Outils de gestion locative pour les agents immobiliers: comment choisir?

La gestion locative est une activité importante pour bon nombre d’agences qui ont des biens locatifs à gérer. Elle consiste à assurer la gestion des biens immobiliers, de la recherche de locataires à la maintenance des propriétés et à garantir la satisfaction de leur client propriétaire et locataire. De quoi être bien occupé, voir même très vite débordé !

Pour faciliter cette administration au quotidien, les agents immobiliers peuvent utiliser des outils numériques qui leur permettent d’automatiser et d’optimiser la gestion locative et ainsi leur garantir une meilleure productivité et relation client.

Cependant, choisir les bons outils de gestion locative peut vite s’avérer chronophage et compliqué, voir une véritable prise de tête pour vous.

Alors quels outils de gestion locative choisir ? Sur quels critères se baser ? Et comment trouver l’outil adapté à vos besoins ?

Définir ses besoins pour trouver les bons outils de gestion locative ?

Pour choisir un outil, la première chose que vous devez vous demander est : quels sont mes besoins ? Pourquoi ai-je besoin d’un outil numérique ?

A ce sujet, ces besoins peuvent être multiples.

Trouver les bons locataires

Tout d’abord, il est important de trouver rapidement des locataires pour les biens immobiliers et ainsi éviter la vacance locative. Pour ce faire, vous allez logiquement optimiser vos annonces et leur visibilité :

1. S’assurer de la bonne visibilité et de la bonne diffusion de vos annonces grâce aux plateformes comme Le Bon Coin ou Se Loger, vos vitrines, les réseaux sociaux…
2. Bien travailler le contenu de votre annonce en mettant une description exhaustive et qualitative du bien à louer par exemple
3. Choisir des photos de qualité et opter pour la visite virtuelle, cela permettra à vos contacts de s’assurer que le bien leur convient avant de déposer un dossier.

Gérer les relations locataires – gestionnaire locatif

Ensuite, vous avez besoin d’un outil pour gérer les relations avec les locataires, en s’assurant de leur satisfaction et en répondant à leurs besoins.

Pour cela, il vous faudra trouver des outils pour :

• Optimiser l’échange d’informations et centraliser les informations importantes et documents dans un seul et même l’endroit comme un espace locataire en ligne par exemple.
• Faciliter la résolution d’incidents en mettant en place un processus simple et facile à prendre en main pour le locataire. Cela évitera la sursollicitation.
• Fluidifier la communication en trouvant le moyen le plus adapté pour communiquer avec vos locataires de manière sereine.

Gestion des loyers et paiements

La gestion locative implique également la collecte des loyers et la gestion des paiements et des cautions.

L’objectif sera là de trouver l’outil qui facilite les paiements, les relances et la gestion des cautions en:

• Automatisant la collecte, les rappels et les relances de loyers en variant les moyens de communication par exemple
• Multipliant les options de paiement pour donner plus de flexibilité à vos locataires
• Effectuant un suivi des paiements automatisés par le biais d’un logiciel de gestion immobilière par exemple.

Garantir le suivi et l’état du bien en gestion

Il est essentiel de maintenir les propriétés en bon état, en effectuant des travaux de maintenance et en assurant un suivi de bien grâce aux états des lieux notamment.

Pour cette partie, vos besoins sont :

• Effectuer un état des lieux du bien loué et opter pour une solution vous permettant d’ajouter des photos et autant de précision que possible.  
• Effectuer une maintenance proactive du bien avec un suivi de la maintenance complet de A à Z ; du constat à la réparation en passant par le chiffrage.
• Gérer les contrats de location complets et précis qui décrivent clairement les droits et responsabilités du locataire et du propriétaire via un outil de gestion immobilière par exemple.

Gérer plus simplement l’administratif et la comptabilité

La gestion de l’administratif est peut-être votre bête noire, comme beaucoup d’entre nous.

L’objectif est de vous faire gagner du temps en essayant d’automatiser et de digitaliser au maximum toutes ces petites tâches via un outil de gestion locative efficace. La digitalisation pourra aussi vous permettre de réduire le nombre d’erreurs notamment dans la gestion comptable concernant :

• La gestion des dossiers locatifs
• Le suivi comptable
• La génération de documents : avis d’échéance, quittance…
• Le suivi et remboursement des dépôts de garantie

Quels sont les différents outils numériques pour la gestion locative ?

Il existe de nombreux outils numériques pour la gestion locative, tels que :

1. Les logiciels de gestion locative en ligne:

Ces logiciels permettent de gérer les contrats de location, les paiements et les relations avec les locataires. Elles permettent de gérer les locations en ligne, depuis la recherche de locataires jusqu’à la gestion des paiements. Ils offrent également des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour suivre la performance de la gestion locative.

Il s’agit d’outils de gestion générale pour la mise en location, la gestion et le suivi comptable.

Il existe de nombreux logiciels de gestion, la plus adapté dépendra des besoins que vous avez. Nous vous conseillons de faire une démo avec un commercial afin d’avoir une idée concrète de l’outil et de l’utilisation que vous pouvez en faire. N’oubliez pas de prendre en compte dans votre choix la facilité d’utilisation et l’expérience utilisateur.

2. Les plateformes de diffusion d’annonces :

Plus besoin de présenter les principales plateformes de diffusion telles que SE LOGER, Le BON COIN, BIEN ICI. Elles vous permettent de gagner en visibilité et de diffuser votre annonce à l’échelle nationale voir internationale.

Néanmoins, vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux comme plateforme de diffusion. Vous pouvez y poster vos biens en location et surtout n’oubliez pas de poster dans les groupes. La viralité des réseaux sociaux vous permettra de toucher un maximum de personnes.  Les réseaux à privilégier : Instagram et Facebook .

3. Les outils de comptabilité :

Ces outils permettent de gérer les paiements, les factures et les budgets de la gestion locative. Ils offrent également des fonctionnalités de reporting et de suivi des dépenses.

Vous pouvez opter pour des outils dédiés uniquement à la gestion comptable comme Indy ou Quickbooks. Cependant de nombreux logiciels de gestion locative inclus d’office des fonctionnalités liées à la comptabilité. Faites donc attention à éviter les doublons et dépenses superflues.

4. Visites vidéos ou virtuelles :

Ces outils vous permettent de rendre vos annonces plus attractives mais aussi d’éviter de faire des visites à des locataires non ou peu intéressés . Les potentiels locataires peuvent se rendre compte plus concrètement du bien et si celui-ci peut correspondre à leurs besoins et envies . Il existe des outils spécifiques pour réaliser des visites virtuelles comme nodelview mais vous pouvez aussi la faire vous-même avec votre smartphone et la poster sur YouTube et diffuser le lien.

5. Les outils spécifiques à la relation locataire:

Ces outils ont pour objectif de fluidifier la communication et l’échange d’informations entre l’agence et les locataires et améliorer la relation client. Ils permettent de désengorger votre standard téléphonique et votre boite mail mais surtout d’améliorer la relation avec vos locataires.
Ces plateformes mettent à disposition des locataires toutes les informations et documents importants ainsi que la possibilité d’effectuer des demandes auprès des agences et de suivre l’état d’avancement de celles-ci . Certains outils incluent aussi une conciergerie immobilière donnant aux locataires la possibilité de souscrire à des services à des tarifs avantageux . C’est par exemple le cas de la fonctionnalité TOTEIM développée par ImmoPad. 

6. Les outils dédiés au suivi des travaux et chiffrage.

Ces outils vous permettent de suivre efficacement et facilement les travaux de vos biens. Vous pouvez faire la déclaration de travaux depuis certains outils et ensuite faire le suivi de l’avancée de ces travaux étape par étape . Il est également possible d’ajouter une estimation et chiffrage des travaux et d’inclure le calcul de la vétusté, c’est le cas par exemple de la fonctionnalité ImmoPad Smartpilot.

7. Les outils de constats :

Il s’agit de d’outil vous permettant de digitaliser vos constats et rapports comme les états des lieux . L’avantage est un gain de temps grâce à l’absence de ressaisie d’informations. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter autant de précision que possible et de nombreuses photos directement intégrées dans le rapport. L’envoi du rapport se fait généralement de manière automatique dès signature. Certaines applications comme ImmoPad vous permettent même d’ajouter des tags, de personnaliser vos rapports et fonctionnent sans connexion.  

Comment choisir les meilleurs outils numériques pour la gestion locative ?

Pour choisir les meilleurs outils numériques pour la gestion locative, les agents immobiliers doivent prendre en compte plusieurs critères :

1. Les fonctionnalités : les outils doivent offrir les fonctionnalités nécessaires à la gestion locative, et surtout qui répondent à leurs problématiques.
2. La facilité d’utilisation : les outils doivent être faciles à utiliser et à comprendre pour les agents immobiliers et les locataires.
3. L’accompagnement client : outre la facilité d’utilisation, il est primordial de mettre à disposition des utilisateurs des ressources afin que chacun puisse s’approprier l’outil et l’utiliser dans les meilleures conditions, et cela peu importe son niveau informatique. Exemple : prise en main personnalisée, formations, vidéos tuto , support téléphonique…
4. La sécurité : les outils doivent offrir un haut niveau de sécurité pour protéger les données personnelles et financières des locataires, il est préférable de privilégier une solution dont les serveurs sont en union européenne .
5. La compatibilité : les outils doivent être compatibles avec les systèmes informatiques existants des agents immobiliers comme les passerelles ImmoPad et logiciel de gestion locative.

Avant de choisir vos outils, soyez bien sûr d’avoir bien identifié vos besoins et priorisez-les. Gardez bien en tête vos objectifs : la digitalisation de votre activité doit vous permettre d’être plus productif et de gagner du temps et non pas l‘inverse.  Enfin profitez des démo produit et période d’essai pour tester les produits et choisir ceux qui vous conviennent le mieux .