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Comment préparer une Assemblée Générale de Copropriété ?

Selon l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat), il n’y aurait pas moins de 526 063 copropriétés en France. 51% d’entre-elles sont gérées par des syndics de copropriété professionnels. À côté, il y aurait 42,7% sans syndic et 6,2% dont la copropriété est gérée bénévolement. Il y a près de 526 000 copropriétés rien qu’en France Métropolitaine. Ce qui explique pourquoi nous entendons parler tous les ans de ces fameuses Assemblées Générales. Leur organisation est un vrai sujet à débat, ne serait-ce qu’entre syndics professionnels et particuliers. Malgré tout, nous avons décidé de nous jeter dans ce grand bassin annuel en tentant de vous apporter les bonnes étapes. Afin que vous puissiez préparer votre Assemblée Générale de Copropriété dans la plus grande des sérénités, ou du moins, efficacité.

1. Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale de Copropriété ?

Concrètement, il s’agit d’une réunion rassemblement l’ensemble des copropriétaires afin de prendre des décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété et au bien-être de ses occupants. La présence des copropriétaires n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. Elles peuvent être plus ou moins importante en taille. C’est pourquoi il est important de bien préparer une assemblée générale de copropriété.

2. Avant toute-chose : la convocation d’une Assemblée Générale de Copropriété

Classiquement, il est recommandé d’adresser la convocation à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale. Pour vous assurer du maximum de présence de la part des copropriétaires, nous vous conseillons plutôt 30-31 jours, soit un mois avant l’assemblée générale, et non 3 semaines. D’ailleurs, certains règlements de copropriété peuvent prévoir des délais plus longs.

Cette convocation doit être adressée par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou par lettre électronique (LRE) avec l’accord écrit du copropriétaire. La remise en main propre est évidemment acceptée contre un émargement ou un récépissé.

Côté expéditeur, cela peut varier. Voici les divers convocateurs possibles :

  • Le syndic : a la responsabilité de convoquer les copropriétaires au moins une fois par an. Puis chaque fois qu’il le jugera utile, en respectant les délais prévus par le règlement de copropriété.
  •  Le président du conseil syndical : si après avoir mis en demeure le syndic, ce dernier ne donne pas suite au cours des 8 jours qui suivent, le président du conseil syndical peut convoquer les copropriétaires pour une assemblée générale de copropriété.
  • Les copropriétaires : Dans certains cas, un ou plusieurs copropriétaires peuvent exceptionnellement convoquer une assemblée générale :
    En l’absence d’un conseil syndical, des membres du conseil syndical désignés par les copropriétaires ou par inaction dudit président du conseil syndical
    Quand la copropriété est dépourvue d’un syndic et qu’en conséquence, aucune assemblée générale n’a été organisée
    Lorsque aucun syndic n’a été désigné au cours d’une assemblée générale

Que comporte la convocation ?

Elle comporte, en premier lieu, l’ordre du jour de l’assemblée générale, qui est obligatoirement préparé et décidé conjointement entre conseil syndical et syndic. Cet ordre du jour inscrit une liste des questions, problématiques ou points qui seront soumis au vote de l’ensemble des copropriétaires pendant la séance.

À tout moment, copropriétaire ou conseil syndical peuvent demander au syndic d’inscrire un nouveau point, ou plusieurs, dans l’ordre du jour. Si, compte tenu de la date de réception par le syndic, la demande n’a pu être portée pour la prochaine assemblée générale, elle sera reportée à la suivante.

D’ailleurs, il est recommandé au président du conseil syndical de joindre à cette convocation un rapport relatant des actions menées et des principaux évènements qui ont marqué cette année passée.

En outre, la convocation doit aussi comporter des éléments plus essentiels et basiques tels que 

  • Le lieu, la date ainsi que l’heure de l’assemblée générale
  • L’ordre du jour
  • Toutes les pièces qui pourront permettre aux copropriétaires d’apprécier la portée des décisions qui seront prises. Ces pièces sont inscrites dans une liste réglementée.
  • Un formulaire électronique pour pouvoir voter à distance

Encore une fois, nous rappelons que la présence n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. À ce titre, sachez que depuis la sortie de la loi ELAN en novembre 2018, les copropriétaires peuvent assister aux AG par visioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

De plus, la loi ELAN prévoit aussi la possibilité de voter par correspondance. C’est pourquoi un formulaire électronique pour voter à distance est désormais obligatoire dans la convocation d’une assemblée générale de copropriété.

Que se passe-t-il si un copropriétaire est décédé ?

Dans ce cas, toutes convocations et procès-verbaux devront encore être envoyés au domicile du défunt et ce, jusqu’à la succession de propriété. Quand le syndic apprend le transfert de propriété, il est de son devoir de transférer les documents aux héritiers. Auxquels cas ces derniers peuvent annuler l’assemblée générale arrivante. 

3. Qu’est-il débattu et voté en Assemblée Générale de Copropriété ?

Aucune Assemblée Générale n’est réellement similaire puisqu’elles sont censées s’adapter à la copropriété étudiée. Il existe toutefois des points récurrents entre les AG :

  • Les comptes de la copropriété : normalement contrôlés par le conseil syndical et arrêtés par le syndic, ces comptes devront être soumis aux copropriétaires pour obtenir leur approbation ou rétractation. Le conseil syndical devra aussi vérifier les comptes, factures et leurs affectations. Ainsi que divers autres éléments de gestion tels que le règlement des fournisseurs, la trésorerie ou encore les impayés de certains copropriétaires.
  • Le budget prévisionnel : Syndic et conseil syndical élaborebt ensemble un budget prévisionnel afin de le présenter durant lAG. Pour rappel, nous avons écrit un article sur comment élaborer son budget prévisionnel de copropriété ?. Si vous souhaitez en savoir davantage sur cette question.
  • Le mandat de syndic : Au cours de l’Assemblée Générale sera aussi renégocier le contrat de syndic. À savoir s’il sera ou non renouvelé. Les honoraires ont normalement été renégocié en amont et donc voté durant l’assemblée.

4. Quelles sont les règles de vote en Assemblée Générale de Copropriété ?

Durant l’Assemblée Générale, plusieurs sujets qui figurent dans l’ordre du jour seront votés. N’importe quel copropriétaire a le droit de vote et dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part des parties communes. Les règles de vote lors d’une assemblée générale de copropriété sont différentes selon les questions mises à l’ordre du jour. C’est la loi du 10 juillet 1965 qui régit la majorité de ces règles, selon la nature et l’importance des décisions à prendre.

Décisions voté à la Majorité Simple :

  • L’adaptation du règlement de copropriété aux modifications législatives et réglementaires
  • Engager le diagnostic technique global de l’immeuble et son mode de réalisation
  • Équiper les places de parking couvertes ou d’accès sécurisé avec des bornes de recharge pour véhicules électriques.
  • Des travaux d’accessibilité pour personnes à mobilité réduite ou handicapée, sans qu’ils n’affectent la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels.
    Attention, précision : Si la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels sont affectés, alors le vote sera à la majorité absolue.
  • Autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer, à leurs frais, des travaux d’accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble et conformes à la destination de celui-ci, seulement si ces travaux n’affectent pas la structure de l’immeuble ou ses éléments d’équipement essentiels.
    Attention, précision : Si la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels sont affectés, alors le vote sera à la majorité absolue.
  • Suppression des vides – ordures pour des impératifs d’hygiènes

Décisions voté à la Majorité Absolue :

  • Mandat du syndic : sa désignation ou révocation.
  • Modification de la répartition des charges résultant d’un changement de l’usage d’une partie privative de la copropriété.
  • Demande d’individualisation des contrats de fourniture d’eau et réalisation des études et travaux nécessaires à cette individualisation.
  • Autorisation donnée à certains copropriétaires de réaliser à leurs frais des travaux qui atteignent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, et qui sont conformes à la destination de celui-ci.
  • Installation du compteur d’énergie thermique ou de répartiteurs de frais de chauffage.
  • Travaux d’économies d’énergie ou de réduction des émissions de gaz à effet de serre.
  • Ensemble des travaux comportant transformation, addition ou amélioration.
  • Mode d’ouverture des portes d’accès de l’immeuble.

Décisions voté à la Double Majorité :

  • La modification du règlement de copropriété concernant l’administration, l’usage et jouissance des parties communes.
    Attention, précision : S’il s’agit seulement de l’administration et de l’usage des parties communes : vote à l’unanimité.
  • Suppression ou ajout du poste de concierge et aliénation de la loge.
    Attention, précision : L’unanimité est exigée si le règlement de copropriété prévoit que la suppression du service de conciergerie porte atteinte à la destination de l’immeuble ou aux modalités de jouissance des parties privatives.
  • Acte d’acquisition immobilière et acte de disposition.

Décision voté à l’Unanimité :

  • Aliénation des parties communes lorsque la conservation est nécessaire au respect de la destination de l’immeuble

Pour rappel, il est toujours possible de participer à l’Assemblée Générale en participant et/ou votant par correspondance. En outre, il est aussi possible de se faire représenter en cas d’indisponibilité.

Nous espérons que cet article vous a permis d’y voir plus claire dans la préparation d’une Assemblée Générale de Copropriété.
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Gérer plusieurs copropriétés est parfois compliqué surtout lorsque vient la période des assemblées générales où il faut y présenter un budget prévisionnel pour l’année à venir. Nous allons ici vous rappeler comment bien préparer votre budget prévisionnel de copropriété. Sortez la calculette!

Cet article va vous présenter comment créer un budget prévisionnel dans le cadre d'une activité de syndic de copropriété.
Préparer son budget prévisionnel en copropriété.

Le syndic, qu’est-ce que c’est ?

Pour commencer, voici un petit rappel sur ce qu’est un syndic. Par définition, un syndic de copropriété est un professionnel ou un copropriétaire dont la mission principale va être de gérer les finances de la copropriété mais aussi l’administrer et veiller au respect du règlement de copropriété.

Le syndic est désigné à la majorité absolue qu’il soit professionnel ou que ce soit un copropriétaire qui administre cette fonction. La durée du mandat est de 3 ans et est renouvelable.

Enfin, le syndic est obligatoire et cette obligation est régie par la loi du 10 juillet 1965 qui fixe les règles du régime de la copropriété.

Le budget prévisionnel

On va s’intéresser à une des missions du syndic qui est l’établissement du budget prévisionnel. Le budget prévisionnel va planifier toutes les dépenses concernant la copropriété pour l’année à venir.

Mais, à quoi ça sert ?

Il permet de planifier les dépenses courantes et d’éviter les mauvaises surprises pour les copropriétaires. Établir un budget prévisionnel permet de prévenir certaines dégradations par anticipation. En fait, il permet de maintenir le bon état de la copropriété. Les visites techniques d’immeubles de l’année peuvent, entre autre, vous aider à établir les futures charges à prévoir.

Que contient le budget prévisionnel en copropriété ?

Ce budget doit contenir toutes les dépenses courantes de la copropriété :

  • Honoraires du syndic si celui-ci est professionnel (ou s’il a été décidé de rémunérer la personne se chargeant du syndic)
  • Salaire du gardien, femme de ménage ou toute personne s’occupant de l’entretien des parties communes
  • Petites réparations « prévues »
  • Assurance de l’immeuble
  • Les vérifications périodiques règlementaires
  • Frais liés à la maintenance de l’équipement en place (ascenseur…)

Néanmoins, il peut y avoir d’autre charges présentes dans le budget prévisionnel mais cela dépend de chaque copropriété.

Comment établir ce budget prévisionnel ?

Il y a 3 grandes étapes lors de l’établissement du budget prévisionnel :

  • La préparation du budget
  • Le vote en assemblée générale
  • Le financement et les éventuels réajustements

Préparer son budget prévisionnel

La préparation est l’étape la plus importante puisqu’après cette étape vous devrez faire approuver votre budget. Vous avez donc tout intérêt à ce qu’il soit le plus complet et le plus précis possible.

Si c’est votre premier budget prévisionnel pour la copropriété vous allez devoir vous baser sur des estimations de toutes les charges courantes listées plus haut. Ne sous-estimez pas les dépenses pour baisser les appels de fonds, sinon vous allez devoir faire un appel de fonds supplémentaire qui risque de ne pas être apprécié par les copropriétaires.

Si le budget est fait depuis plusieurs années, vous pouvez vous baser sur celui de l’année précédente en tenant compte de l’évolution des prix et vous pouvez aussi négocier de nouveaux contrats que vous pourrez faire voter en assemblée générale.

Faire voter le budget prévisionnel

Votre budget est prêt ! c’est le moment de le présenter lors de l’assemblée générale et le faire approuver par la majorité des copropriétaires.

Le financement et le réajustement

Le budget est maintenant approuvé et vous envoyez vos appels de fonds (les provisions pour charges) pour créer le budget prévisionné.

Dans la plupart des cas, ces appels de fonds se font tous les trimestres mais vous pouvez aussi opter pour la mensualisation. Le tout est que l’appel de fonds ne soit pas payé en retard.

Enfin, il est possible de réajuster le budget prévisionnel en cours d’année si vos estimations ont été trop élevées ou trop basses. Cela se répercutera sur les appels de fonds à venir.

Attention : le réajustement doit obligatoirement être voté lors d’une assemblée générale.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour établir au mieux votre budget prévisionnel !

N’hésitez pas à consulter notre article sur les obligations du syndic de copropriété !

Les obligations du syndic de copropriété existent depuis la loi relative au statut de syndic du 10 juillet 1965. Il peut être professionnel, bénévole ou coopératif, cela revêt du choix des copropriétaires. Au cours de leurs trois ans de mandat, ces syndics répondent à diverses obligations pour veiller au bon maintien en bon état d’usage et de jouissance de toutes les parties communes de l’immeuble et de ses équipements. 

Ces obligations sont inscrites dans la loi fondatrice de la copropriété datant du 10 juillet 1965. Toutefois, le contenu de cette loi a reçu de nombreuses modifications ces dernières années. 

Pour commencer, depuis le 24 mars 2014, la loi ALUR (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) a apporté de nouvelles obligations pour le syndic de copropriété, tout en modifiant d’autres dispositions. 

Puis, le 23 novembre 2018, la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique), porte les obligations du syndic de copropriété dans l’ère du numérique, de la digitalisation et de la dématérialisation. 

les obligations légales du syndic de copropriété

Quels sont les modèles de gestion des syndics de copropriété ? 

La loi du 10 juillet 1965 indique qu’il est obligatoire pour une copropriété d’être géré par un syndic. Il existe trois modèles de gestion pour gérer un syndic :

Icône représentative des syndics de copropriété professionnels

Le syndic professionnel, le plus connu : la copropriété mandate une société externe pour gérer leur copropriété en échange d’honoraires. Néanmoins, en plus des honoraires initiaux, le syndic professionnel pourra facturer des frais annexes pour toutes prestations supplémentaires (frais de courriers, de photocopies, etc). 

Icône représentative des syndic de copropriété bénévoles.

Le syndic bénévole : il s’agit d’un copropriétaire qui a été élu en Assemblée Générale. Et qui prend ainsi la qualité de syndic et gère la copropriété le temps d’un mandat. La rémunération est décidée par l’ensemble des copropriétaires par un vote à la majorité absolue lors d’une Assemblée Générale. 

Icône représentative des syndics de copropriété coopératifs.

Le syndic coopératif, le nouveau : ici, le conseil syndical assure la gestion des copropriétés sans aucun intermédiaire. Le président du conseil syndical détient légalement la qualité de syndic,. Toutefois, ce sont tous les conseillers syndicaux qui peuvent participer à la gestion de la copropriété. 

Le syndic de copropriété est élu par les copropriétaires en Assemblée Générale par un vote à la majorité absolue. Pour atteindre cette majorité, il est nécessaire d’obtenir au moins la moitié des tantièmes de la copropriété. Pour rappel, la mise en concurrence d’un syndic professionnel est obligatoire par le conseil syndical, d’après l’article 21 de la loi de 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019. Cependant, si la mise en concurrence n’est pas effectuée, il est tout de même possible d’élire un syndic de copropriété.

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION FINANCIÈRE 

Qu’il s’agisse d’un syndic professionnel, bénévole ou coopératif, il se doit de répondre à diverses obligations financières:

  • Réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, ainsi que les comptes du syndicat et leurs annexes.
    Le budget prévisionnel d’une copropriété sert à estimer et à planifier les dépenses courantes de l’immeuble pour l’année à venir. Il se prépare en concertation avec le conseil syndical. Évidemment, les copropriétaires votent ledit budget en Assemblée Générale.
  • Régler les fournisseurs.
  • Collecter les charges de copropriété en envoyant les appels de fonds aux copropriétaires.
  • Recouvrer les charges impayées, ou sinon, par le biais de relances ou par procédures juridiques si nécessaire.
  • Soumettre ces comptes aux votes des copropriétaires. 
  • Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Depuis, la loi ALUR oblige les syndics de copropriété de plus de 15 lots à ouvrir ce compte séparé. 
  • Verser sur le compte toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires. 
le nom du syndicat de copropriété doit apparaitre sur le compte bancaire

Mais quelle différence entre le syndic de copropriété et le syndicat de copropriétaires ? 

Premièrement, le syndic de copropriété est une personne physique ou morale qui se charge de représenter le syndicat de copropriétaire et qui assure la bonne gestion de l’immeuble.

Deuxièmement, le syndicat de copropriétaires est l’ensemble des propriétaires des logements de l’immeuble de ladite copropriété. 

De plus, dans l’aspect financier, le syndic de copropriété se doit de tenir à jour deux documents importants :

  • Le grand livre des comptes, qui doit regrouper l’ensemble des opérations par grand poste. 
  • Le livre journal, qui doit recenser, par ordre chronologique, l’ensemble des opérations comptables ayant un impact financier sur le fonctionnement du syndicat de copropriétaires. 

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION ADMINISTRATIVE 

Outre l’aspect financier, la majorité des obligations du syndic de copropriété est d’ordre administratif. Elles se décomposent comme suit : 

  • Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété
    Cette fiche informe les copropriétaires sur les fonctionnements de la copropriété et l’état de l’immeuble. Elle est obligatoire et doit être mise à jour par le syndic tous les ans. 
  • Réaliser et mettre à jour la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique. 
  • Faire appliquer le règlement de copropriété ainsi que les décisions de l’Assemblée Générale (communément appelée AG). Les copropriétaires votent chaque règles et droits inscrit dans le règlement.
  • Administrer l’immeuble, assurer son entretien, sa conservation et y effectuer les travaux nécessaires. 
  • Réaliser et mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
    Ce carnet répertorie l’ensemble des informations techniques relatives à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble. Il doit être consultable sur la demande d’un copropriétaire.
  • Représenter le syndicat de copropriétaires en justice.
  • Informer les occupants de l’immeuble (donc propriétaires comme locataires) des décisions prises lors des Assemblées Générales.
  • Gérer les archives du syndic de copropriétaires et en assurer la bonne sécurité 
  • Procéder à l’immatriculation de la copropriété au sein du registre national des copropriétés. Ceci, afin de l’identifier auprès des pouvoirs publics, suivre son bon fonctionnement et éventuellement anticiper une défaillance.
  • Gérer les contrats avec les différents prestataires de la copropriété comme l’énergie, le nettoyage, la maintenance de l’ascenseur, la conciergerie, etc. 
gérer un immeuble au copropriété avec une application

DÉCISION OBLIGATOIREMENT VOTÉ EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : 

  • La souscription d’un contrat d’assurance de responsabilité civile du syndicat. S’il y a un refus, le syndic peut souscrire à cette assurance pour le compte du syndicat.
  • Délégation à une entreprise spécialisée dans la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.
  • Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.
    Pour signer vos documents entre syndic et syndicat de copropriétaire, vous pouvez utiliser une signature électronique tel que DomuSign. Vous gagnerez ainsi en temps, en efficacité et en sécurité du document !

QUELS DOCUMENTS POUR QUI ? 

Nonobstant, l’accès aux documents doit être différencié selon la nature desdits documents et le statut du consultant. Ainsi, le site du gouvernement les sépare comme suit :

Documents accessibles aux membres du conseil syndical 

  • Liste de tous les copropriétaires
  • Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l’exercice échu
  • Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
  • Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires. Elles sont relatives aux procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
  • Carte professionnelle du syndic, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité

Documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires 

  • Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant s’ils ont été publiés
  • Dernière fiche synthétique de la copropriété
  • Carnet d’entretien de l’immeuble
  • Diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité
  • Contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
  • Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires
  • Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours
  • Procès-verbaux des 3 dernières Assemblées Générales annuelles ayant été appelées à connaître les comptes. Ainsi que les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
  • Contrat du syndic en cours

Documents concernant le lot d’un copropriétaire 

  • Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
  • Montant des charges courantes du budget prévisionnel. Et les charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payés par le copropriétaire
  • Montant de la part du fonds de travaux rattaché au lot du copropriétaire après l’approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
  • Avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années
le syndic doit fournir les documents aux copropriétaires sous un mois

En outre, vous pouvez aussi découvrir comment réduire les contestations de vos prestations facturées !

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ SE DIGITALISE ! 

Enfin, grâce à la loi ELAN, le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne aux documents concernant la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriété. Cet accès en ligne se doit d’être sécurisé et accessible aux membres du conseil syndicat et aux copropriétaires grâce à un code personnel. Évidemment, ces documents doivent être téléchargeables et imprimables. 

Les documents devant être accessibles et consultables en ligne sont : 

  • Le règlement de copropriété 
  • Les contrats d’assurance de l’immeuble, au nom du syndicat des copropriétaires 
  • Le carnet d’entretien de l’immeuble et les divers diagnostics techniques pour les parties communes 
  • Les contrats et marchés, signés par le syndic, au nom du syndicat de copropriétaires 
  • La dernière fiche synthétique de la copropriété, réalisée par le syndic lui-même
  • Le contrat de syndic de copropriété
  • Les devis de travaux validés par les Assemblées Générales
  • Les trois derniers procès-verbaux des dernières Assemblées Générales
le syndic de copropriété doit mettre en ligne tous les documents

Il existe plusieurs logiciels et applications qui peuvent vous aider dans la digitalisation de votre syndic. ImmoPad fait partie des leader sur le marché des états des lieux et de la gestion de bien immobilier. Avec notre application, vous pouvez établir vos visites techniques d’immeubles et les constats de vos travaux deux fois plus rapidement ! Notre stockage est assuré et sécurisé, dans des serveurs français, vous garantissant un archivage optimisé et 100% sécurisé.

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ DEVIENT MOINS ENERGIVORE ! 

De plus, depuis 2015, la loi pour la transition énergétique a créé l’obligation pour les copropriétés les plus énergivores (à savoir, une consommation supérieure à 330Kw/h, par mètre carré et par an), d’engager des travaux d’isolation thermique avant 2025. 

Alors, pour assurer le financement de ces rénovations, la loi ALUR a apporté une nouvelle obligation pour les syndics : assurer la constitution du fonds de travaux, selon les modalités décidées par l’Assemblée Générale pour le versement des provisions du budget prévisionnel. 

Donc, c’est au syndic de piloter des projets de rénovation comme les remplacements de chaudières, les changements de radiateurs, etc. Ces travaux doivent évidemment être actés et votés par les copropriétaires lors des AG. 

Pour mener à bien le suivi de l’ensemble de ces travaux de rénovation énergétiques, nous conseillons aux syndics de s’équiper d’une application tel qu’ImmoPad. Œuvrant pour simplifier la gestion des biens à tous les professionnels, notre application a été conçu pour gagner en rapidité et efficacité. Assurez-vous un constat détaillé, formel et parfaitement légal pour suivre l’avancer de vos travaux de rénovation. 

UNE COPROPRIÉTÉ EN TOUTE SÉCURITÉ !

Enfin, pour garantir la sécurité de l’ensemble des habitants de la copropriété, le syndic doit faire installer quelques équipements obligatoires :

  • Des portes coupe-feu si la demande de permis de construire de la copropriété a été déposée avant le 5 mars 1987. Et/ou que le plancher du logement le plus haut est situé à 28 mètres au-dessus du sol. 
  • Un extincteur portatif tous les 15 véhicules dans un parking 
  • Il doit y avoir au moins un extincteur à proximité de la chaudière à fioul, charbon ou gaz de l’immeuble.

De plus, si la sécurité des résidents de l’immeuble est menacée, le syndic peut décider de réaliser des travaux urgents sans quelconque accord préalable des copropriétaires en Assemblée Générale. La loi ne définit pas exactement ces travaux, mais la jurisprudence retient : 

  • La consolidation du mur qui menace de s’écrouler 
  • La réparation, voire le remplacement, de la chaudière de l’immeuble en période hivernale 
  • La réfection d’une toiture qui cause des dégâts des eaux 

Aujourd’hui, il n’est pas rare que des contestations de vos copropriétaires sur vos prestations facturées se fassent entendre. Si le syndic de copropriété commet des fautes lors de l’exercice de ses fonctions, sa responsabilité peut être engagée.  

Alors, quelles précautions prendre afin d’éviter les contestations de vos prestations facturées ?  

Quelles prestations peut effectuer un syndic de copropriété ?  

Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer et gérer les finances de la copropriété. Il gère l’administration courante et les finances de l’immeuble.

Les prestations obligatoires d’un syndic de copropriété sont rémunérées sur la base d’un forfait annuel. Un syndic de copropriété facture ses prestations obligatoires sur la base d’un forfait annuel. Ces tâches sont multiples : assemblées générales, gestion financière et comptable, tenue et conservations des archives…  

Ainsi, toutes les prestations que vous fournissez à votre copropriété sont bien définies et réglementées. 

Les prestations obligatoires du SYNDIC:

  • Assurer la gestion financière de la copropriété
  • Mettre à jour les informations sur les copropriétaires
  • Organiser les AG
  • S’assurer de la bonne exécution du règlement et des décisions prises en AG
  • Gérer et entretenir l’immeuble
  • Gérer le carnet d’entretien de l’immeuble
  • Assurer la communication des décisions des AG aux occupants

Et la législation dans tout ça ?  

Des textes législatifs et réglementaires encadrent toutes les fonctions d’un syndic de copropriété. Le premier de texte se base sur la loi sur le “statut de la copropriété” du 10 juillet 1965 et le plus récent repose sur la loi Alur qui date du 24 mars 2014. 

La loi Alur encadre les prestations facturables aux copropriétés par les syndics. Elle permet donc de définir la facturation du forfait annuel du syndic et les rémunérations spécifiques complémentaires du syndic. Vous pouvez toujours vous référer à cette loi afin de montrer que vos prestations sont valables.  

Nos petites astuces  

Chaque syndic est libre de fixer ses propres montants, mais il est plus judicieux de suivre les indications données par l’Observatoire des charges de l’Association des Responsables de Copropriété (ARC).  

Il est aussi important que vous respectiez votre part de responsabilité en n’oubliant pas :  

  • D’exécuter les décisions de l’assemblée générale 
  • De ne pas réaliser des travaux non-urgents sans l’accord de l’assemblée générale 
  • De toujours consulter le conseil syndical quand la situation l’oblige 

Il vous faudra aussi suivre le règlement de copropriété et bien répartir les charges au prorata des millièmes de copropriété, proportionnellement à la valeur de chaque lot. Il est donc important de respecter les charges en fonction de la superficie des parties privatives des lots, du degré de confort, de la situation du lot au sein de l’immeuble… Afin de ne pas recevoir de plaintes des copropriétaires.  

En règle générale, il est impératif de mettre tous les documents à jour et de les mettre à disposition des copropriétaires. En effet, les copropriétaires ont le droit de consulter ses documents à n’importe quel moment. Il faut aussi bien tenir sa comptabilité et vérifier régulièrement que les principaux documents comptables sont présents et tenus à jour.   

Chaque syndic de copropriété doit tenir à jour son “journal général” qui regroupe toutes les écritures comptables enregistrées chronologiquement.  

Un autre document important qu’il faut aussi tenir à jour est “le grand livre”. Ce document regroupe toutes les écritures passées en comptabilité dans l’exercice considéré.  

Ainsi, en gardant une trace écrite de toutes vos actions, en classant régulièrement vos documents et en respectant vos obligations, vous serez prêt à réagir face à toute contestation !  

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