Vous êtes satisfaits, car l’un de vos candidats à une location vient de signer son bail. Mais votre semaine est chargée et vous ne savez pas comment insérer l’état des lieux d’entrée de ce nouveau locataire dans votre agenda… Un problème très fréquent dans la profession immobilière auquel, chez ImmoPad, nous tentons de remédier. Ainsi, découvrez aujourd’hui nos conseils pour réaliser rapidement un état des lieux d’entrée ou de sortie.
1. UTILISEZ DES MODÈLES D’ÉTAT DES LIEUX
Vous débutez dans les états des lieux ? Ou alors, vous avez tendance à trop vous éparpiller ? Les modèles sont faits pour vous ! Avec eux sous le coude, vous pouvez être sûr que votre état des lieux sera propre, légal et sa réalisation n’en sera que plus simple et rapide.
Il existe divers modèles d’état des lieux sur Internet. Ils sont faits par type de location, entre courte – longue durée ou saisonnière. Ils sont aussi différenciés par le type de logement: un T1, T2, T3, T4, etc. Vous pouvez en trouver aisément et télécharger les PDF qui vous intéressent.
Autrement, plusieurs applications d’états des lieux numériques proposent des modèles, comme ImmoPad. Outre les modèles classiques des logements connus, nous vous laissons aussi la possibilité de les personnaliser. Ainsi, lors de la création d’un document en vue d’un constat, vous pourrez sélectionner le modèle que vous avez vous-même retouché.
2. PRÉPAREZ VOS ÉTATS DES LIEUX
Avant chaque constat, nous vous conseillons vivement de préparer l’ensemble des documents à remplir et à faire signer par votre locataire. Pour vous accompagner dans votre préparation, nous vous proposons une petite check-list :
- Choisir son modèle de document en fonction du type de logement (T1, T2, T3, etc.)
- Renseigner le nom et les coordonnées de votre nouveau locataire. Si elle ou il est déjà client chez vous, transférer manuellement ou numériquement ses coordonnées sur le nouveau document d’état des lieux.
- Renseigner l’adresse du logement (et la précédente adresse du locataire)
- Renseigner les coordonnées des garants, colocataires ou concubins si nécessaire
- Ajouter les particularités du logement : cave, garage, parking, véranda, jardin, balcon, etc.
Si vous utilisez une application d’état des lieux, les fonctionnalités duplicata et de transfert de données vous serons d’autant plus utiles pour gagner du temps. En dupliquant un état des lieux d’entrée, vous pouvez dès lors réaliser sa sortie et obtenir son comparatif. Et réciproquement.
En conservant numériquement – dans un stockage légal et sécurisé basé en France, les données de vos résidents, vous pourrez les réutiliser à tous moments pour d’autres constats.
De plus, avec notre application, vous pouvez préparer un document sur mesure : seules apparaissent les sections en fonction du type de logement, et celles-ajoutées par vos soins.
3. ORGANISEZ VOTRE VISITE D’ETAT DES LIEUX
Pour rentabiliser le temps consacré à l’établissement de votre état des lieux, nous vous conseillons au préalable de jeter un coup d’œil au plan du logement; si vous en posséder un.
Ensuite, il est préférable d’établir un circuit pour constater efficacement les pièces, comme par exemple, tourner dans le sens des aiguilles d’une montre. Ainsi, la visite se fera plus rapidement.
Enfin, pour ne pas trop vous éparpiller, nous vous conseillons d’inspecter votre pièce de bas en haut, puis dans les détails de haut en bas. Pour vous aider, vous pouvez lister au préalable les éléments primordiaux à vérifier comme suit :
- Sol
- Plinthes
- Mur
- Plafond
- Luminaires
- Interrupteurs
- Fenêtres
- Portes
- Prises électriques, sortie de gaz, eau, etc.
4. OPTEZ POUR LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
Enfin, votre état des lieux est maintenant finalisé. Grâce aux précédents conseils et outils, vous avez déjà gagné plus de la moitié de votre temps. À présent, vous n’avez plus qu’à faire signer votre état des lieux, puis rentrer dans votre agence pour photocopier ou envoyer le document par voie postale au propriétaire, voir au garant. Quelle perte de temps.
Avec des états des lieux numériques, vous n’avez qu’à remplir un exemplaire d’état des lieux. Muni d’une signature électronique, l’application, telle qu’ImmoPad clôture le document dès que les deux parties (locataire et gestionnaire) ont signé le document. Il est dès lors envoyé automatiquement aux diverses parties prenantes de cet état des lieux (propriétaire, locataire, garant), dont les e-mails ont été préalablement enregistrés dans la préparation du document. Côté gestionnaire, un exemplaire est stocké dans l’application ImmoPad et sur l’espace de gestion.
La signature électronique vous permet de bénéficier d’un envoi automatique du document originel, et ce de manière parfaitement légale et sécurisée. Ainsi, vous gagnez encore une heure lors de la clôture de votre document, vous débarrassant de la paperasse administrative liée aux déplacements et envois postaux.
5. INVESTISSEZ DANS UNE APPLICATION
Si ce n’était pas encore clair… Le numérique est un avantage certain dans le gain de temps en gestion locative. Au-delà des raccourcis et diverses optimisations de l’ensemble de la gestion numérique d’un parc immobilier, la simple utilisation d’une application pour établir ses états des lieux fait gagner 50% de leur temps aux agents et gestionnaires immobilier.
Comme dit plus haut, les modèles, la préparation de documents, les duplicatas, les transferts de données, le stockage et l’envoi automatique sont diverses fonctionnalités du numérique qui vous permettent de réaliser vos états des lieux rapidement.
De plus, utiliser l’état des lieux numérique vous offre d’autres bonus :
- Prendre et enregistrer directement les photos dans le document de constat
- Et toujours plus précis grâce aux tags de photos disponibles sur certaines applications
- Bénéficier d’un stockage et d’une organisation optimale de vos biens immobiliers
- Personnaliser vos modèles et votre glossaire
- Bénéficier d’une prise de rendez-vous automatique et d’un agenda de RDV pour établir vos prochains RDV d’états des lieux et autres rapports immobiliers.