Oui, la signature électronique d’un état des lieux a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Le code civil pose cette équivalence, et le décret du 30 mars 2016 autorise expressément l’état des lieux électronique. Deux conditions s’appliquent toutefois : le prestataire doit identifier le signataire, et le document doit rester intègre après signature. En pratique, une signature électronique avancée suffit pour un état des lieux.
« Et si le locataire conteste sa signature électronique ? » La question revient à chaque déploiement, et elle est d’ailleurs légitime, car l’état des lieux engage le dépôt de garantie. La bonne nouvelle : le droit a tranché depuis longtemps. La moins bonne, en revanche : toutes les signatures électroniques ne se valent pas.
À retenir
- L’écrit électronique a la même force probante que le papier (article 1366 du code civil).
- Le décret n° 2016-382 autorise l’état des lieux électronique et sa remise dématérialisée.
- Le niveau avancé du règlement eIDAS est le standard pour un état des lieux.
- En cas de refus de signer, un commissaire de justice intervient à frais partagés.
- Le locataire peut demander une modification dans les dix jours suivant la signature.
Que prouve la signature d’un état des lieux ?
L’article 1367 du code civil définit la signature par sa fonction. Elle identifie d’abord celui qui l’appose, puis manifeste son consentement aux obligations de l’acte. Rien de plus, mais rien de moins.
Pour l’état des lieux, l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 ajoute par ailleurs une exigence propre. Les parties, ou un tiers qu’elles mandatent, l’établissent contradictoirement et amiablement. La signature atteste donc deux choses : l’identité du signataire, et le fait que les parties ont réalisé le constat ensemble.
C’est d’ailleurs ce second point qui fait la valeur du document. Un état des lieux signé mais non contradictoire, rempli seul puis présenté à signer, reste fragile, quel que soit le support.
La signature électronique d’un état des lieux vaut-elle le papier ?
Oui. L’article 1366 du code civil pose l’équivalence : l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit papier. Il faut cependant que la personne dont il émane soit « dûment identifiée » et que le document soit conservé « dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
De plus, l’article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 ferme le débat pour l’état des lieux. On peut l’établir sur papier ou sous forme électronique, puis le remettre en main propre ou par voie dématérialisée. Pour comparer les deux supports, voir notre article sur l’état des lieux numérique ou papier.
Il y a donc deux conditions, plus techniques que juridiques : identifier le signataire, puis garantir l’intégrité du document après signature.
Quel niveau de signature électronique choisir pour un état des lieux ?
Le règlement européen eIDAS, n° 910/2014, distingue trois niveaux de signature électronique. Les trois sont certes valables. En revanche, ils diffèrent par ce qu’il faudra démontrer le jour où une partie conteste la signature.
| Niveau | Ce qu’il garantit | En cas de contestation |
|---|---|---|
| Signature simple | Un consentement exprimé en ligne, sans vérification indépendante de l’identité. | Celui qui s’en prévaut doit prouver la fiabilité du procédé : journal de connexion, code SMS, adresse IP. |
| Signature avancée | Le prestataire identifie le signataire, et toute modification ultérieure devient détectable. | Même charge de la preuve, mais avec des éléments bien plus solides. C’est le niveau usuel pour l’état des lieux. |
| Signature qualifiée | Identité vérifiée par un prestataire qualifié et dispositif de signature certifié. | Seul niveau présumé fiable : c’est alors à celui qui conteste de prouver que la signature n’est pas valable. |
Source : règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 (eIDAS).
En pratique, l’état des lieux se signe donc en niveau avancé. La signature qualifiée suppose en effet une vérification d’identité renforcée, peu compatible avec une remise de clés. Le rapport coût/bénéfice ne la justifie pas non plus, puisque le document tire l’essentiel de sa force du caractère contradictoire du constat.
Qu’est-ce qui fait tenir une signature électronique d’état des lieux en cas de litige ?
Devant un juge ou une commission de conciliation, la discussion porte rarement sur le principe de la signature électronique. Elle porte plutôt sur cinq éléments concrets :
- l’identification du signataire : qui a vérifié son identité, et comment ?
- l’horodatage : la date et l’heure exactes de la signature ;
- le scellement : la preuve que personne n’a modifié le document après signature ;
- le fichier de preuve remis par le prestataire, qui consigne tout le processus ;
- la remise d’un exemplaire au locataire, qui matérialise le contradictoire.
Ainsi, un dispositif qui produit ces cinq éléments tient. À l’inverse, une simple case cochée dans un formulaire ne tient pas.
Que faire si une partie refuse de signer l’état des lieux ?
Le refus de signer n’est pas un blocage définitif. L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 organise en effet le recours au commissaire de justice. La partie la plus diligente le sollicite, puis bailleur et locataire partagent les frais par moitié. Deux précisions sont utiles :
- le partage des frais suppose le strict respect du formalisme de convocation de l’autre partie ; sinon, les frais restent à la charge de celui qui a saisi le commissaire de justice ;
- quand un professionnel mandaté par le bailleur réalise l’état des lieux amiable, la part facturée au locataire est plafonnée par l’article 5 de la loi : elle ne peut dépasser ni celle du bailleur, ni un montant fixé par décret selon la surface.
Si le locataire ne peut pas être présent, il peut aussi donner procuration pour l’état des lieux plutôt que de refuser.
Peut-on modifier un état des lieux après signature ?
Oui, car signer ne ferme pas définitivement le document. Le locataire peut en effet demander la modification de l’état des lieux d’entrée :
- dans un délai de dix jours à compter de son établissement, pour tout élément ;
- jusqu’à la fin du premier mois de la période de chauffe, pour les éléments de chauffage, qu’on ne peut pas tester en juillet.
Si le bailleur refuse, le locataire peut alors saisir la commission départementale de conciliation. Passé ces délais, la modification reste possible, mais elle suppose l’accord des deux parties : c’est l’objet de l’avenant à l’état des lieux.
Et si l’état des lieux n’est pas signé du tout ?
Enfin, en l’absence d’état des lieux, l’article 1731 du code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Toutefois, l’article 3-2 de la loi de 1989 écarte cette présomption lorsque l’absence d’état des lieux est imputable au bailleur. En cas de désaccord, la procédure en cas de litige d’état des lieux détaille ensuite les recours. Retrouvez aussi les bases dans notre article qu’est-ce qu’un état des lieux ?
Questions fréquentes sur la signature électronique de l’état des lieux
Oui. L’article 1366 du code civil pose l’équivalence entre écrit électronique et écrit papier. De plus, l’article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 prévoit expressément l’état des lieux sous forme électronique.
La signature avancée suffit dans la très grande majorité des cas. Elle identifie le signataire et rend détectable toute modification ultérieure. La signature qualifiée, seule présumée fiable, est en revanche disproportionnée pour ce document.
Oui, si les parties ont bien réalisé le constat de façon contradictoire. La signature à distance doit cependant identifier le signataire et sceller le document, et le locataire doit recevoir son exemplaire.
La partie la plus diligente peut faire établir l’état des lieux par un commissaire de justice, à frais partagés par moitié. Il faut toutefois respecter le formalisme de convocation.
Oui, dans les dix jours suivant son établissement, et jusqu’à la fin du premier mois de chauffe pour le chauffage. Au-delà, un avenant signé des deux parties est nécessaire.
Sources officielles
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs (Légifrance)
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d’établissement de l’état des lieux (Légifrance)
- Règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014, dit eIDAS (EUR-Lex)
- État des lieux d’entrée dans un bail d’habitation (Service-Public.fr)
- Commission départementale de conciliation (Service-Public.fr)
Faire signer vos états des lieux avec domuSign
domuSign, la solution de signature électronique d’ImmoPad, s’applique directement à l’état des lieux. Le locataire signe d’abord sur place ou à distance, puis domuSign scelle le document. Enfin, ImmoPad conserve le fichier de preuve avec le rapport.
