litiges et de protéger les biens immobiliers. Tout comme il permet d’assurer une transparence entre le propriétaire et le locataire. Dans cet article, nous explorerons les spécificités des états des lieux pour les résidences étudiantes. Ses étapes clés pour les réaliser efficacement, les outils numériques disponibles et les conseils pratiques pour les professionnels de l’immobilier.

Pourquoi l’état des lieux en résidence étudiante est-il si crucial ?

L’état des lieux en résidence étudiante est important pour la transparence entre gestionnaire et locataire et la prévention des litiges. Mais, aussi pour la protection des biens immobiliers et des meubles fournis par les résidences. Faire un état des lieux, c’est protéger votre locataire mais surtout votre activité.

L’importance de la transparence entre propriétaire et locataire

La transparence est essentielle pour instaurer une relation de confiance entre le propriétaire et le locataire. En documentant l’état initial du logement de manière détaillée, les deux parties peuvent s’assurer que toutes les conditions sont claires et bien comprises. Cela inclut la documentation de l’état des murs, des sols, des meubles et des équipements. Une bonne transparence aide à éviter les malentendus et les accusations injustes.

La prévention des litiges et des conflits potentiels

Les litiges entre propriétaires et locataires sont souvent le résultat de désaccords sur l’état du logement à la sortie. Un état des lieux précis et détaillé, effectué à l’entrée et à la sortie du locataire, constitue une preuve essentielle en cas de désaccord. Cela permet de comparer objectivement l’état du logement. Et, de déterminer si des dégradations ont eu lieu au-delà de l’usure normale. En cas de litige, l’état des lieux peut être utilisé pour résoudre le conflit à l’amiable. Parfois, ces conflits se retrouvent au tribunal où le document est preuve forte.

La protection des biens immobiliers et des meubles fournis

Les résidences étudiantes sont fréquemment meublées et équipées de manière standardisée, ce qui peut représenter un investissement significatif pour le propriétaire. Un état des lieux bien documenté protège ces investissements. Ceci, en permettant de suivre l’état des meubles et des équipements tout au long de la période de location. Si des dommages sont constatés à la fin de la location, le propriétaire peut demander des réparations. Ou il peut retenir une partie du dépôt de garantie pour couvrir les coûts de remplacement ou de réparation. Cela garantit que le logement reste en bon état pour les futurs locataires.

En résumé, l’état des lieux en résidence étudiante est une étape indispensable pour assurer une gestion locative efficace. Il minimise les risques de conflits et protéger les biens du propriétaire. Dans le contexte des résidences étudiantes, où les locataires tournent souvent, il est encore plus important de réaliser des états des lieux rigoureux pour chaque nouvelle location.

Les spécificités pour un état des lieux en résidence étudiante

On remarquera aisément que l’état des lieux pour résidence étudiante comprant des spécificités propres à ce type de logement. Comme le turn-over (rotation) des locataires pendant la période estivale, ou encore la standardisation des meubles et des équipements spécifiques. Mais, surtout, les résidences étudiantes possèdent une législature particulière à leur statut.

Un fort turn-over des locataires et des états des lieux en résidences étudiantes fréquents

Les résidences étudiantes voient généralement de nouveaux locataires chaque année, nécessitant des états des lieux réguliers et efficaces. Cette forte rotation impose aux gestionnaires de réaliser des états des lieux entrants et sortants de manière méthodique et rapide.

En effet, la période estivale est continuellement marquée par un afflux important de nouveaux étudiants. Ce trafic peut générer une charge de travail considérable. Pour gérer cette affluence, il est essentiel de disposer de procédures standardisées et d’outils efficaces, comme des applications mobiles ou des logiciels spécialisés, permettant de documenter rapidement et précisément l’état de chaque logement.

Un mobilier standardisé et des équipements spécifiques aux résidences étudiantes

Les logements étudiants sont souvent meublés et équipés de manière standardisée pour répondre aux besoins des étudiants. Ces équipements incluent habituellement des bureaux, des lits, des étagères, des chaises. Parfois, il y a aussi des appareils électroménagers comme des micro-ondes ou des réfrigérateurs. On inspecte minutieusement chaque pièce et élément lors des états des lieux pour s’assurer que tous les éléments sont en bon état de fonctionnement. Les meubles et équipements standardisés facilitent la comparaison entre l’état initial et l’état final du logement. Mais, nécessitent néanmoins une attention particulière pour noter toutes les éventuelles dégradations ou usures.

Pour garantir une vérification exhaustive, il est recommandé d’utiliser un inventaire détaillé couvrant tous les aspects du logement, du sol au plafond, en incluant les meubles et les équipements. Cet état des lieux avec inventaire doit inclure des descriptions précises. Il doit aussi inclure des espaces pour noter les observations spécifiques et les prises de photos documentant l’état des lieux.

Les particularités législatives pour les résidences étudiantes

Les baux pour les logements étudiants ont souvent des clauses spécifiques qu’il est important de respecter et de documenter lors des états des lieux. En France, par exemple, les contrats de location pour étudiants peuvent bénéficier de conditions particulières, comme des baux de neuf mois pour les logements meublés, adaptés à l’année universitaire. Les gestionnaires immobiliers doivent suivre la réglementation en vigueur pour s’assurer que les états des lieux sont conformes à la législation.

Les états des lieux en résidence étudiante doivent également tenir compte des normes de décence et des obligations légales concernant la sécurité et la salubrité du logement, comme l’oblige la loi ALUR 2014. Les gestionnaires doivent vérifier que le logement respecte les critères de décence fixés par la loi. Tels que l’absence de risques manifestes pouvant porter atteinte à la sécurité physique ou à la santé des locataires.

En outre, il est crucial de bien informer les locataires des conditions de leur bail, y compris leurs droits et obligations. Il faut aussi les informer sur les procédures à suivre en cas de désaccord sur l’état des lieux. En documentant explicitement et précisément les états des lieux, vous prévenez les conflits et garantissez le respect des droits de toutes les parties.

En résumé, les spécificités des résidences étudiantes imposent une rigueur particulière dans la réalisation des états des lieux. La forte rotation des locataires, la standardisation du mobilier et des équipements, ainsi que les particularités législatives exigent une approche méthodique. Cette approche demande des outils adaptés pour garantir une gestion efficace et transparente des logements étudiants.

Les étapes clés d’un état des lieux en résidence étudiante

Entre la préparation à l’état des lieux, le constat d’entrée, le suivi de gestion pendant le bail et enfin le constat de sortie, les étapes clés se divisent en quatre grandes phases. Chacune comporte ses propres subtilités et nuances.

La préparation avant l’arrivée du locataire

La préparation est essentielle pour assurer un état des lieux meublé précis et exhaustif. Avant l’arrivée du locataire, il est crucial de rassembler tout le matériel nécessaire. On comprend une liste de vérification détaillée des éléments à vérifier, l’inventaire du logement, un smartphone pour prendre des photos, et le document de l’état des lieux.

Avec ImmoPad, cette étape est grandement simplifiée. L’application d’état des lieux propose des modèles personnalisables adaptées aux résidences étudiantes. Les modèles couvrent tous les aspects du logement : murs, sols, plafonds, meubles, et équipements. De plus, ImmoPad permet de stocker et d’organiser facilement les photos prises durant l’inspection. Ce qui évite ainsi les pertes et facilite la comparaison future. En illimitée, les gestionnaires de résidences étudiantes pourront prendre des photos autant que besoin. De plus, l’utilisation des tags permet une mise en évidence des défauts potentiels.

La réalisation de l’état des lieux entrant en résidence étudiante

L’état des lieux entrant est une étape cruciale pour documenter l’état initial du logement. Il est important de vérifier minutieusement chaque pièce et chaque élément du mobilier, en notant toutes les imperfections et en prenant des photos détaillées. Ce document servira de référence pour l’état des lieux sortant.

ImmoPad facilite cette tâche en fournissant une interface intuitive pour saisir toutes les informations nécessaires. L’application s’organise en entonnoir : vous démarrez de l’entrée, inspectez du sol au plafond, élément par élément et sous-élément par sous-élément. Par exemple :

Après l’entrée, le salon. Le constat su plafond fait, vous passez à l’état général du mur. Ensuite, vous pourrez renseigner l’état des fenêtres, de leurs poignets, des vitres et des jointures. Renseignez aussi l’état des plinthes, des prises électriques et interrupteurs. Sans oublier les éventuelles décorations, cadres et étagères s’il s’agit d’un meublé.

Les utilisateurs peuvent entrer des descriptions détaillées, ajouter des annotations et des photos directement depuis leur smartphone ou tablette. Grâce à l’application, toutes les informations sont centralisées et apparaîtront dans le tableau récapitulatif à la fin de l’état des lieux en résidence étudiante.

Le suivi de gestion locatif pendant le bail

Un suivi régulier durant la période de location est essentiel pour s’assurer que le logement reste en bon état. Des inspections intermédiaires permettent de détecter et de réparer les éventuels dégâts avant qu’ils ne s’aggravent. Cela protège ainsi le bien immobilier et réduit les coûts de réparation à long terme.

Avec la conciergerie TOTEiM d’ImmoPad, les gestionnaires peuvent programmer des inspections périodiques. Mais surtout, ils peuvent recevoir des demandes de quittances, ou autre document, automatiquement via une demande numérique des étudiants locataires.
L’espace de gestion d’ImmoPad permet également d’archiver les états des lieux, visites techniques et suivis de travaux pour une gestion fluide, précise et optimale.

La réalisation de l’état des lieux sortant en résidence étudiante

L’état des lieux sortant est réalisé à la fin de la location pour vérifier que le logement est rendu dans l’état initial, en tenant compte de l’usure normale, c’est-à-dire la vétusté. Cette étape nécessite une comparaison détaillée avec l’état des lieux entrant, en notant toutes les différences et en documentant les éventuels dommages.

ImmoPad simplifie cette comparaison en permettant d’afficher côte à côte les états des lieux entrant et sortant grâce à la duplication. En effet, en dupliquant l’état des lieux d’entrée pour réaliser celui de sortie, le gestionnaire obtiendra un tableau comparatif. Les utilisateurs peuvent facilement repérer les différences et générer des rapports détaillés dont photos et annotations.

De plus, grâce à l’option SmartPilot, l’application offre la possibilité de chiffrer automatiquement les coûts de réparation. Tout en prenant en compte la vétusté du logement facilitant ainsi la résolution des litiges potentiels avec les locataires. Sans oublier que SmartPilot met en relation gestionnaire et prestataire pour une mise en œuvre rapide des travaux.

Pour conclure, en intégrant des outils numériques comme ImmoPad, les gestionnaires de résidences peuvent considérablement améliorer l’efficacité et la précision des états des lieux pour leurs résidences étudiantes. ImmoPad offre des fonctionnalités complètes pour chaque étape du processus, de la préparation initiale à la réalisation des états des lieux entrants et sortants, en passant par le suivi pendant la location. Cet outil permet autant de gagner du temps, que de garantir une transparence totale et une protection optimale des biens immobiliers. ImmoPad serait donc une bonne application d’état des lieux en résidence étudiante.

Pour découvrir comment ImmoPad peut transformer votre gestion locative, vous pouvez demander une démonstration ou à nous contacter pour plus d’informations.

Les interdictions pour le locataire sont cruciales pour maintenir une relation harmonieuse avec le propriétaire. Cet article fournit aux professionnels de l’immobilier les outils nécessaires pour assurer une gestion locative fluide et éviter les conflits.

Lorsqu’un individu occupe un bien immobilier en tant que locataire, il devient partie prenante d’un contrat de location qui implique des droits et des devoirs. Le locataire doit se soumettre à certaines règles établies par la loi et par le contrat de bail signé avec le propriétaire. Ces obligations sont conçues pour garantir un échange équitable et la bonne conservation du logement. Cet article présente 12 interdictions courantes que tout locataire doit connaître. Bien que ces interdictions soient généralement acceptées et documentées, chaque situation peut varier en fonction des spécificités du bail qui lie le locataire au propriétaire du bien qu’il occupe.

C’est pourquoi, l’enjeu central est de maintenir et de raffermir la relation qui les unit.  Le respect des accords conclus entre les deux parties en est le point central. En comprenant et en respectant ces interdictions, le locataire peut éviter de potentiels conflits et occuper sereinement son logement. Les points abordés ici offrent une base solide pour comprendre ses principales responsabilités. Et, ils servent de guide pour éviter les erreurs courantes. Ce faisant, ils contribuent à l’entretien du bien loué et au confort de toutes les parties impliquées.

6 premières interdictions pour le locataire 

Interdiction locataire n°1 : Le non-paiement du loyer

Un désaccord entre le locataire et le propriétaire est vite arrivé, si bien que celui-ci peut envisager de suspendre le paiement de ses loyers afin de faire pression sur son bailleur. Toutefois, la loi est claire ; peu importe le litige en cours ou ses revendications, le locataire doit continuer à payer son loyer. Les tribunaux ne donnent que très rarement raison aux locataires qui cessent de respecter leurs engagements. En cas de non-paiement, il s’expose à de nombreuses sanctions, parmi lesquelles figure la résiliation du bail.

Avec TOTEiM, notre service de conciergerie en ligne, il est possible pour le locataire de demander ses quittances de loyer automatiquement, simplifiant ainsi la gestion des paiements et évitant les erreurs ou les oublis qui pourraient mener à d’éventuels conflits. De plus, cela permet de maintenir une communication fluide et de garantir que toutes les obligations de paiement soient respectées à temps.

Interdiction locataire n°2 : Les dégradations volontaires

Du commencement à la fin du bail, le locataire a l’obligation d’entretenir son logement. C’est pourquoi il sera tenu responsable des dégradations, causées volontairement ou par négligence. Ainsi, parmi les dégâts attribuables à celui-ci se trouvent les taches et les trous sur les murs, les traces de cigarette, de papier peint arraché, les brulures de moquette, le parquet abîmé, les fenêtres cassées, ou encore, les meubles ou équipements endommagés.

 Il est important de noter que le propriétaire n’a pas à prouver la faute du locataire, celui-ci étant présumé responsable par défaut. Toutefois, le locataire n’est pas responsable des dégradations dues à la vétusté ou à un cas de force majeure, comme un incendie, une fuite ou une tempête. De même, si les dégradations résultent d’un cambriolage, c’est son assurance habitation qui prendra en charge les réparations.

 Chez ImmoPad, l’outil SmartPilot offre une estimation et un chiffrage des réparations nécessaires à effectuer. En effet, il permet d’accéder à un catalogue de travaux – répertoriant les services proposés par des prestataires du métier. (Sans oublier que grâce à TOTEiM, le locataire peut également signaler des dysfonctionnements et consulter les états des lieux à tout moment facilitant, par la même occasion, la réalisation de ses obligations.)

Interdiction locataire n°3 : Quitter son logement sans préavis

    Idéalement un locataire ne peut pas quitter le logement sans préavis. Ce préavis est de trois mois pour un logement vide situé dans une zone classique, et d’un mois pour les logements meublés, ou en zone tendue, ou encore, en raison d’aléas dont le locataire ne peut être tenu pour responsable ; à l’image d’une perte d’emploi, d’une mutation professionnelle, ou de la dégradation de son état de santé.

    En dehors de ces exceptions, quitter son logement sans préavis expose le locataire à des sanctions juridiques et financières importantes, car il s’expose à des poursuites judiciaires de la part du propriétaire. Ces démarches légales pour obtenir la résiliation judiciaire du bail occasionneront des dépenses, qui seront prises en charge par le mis en cause, comme les dommages et intérêts pour compenser le préjudice subi.

Interdiction locataire n°4 : La sous-location

    La sous-location est strictement encadrée par la législation, et par principe, elle est interdite sans l’accord explicite du propriétaire. L’article 8 de la loi du 6 juillet 1989 stipule ainsi que le locataire ne peut ni céder son contrat de location ni sous-louer son logement sans avoir obtenu une autorisation écrite du bailleur, il doit notamment y figurer le montant du sous-loyer.

    En cas de sous-location sans autorisation, les conséquences peuvent être graves pour le locataire principal, tenu pour seul responsable. Le propriétaire est en droit de demander la résiliation du bail auprès du juge. De plus, le locataire peut être contraint de verser au propriétaire tous les loyers perçus illégalement de la sous-location, la Cour de cassation ayant confirmé cette position en précisant que les sous-loyers perçus illégalement constituent des fruits civils appartenant au propriétaire.

Interdiction locataire n°5 : La modification importante du bien

 La loi du 6 juillet 1989 interdit pour le locataire de transformer les locaux et équipements loués sans l’accord écrit du propriétaire, auquel cas il s’expose à l’obligation de remettre le bien en état à ses frais ou à renoncer à toute indemnisation pour les améliorations effectuées. Cette interdiction englobe toute modification substantielle de la structure et de la configuration des lieux.

 Juridiquement, la transformation se distingue d’un simple aménagement par l’ampleur des modifications apportées. Par exemple, le percement d’un mur, la modification des installations électriques ou de plomberie, ou encore le changement du système de chauffage sont considérés comme des transformations.

Cependant, celles-ci sont à distinguer des aménagements, autorisés sans l’accord du propriétaire, à condition qu’ils ne modifient pas la structure des lieux de manière significative et qu’ils soient réversibles. À partir des états des lieux proposés par ImmoPad ou du portail TOTEiM, le locataire qui souhaiterait transformer son bien peut toutefois en faire la demande.

Interdiction locataire n°6 : La suroccupation

La suroccupation d’un logement est non seulement illégale mais également dangereuse pour ses occupants. Ainsi, les locataires doivent respecter les normes d’occupation et éviter de transformer leur habitation en un lieu surpeuplé, afin de respecter les normes sanitaires.

Selon les critères de l’INSEE, un logement doit offrir un minimum de 9 m² par personne, 16 m² pour un couple, et 9 m² supplémentaires par personne supplémentaire. Ce standard vise à garantir un niveau de confort et de sécurité pour tous les occupants.

Du point de vue légal, il est délicat pour un propriétaire de contrôler le nombre de personnes occupant son bien, même si en cas de suroccupation, sa responsabilité peut être engagée. C’est pourquoi, il doit veiller à ce que le logement ne soit pas surpeuplé dès la signature du bail.

6 autres interdictions pour le locataire 

Interdiction locataire n°7: L’utilisation commerciale

L’utilisation commerciale d’un bien loué par le locataire est soumise à des restrictions strictes, dont les contours varient selon le type de bien, le lieu de la location et les clauses spécifiques du bail. Pour un entrepreneur individuel, la domiciliation de l’entreprise à son domicile est généralement permise, à condition qu’aucune règle législative ou contractuelle, telle qu’elle a été stipulée dans le bail ou le règlement de copropriété, ne l’interdise.

L’article L 123-10 du Code de commerce permet notamment, en l’absence d’un autre établissement, de déclarer l’adresse du domicile personnel comme celle de l’entreprise, sans entraîner de changement d’affectation des locaux ni application du statut des baux commerciaux.

Pour les locataires de logements HLM (habitat à loyer modéré), les restrictions sont plus sévères, en particulier dans les grandes villes. De plus, l’avis du gestionnaire est requis, même si l’absence de réponse dans un délai d’un mois équivaut à une réponse positive.

Interdiction locataire n°8 : Le non-respect des règles de copropriété

Le règlement de copropriété est un document écrit, obligatoire, qui fixe les droits et obligations des copropriétaires et des locataires dans une copropriété. Il organise la vie commune et les relations entre les résidents en définissant les règles de fonctionnement de la copropriété. Ce règlement, publié par notaire à la conservation des hypothèques, a un caractère règlementaire et contraignant pour tous les membres de la copropriété, y compris les nouveaux copropriétaires et locataires.

 Il définit et répartit notamment les parties communes et privatives, les lots, leurs modalités d’usage et les charges liées à l’entretien de l’immeuble. Le non-respect du règlement de copropriété engage la responsabilité civile du copropriétaire ou du locataire fautif. Le syndic de copropriété veille à l’application des règles et peut engager des actions pour faire respecter le règlement.

Dans le cas où un locataire ne respecterait pas ces règles le syndic peut demander à son propriétaire-bailleur de lui rappeler les obligations du règlement. Cependant, si le propriétaire-bailleur n’intervient pas, le syndic peut s’adresser directement au locataire. En cas de persistance des infractions, le bailleur ou tout autre occupant de l’immeuble peut assigner le locataire en justice pour obtenir la cessation du trouble et des réparations.

Interdiction locataire n°9 : Le non-respect des obligations d’entretien

Le locataire d’un bien immobilier a l’obligation de prendre en charge l’entretien courant du logement qu’il occupe. Cela inclut les petites réparations et les travaux rendus nécessaires par une usure anormale du bien. Parmi les exemples de réparations à la charge du locataire figurent l’entretien des parties extérieures privatives, comme la tonte du jardin et le dégorgement des conduits d’eau pluviale, ainsi que l’entretien des parties intérieures, tel que le maintien de la propreté des surfaces vitrées et la réparation des meubles endommagés. Il est tenu de s’occuper de la plomberie et des installations électriques, lorsqu’un débouchage des canalisations ou le remplacement des ampoules s’imposent.

Bien que la réglementation ne précise pas de sanctions spécifiques, le droit commun permet au propriétaire de rechercher une résolution à l’amiable, telle que la participation du locataire aux frais de réparation éventuels. Si les problèmes persistent, le bailleur peut engager des actions en justice pour obtenir la résiliation du bail ou demander des dédommagements, voire les deux. Le comparatif obtenu à la fin du bail, lors de la réalisation de l’état des lieux de sortie, permet de prouver pénalement le non-respect des obligations d’entretien du locataire.

Interdiction locataire n°10 : L’altération des dispositifs de sécurité

Le locataire a des obligations spécifiques concernant les dispositifs de sécurité dans le logement qu’il occupe. Il doit effectuer le ramonage des conduits d’évacuation des fumées et gaz, ainsi que le nettoyage des conduits de ventilation. En ce qui concerne les détecteurs de fumée, bien que ce soit le propriétaire qui doit les acheter et les installer initialement, le locataire est responsable de leur entretien et de leur remplacement en cas de défaillance.

C’est pourquoi, les dispositifs de sécurité doivent être maintenus en bon état tout au long du bail car, en cas d’accident, le propriétaire n’aura pas à prouver la faute du locataire, ce dernier étant présumé responsable par défaut.

Interdiction locataire n°11 : La modification des serrures

Le locataire a le droit de changer les serrures de son logement afin de se sentir en sécurité, sans avoir besoin de l’autorisation préalable du propriétaire. Toutefois, ce changement ne doit pas être irréversible. Cela signifie que le locataire doit être en mesure de remettre l’ancienne serrure en place à la fin du bail, si le propriétaire l’exige.

Si les serrures doivent être remplacées en raison de dommages ou d’une effraction, il est cependant préférable de trouver un arrangement avec le propriétaire pour déterminer qui prendra en charge les frais de remplacement. Ne pas respecter ces règles peut entraîner des conflits avec le propriétaire, mais tant que les modifications restent réversibles, le locataire est généralement en droit de les réaliser.

Interdiction locataire n°12 : La pose d’antennes et de paraboles sans en informer le propriétaire – bailleurs

Encore une fois, contrairement aux idées reçues, le locataire a le droit d’installer une antenne ou une parabole dans le logement qu’il loue. Ce droit à l’antenne étant protégé par la loi du 2 juillet 1966 qui stipule que le propriétaire ne peut s’opposer à cette installation sans motif sérieux et légitime.

Les motifs recevables peuvent inclure une atteinte esthétique à un bâtiment d’intérêt architectural ou la présence d’un câble numérique déjà installé. Avant de procéder à l’installation, le locataire doit informer le propriétaire par courrier recommandé. Si le logement est en copropriété, l’entretien de l’antenne collective est à la charge du syndic, tandis que pour une maison individuelle, le locataire doit assurer l’entretien courant.

À la fin du bail, le locataire peut retirer l’antenne s’il l’a installée à ses frais, sauf si elle était présente lors de l’état des lieux d’entrée. En cas de non-respect des règles, des conflits peuvent survenir, mais généralement, la loi soutient le droit du locataire à installer une antenne, sous réserve des conditions spécifiées.

    En définitive, malgré son format racoleur, cet article met en perspective les responsabilités du locataire qui, comme le propriétaire-bailleur, bénéficie de droits et dispose d’une certaine marge de manœuvre quant à la gestion du bien qu’il occupe. L’objectif est alors de faire converger les intérêts des deux parties afin de les faire fructifier dans l’intérêt de tous. C’est ce à quoi ImmoPad et toutes les autres solutions du groupe TOTEiM s’affairent ; adoucir la gestion locative.

Dans la gestion locative, chaque étape est cruciale pour garantir une expérience fluide pour les locataires et les propriétaires. Notamment l’établissement des états des lieux, essentiel sous la loi ALUR de 2014 pour sécuriser les transactions locatives. L’état des lieux, document contractuel constatant l’état du bien à l’entrée et à la sortie du locataire, est également un outil de prévention des litiges. Avec la multiplication des transactions locatives, la réalisation des états des lieux illimités devient indispensable. ImmoPad se distingue en offrant une solution digitale innovante pour effectuer ces états des lieux sur smartphone, tablette et ordinateur.

L’importance des états des lieux illimités dans la gestion locative

Dans le paysage de la gestion locative en France, les états des lieux occupent une place prépondérante. Ils sont encadrés par la législation en vigueur, notamment la loi ALUR de 2014. Cette loi vise à réguler les rapports entre bailleurs et locataires. Le tout en instaurant des dispositifs de protection pour les deux parties prenantes. Alors en quoi les états des lieux illimités peuvent devenir impératifs ?

D’une part, ils assurent la protection tant du locataire que du propriétaire. En constatant de manière détaillée l’état du bien ainsi que de ses équipements, les états des lieux permettent d’éviter les litiges potentiels lors du départ du locataire. Ils fournissent une base objective pour évaluer les éventuelles détériorations survenues pendant la période de location. Ce qui permet de déterminer les responsabilités financières de chacun.

D’autre part, les états des lieux facilitent grandement la comparaison de l’état du bien entre l’entrée et la sortie du logement. En constatant l’état au départ du logement et en le confrontant à son état initial, ces rapports permettent de mettre en évidence d’éventuelles dégradations et de mesurer l’usure normale ou anormale des équipements. Cette comparaison neutre et objective est essentielle pour établir une relation de confiance entre les parties et éviter les conflits ultérieurs. De plus, elle permet au bailleur d’entamer les justifications de retenus sur le dépôt de garantie. Utile s’il y a des besoins en réparation et rénovation.

Ainsi, les états des lieux jouent un rôle impératif dans la gestion locative en assurant la transparence, la sécurité et la sérénité des transactions immobilières.

 ImmoPad : La solution digitale pour les états des lieux illimités

Depuis sa création en 2011, ImmoPad s’est imposé comme le couteau-suisse numérique incontournable pour les professionnels de l’immobilier. Cette solution digitale accompagne les acteurs de la gestion locative à chaque étape de leurs opérations. Ce, depuis le bureau jusqu’au terrain, afin de garantir la fluidité et l’efficacité des processus.

Nous générons des rapports PDF complets, détaillés et illustrés, qui sont automatiquement envoyés à toutes les parties prenantes. Le tout, en illimité.  De plus, ces rapports se synchronisent sur l’espace de gestion de l’ordinateur. Cela assure une traçabilité et une accessibilité optimales des informations.

Au-delà de la réalisation des états des lieux numériques, ImmoPad offre une palette de fonctionnalités étendue. En effet, cette solution permet non seulement de constater l’état du bien, mais également de chiffrer et piloter les travaux grâce à SmartPilot. Vous pouvez également y être attentif grâce au suivi et réception de travaux.

Enfin, ImmoPad facilite la réalisation des visites techniques d’immeubles ainsi que des audits. Et bientôt le bail sera disponible, offrant ainsi une gestion locative complète et intégrée.

Fondée en 2011 par Christian Beckendorf, ImmoPad a su évoluer avec le temps. Sous la direction de son nouveau dirigeant, Jean-Pascal Launay, l’entreprise s’est donnée pour ambition de devenir un véritable couteau-suisse de l’immobilier. Aujourd’hui, ImmoPad compte plus d’un million de documents générés par 8 000 utilisateurs. Ce qui témoigne de la satisfaction de plus de 2 500 clients et plus de 25 groupes immobiliers.

Les avantages ImmoPad pour des états des lieux illimités

ImmoPad se distingue des méthodes traditionnelles de gestion des états des lieux en offrant une multitude d’avantages qui se traduisent par un gain de temps, une facilité d’utilisation et une communication améliorée entre les différents acteurs de la gestion locative.

Fonctionnalités illimitées et flexibles :

• États des lieux et documents illimités : ImmoPad permet de réaliser un nombre illimité d’états des lieux ainsi que d’autres types de constats immobiliers tels que le suivi des travaux et les visites techniques d’immeubles.
• Photos et annotations illimitées : Les utilisateurs peuvent prendre et annoter autant de photos que nécessaire, ce qui facilite la documentation détaillée de chaque bien.
• Signatures électroniques illimitées : Avec DomuSign, bénéficiez de signatures électroniques illimitées à partir de 4,90€ par mois, simplifiant encore plus la gestion des documents.

Accessibilité et compatibilité :

• Pas besoin de connexion internet : ImmoPad fonctionne hors ligne, ce qui permet de réaliser des états des lieux même sans connexion internet.
• Disponibilité sur plusieurs supports : L’application est accessible sur ordinateur, tablette et smartphone, offrant une grande flexibilité d’utilisation.
• Multilingue : ImmoPad est disponible en plusieurs langues (français, anglais, allemand, espagnol et italien), répondant aux besoins d’une clientèle internationale.

Gestion centralisée et synchronisation :

• Synchronisation automatique : Les données sont synchronisées automatiquement entre les différents appareils et l’espace de gestion en ligne. Ce qui garanti une mise à jour de vos constats en temps réel.
• Agenda connecté : L’agenda intégré se synchronise avec Gmail et Outlook, facilitant la planification et la gestion des rendez-vous.

Personnalisation et professionnalisation :

• Modèles de documents personnalisables : Les utilisateurs peuvent créer, modifier et personnaliser des modèles de documents pour s’adapter aux spécificités de chaque bien immobilier.
• Estimation et chiffrage des travaux : ImmoPad permet d’estimer et de chiffrer les travaux nécessaires en tenant compte de la vétusté. Ce qui offre une évaluation précise des coûts.
• Personnalisation des documents et nomenclatures : Les documents peuvent être adaptés avec la charte graphique et le logo de l’utilisateur. Ainsi que la personnalisation du vocabulaire et des modèles utilisés.

Intégration et compatibilité avec d’autres systèmes :

• Passerelles avec de nombreux logiciels métiers : ImmoPad se connecte avec des logiciels comme Crypto, La Boîte Immo, La Gestion Intégrale, WIPIMO, Gercop, etc., facilitant l’intégration dans les systèmes existants.
• Migration des documents et données : La migration des documents et données depuis une ancienne solution d’état des lieux vers ImmoPad est simplifiée, assurant une transition en douceur.

Qualité et sécurité des données :

• Stockage des données en France : Les données sont stockées en France sur deux serveurs différents. Ce qui assure une récupération facile en cas de problème.
• Conciergerie locative : Un espace locataire intégré à la solution. Il est gratuit et avec offre des commissionnements. Il améliore l’expérience des locataires et facilite la communication avec les agents immobiliers.

Assistance et support :

• Démonstration gratuite : ImmoPad offre une démonstration gratuite pour découvrir ses fonctionnalités.
• Prise en main gratuite de 15 minutes : Une session de prise en main gratuite est disponible pour aider les nouveaux utilisateurs à démarrer.
• Formation individuelle et groupée : Formation individuelle disponible à 90€ HT et formation groupée à 60€ HT, pour une maîtrise complète de l’outil.
• Assistance téléphonique : Disponible pour 4,90€ par mois, offrant un soutien continu.
• Chatbot gratuit : Un chatbot est disponible pour répondre aux questions rapidement.
• Tutoriels et guides : Accès à une bibliothèque de tutoriels et guides pour aider les utilisateurs à maximiser les fonctionnalités d’ImmoPad.

Les abonnements ImmoPad pour des états des lieux illimités

Pour répondre aux besoins de l’immobilier, ImmoPad propose une gamme d’abonnements adaptés à des structures de toutes tailles, des petites agences aux grands groupes immobiliers. Chaque abonnement offre des fonctionnalités spécifiques et des avantages qui facilitent la gestion locative tout en optimisant les processus.

Abonnement Starter (avec des états des lieux illimités)

1 MOIS OFFERT – 13,90€ par utilisateur/mois, puis 9,90€ par utilisateur supplémentaire, sans engagement.

Cet abonnement est idéal pour les professionnels et particuliers gérant un portefeuille de moins de 50 lots. Il permet de réaliser des états des lieux de qualité professionnelle à un coût réduit, avec les avantages suivants :

– États des lieux en illimité : réalisez autant d’états des lieux que nécessaire sur iOS ou Android, avec un stockage illimité pour toutes vos opérations.

– Envoi automatisé : Une fois les états des lieux signés, ils peuvent être envoyés automatiquement à toutes les parties concernées, simplifiant ainsi la communication.

– Utilisation des modèles : Accédez à des modèles allant du studio au T4, offrant une base claire et précise pour commencer vos états des lieux.

Abonnement Standard

1 MOIS OFFERT – 17,90€ par utilisateur/mois, puis 13,90€ par utilisateur supplémentaire, sans engagement.

Conçu pour les agences spécialisées dans la gestion locative à grande échelle. Cet abonnement permet de personnaliser les documents et d’accéder à un espace de gestion en ligne. Les avantages incluent :

– États des lieux, avenants et suivis de travaux en illimité : Réalisez toutes ces opérations sur iOS ou Android avec un stockage illimité.

– Personnalisation des documents : Insérez votre charte graphique et votre logo pour professionnaliser vos documents.

– Accès à l’espace de gestion : Gérez toutes vos opérations en ligne avec un agenda synchronisé, compatible avec l’agenda Microsoft. Et la possibilité de programmer des rendez-vous.

Abonnement Business

1 MOIS OFFERT – 25,90€ par utilisateur/mois, puis 17,90€ par utilisateur supplémentaire, sans engagement.

Cet abonnement est parfait pour les professionnels de la gestion et du syndic souhaitant un outil entièrement personnalisé. Il inclut des fonctionnalités avancées comme :

– Édition de documents en illimité : Réalisez toutes les opérations proposées par ImmoPad. Ainsi que les visites techniques d’immeubles, audits, et PV de réception de travaux, avec un stockage illimité.

– Personnalisation des documents et des nomenclatures : Personnalisez vos documents avec votre charte graphique et logo. Adpatez aussi la base de données (nomenclature) à votre vocabulaire métier.

– Accès à l’espace de gestion : Profitez d’un espace en ligne pour toutes vos opérations avec un agenda synchronisé et la possibilité de programmer des rendez-vous.

Abonnement Premium

SUR DEVIS – Offre sur-mesure.

L’abonnement Premium est destiné aux grands groupes immobiliers nécessitant des solutions entièrement personnalisées. Il propose des avantages similaires à l’abonnement Business, avec des fonctionnalités supplémentaires :

– Édition de documents en illimité : Réalisez toutes les opérations ImmoPad en illimité sur iOS ou Android avec un stockage illimité.

– Personnalisation des documents et des nomenclatures : Adaptez vos documents et base de données à votre charte graphique et vocabulaire métier.

– Accès à l’espace de gestion : Gérez toutes vos opérations en ligne avec un agenda synchronisé et la possibilité de programmer des rendez-vous.

– Connectivité avec votre logiciel métier : Profitez d’une passerelle vers votre logiciel métier, permettant l’initiation de documents depuis votre espace de gestion et leur renvoi dans la GED de votre logiciel métier.

Chaque abonnement d’ImmoPad est conçu pour maximiser l’efficacité et la productivité des professionnels de l’immobilier, tout en offrant une flexibilité et une facilité d’utilisation inégalées.

Pour conclure, Immopad se positionne indéniablement comme le leader des solutions digitales pour les états des lieux, répondant parfaitement aux besoins variés des professionnels de l’immobilier. Grâce à ses fonctionnalités avancées et ses abonnements flexibles, ImmoPad permet de :

• réaliser des états des lieux en illimité,
• de gérer les suivis de travaux
• et de faciliter les visites techniques,
• tout en assurant une synchronisation automatique
• et un stockage sécurisé des données en France.

La qualité et la précision des documents générés, la personnalisation des modèles, ainsi que l’intégration fluide avec d’autres logiciels métiers rendent ImmoPad indispensable pour les agents immobiliers, syndics et property managers.

Notre solution se distingue également par son assistance complète et accessible. Elle inclue les démonstrations et prise en main gratuites, les formations, et le support téléphonique. De plus, les signatures électroniques illimitées avec DomuSign simplifient encore davantage la gestion des documents.

En adoptant ImmoPad, les professionnels de l’immobilier bénéficient non seulement d’un gain de temps considérable, mais aussi d’une amélioration notable de la communication avec leurs clients. ImmoPad, avec ses fonctionnalités innovantes et son engagement envers la qualité et la sécurité des données, se révèle être le partenaire idéal pour une gestion locative optimisée et sans tracas.

Pour en savoir plus et rejoindre notre communauté de plus de 8 000 utilisateurs satisfaits, visitez notre site web. Et découvrez comment ImmoPad peut transformer votre gestion locative dès aujourd’hui.

Les états des lieux, par leur importance et sécurité, sont devenus le nerf de la guerre de la gestion locative. Or, quand il est grand temps de changer d’outil, la problématique se pose : comment migrer ses états des lieux ? Avec ImmoPad, leader des états des lieux numériques en France, nous vous proposons une solution simple et rapide, qui s’adapte sur-mesure aux besoins de chaque agence.  

État des lieux et ImmoPad 

Pour commencer, commençons par revoir les bases entre les états des lieux et ImmoPad avant de s’interroger sur comment migrer ses états des lieux.

Qu’est-ce qu’un état des lieux ? 

L’état des lieux est un document essentiel en matière de location immobilière. Il permet de décrire l’état du logement et de ses équipements à l’entrée et à la sortie du locataire. 

Longtemps réaliser sur papier, de nos jours, l’état des lieux se dématérialise de plus en plus. 

Par ailleurs, il doit toujours être établi avec les deux partis : locataire et bailleurs, ou avec au moins une représentation par parti. Il est donc par définition contradictoire.  

C’est pourquoi les états des lieux d’entrée et de sortie doivent avoir la même présentation depuis la loi ALUR du 24 mars 2014. Cela permet de faciliter leur comparaison et de déterminer les responsabilités de chacun sur les éventuelles dégradations du logement constatées à l’échéance du bail. Par soucis du détail, l’état des lieux doit être précis afin de rendre compte des dégradations à la charge du locataire (s’il y en a), et ainsi, justifier les retenus sur le dépôt de garantie.  

Qu’est-ce qu’ImmoPad ? 

ImmoPad est une solution numérique d’états des lieux qui permet de réaliser des états des lieux en toute simplicité, rapidité et sécurité. 

ImmoPad offre de nombreux avantages, notamment : 

• Une rapidité de réalisation : l’état des lieux peut être réalisé en quelques minutes grâce à notre application mobile intuitive. 
• Une précision : l’état des lieux est réalisé de manière exhaustive et détaillée grâce à notre constat en entonnoir.  
• Une sécurité accrue : l’état des lieux est signé électroniquement et stocké sur un serveur sécurisé en France.  
• Synchronisation : vous pouvez changer entre l’espace de gestion pour le stockage et l’organisation, puis l’application pour le constat terrain.  
• Pas besoin d’internet : sauf pour synchroniser et donc envoyer votre document sur votre espace de gestion, internet n’est pas requis pour établir l’état des lieux sur l’application.  
• Documents, stockage et photos en illimité afin de ne restreindre aucuns professionnels dans son activité 

Migrer ses états des lieux sereinement avec ImmoPad 

ImmoPad propose une solution de migration de données qui vous permet de transférer vos états des lieux vers ImmoPad en toute simplicité et sécurité. 

Le principe de migration informatique 

La migration informatique consiste à transférer des données d’un système informatique vers un autre. 

Dans le cas d’une migration d’états des lieux, les données transférées comprennent généralement les informations suivantes : 

• Les informations du locataire, du bailleur et du logement 
• La description des pièces du logement et de leurs équipements 
• Les constatations effectuées lors de l’état des lieux 

Comment migrer ses états des lieux avec ImmoPad ? 

Pour migrer vos états des lieux avec ImmoPad, vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Contacter ImmoPad en précisant votre ancien logiciel 

Pour commencer, contactez notre entreprise via l’un de nos commerciaux afin de demander un devis de migration. Lors de votre appel, nous vous demanderons de mentionner le nom de votre précédente solution d’état des lieux.  

2. Récupérer vos PDFs d’états des lieux depuis l’ancien logiciel 

Vous devez collecter les informations suivantes : 

• Les informations du locataire, du bailleur et du logement 
• La description des pièces du logement et de leurs équipements 
• Les constatations effectuées lors de l’état des lieux 

Vous pouvez collecter ces informations à partir des états des lieux existants. Normalement, tout devrait être répertorié en un document, un PDF, par état des lieux à transférer.  

3. Envoyés les PDFs à Immopad 

Une fois que vous avez collecté les informations nécessaires, vous devez nous envoyer l’ensemble de vos PDF. Ce transfert se fait généralement par e-mail.  

4. Valider la migration dans votre compte Immopad 

Une fois que nous aurons reçus vos PDF, nous les migrerons vers votre nouveau compte ImmoPad. Ça sera à votre tour de valider la migration depuis votre compte.  

Les avantages de migrer ses états des lieux avec ImmoPad 

Les migrations sont une étape importante dans la digitalisation d’une entreprise, notamment dans le déploiement d’une nouvelle stratégie technologique.

Enrichissement et sécurisation de vos données avec ImmoPad 

ImmoPad vous offre une solution de migration simplifiée et sécurisée, vous permettant de transférer vos états des lieux existants vers notre plateforme numérique. Cette migration vous garantit la conservation de vos données historiques, tout en vous offrant les avantages de ImmoPad, notamment une gestion centralisée, une transparence complète et une sécurité renforcée.

Simplifiez votre gestion locative avec ImmoPad 

La migration de vos états des lieux vers ImmoPad vous permet de simplifier considérablement votre gestion locative. Vous bénéficiez d’un outil centralisé et accessible en ligne, où vous pouvez gérer tous vos états des lieux, qu’ils soient entrants, sortants ou intermédiaires. 

Traçabilité complète et sécurité accrue 

Avec ImmoPad, vos états des lieux sont conservés sur un serveur sécurisé, garantissant une protection optimale de vos données. De plus, la traçabilité complète de chaque modification permet de justifier efficacement les éventuels litiges. 

Bénéficiez d’une solution conforme aux normes françaises 

ImmoPad s’engage à vous fournir une solution conforme aux exigences légales françaises en matière d’états des lieux. Nos états des lieux sont élaborés en respectant les normes et obligations de la loi ALUR 2014.  

Optimisez votre temps et réduisez vos coûts 

La migration vers ImmoPad vous permet de gagner du temps dans la gestion de vos états des lieux. Et surtout dans votre transition digitale et/ ou changement de logiciels. ImmoPad simplifie le processus de création, de validation et de stockage de vos documents. Par ailleurs, la solution ImmoPad vous permet de réduire vos coûts liés à l’impression et à l’archivage papier des états des lieux. 

Adaptabilité face à vos précédents logiciels 

Le but d’ImmoPad est de vous simplifier la vie. C’est pourquoi nos équipes techniques ont cherché la solution la plus simple et rapide pour migrer vos états des lieux. Ainsi, ImmoPad est capable de transférer vos PDF d’état des lieux depuis les logiciels HomePad, Startloc, EDL Wai (Esqualibur), EDL Soft, EDL Net ainsi que GERCOP.  

Contactez nos experts pour un devis gratuit 

N’hésitez pas à contacter nos experts pour obtenir un devis gratuit de migration de vos états des lieux vers ImmoPad. Chaque migration est unique, avec un devis adapté à leur volumétrie. Nous vous accompagnerons tout au long du processus pour garantir une migration réussie et sans souci. 

En conclusion, si vous êtes un professionnel de la gestion locative à la recherche d’un nouvel outil d’état des lieux, ImmoPad devrait vous convenir. En plus d’établir des états des lieux 100% conforment aux législations françaises, nous vous proposons des migrations adaptées à votre structure. Migrer ses états des lieux avec ImmoPad c’est profiter de :  

• D’une simplicité de gestion accrue : tous vos états des lieux sont centralisés dans un seul outil. 
• D’une sécurité renforcée : vos états des lieux sont conservés sur un serveur sécurisé. 
• D’une application simple et intuitive, vous permettant d’établir l’état des lieux d’un studio en une quinzaine de minutes 
• D’une migration simple, rapide et sécurisée qui rentabilisera rapidement votre changement d’outil d’état des lieux  

Entré dans les uses et coutumes de la location, l’état des lieux est connu de tous. Néanmoins, vous êtes vous déjà demandé si l’état des lieux est-il obligatoire ? Ou, du moins, que se passe-t-il s’il n’y a pas eu ce fameux état des lieux d’établi ?
Dans cet article, nous levons toutes les interrogations.

L’état des lieux est-il obligatoire ? Que dit la loi ?

Focus sur la Loi 89-462 du 6 juillet 1989

L’article 3-2 de cette loi expose les modalités que doit suivre l’état des lieux dans le cas où celui-ci est réalisé. Cet article prévoit donc les modalités suivantes :

• L’état des lieux doit être remis à toutes les parties et au même format
• Il est établi contradictoirement et amiablement par les parties
• Il est joint au contrat de location

S’il n’est pas établi sous ces conditions, il peut être établi par un commissaire de justice. Les frais d’établissement sont partagés entre le bailleur et le locataire.

Le locataire a 10 jours pour compléter l’état des lieux et l’entièreté du premier mois de la période de chauffe pour compléter les éléments de chauffage.

De plus, le relevé des compteurs doit être présent sur l’état des lieux.

Tout cela indique donc que l’état des lieux doit être réalisé et qu’il comporte quelques mentions obligatoires. Cependant, il n’est en aucun cas précisé qu’il est OBLIGATOIRE et pour preuve, il est dit que si l’état des lieux n’a pas été établi, la personne qui a empêché cet établissement ne peut pas invoquer l’article 1731 du Code Civil.

Focus sur la loi ALUR du 30 mars 2016

En 2016, la législation sur les états des lieux a été renforcé grâce à cette loi. Elle vient complémenter et renforcer la loi du 6 juillet 1989. L’article 2 va porter sur ce que doit contenir l’état des lieux comme :

• Les informations administratives : Date, lieu, parties, type d’état des lieux.
• Détail des pièces, compteurs, clés, signatures
• Dans un état des lieux de sortie : Nouvelle adresse du locataire, Date et un éventuel comparatif.

Dans l’article 3, nous retrouvons cette fois-ci les modalités d’établissement des états des lieux. À savoir qu’il doit être établi sur papier ou par voie dématérialisée, que l’entrée doit être comparable à la sortie et surtout que le logement soit en conformité avec sa description dans le contrat de location.

Nous remarquons donc un réel renforcement de l’architecture de l’état des lieux qui permet bien sûr de protéger locataire et propriétaire.

Cependant, encore une fois, il n’est pas mentionné que cet état des lieux est obligatoire. Cela nous invite à dire que l’état des lieux n’est bel et bien pas obligatoire.

Certes l’état des lieux n’est pas obligatoire mais nous vous recommandons fortement de l’éditer.

L’état des lieux est-il obligatoire ? Pourquoi faire un état des lieux ?

Un document contradictoire

L’état des lieux est un document établi contradictoirement entre les parties, ce qui veut dire qu’à ce moment, les deux parties se mettent d’accord sur l’état réel du logement. Souvent l’état est quelque chose de subjectif. Un élément en bon état pour certains peut être considéré comme usagé par d’autres.

Vu que ce document est établi en accord avec les deux parties, cela vous permet de réduire les contestations lors de l’établissement de l’état des lieux et durant toute la durée de la location.

Nous vous invitons à lire notre article sur : Comment réduire les contestations lors des états des lieux ?

Comment bien réaliser son état des lieux ?

Premièrement, optez pour un outil numérique. Choisir un outil numérique comme ImmoPad vous permettra non seulement d’établir un rapport professionnel et peu contestable, mais vous pourrez incrémenter votre document d’un nombre illimité de photos. Ces photos seront une preuve irréfutable de l’état actuel de l’élément photographié. Non seulement vous aurez un rapport complet mais le réaliser dur tablette ou smartphone vous aura permis d’aller plus vite que sur papier.

Deuxièmement, organisez-vous. Suivez le même cheminement lorsque vous éditez un état des lieux. Faites les pièces dans un ordre précis pour ne rien oublier. Lorsque vous renseignez une pièce, effectuez vos remarques en commençant par le sol et en finissant par le plafond, par exemple.

Comment gérer un litige ?

Les litiges, hantise de tous les professionnels de l’immobilier. Il vous est sans doute déjà arrivé de devoir y faire face. Très souvent, ils sont liés à l’état des lieux avec des contestations de celui-ci, notamment quand cela influe sur le remboursement du dépôt de garantie. Il est important d’établir un état des lieux complet et en bonne et due forme pour éviter ce type de contestation. Vous pourrez retrouver l’intégralité de nos recommandations dans l’article suivant : Comment réduire les contestations lors des états des lieux ?

Une autre source de litige est le non-paiement des loyers. C’est un sujet d’actualité car en 3 ans, nous sommes passés de 1,25% des dossiers étant en impayés à 3,89% aujourd’hui (Source : Les Ondes de l’Immo). Il n’y a, malheureusement, pas de recette gagnante à la gestion de ce type de litige. Cependant, vous pouvez vous prémunir en proposant une garantie des loyers impayés (GLI) qui permet de couvrir le propriétaire (donc vous également) en cas d’impayés dépassant les 3 mois. La plupart de ces assurances sont rétroactives pour les 3 premiers mois, il n’y a donc pas de perte d’argent.

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : « Trêve hivernale 2023-2024 : Tout ce que vous devez savoir« 

L’état des lieux est un élément crucial dans les transactions locatives, c’est un accord entre le bailleur et le locataire pour déterminer l’état du bien immobilier. Cependant, cette étape peut souvent être sujette à des contestations, principalement en raison de la divergence dans la description des éléments. Dans cet article, nous vous dévoilons des stratégies essentielles pour mener à bien les états des lieux, minimiser les contestations et optimiser la relation locataire-bailleur.

1. La communication : Établir une base solide !

La clé pour éviter les contestations lors d’un état des lieux réside dans une communication ouverte et transparente.

Communiquer avec le locataire

Si vous avez déjà eu contact avec votre locataire, profitez-en pour instaurer un climat de confiance. Répondez à ses questions, rassurez-le. Lors de l’état des lieux il est important que les deux parties participent. C’est une assurance pour le locataire mais aussi pour le propriétaire. Rappelons que le dépôt de garantie est en jeu. Aussi, si le climat de confiance est installé, cela sera bénéfique pour vous dans la gestion de ce bien.

Partager les données renseignées

Impliquez le locataire dans l’établissement de l’état des lieux en partageant toutes les informations que vous renseignez dans l’état des lieux. Deux avis valent mieux qu’un, faire participer le locataire vous permettra également de ne rien oublier.

Utiliser un outil numérique pour faire l’état des lieux

L’utilisation d’un outil numérique comme ImmoPad vous permet de signaler toutes les altérations du logement en quelques clics. Cela vous facilitera la tâche et surtout vous évitera de l’éditer sur papier. De plus, vous pourrez prendre des photos en illimité et signer numériquement le document.

2. Préparation anticipée : La clé de la précision

La préparation en amont d’un état des lieux peut être un élément crucial pour éviter les divergences de description et les éventuelles contestations.

Connaître le bien en avance et préparer l’état des lieux

Préparer l’état des lieux en avance vous permettra de connaître le bien en détail lors de l’état des lieux définitif. Même si avant tout vous recherchez la rapidité, la connaissance du bien sera bénéfique dans le repérage des altérations. En somme, la préparation en avance est une stratégie intelligente pour garantir la précision des informations mentionnées dans l’état des lieux et cela permet d’éviter les contestations.

Se renseigner sur les spécificités du bien

Comme tout logement est différent, pensez à vous renseigner sur les caractéristiques uniques de ce bien pour ne pas être pris au dépourvu lors de l’état des lieux.

Préparer votre état des lieux sur un outil numérique

L’utilisation d’outils numériques pour amorcer la préparation de l’état des lieux offre l’avantage de gagner du temps lors de la rencontre réelle en permettant de rassembler les informations de base à l’avance.

3. Les détails : la clé de la confiance

L’état des lieux repose sur les détails, et c’est cette attention minutieuse qui renforce la confiance entre les parties impliquées.

Avoir le sens du détail est crucial, car l’état des lieux fonctionne comme une assurance à la fois pour le propriétaire et le locataire. Examiner minutieusement chaque élément garantit une représentation précise de l’état actuel du bien.

Il est recommandé de vérifier chaque élément dans un ordre systématique, ce qui facilite le processus et permet de ne rien oublier. Du sol aux plafonds, en passant par les murs, les plinthes et les accessoires muraux, chaque détail compte.

La prise de photos des altérations ou anomalies du logement constitue une preuve visuelle solide en cas de contestation ultérieure. Les images permettent de documenter l’état réel du bien et de réduire les risques de désaccord sur les changements survenus pendant la période de location.

4. Comparatif : La clé de la cohérence

Établir des comparaisons détaillées entre l’entrée et la sortie du locataire est une méthode efficace pour évaluer l’évolution de l’état du bien et réduire les sources de contestation.

Établir un comparatif détaillé

L’établissement d’un comparatif précis entre l’état du logement à l’entrée et à la sortie du locataire fournit une vue d’ensemble claire des changements survenus pendant la période de location.

Faire une pré-visite

Une pré-visite optionnelle avant la fin du bail peut être proposée pour discuter avec le locataire des éventuelles actions à entreprendre dans le logement. Cette étape de communication ouverte peut contribuer à éviter les désaccords futurs et limiter les contestations.

Actualiser les photos

Enfin, pensez à mettre à jour les photos entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie. Vous pourrez alors faire une comparaison optimale entre les deux états des lieux.

Pour conclure, si vous appliquez ces stratégies, vous pourrez réduire les contestations dans vos états des lieux. Ces stratégies vous permettront également de garantir la bonne relation locataire-bailleur.

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie est une étape essentielle dans la gestion locative, jouant un rôle clé pour prévenir d’éventuels litiges avec un locataire en fin de bail.

Dans notre précédent article intitulé « Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?« , nous avons souligné l’importance de ce constat initial. Aujourd’hui, nous allons explorer en détail pourquoi l’état des lieux de sortie est tout aussi crucial, sinon plus déterminant, que le rapport d’entrée.

           En effet, l’état des lieux de sortie permet de comparer l’état du logement tel qu’il était lors de l’entrée du locataire avec celui observé au moment de son départ. C’est un moyen essentiel pour évaluer les éventuelles dégradations ou usures survenues pendant la période de location.

Tout savoir sur l’état des lieux de sortie

Pour réaliser efficacement un état des lieux de sortie, il est recommandé de suivre quelques étapes clés. Tout d’abord, il convient de reproduire l’état des lieux d’entrée, en veillant à conserver la même structure et les mêmes informations. Cette démarche garantit la cohérence et la comparabilité entre les deux documents, conformément à la loi ALUR.

Cette loi encadre la réalisation des états des lieux pour les locations, qu’elles soient meublées ou non, bien qu’elle ne les rende pas obligatoires. Cependant, dès qu’un état des lieux est réalisé, il doit suivre un modèle type comportant des mentions obligatoires pour avoir une validité juridique.

Depuis l’entrée en vigueur du décret d’application de 2016 de la loi ALUR, un état des lieux doit comporter un ensemble de mentions obligatoires pour être juridiquement valable. Ces mentions comprennent le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date d’établissement, la localisation complète du logement concerné et l’identification des parties impliquées, notamment les locataires et les bailleurs. Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie doivent également être notés. Des détails tels que la mise à disposition de clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux doivent être précisés.

Une description détaillée des pièces et parties du logement est nécessaire, incluant l’état des revêtements de sols, murs, plafonds, des équipements et des spécificités du logement. Cette description peut être complétée par des observations, des commentaires et des photographies pour étayer le propos. De même, les signatures de toutes les parties concernées ou de leurs représentants mandatés doivent être apposées sur l’état des lieux.

Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

Il est d’abord utile de savoir quelle part de temps allouer à cette tâche éminemment administrative. Car entre s’occuper d’un état des lieux soi-même ou confier sa réalisation à une tierce partie, l’effort n’est pas le même. Dans le second cas il est nécessaire de se renseigner sur les prix pratiqués pour ce type d’opération. En effet, dans le cadre d’un état des lieux de sortie fait à l’amiable, le locataire n’a rien à payer. Il est cependant nécessaire d’ajouter l’adresse de son nouveau domicile ou lieu d’hébergement. Ainsi que la date de l’état des lieux d’entrée pour référence et comparaison, d’où l’importance de bien préparer son état des lieux en amont.

Pour ImmoPad, le leader français des états des lieux numériques, l’objectif est de faciliter correctement cette étape tout en la rendant la plus complète possible. Par conséquent, chaque document est personnalisable et unique, consultable sur ordinateur comme sur tablette que ce soit à partir de l’espace de gestion, de l’application – pour les gestionnaires – ou du portail TOTEiM, dédié aux locataires.

Dupliquez l’état des lieux d’entrée

Concernant le temps allouer à l’établissement de l’état des lieux, chez ImmoPad, on vous fit gagner du temps, grâce à notre fonctionnalité de duplicata.

Après avoir simplement dupliqué votre état des lieux d’entrée avec la sauvegarde automatique et la synchronisation des données, il vous suffira de vérifier que toutes les informations précédemment rentrées sont justes (infos sur les parties, infos sur le bien, etc.).

Grâce à la duplication, vous pourrez uniquement modifier ce qu’il y a à modifier, sans toucher au reste. Ainsi, l’établissement de l’état des lieux de sortie sera plus rapide mais tout aussi précis !

Poursuivez donc en faisant un état des lieux classique, c’est-à-dire en cherchant s’il y a des dégradations, des traces d’usure et d’usage. C’est pourquoi, lors de la réalisation d’un état des lieux de sortie, il faut procéder pièce par pièce, élément par élément pour ainsi dire. Il est souvent recommandé d’inspecter du plafond au sol, ou du sol au plafond. C’est à cette étape qu’on note des spécificités de l’élément étudié, de son état, qu’on en dresse une description détaillée et qu’on signale d’éventuelles dégradations. Chez ImmoPad la méthode employée est celle de l’entonnoir, autrement dit qu’il faut d’abord analyser l’état général de la pièce pour pouvoir ensuite s’intéresser au mobilier. Enfin à d’autres éléments plus hétéroclites, peut-être aussi moins visibles, néanmoins assez importants pour y figurer… Le tout dans chaque pièce et dans chaque élément. Néanmoins, cette étape sera beaucoup moins longue en sortie qu’en entrée grâce à la duplication.

Chiffrez et pilotez vos travaux avec l’outil SmartPilot

 Il est aussi plus fréquent pour l’agent de constater des dégradations – par exemple, un trou dans la cloison – à la sortie qu’à l’entrée d’un locataire. Avec ImmoPad, SmartPilot est directement intégré aux offres Standard, Business et Premium. Ce service permet entre autres d’évaluer le coût des réparations qui incomberont au responsable de la dégradation, à partir d’un catalogue de prestataires partenaires d’ImmoPad. Ces dégradations, alors répertoriées et évaluées, comme le coût des réparations – via la section Travaux de l’état des lieux – figureront dans le récapitulatif du document. Une fois ajoutée la prestation choisie au rapport, tout peut être mis en place pour que la dégradation soit réparée dans les 15 à 20 jours suivant l’emménagement du locataire.

Pilotez avec Smartpilot, c’est actualiser l’état d’avancement des travaux. Piloter, c’est aussi jongler avec des devis qui ici, s’envoient automatiquement avec ou sans demande directe d’intervention. Annotez les rapports de travaux et ajoutez des documents en indexe pour un dossier de suivi et de réception de procès-verbal de travaux 100% complet.

Smartpilot prend en compte la vétusté de l’appartement, si vous renseignez la date de rénovation de ce dernier. Parce que la vétusté est importante ?

Point sur la grille de vétusté

S’il y a des dégradations, chiffrez simplement les coups en ayant préalablement rempli votre grille de vétusté. Elle se fera annexer à l’état des lieux de sortie du locataire.

La grille de vétusté aide à déterminer la responsabilité en matière de réparation et de remplacement des éléments défectueux dans un bien locatif.

Il est intéressant d’utiliser une grille de vétusté afin d’évaluer l’usure des équipements d’un bien. Cette grille permet de déterminer si la détérioration des éléments d’un bien est causée par la vétusté ou par un manquement du locataire à ses obligations contractuelles.

De cette façon le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie. À savoir qu’en tenant compte de la grille de vétusté, il sera plus aisément facile de facturer une dégradation, tout en la justifiant sous forme de facture ou de devis.

Notre tableau comparatif ImmoPad

Avant de clôturer un état des lieux de sortie, il est important de synthétiser l’essentiel des données collectées afin de ne pas perdre en clarté et en efficacité ; son objectif étant d’être mis en perspective de l’état des lieux d’entrée qui précède. ImmoPad intègre donc un tableau comparatif à la fin de chacun de ses états des lieux de sortie.

Le tableau comparatif est synchronisé avec l’état des lieux d’entrée ainsi que l’état des lieux de sortie. Il permet d’exposer les divergences entre chaque état des lieux, il facilite la comparaison et évite la perte de temps.

Ce tableau met en évidence les travaux qu’il y a à prévoir. Il note en rouge et en orange tous les défauts à rénover.

Grâce au tableau comparatif, les dégâts potentiels sont mis en avant et les anomalies et les dégradations sont repérées rapidement. Il est donc plus facile de reconnaître les priorités de rénovation. Ainsi, cela permet de savoir en un coup d’œil si la caution sera rendue intégralement, partiellement ou aucunement.

Notons que l’outil prend aussi en charge les signatures numériques et électroniques à partir de l’option domuSign. Chaque partie peut alors valider l’état des lieux étape par étape, avant qu’il ne leur soit automatiquement envoyé ; l‘utilisation de la signature électronique servant de garantie aux signataires car elle certifie l’authenticité du document. Comme la fonction de sauvegarde automatique, qui garantit la sécurité des données et prévient leur disparition. C’est pourquoi, une fois l’état des lieux terminé et signé par les deux parties, il est essentiel qu’elles en conservent chacune une copie.

Par conséquent, la véritable force d’ImmoPad réside dans la diversité de ses offres, du pack Starter aux services Premium, adaptées aux capacités, besoins et ambitions de tout type de structure. Cela transparaît au travers de nos différents modèles d’état des lieux, préétablis ou faits sur-mesure, selon vos impératifs.

En définitive, l’état des lieux de sortie s’ancre fermement dans la relation entre locataires et propriétaires. Au moyen d’outils adaptés, simplifier ce processus tout en assurant sa conformité aux exigences légales est à la portée de tous. Avec ImmoPad, la gestion des états des lieux devient autant plus efficace, que plus sécurisée et transparente pour toutes les parties impliquées.

Article mise à jour le 10/06/2024

La loi Alur encadre les états des lieux, afin de les uniformiser. Cette loi de mars 2014, précise le contenu d’un état des lieux juridiquement valable. De ce fait, il est nécessaire que le bailleur et le locataire soient présents lors de l’état des lieux. Néanmoins, si le locataire ou le propriétaire ne peut se déplacer, il leur est possible de faire une procuration pour mandater une autre personne. Le locataire peut mandater un membre de son entourage, un ami ou toute autre personne de son choix. Concernant le propriétaire, il peut lui aussi mandater quelqu’un pour réaliser l’état des lieux. Souvent, il mandate un huissier de justice ou un agent immobilier. Nous nous intéressons dans cet article à : comment donner procuration pour un état des lieux ?

Pourquoi faire une procuration lors d’un état des lieux ?

Si le propriétaire ou le locataire n’est pas en mesure de se rendre à l’état des lieux, une procuration sera nécessaire. La procuration permettra à une autre personne de remplacer et surtout de représenter la personne absente.

Si le locataire n’est pas présent lors de l’état des lieux, alors la loi ALUR considère le logement loué en bon état. Il en va de même s’il n’a pas fait de procuration pour mandater une autre personne. Pour le locataire, il est donc essentiel de faire une procuration s’il est dans l’incapacité d’être présent à l’état des lieux.

Il est donc important de mandater une autre personne pour l’état des lieux en cas d’absence, car ce document permet d’attester de l’état du logement. Lors de la sortie du locataire, l’état des lieux d’entrée se compare avec l’état des lieux de sortie. Cela permet de constater si des dégradations ont eu lieu entre l’entrée et la sortie. Ce qui permet au propriétaire ou à l’agence mandatée de faire une retenue sur le dépôt de garantie du locataire. Sans ce document, il n’y a pas de preuve de l’état du logement, ce qui peut entraîner des litiges.

Que doit contenir une procuration pour un état des lieux ?

Le Code civil régit la procuration. La procuration se présente sous forme de lettre. Il faut y préciser l’objet de la procuration, ici la réalisation d’un état des lieux d’entrée ou de sortie. Il est nécessaire d’écrire la date à laquelle l’état des lieux se tiendra. L’adresse du bien dans lequel s’effectuera l’état des lieux doit aussi apparaître. De plus, le nom et prénom ainsi que la date et le lieu de naissance du mandant sont écrits. L’identité du mandataire ainsi que sa date de naissance et son lieu de naissance s’indiquent aussi dans cette lettre. Leurs adresses doivent également être renseignées. Les opérations réalisables par le mandataire se rédigent avec la durée de validité du mandat. Cette lettre doit être signée par le mandant et la mention “Bon pour pouvoir” doit être écrit. Le mandataire signe également avec la mention “Bon pour acceptation”. Il est possible de télécharger des exemples de lettre de procuration pour des états des lieux sur internet. Il suffit alors de reprendre le modèle et de le compléter.

Enfin, ce courrier se transmet au propriétaire bailleur, soit en accuser de réception, soit en main propre le jour de l’état des lieux.

Lors de l’état des lieux, le mandataire devra fournir une pièce d’identité du mandant. 

Qui mandater lorsqu’on ne peut être présent à l’état des lieux ?

Le locataire peut mandater la personne de son choix pour la représenter lors de l’état des lieux. Il peut s’agir d’un ami ou d’un membre de sa famille, le locataire doit avoir confiance en cette personne. La personne choisie s’engagera au nom du locataire, elle est en droit de refuser de signer si elle est en désaccord avec les observations de l’état des lieux.

Concernant le propriétaire, il peut donner une procuration à un proche ou à un professionnel pour réaliser l’état des lieux. Le plus souvent, il mandate un agent immobilier ou un huissier de justice afin de s’assurer que l’état des lieux sera bien réalisé. De plus, des solutions d’états des lieux digitalisées existent : permettant ainsi de transmettre le rapport directement après la signature au propriétaire. ImmoPad, par exemple, permet d’envoyer par email l’état des lieux au propriétaire juste après l’avoir clôturé. Et ce, en même temps que ça l’envoie au locataire.

En résumé :

Que ça soit le bailleur ou le locataire, il est possible qu’un des deux se fasse représenter par une tierce personne le jour de l’état des lieux. Néanmoins, des règles sont à respecter ! En effet, une lettre doit être rédigée afin de donner procuration au mandataire. Cette lettre doit contenir :

• Les coordonnées du mandant et du mandataire (noms, prénoms et adresse complète des domiciles) ;
• Les opérations précises qui sont confiées au mandataire, concernant l’état des lieux d’entrée ou de sortie ;
• La date de l’état des lieux, ou s’il y a plusieurs états des lieux : une durée large ;
• La signature du mandant et du mandataire ; sans cela, la procuration sera considérée comme caduque. 

L’état des lieux, cette étape cruciale, qui protège chaque partie en cas de dégradation du logement.

En cas de litige, la comparaison de l’état des lieux d’entrée et de l’état des lieux de sortie permet d’établir les responsabilités de chaque partie. C’est pourquoi, il est important de réaliser un constat décrivant l’état du logement. Le tout, pièce par pièce ainsi que les équipements qu’il comporte. Tout en respectant la loi ALUR afin qu’il soit conforme à la législation.

Suite au précédent article sur la préparation d’un état des lieux, où vous avez renseigné les coordonnées des parties et du logement, nous allons voir comment réaliser un état des lieux d’entrée.

Pourquoi réaliser un état des lieux d’entrée ?

Faire un état des lieux d’entrée est constitutif de la bonne gestion d’une location immobilière. Souvent dédaigné, il protège pourtant les intérêts du locataire et du propriétaire. Ainsi, avant de se demander comment réaliser un état des lieux d’entrée, on peut aussi se demander pourquoi ?

En effet, l’établissement d’un état des lieux d’entrée permet, en cas de litige ultérieur, de comparer précisément l’état initial du logement avec celui constaté au moment de la sortie du locataire. Cette comparaison sert à déterminer les responsabilités respectives en cas de dégradations ou d’usures anormales du bien loué. Ainsi, un constat détaillé de l’état du logement, pièce par pièce et équipement par équipement, est essentiel pour garantir une évaluation juste et conforme à la loi ALUR 2014.

Cette dernière encadre la réalisation de l’état des lieux pour les locations, qu’elles soient meublées ou non, bien qu’elle ne le rende pas obligatoire. Donc, dès qu’un état des lieux est réalisé, il doit suivre un modèle type comportant des mentions obligatoires pour avoir une validité juridique.

Depuis l’entrée en vigueur du décret d’application de la loi Alur, un état des lieux comporte obligatoirement un ensemble de mentions obligatoires pour être considéré comme juridiquement valable. Ces mentions comprennent le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date d’établissement, la localisation complète du logement concerné et l’identification des parties impliquées, notamment les locataires et les bailleurs. Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie doivent également être notés. Sans oublier que des détails tels que la mise à disposition de clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux doivent être précisés.

Une description détaillée des pièces et parties du logement est nécessaire, incluant l’état des revêtements de sols, murs, plafonds, des équipements et des spécificités du logement. Cette description se complète par des observations, des réserves et des photographies pour étayer le propos. De même, les signatures de toutes les parties concernées ou de leurs représentants mandatés sont apposées sur l’état des lieux obligatoirement.

Il est crucial de noter qu’en l’absence d’un état des lieux d’entrée, la loi présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives, et ce, souvent en dépit de la réalité. Cette présomption peut à terme engager financièrement le locataire et parfois le propriétaire pour des dégradations constatées en fin de bail.

Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?

Il est d’abord utile de savoir quelle part de temps allouer à cette tâche éminemment administrative, car entre s’occuper d’un état des lieux soi-même ou confier sa réalisation à une tierce partie, l’effort n’est pas le même.

Dans le deuxième cas il est nécessaire de se renseigner sur les prix pratiqués pour un état des lieux d’entrée. En effet, ils sont encadrés par la loi afin que le locataire ne paie pas plus de la moitié de l’opération, et pas plus du 3 € TTC par mètre carré de surface habitable inspecté. Enfin, nous conseillons de préparer son état des lieux en amont, en remplissant les informations du logement (adresse postale, lot, immeuble, etc.), ainsi que les coordonnées du locataire pour gagner du temps sur le terrain.

Pour ImmoPad, le leader français des états des lieux numériques, l’objectif est de faciliter au mieux cette étape tout en la rendant la plus complète possible. Par conséquent, chaque document est personnalisable et unique, consultable sur ordinateur comme sur tablette que ce soit à partir de l’espace de gestion, de l’application – pour les gestionnaires – ou du portail TOTEiM, dédié aux locataires.

Tous les éléments constitutifs du bien destiné à être loué sont passés en revue et notés par l’agent à partir de son application. Chacun de ces éléments sera évalué selon une échelle de cinq paliers (Neuf, Bon état, Etat d’usage, A rafraichir et Manquant).

Comment réaliser un état des lieux d’entrée ? Renseignement des pièces

C’est pourquoi, lors de la réalisation d’un état des lieux d’entrée il faut procéder pièce par pièce, élément par élément pour ainsi dire. Il est souvent recommandé d’inspecter du plafond au sol, ou du sol au plafond. C’est à cette étape qu’on prend note des spécificités de l’élément étudié, de son état, qu’on en dresse une description détaillée et qu’on signale d’éventuelles dégradations. Chez ImmoPad la méthode employée est celle de l’entonnoir, c’est-à-dire qu’il faut d’abord analyser l’état général de la pièce pour pouvoir ensuite s’intéresser au mobilier et enfin à d’autres éléments plus hétéroclites, peut-être aussi moins visibles, mais néanmoins assez importants pour y figurer. Cela se fait automatiquement, presque naturellement.

Attention, il est important de respecter une chronologie et une précision dans les étapes. Ceci afin de protéger chacune des parties (locataire et propriétaire). Par exemple, vous pouvez procéder par une analyse du plafond vers le sol.

Chaque pièce sera décrite avec beaucoup de précision et tous les éléments s’y trouvant :

• Nature et état du plafond ;
• Nombre de fenêtre, la nature des matériaux et leur état ;
• Nombre de radiateur, nature (élec ou gaz, programmable ou non, robinet thermostatique ou non) et leur état ;
• Nature et état des murs ;
• Nombre de prise électriques et d’interrupteur et leur état ;
• Tout équipement se trouvant dans la pièce doit être indiqué et son état doit être décrit avec précision (luminaires, détecteur de fumée, cheminée, poêle…) ;
• Nature et état du sol.

Il est important que l’état des lieux soit établi de façon ordonnée. Procédez étape par étape en partant du plafond vers le sol afin de n’oubliez aucun élément, comme l’interrupteur par exemple.

Sur l’application ImmoPad, il y a la possibilité de modifier à tout moment un document, avant de le clôturer. En effet, notre outil possède divers modèles détaillés en fonction du type de logement (maison, studio, T2, T3, T4,…). Ces modèles peuvent être personnalisés ou créés à partir de zéro.

Nous ne sommes jamais à l’abri d’un oubli d’enregistrement. Mais pas de panique, grâce à la sauvegarde automatique des données d’ImmoPad, vous ne risquez pas de perdre vos informations.

Annotation des défauts

Et puis, comme dit plus tôt, le contexte législatif actuel et le développement de nouvelles technologies ont favorisé l’essor de la photographie à l’échelle même des états des lieux. ImmoPad permet donc, au travers d’une interface dédiée, une prise de photo en illimité et à n’importe quel moment. Vous pouvez annoter et légender ces photographies.

Il est important de prendre des photos de chaque pièce et de chaque élément décrit pour obtenir un comparatif incontestable lors de la sortie du locataire.

Lorsque l’on évalue une cuisine du plafond au sol, on peut remarquer l’encrassement de l’évier. Lorsque l’on voit une dégradation comme l’exemple ci-contre, nous vous conseillons de relever le défaut. Annotez-le avec des commentaires et prenez des photos pour prouver vos propos.

Chez ImmoPad, la grande capacité de stockage, illimitée, comprise dans tous nos abonnements, vous permettra de prendre autant de photographies que vous le souhaitez et de créer autant de documents que vous le voulez.

Il arrive parfois à l’agent de constater des dégradations – par exemple, un miroir cassé – au moment de l’état des lieux d’entrée, ces cas sont rares mais rien n’empêche de s’en prémunir. Avec ImmoPad, SmartPilot s’intègre aux offres Standard, Business et Premium. Ce service permet entre autres d’évaluer le coût des réparations qui incomberont au responsable de la dégradation, à partir d’un catalogue de prestataires partenaires d’ImmoPad.

Ces dégradations alors répertoriées et évaluées, tout comme le coût des réparations – via la section Travaux de l’état des lieux – figureront dans le récapitulatif du document.

De cette façon, le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie lors de sa sortie du logement. À savoir que la reprise du dépôt de garantie se justifie à l’aide de factures ou de devis. Tout en tenant compte de la grille de vétusté.

De plus, nos modèles d’état des lieux suivent un ordre particulier, en entonnoir, ce qui permet aux rapports de garder une structure ordonnée, complète et précise.

Relèvement des compteurs / sous-partie

Pour finir, il ne faudra pas oublier de relever et de photographier les compteurs électriques, gaz et eau, afin d’éviter toute contestation.

Dorénavant, le PDL (point de livraison) est présent sur les documents ImmoPad. Il vous suffira ainsi de simplement le renseigner lors de la création de votre document afin de faciliter les relever des compteurs lors de l’état des lieux. Ce système permet également d’éviter les contestations.

De plus, le locataire pourra facilement changer de contrat d’énergie via un partenaire sur l’espace locataire TOTEiM.

Finalisation de l’état des lieux d’entrée

Pour finir un bon état des lieux d’entrée, il est important de penser à synthétiser l’essentiel des données collectées afin de ne pas perdre en clarté et en efficacité. ImmoPad intègre donc une synthèse (sous la forme d’un tableau récapitulatif) à la fin de chacun de ses états des lieux d’entrée.

Pour finir avec précision, nous vous conseillons deux choses :

• Relire, vous et le locataire, attentivement l’évaluation des pièces
• Consultez le tableau récapitulatif à la fin de l’état des lieux pour une vérification précise et une mise en accord à l’amiable réussie

Qu’est-ce que le tableau récapitulatif de l’état des lieux d’entrée ?
Ces tableaux se créent plus aisément via le numérique. Par exemple, chez ImmoPad, un tableau récapitulatif se crée automatiquement à l’aide des données saisies pendant l’état des lieux. Il s’affiche en détail à la fin du document pour résumer toute l’analyse.

De même, l’outil prend en charge les signatures numériques et électroniques à partir de l’option domuSign, qui permet à chaque partie de valider l’état des lieux étape par étape, avant qu’il leur soit automatiquement envoyé ; l’utilisation de la signature électronique servant de garantie aux signataires car elle certifie l’authenticité du document.

 Tout comme la fonction de sauvegarde automatique, qui garantit la sécurité des données et prévient leur disparition. C’est pourquoi, une fois l’état des lieux terminé et signé par les deux parties, il est essentiel pour chacune d’entre elles d’en conserver une copie.

 La véritable force d’ImmoPad réside donc dans la diversité de ses offres, de l’abonnement Starter aux services Premium,adaptées aux capacités, besoins et ambitions de tout type de structure, en passant par un Silver, adapté à toutes agences. Cela transparaît au travers de nos différents modèles d’état des lieux, préétablis ou faits sur-mesure, selon vos impératifs.

 En définitive, l’état des lieux d’entrée contribue à renforcer la relation entre locataires et propriétaires. Au moyen d’outils adaptés, il est possible de simplifier ce processus tout en assurant sa conformité aux exigences légales. Avec ImmoPad, la gestion des états des lieux devient non seulement plus efficace, mais aussi plus sécurisée et transparente pour toutes les parties impliquées.

Dans l’article à venir, vous pourrez avoir plus d’informations sur Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

Mis à jour le 30/05/2024

L’état des lieux est une étape importante, à ne pas négliger, dans le processus de la location d’un bien. Il ne faut rien omettre, ni manquer aucune étape depuis les coordonnées du locataire jusqu’au descriptif de chaque pièce. Et ce, sans oublier de relever les compteurs d’eau, d’électricité, etc. Ceci afin d’éviter les éventuels conflits. C’est pourquoi nous vous présentons comment faire un état des lieux simplement, en 4 étapes.

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

Un état des lieux c’est un descriptif précis du détail d’un logement et de ses équipements.

Il peut se faire sur support papier ou sous format numérique.

Sur support papier il peut être plus ou moins détaillé, soit il peut être fait sous forme de case à cocher ou de façon plus détaillée avec des commentaires/descriptifs minutieux et des photos, qu’il faudra imprimer, faire signer et mettre en annexe.

Tandis que sous format numérique, l’état des lieux est automatiquement plus complet et précis. Le format dématérialisé accélère la prise de note tout en limitant les oublis. Il favorise un constat complet, où chaque pièce est inspectée du plafond au sol, éléments par éléments, détails par détails. (Mobiliers par mobiliers s’il y en a).

De plus, un état des lieux permet de :

• Comparer l’état d’un bien entre l’entrée et la sortie d’un locataire.
• Identifier les détériorations éventuelles à la sortie d’un locataire et ainsi pouvoir retenir la somme nécessaire à la remise en état, sur le dépôt de garantie.
• Protéger aussi bien le locataire que le propriétaire

Que dit la Loi ALUR ?

L’état des lieux est encadré par la loi ALUR.

La loi ALUR a trois objectifs principaux :

• Réguler le marché du logement et lutter contre les dérives
• Favoriser l’accès au logement tout en protégeant les populations les plus vulnérables
• Favoriser l’innovation et la transparence

La loi ALUR vise aussi à améliorer les rapports entre bailleurs et locataires et à renforcer la formation, la déontologie et le contrôle des professions de l’immobilier.

Avec ImmoPad, anticipez dès à présent la reprise de votre activité et préparez vos états des lieux, audits, visites techniques…

Récapitulatif des étapes pour faire un état des lieux précis

Étape 1 : Les informations / coordonnées du locataire et du propriétaire.

Rechercher et recopier les informations correspondant au propriétaire et au locataire pourra être simplifié grâce à un outil de gestion type CRM. Ce qui permettra de récupérer automatiquement les coordonnées.

Étape 2 : Les informations du bien.
Les informations sur le bien :

• Le type de logement ;
• Le numéro du lot ;
• L’adresse ;
• L’étage ;
• Le nombre de pièces ;
• La situation dans l’immeuble ;
• La surface ;
• etc…

L’outil de gestion vous permettra de sauvegarder ces informations.

Étape 3 : Avoir un document / modèle adapté

Avec des logiciels de gestion locative d’état des lieux, comme ImmoPad, vous trouverez des modèles adaptés à chaque type de logement, il vous suffira de le modifier en fonction des caractéristiques de votre bien. Avec un modèle, il est plus aisé de faire ses états des lieux étape par étape. Ex : ajouter un balcon au besoin, des WC séparés à la salle de bain, l’ajout d’une cave ou d’un emplacement de parking, etc…

Étape 4 : Prise de rendez-vous puis réalisation

Après avoir fait ces 3 étapes, il vous faudra prendre des rendez-vous. Chez ImmoPad, vous pourrez automatiser la prise de rendez-vous dès la création du document et transférer automatiquement les données sur la tablette.

Les avantages ?

Grâce à l’outil de gestion, type CRM, la saisie des données est simple, rapide, automatique et complète. Cet outil de gestion permet ainsi de sauvegarder et d’enregistrer automatiquement toutes les informations concernant le bien, le locataire et le propriétaire. Ce qui permet donc de dupliquer un document sans avoir besoin de retranscrire toutes les données.

Grâce à cette duplication, le format de l’état des lieux sortant correspond à celui de l’état des lieux entrant. De plus, vous gagnez du temps avec la saisie automatique des données, l’exportation de tous les éléments et informations d’un état des lieux à un autre, le pré-paramétrage de l’inventaire d’un bien meublé et le comparatif entrée/sortie automatique.

Le tableau comparatif met, lui, en évidence les travaux qu’il y a à prévoir et les dégâts potentiels, il permet de facilement reconnaître les priorités de rénovation, de repérer rapidement les défauts et dégradations et d’annoter en rouge et/ou en orange tous les défauts à rénover.

De plus, les envois de documents ou de prise de rendez-vous peuvent être automatisés et permettent donc de gagner beaucoup de temps et d’énergie.

Automatique

Simplicité

Gain de temps