Outils de gestion locative pour les agents immobiliers: comment choisir?

La gestion locative est une activité importante pour bon nombre d’agences qui ont des biens locatifs à gérer. Elle consiste à assurer la gestion des biens immobiliers, de la recherche de locataires à la maintenance des propriétés et à garantir la satisfaction de leur client propriétaire et locataire. De quoi être bien occupé, voir même très vite débordé !

Pour faciliter cette administration au quotidien, les agents immobiliers peuvent utiliser des outils numériques qui leur permettent d’automatiser et d’optimiser la gestion locative et ainsi leur garantir une meilleure productivité et relation client.

Cependant, choisir les bons outils de gestion locative peut vite s’avérer chronophage et compliqué, voir une véritable prise de tête pour vous.

Alors quels outils de gestion locative choisir ? Sur quels critères se baser ? Et comment trouver l’outil adapté à vos besoins ?

Définir ses besoins pour trouver les bons outils de gestion locative ?

Pour choisir un outil, la première chose que vous devez vous demander est : quels sont mes besoins ? Pourquoi ai-je besoin d’un outil numérique ?

A ce sujet, ces besoins peuvent être multiples.

Trouver les bons locataires

Tout d’abord, il est important de trouver rapidement des locataires pour les biens immobiliers et ainsi éviter la vacance locative. Pour ce faire, vous allez logiquement optimiser vos annonces et leur visibilité :

1. S’assurer de la bonne visibilité et de la bonne diffusion de vos annonces grâce aux plateformes comme Le Bon Coin ou Se Loger, vos vitrines, les réseaux sociaux…
2. Bien travailler le contenu de votre annonce en mettant une description exhaustive et qualitative du bien à louer par exemple
3. Choisir des photos de qualité et opter pour la visite virtuelle, cela permettra à vos contacts de s’assurer que le bien leur convient avant de déposer un dossier.

Gérer les relations locataires – gestionnaire locatif

Ensuite, vous avez besoin d’un outil pour gérer les relations avec les locataires, en s’assurant de leur satisfaction et en répondant à leurs besoins.

Pour cela, il vous faudra trouver des outils pour :

• Optimiser l’échange d’informations et centraliser les informations importantes et documents dans un seul et même l’endroit comme un espace locataire en ligne par exemple.
• Faciliter la résolution d’incidents en mettant en place un processus simple et facile à prendre en main pour le locataire. Cela évitera la sursollicitation.
• Fluidifier la communication en trouvant le moyen le plus adapté pour communiquer avec vos locataires de manière sereine.

Gestion des loyers et paiements

La gestion locative implique également la collecte des loyers et la gestion des paiements et des cautions.

L’objectif sera là de trouver l’outil qui facilite les paiements, les relances et la gestion des cautions en:

• Automatisant la collecte, les rappels et les relances de loyers en variant les moyens de communication par exemple
• Multipliant les options de paiement pour donner plus de flexibilité à vos locataires
• Effectuant un suivi des paiements automatisés par le biais d’un logiciel de gestion immobilière par exemple.

Garantir le suivi et l’état du bien en gestion

Il est essentiel de maintenir les propriétés en bon état, en effectuant des travaux de maintenance et en assurant un suivi de bien grâce aux états des lieux notamment.

Pour cette partie, vos besoins sont :

• Effectuer un état des lieux du bien loué et opter pour une solution vous permettant d’ajouter des photos et autant de précision que possible.  
• Effectuer une maintenance proactive du bien avec un suivi de la maintenance complet de A à Z ; du constat à la réparation en passant par le chiffrage.
• Gérer les contrats de location complets et précis qui décrivent clairement les droits et responsabilités du locataire et du propriétaire via un outil de gestion immobilière par exemple.

Gérer plus simplement l’administratif et la comptabilité

La gestion de l’administratif est peut-être votre bête noire, comme beaucoup d’entre nous.

L’objectif est de vous faire gagner du temps en essayant d’automatiser et de digitaliser au maximum toutes ces petites tâches via un outil de gestion locative efficace. La digitalisation pourra aussi vous permettre de réduire le nombre d’erreurs notamment dans la gestion comptable concernant :

• La gestion des dossiers locatifs
• Le suivi comptable
• La génération de documents : avis d’échéance, quittance…
• Le suivi et remboursement des dépôts de garantie

Quels sont les différents outils numériques pour la gestion locative ?

Il existe de nombreux outils numériques pour la gestion locative, tels que :

1. Les logiciels de gestion locative en ligne:

Ces logiciels permettent de gérer les contrats de location, les paiements et les relations avec les locataires. Elles permettent de gérer les locations en ligne, depuis la recherche de locataires jusqu’à la gestion des paiements. Ils offrent également des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour suivre la performance de la gestion locative.

Il s’agit d’outils de gestion générale pour la mise en location, la gestion et le suivi comptable.

Il existe de nombreux logiciels de gestion, la plus adapté dépendra des besoins que vous avez. Nous vous conseillons de faire une démo avec un commercial afin d’avoir une idée concrète de l’outil et de l’utilisation que vous pouvez en faire. N’oubliez pas de prendre en compte dans votre choix la facilité d’utilisation et l’expérience utilisateur.

2. Les plateformes de diffusion d’annonces :

Plus besoin de présenter les principales plateformes de diffusion telles que SE LOGER, Le BON COIN, BIEN ICI. Elles vous permettent de gagner en visibilité et de diffuser votre annonce à l’échelle nationale voir internationale.

Néanmoins, vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux comme plateforme de diffusion. Vous pouvez y poster vos biens en location et surtout n’oubliez pas de poster dans les groupes. La viralité des réseaux sociaux vous permettra de toucher un maximum de personnes.  Les réseaux à privilégier : Instagram et Facebook .

3. Les outils de comptabilité :

Ces outils permettent de gérer les paiements, les factures et les budgets de la gestion locative. Ils offrent également des fonctionnalités de reporting et de suivi des dépenses.

Vous pouvez opter pour des outils dédiés uniquement à la gestion comptable comme Indy ou Quickbooks. Cependant de nombreux logiciels de gestion locative inclus d’office des fonctionnalités liées à la comptabilité. Faites donc attention à éviter les doublons et dépenses superflues.

4. Visites vidéos ou virtuelles :

Ces outils vous permettent de rendre vos annonces plus attractives mais aussi d’éviter de faire des visites à des locataires non ou peu intéressés . Les potentiels locataires peuvent se rendre compte plus concrètement du bien et si celui-ci peut correspondre à leurs besoins et envies . Il existe des outils spécifiques pour réaliser des visites virtuelles comme nodelview mais vous pouvez aussi la faire vous-même avec votre smartphone et la poster sur YouTube et diffuser le lien.

5. Les outils spécifiques à la relation locataire:

Ces outils ont pour objectif de fluidifier la communication et l’échange d’informations entre l’agence et les locataires et améliorer la relation client. Ils permettent de désengorger votre standard téléphonique et votre boite mail mais surtout d’améliorer la relation avec vos locataires.
Ces plateformes mettent à disposition des locataires toutes les informations et documents importants ainsi que la possibilité d’effectuer des demandes auprès des agences et de suivre l’état d’avancement de celles-ci . Certains outils incluent aussi une conciergerie immobilière donnant aux locataires la possibilité de souscrire à des services à des tarifs avantageux . C’est par exemple le cas de la fonctionnalité TOTEIM développée par ImmoPad. 

6. Les outils dédiés au suivi des travaux et chiffrage.

Ces outils vous permettent de suivre efficacement et facilement les travaux de vos biens. Vous pouvez faire la déclaration de travaux depuis certains outils et ensuite faire le suivi de l’avancée de ces travaux étape par étape . Il est également possible d’ajouter une estimation et chiffrage des travaux et d’inclure le calcul de la vétusté, c’est le cas par exemple de la fonctionnalité ImmoPad Smartpilot.

7. Les outils de constats :

Il s’agit de d’outil vous permettant de digitaliser vos constats et rapports comme les états des lieux . L’avantage est un gain de temps grâce à l’absence de ressaisie d’informations. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter autant de précision que possible et de nombreuses photos directement intégrées dans le rapport. L’envoi du rapport se fait généralement de manière automatique dès signature. Certaines applications comme ImmoPad vous permettent même d’ajouter des tags, de personnaliser vos rapports et fonctionnent sans connexion.  

Comment choisir les meilleurs outils numériques pour la gestion locative ?

Pour choisir les meilleurs outils numériques pour la gestion locative, les agents immobiliers doivent prendre en compte plusieurs critères :

1. Les fonctionnalités : les outils doivent offrir les fonctionnalités nécessaires à la gestion locative, et surtout qui répondent à leurs problématiques.
2. La facilité d’utilisation : les outils doivent être faciles à utiliser et à comprendre pour les agents immobiliers et les locataires.
3. L’accompagnement client : outre la facilité d’utilisation, il est primordial de mettre à disposition des utilisateurs des ressources afin que chacun puisse s’approprier l’outil et l’utiliser dans les meilleures conditions, et cela peu importe son niveau informatique. Exemple : prise en main personnalisée, formations, vidéos tuto , support téléphonique…
4. La sécurité : les outils doivent offrir un haut niveau de sécurité pour protéger les données personnelles et financières des locataires, il est préférable de privilégier une solution dont les serveurs sont en union européenne .
5. La compatibilité : les outils doivent être compatibles avec les systèmes informatiques existants des agents immobiliers comme les passerelles ImmoPad et logiciel de gestion locative.

Avant de choisir vos outils, soyez bien sûr d’avoir bien identifié vos besoins et priorisez-les. Gardez bien en tête vos objectifs : la digitalisation de votre activité doit vous permettre d’être plus productif et de gagner du temps et non pas l‘inverse.  Enfin profitez des démo produit et période d’essai pour tester les produits et choisir ceux qui vous conviennent le mieux .

La vacance locative est une contrainte à éviter. En effet, avoir un bien qui n’est pas loué est une perte d’argent. Pour éviter ce phénomène, il est recommandé d’anticiper rapidement les travaux à réaliser et de veiller à leurs bons déroulés grâce à des outils dédiés . Néanmoins, les travaux de rénovations peuvent être coûteux. Cet article vous aidera à savoir comment financer et suivre des travaux de rénovations.

Pourquoi envisager des travaux de rénovation ?

La rénovation d’un logement améliore le confort et la qualité de vie, mais surtout elle permet à vos locataires d’économiser de l’argent, ce qui rend votre bien plus attractif. Par exemple, des travaux d’isolation peuvent permettre d’avoir une meilleure classe au Diagnostic de Performance Energétique (DPE). Ce qui n’est pas négligeable avec l’envolée du coût de l’énergie. Il est donc utile de savoir comment financer et suivre des travaux de rénovations.

De plus, un bien régulièrement entretenu coûtera moins cher sur le long terme car les travaux seront réalisés au fur et à mesure évitant ainsi de provoquer de plus gros sinistres. Des travaux de rénovation permettent d’éviter les accidents à vos locataires, comme une prise mal fixée qui provoquerait un incendie. La valeur du bien est ainsi conservée ce qui permet de louer facilement, et par conséquent d’éviter la vacance locative. 

Comment financer des travaux de rénovation ? 

Il est important de rappeler que le locataire peut lui aussi faire des demandes. En effet, il peut demander : 

• la prime Coup de pouce Chauffage,
  • qui permet de remplacer les chauffages par des installations consommant moins. La chaudière au gaz, fioul ou charbon est alors remplacée par une chaudière biomasse. Elle peut également être changée par une pompe à chaleur, par un système solaire combiné, ou encore par un chauffage au bois. Ou encore être raccordée à un réseau de chaleur alimenté par des énergies renouvelables. Suivant les travaux, la prime est plus ou moins importante et elle se base sur les revenus fiscaux de référence de N-2. 
  • Cette prime est cumulable avec MaPrimeRénov et éco-prêt à taux zéro. 

• Certificats d’économie d’énergie (CEE) “Standard”,
  • Cette aide a pour but que les fournisseurs d’énergie financent partiellement ou totalement des travaux d’économies d’énergie. Il peut s’agir d’une aide sous forme d’un bon d’achat, d’une prime ou d’une réduction. Uniquement les travaux standards sont concernés, comme par exemple des travaux d’isolation. 
  • Il faut être vigilant avec cette aide. En effet, il est conseillé de signer et de dater le devis manuscritement. Il est important de veiller au fait que l’aide concerne uniquement les travaux et/ou installations et que le devis précise bien leur nature. Les conseils ne sont par exemple pas éligibles à la prime. S’il y a un sous-traitant, il faut veiller à ce que son nom apparaisse bien sur le devis. Il ne faut pas non plus, que le devis précise qu’un acompte doit être verser avant la date de signature du contrat avec votre fournisseur d’énergie. 
  • Cette aide est cumulable avec éco-prêt à taux zéro, MaPrimeRenov’ et l’Aide du Fonds Air pour l’installation d’un système de chauffage au bois performant. 

• Prêts à l’amélioration de l’habitat de la CAF,
  • Il permet de financer des travaux de rénovation ou d’isolation thermique. Il est destiné aux bénéficiaires de prestation familiale qui résident en France métropolitaine, Guadeloupe, Guyane, Martinique ou à La Réunion. Le taux d’intérêt est de 1%. 
  • Ce prêt peut atteindre 80% du montant des dépenses, toutefois, dans la limite de 1067,14€. Il est ensuite versé en deux fois, une première moitié à la signature du contrat de prêt, sur présentation du devis. L’autre moitié est, quant à elle, versée sur présentation des factures dans le mois suivant la fin des travaux. 

• Éco-prêt à taux zéro,
  • Aussi appelé éco-PTZ, est versé par certaines banques. Il s’agit d’un prêt à taux zéro, ayant pour montant maximal 50 000€. Il couvre les travaux de rénovation ponctuelle, qui permettent à votre logement d’avoir de meilleures performances énergétiques. Il couvre également les travaux de rénovation globale toujours pour de meilleures performances énergétiques. Il peut aussi couvrir les travaux de réhabilitation de votre installation d’assainissement non collectif, afin de mettre un dispositif qui ne consomme pas d’énergie. 

D’autres aides existent, comme le crédit d’impôt si vous réalisez des travaux d’équipement pour personne âgée ou handicapée. Dans la même visée, votre caisse de retraite peut aussi vous aider. En effet en cas de travaux d’amélioration et d’adaptation du logement, une aide financière aide à entreprendre des travaux améliorant le logement ou l’adaptant à la perte d’autonomie. Cette aide s’applique pour les retraités du régime général et les retraités de l’Etat. 

Si le propriétaire est occupant, alors en plus des aides déjà citées il peut être éligible aux aides suivantes : 

• MaPrimeRénov’ 
• MaPrimeRénov’ Sérénité 
• Prime Coup de pouce Rénovation performante d’une maison individuelle 
• Aides de l’Aence nationale de l’habitat (Anah) 
• Aide à l’insonorisation de votre logement proche d’un aéroport 
• Crédit d’impôt pour des dépenses de prévention des risques technologiques dans votre logement 

Attention, les aides ne sont pas toujours cumulables. 

Le processus à suivre : 

Pour obtenir un financement pour vos travaux de rénovation, vous devrez suivre plusieurs étapes : 

1. Évaluez vos besoins en matière de rénovation : établissez un plan de rénovation et identifiez les travaux nécessaires. 

2. Obtenez des devis : demandez des devis détaillés à plusieurs entrepreneurs pour estimer le coût des travaux. 

3. Recherchez des financements : examinez les différentes options de financement et choisissez celle qui convient le mieux à votre situation. 

4. Demandez des aides de l’État : renseignez-vous sur les aides de l’ANAH et les subventions offertes par les collectivités territoriales. 

5. Finalisez les travaux : choisissez un entrepreneur et signez un contrat. Assurez-vous de suivre les travaux de près pour garantir leur qualité. 

Comment suivre des travaux de rénovations ? 

Pour suivre des travaux, rien de tel qu’un outil pour vous y aider. ImmoPad propose un type de document “Suivi de travaux” qui permet de suivre l’avancée des travaux au fur et à mesure. Il est possible de préciser les démarches que le locataire a fait.  

De plus avec l’option Smart Pilot vous pouvez, lors d’un état des lieux de sortie ou dans le cadre de suivi de travaux, ajouter un service afin de rappeler quels travaux doivent être effectués. Vous pourrez préciser s’il faut demander un devis, si la gestion se fera en interne ou avec un prestataire… Vous pouvez ensuite suivre l’avancement des travaux depuis l’espace de gestion pour piloter au mieux leurs réalisations. À tout moment vous pouvez déclarer des sinistres depuis l’espace de gestion et suivre leurs progressions. Il s’agit donc d’un outil simple pour suivre des travaux de rénovations.  

Enfin, toujours avec la solution ImmoPad, vous pouvez réaliser un document “Procès-verbal de réception de travaux” qui permet de contrôler la bonne réalisation des travaux. La prise de photo étant illimitée, vous pouvez ainsi avoir un document plus précis. 

Pour préparer les assemblées générales de copropriété, ImmoPad et son option Smart Pilot peuvent vous permettre d’avoir des documents clairs et précis sur lesquels vous appuyer. Vous pourrez également plus facilement préparer votre budget prévisionnel de copropriété, puisque les travaux à réaliser seront plus facilement ciblés. 

Cela ne vous aura pas échappé : les changements climatiques et l’extension des territoires urbains n’ont fait qu’augmenter les risques d’incendie et autres…. Les inondations représentent le premier risque naturel en France. Les incendies, quant à eux, touchent chaque année plus de 20 000 habitations. Quelle est donc la responsabilité des locataires en cas d’incendies ? D’inondations ? Ou encore, lors de sinistres dont ils ne sont pas responsables ? Le gestionnaire a-t-il une responsabilité ?

La responsabilité du locataire en cas d’incendie ou autres dégâts :

• Il est à noter que les locataires ne peuvent être tenus responsable si les dégâts ont été occasionnés par des sinistres découlant d’un vice de fabrication, d’un défaut technique dans la conception du logement ou encore d’une négligence venant du propriétaire.
• Comme le précisent les textes de loi (lois n° 86-1290 du 23 décembre 1986 et n° 89-462 du 6 juillet 1989), le locataire est tenu de s’acquitter des réparations locatives ainsi que de l’entretien du logement. Les locataires étant considérés comme responsable si des dégradations ou des pertes surviennent dans le logement lors de leur location.
• Si des sinistres sont susceptibles d’affecter une partie ou tout le bien, venant de catastrophes naturelles reconnues, c’est-à-dire résultant d’un arrêté catastrophe naturelle, alors le bailleur est dans l’obligation de prévenir le locataire.
• L’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, explique que : « Le locataire est obligé de s’assurer contre les risques dont il doit répondre en sa qualité de locataire et d’en justifier lors de la remise des clés, chaque année, à la demande du bailleur ». En revanche, pour les locations meublées l’assurance n’est pas obligatoire. Ce qui n’empêche qu’en cas de sinistre, les locataires devront indemniser les dommages.
• Enfin, le propriétaire est en droit de souscrire une assurance pour les locataires.

Que ce passe-t-il lors d’incendies, d’inondations ou encore de sinistres ?

Les forces majeures ne sont pas de la responsabilité des locataires. Par force majeure, on entend:

• les cataclysmes naturels tels que les séismes, la grêle, les inondations, les coulées de boue…
• les accidents technologiques comme les explosions d’usine, les déversements et les fuites de produits toxiques…
• les accidents occasionnés par des tiers, comme des incendies, des dégâts des eaux ou des explosions…

Néanmoins, pour que le locataire d’un logement meublé soit couvert en cas d’incendie, le mieux est de souscrire à une garantie “risques locatifs”.

Pour les locataires de non-meublés, cette garantie est obligatoire. La garantie “risques locatifs” prend en charge uniquement les dommages dus à un incendie, un dégât des eaux ou une explosion. En cas de sinistre, les dommages alors causés au bien par les locataires seront indemnisés par l’assureur au propriétaire.

Pour être plus couvert, il est possible de souscrire à une assurance multirisques habitation. Celle-ci propose systématiquement deux garanties qui sont complémentaires à celle contre les risques locatifs”. D’une part la garantie “recours des voisins et des tiers”, et d’autre part une garantie qui protège les biens mobiliers ainsi que des effets personnels des locataires. Cette seconde garantie permet de protéger, également, les biens présents dans une dépendance au logement, comme un garage ou encore une cave.

L’assurance multirisques habitation permet de couvrir les dommages liés à un incendie, un dégât des eaux, une explosion, mais aussi les dommages consécutifs à une tempête, à de la grêle, de la neige, des bris de glace, une catastrophe naturelle ou technologique ou encore à un attentat ou un acte de terrorisme.

Il faut tout de même veiller aux plafonds de remboursements, les exclusions et les franchises appliquées.

Que se passe-t-il si les voisins sont responsables du sinistre ?

Si un incendie ou un dégât des eaux, s’étant déclenché dans le logement d’un voisin, se propage aux étages supérieurs ou inférieurs, et touche alors votre locataire, il faut que le locataire voisin ait souscrit à la garantie “recours des voisins et tiers” afin qu’elle puisse indemniser le propriétaire.

Les infos à retenir:

Vous voilà incollable sur les responsabilités en cas d’incendie ou autre sinistre ! En espérant que vous n’aurez pas ce type de problème à gérer !

La réalisation des états des lieux est l’une des pratiques les plus courantes dans le milieu immobilier. Toutefois, les coquilles, oublis et erreurs sont vite arrivés, encore plus quand il s’agit d’états des lieux d’un local commercial ou professionnel. Même si la réalisation d’un tel constat est similaire à celui d’un locataire particulier, il y a néanmoins quelques différences qu’il est important de retenir. On vous en parle sans plus tarder.

La réalisation d’un état de lieux d’un local commercial

Comme avec un particulier, l’état des lieux d’un local commercial ou professionnel doit être réalisé de manière contradictoire. Cela suppose donc la présence des deux parties, à savoir le bailleur (agent ou propriétaire) et le locataire. Les deux parties doivent apposer leur signature sur le constat uniquement quand elles sont toutes en accord avec ce dernier.

Par la suite, l’état des lieux d’entrée sera joint au bail, permettant ainsi d’attester de l’état du local commercial lors de l’entrée du professionnel. Il devra être réutilisé pour l’état des lieux de sortie puis comparé avec ce dernier.

Les critères obligatoires d’un état des lieux d’un local commercial

Il existe évidemment des critères obligatoires pour que le constat soit valable juridiquement et donc reçu devant les tribunaux :

• La date à laquelle se déroule l’état des lieux
• L’adresse du local loué
• Les coordonnées du propriétaire et du locataire
• Le type d’état des lieux réalisé
• Le relevé de tous les compteurs présents
• L’état de chaque pièce (murs, sols, fenêtres, plafond etc)
• L’éventuelle présence de dégradations

Retrouvez le détail dans le Code du Commerce, article L145-40-1

Le Saviez-Vous ?
Avec ImmoPad, vous disposez de modèles de documents, conformément à la loi ALUR 2014 et au Code du Commerce pour l’établissement de vos états des lieux. Avec notre application, vous pouvez vous-même créer vos modèles et personnaliser les nomenclatures. Un état des lieux d’un local commercial sur-mesure !

Les particularités d’un état des lieux d’un local commercial ou professionnel

Malgré les grandes similitudes qu’il y a entre un état des lieux d’un logement pour particulier et d’un local commercial, ce dernier possède quelques particularités qu’il vous faut observer plus attentivement.

Premièrement, sachez que l’état des lieux d’un local commercial est obligatoire depuis la loi Pinel 2014, précisément sur le bail commercial.

D’autre part, nous vous conseillons de faire particulièrement attention au serrure, poignets, portes et fenêtres du local. Evidemment, vous pouvez en profiter pour vous s’assurer qu’aucune dégradation ni tâches ne soient présentes sur les murs, sols, plafonds et revêtements divers.

Enfin, il faut que vous vous assureriez de l’inventaire détaillé de l’équipement rattaché au local, s’il y en a un. Evidemment, vous devez aussi relever leur état de dégradation s’il le faut.

Bail commercial ou bail professionnel ?

Eh oui, il existe deux différents types de bail pour louer un local commercial :

• Bail commercial : il sera utilisé pour un local commercial, artisanal ou industriel
• Bail professionnel : il sera utilisé dans tous les autres types de location pour une activité professionnelle, comme par exemple la location de bureaux

Réalisez des états des lieux pour un local commercial sur – mesure avec ImmoPad

Avec la technologie ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux sur-mesure pour vos divers locaux commerciaux, et le tout, en deux fois moins de temps que d’ordinaire. Avec un abonnement Silver ou Gold, vous pouvez profiter de notre personnalisation. Non seulement les documents créés seront parfaitement adéquat pour vos locaux, mais vous pourrez aussi personnaliser les couleurs et le logo des documents pour vous assurer une image toujours plus professionnelle.

Aujourd’hui, il n’est pas rare que des contestations de vos copropriétaires sur vos prestations facturées se fassent entendre. Si le syndic de copropriété commet des fautes lors de l’exercice de ses fonctions, sa responsabilité peut être engagée.  

Alors, quelles précautions prendre afin d’éviter les contestations de vos prestations facturées ?  

Quelles prestations peut effectuer un syndic de copropriété ?  

Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer et gérer les finances de la copropriété. Il gère l’administration courante et les finances de l’immeuble.

Les prestations obligatoires d’un syndic de copropriété sont rémunérées sur la base d’un forfait annuel. Un syndic de copropriété facture ses prestations obligatoires sur la base d’un forfait annuel. Ces tâches sont multiples : assemblées générales, gestion financière et comptable, tenue et conservations des archives…  

Ainsi, toutes les prestations que vous fournissez à votre copropriété sont bien définies et réglementées. 

Les prestations obligatoires du SYNDIC:

• Assurer la gestion financière de la copropriété
• Mettre à jour les informations sur les copropriétaires
• Organiser les AG
• S’assurer de la bonne exécution du règlement et des décisions prises en AG
• Gérer et entretenir l’immeuble
• Gérer le carnet d’entretien de l’immeuble
• Assurer la communication des décisions des AG aux occupants

Et la législation dans tout ça ?  

Des textes législatifs et réglementaires encadrent toutes les fonctions d’un syndic de copropriété. Le premier de texte se base sur la loi sur le “statut de la copropriété” du 10 juillet 1965 et le plus récent repose sur la loi Alur qui date du 24 mars 2014. 

La loi Alur encadre les prestations facturables aux copropriétés par les syndics. Elle permet donc de définir la facturation du forfait annuel du syndic et les rémunérations spécifiques complémentaires du syndic. Vous pouvez toujours vous référer à cette loi afin de montrer que vos prestations sont valables.  

Nos petites astuces  

Chaque syndic est libre de fixer ses propres montants, mais il est plus judicieux de suivre les indications données par l’Observatoire des charges de l’Association des Responsables de Copropriété (ARC).  

Il est aussi important que vous respectiez votre part de responsabilité en n’oubliant pas :  

• D’exécuter les décisions de l’assemblée générale 
• De ne pas réaliser des travaux non-urgents sans l’accord de l’assemblée générale 
• De toujours consulter le conseil syndical quand la situation l’oblige 

Il vous faudra aussi suivre le règlement de copropriété et bien répartir les charges au prorata des millièmes de copropriété, proportionnellement à la valeur de chaque lot. Il est donc important de respecter les charges en fonction de la superficie des parties privatives des lots, du degré de confort, de la situation du lot au sein de l’immeuble… Afin de ne pas recevoir de plaintes des copropriétaires.  

En règle générale, il est impératif de mettre tous les documents à jour et de les mettre à disposition des copropriétaires. En effet, les copropriétaires ont le droit de consulter ses documents à n’importe quel moment. Il faut aussi bien tenir sa comptabilité et vérifier régulièrement que les principaux documents comptables sont présents et tenus à jour.   

Chaque syndic de copropriété doit tenir à jour son “journal général” qui regroupe toutes les écritures comptables enregistrées chronologiquement.  

Un autre document important qu’il faut aussi tenir à jour est “le grand livre”. Ce document regroupe toutes les écritures passées en comptabilité dans l’exercice considéré.  

Ainsi, en gardant une trace écrite de toutes vos actions, en classant régulièrement vos documents et en respectant vos obligations, vous serez prêt à réagir face à toute contestation !