Comment réaliser un état des lieux de sortie ?
L’état des lieux de sortie est une étape cruciale, permettant d’éviter de potentielles confrontations avec un locataire sortant.
Comme nous avons pu le voir dans le précédent article sur Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?, nous savons que c’est un constat important à faire. Ainsi, nous allons voir pourquoi l’état des lieux de sortie d’un locataire est aussi, si ce n’est davantage considérable et décisif que le rapport d’entrée.
Il est capital de garder la même filiation dans la transcription et dans le format des états des lieux, afin de respecter la loi ALUR et de ne pas se perdre en restant structuré.
Dupliquez l’état des lieux d’entrée
Pour commencer la sortie, il vous faudra dupliquer l’entrée correspondante ou la créer si elle n’existe pas encore.
Après avoir simplement dupliqué votre état des lieux d’entrée avec la sauvegarde automatique et la synchronisation des données, il vous suffira de vérifier que toutes les informations précédemment rentrées sont justes (infos sur les parties, infos sur le bien, etc.).
Grâce à la duplication, vous pourrez modifier uniquement ce qu’il y a à modifier, sans toucher au reste.
Réalisez l’état des lieux de sortie, puis comparez
Ensuite, poursuivez en faisant un état des lieux classique, c’est-à-dire en cherchant s’il y a des dégradations, des traces d’usures et d’usages. Le tout dans chaque pièce et dans chaque élément.
Avec ImmoPad, après la signature de l’état des lieux de sortie, vous aurez accès à un tableau comparatif qui se générera automatiquement.
Le tableau comparatif est synchronisé avec l’état des lieux entrant ainsi que l’état des lieux sortant. Il permet d’exposer les divergences entre chaque état des lieux, il facilite la comparaison et évite la perte de temps.
Ce tableau met en évidence les travaux qu’il y a à prévoir. Il note en rouge et en orange tous les défauts à rénover.
Grâce au tableau comparatif, les dégâts potentiels sont mis en avant et les défauts et les dégradations sont repérés rapidement. Il est donc plus facile de reconnaître les priorités de rénovation. Ainsi, cela permet de savoir en un coup d’œil si la caution sera rendue intégralement, partiellement ou pas du tout.
Grille de vétusté
S’il y a des dégradations, chiffrez simplement les coups en ayant préalablement rempli votre grille de vétusté. Elle se fera annexer à l’état des lieux de sortie du locataire.
La grille de vétusté aide à déterminer la responsabilité en matière de réparation et de remplacement des éléments défectueux dans un bien locatif.
Il est intéressant d’utiliser une grille de vétusté afin d’évaluer l’usure des équipements d’un bien. Cette grille permet de déterminer si la détérioration des éléments d’un bien est causée par la vétusté ou par un manquement du locataire à ses obligations contractuelles.
De cette façon le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie. À savoir qu’en tenant compte de la grille de vétusté, il sera plus aisément facile de facturer une dégradation, tout en la justifiant sous forme de facture ou de devis.
Chiffrez et pilotez vos travaux avec l’outil SmartPilot
ImmoPad possède un service de gestion de travaux, qui s’appelle SmartPilot. Ce module est extrêmement pratique puisqu’il a plusieurs fonctions et onglets.
Avec SmartPilot, ajoutez facilement les travaux à prévoir dans la rubrique concernée, et bénéficiez d’un catalogue de travaux pour vous aider à trier et ranger vos demandes. Les fonctionnalités de SmartPilot ont pour but de vous éviter de vous perdre dans vos documents. De plus, l’ensemble des travaux est centralisé dans l’espace de gestion pour un suivi optimal !
Pilotez avec Smartpilot, c’est mettre à jour l’état d’avancement des travaux. Piloter, c’est aussi jongler avec des devis qui ici, s’envoient automatiquement avec ou sans demande directe d’intervention. Annotez les rapports de travaux et ajoutez des documents en indexe pour un dossier de suivi et de réception de procès-verbal de travaux 100% complet.
Dans SmartPilot, vous aurez aussi la faculté de remplir des informations à propos de vos prestataires. Vous pourrez renseigner leur mail, leur raison sociale ainsi que des notes et commentaires à leur propos. Vous profiterez d’une liste de prestataire ordonnée et structurée, afin de vous aider à vous organiser convenablement et commodément.
Lorsqu’on travaille en gestion locative, la relation client est primordiale. Que cela soit entre l’agence immobilière et les locataires, ou entre l’agence immobilière et les propriétaires. En effet, plus les propriétaires seront satisfaits du travail de l’agence immobilière, plus ils la recommanderont autour d’eux. Ce qui permet à l’agence d’avoir plus de biens en gestion. Néanmoins, réussir à établir une bonne relation client demande de comprendre et de répondre aux craintes et attentes des propriétaires. Avoir une bonne relation client avec un propriétaire passe souvent par avoir une bonne relation client avec l’occupant. Si le candidat à la location a eu de bons retours sur l’agence immobilière par des locataires actuels ou des anciens cela le rassurera. Il en va de même, si lors de ces premiers échanges avec l’agence, il est satisfait de la relation client. Cet article a pour objectif de vous donner les clés pour améliorer sa relation client en gestion locative.
Comment améliorer votre relation client avec vos locataires ?
Améliorer sa relation client avec ses occupants est un travail qu’il faut entreprendre dès le premier contact. En effet, la première impression joue un rôle primordial ! Lorsqu’un candidat à la location vous pose des questions, répondez-lui de façon agréable. Le fait de répondre adéquatement à ses questions le rassurera. Il se sentira écouté et un lien de confiance naîtra. Il aura alors envie d’entreprendre des démarches dans votre agence et sautera le pas des visites.
Lors des visites, montrez que vous êtes sympathique, souriez, c’est toujours plus agréable ! Montrez que vous êtes à l’écoute cela peut faire la différence.
Concernant le dossier locatif, simplifiez les démarches et montrez que vous êtes à la pointe du progrès ! Comment ? En étant digitalisé ! DossierFacile vous aide à simplifier les démarches en ne demandant que les pièces obligatoires. Votre candidat saura ce qu’il doit renseigner, il vous dérangera donc moins. DossierFacile, qui est une start-up d’État, s’occupe de vérifier la conformité des pièces justificatives. Vous gagnerez du temps, en plus d’améliorer votre image auprès de votre candidat ! De plus, ce temps gagné vous permettra d’être plus disponible pour vos clients, propriétaires comme occupants.
Lors de l’état des lieux, soyez transparent, réalisez un document avec des photos annotées, avec des commentaires clairs et précis. Pour vous aider, des applications existent, comme ImmoPad. Depuis votre smartphone ou votre tablette, réalisez en un rien de temps vos états des lieux. Vous pouvez dupliquer l’état des lieux d’entrée pour la sortie, un gain de temps garanti ! Le fait d’utiliser une application vous permettra de paraître dans l’air du temps. Les documents seront lisibles et agréables.
Après l’état des lieux, restez présents et à l’écoute avec TOTEiM Résident !
Faire la différence pour améliorer votre relation client avec ses locataires en adoptant TOTEiM – Résidents :
Une fois l’état des lieux réalisé, offrez à vos occupants un espace qui leur est dédié ! Comment ? Avec TOTEiM-Résidents by ImmoPad.
TOTEiM est un espace 100 % en ligne et 100 % dédiés à vos résidents !
Cet espace numérique vous permettra, une nouvelle fois, de paraître plus professionnel, plus organisé et à la pointe du progrès !
Depuis l’application ImmoPad, il vous suffit de cliquer sur “envoyer”, pour que vos occupants reçoivent automatiquement un email les invitant à finaliser leur création de compte TOTEiM. Cette interface en ligne leur permettra de récupérer leurs états des lieux, mais pas que ! En effet, TOTEiM permettra à vos locataires de :
- Réaliser des demandes, telles que : demandes de quittance, de décompte des charges, de restitution du dépôt de garantie, ou de travaux. Vous recevez ainsi un email : finis les dérangements par téléphone !
- Stocker des documents en lien avec le logement : votre occupant peut ajouter ses documents pour avoir tout au même endroit.
- Retrouver et ajouter facilement des contacts en lien avec le logement.
- Être accompagné dans la souscription à des contrats (énergie, téléphonie, assurance…) afin de bénéficier des meilleures offres grâce à espace conciergerie.
Grâce à une connexion internet, vos locataires auront tout ce dont ils ont besoin concernant le logement à portée de main.
Finie la vieille pochette avec tous les documents qui concernent le logement et bienvenue à l’espace numérique TOTEiM !
TOTEiM permet d’améliorer votre relation avec vos locataires, mais vous permet d’avoir d’autres avantages. En effet, avec cet espace, vos occupants bénéficient d’une conciergerie en ligne. Cette conciergerie qui les aide dans leurs démarches d’emménagement, vous permet, à vous, d’obtenir des avantages sur vos abonnements ImmoPad. Plus vos locataires utiliseront cette conciergerie, plus votre abonnement ImmoPad sera rentabilisé ou même remboursé grâce à notre système de commission TOTEiM.
Que ce soit pour l’achat ou la location d’un bien immobilier, un bon de visite peut être réalisé. Ce document signé par le visiteur permet d’attester que la visite a eu lieu. Le bon de visite a-t-il une utilité ?
Bon de visite : utilité ?
Le bon de visite est un document surtout utile pour l’agent immobilier, mais aussi pour le propriétaire. L’utilité du bon de visite pour l’agent immobilier est de prouver qu’il effectue des visites. Ses frais envers le propriétaire sont donc justifiés. De plus, si l’agence dispose d’un mandat d’exclusivité cela entraîne protection pour l’agence immobilière. En effet, si l’acquéreur signe avec le propriétaire sans l’agence, alors l’agence a le droit de réclamer des dommages et intérêts au vendeur. L’agence peut estimer qu’elle a subi un préjudice. La hauteur du dédommagement peut être mentionnée dans le mandat.
Pour prouver le préjudice, l’agence devra réunir les preuves qu’elle a bien effectué une visite avec la personne voulant devenir acquéreur. Le bon de visite est utile pour les agents immobiliers, car il permet de prouver qu’il réalise bien son travail et permet de le protéger.
Enfin, le bon de visite permet de consolider la relation client entre le visiteur et l’agent immobilier, cela sécurise la transaction.
Quelles sont les informations à inclure dans un bon de visite pour qu’il soit utile ?
Le bon de visite contient :
- Le nom et prénom du visiteur
- L’identification du mandat (par son numéro)
- L’adresse du bien visité
- La signature du visiteur
- Des informations sur l’agent immobilier
D’un point de vue législatif, pourquoi le bon de visite est-il utile ?
Le bon de visite n’est pas obligatoire, libre aux acheteurs ou à l’agence de le préparer et de le faire signer.
De plus, il faut être vigilant avec le bon de visite. En effet, il peut arriver qu’une mention écrite soit faite. Cette dernière expliquant que : si le visiteur achète le logement à une autre agence ou au vendeur, alors le visiteur devra verser des dommages et intérêts à l’agence avec laquelle il avait signé le bon de visite. Or, cette mention n’a pas de valeur juridique. La valeur du bon de visite est uniquement entre le vendeur et l’agence immobilière.
Il est également important de souligner que le bon de visite ne vaut pas pour mandat ! En effet, pour recevoir la commission le mandat est obligatoire. Attention, le bon de visite n’est pas un contrat de mandat entre l’agent immobilier et le visiteur. Ce document ne permet donc pas de réclamer la commission.
Enfin, si lors d’une visite une dégradation du bien est commise, le bon de visite permet de retrouver facilement qui l’a faite. Cela permet également l’engagement de l’assurance responsabilité civile professionnelle.
Comment faire un bon de visite de façon numérique ?
Il est possible d’imprimer des feuilles préremplies, puis de renseigner les informations du visiteur et de le faire signer. Ou sinon il est possible d’opter pour une solution numérique, comme ImmoPad qui permet de générer simplement et rapidement un bon de visite. ImmoPad permet de réaliser des bons de visites* depuis une tablette ou un téléphone, sans avoir besoin de connexion à internet. La date se met automatiquement, et tous les bons de visites sont stockés en illimité sur un espace de gestion. Plus facile pour s’y retrouver, moins de papier, et en cas de conflit entre le vendeur et l’agence les preuves pourront être réunies en un rien de temps.
* A partir de juin 2023.
Une nouvelle offre débarque chez ImmoPad !
Ce printemps 2021 rimera avec nouveauté chez ImmoPad. Découvrez l’abonnement Starter et passez à l’état des lieux numérique en toute simplicité, rapidement et à petit prix. C’est l’offre idéale qui boostera la productivité et la relation client des petites agences.
L’offre starter, l’état des lieux numérique avec seulement l’essentiel
C’est pour vous donner accès aux fonctionnalités essentielles de l’état des lieux numérique qu’ImmoPad a créé l’abonnement Starter.
Avec cette nouvelle offre, réaliser des états des lieux avec votre tablette ou smartphone n’aura jamais été aussi facile, rapide et économique !
L’offre Starter vous donne accès à l’application ImmoPad et vous permet de réaliser votre état des lieux de façon digitale sans avoir besoin de vous connecter à internet. Notre offre vous permet aussi de signer et faire signer électroniquement vos états des lieux entrants ou sortants et de les diffuser.
Vous souhaitez préparer votre état des lieux avant votre RDV, vous pouvez accéder à l’application depuis votre ordinateur via l’URL de l’application. Quoi de plus pratique ?
L’offre Starter, c’est donc l’offre d’état des lieux numérique la plus simple et la moins chère du marché !
L’offre Starter by ImmoPad, pour qui ?
Avec l’offre Starter by ImmoPad, vous accédez aux fonctionnalités incontournables d’ImmoPad. En d’autres termes, il s’agit du must-have pour passer à l’état des lieux numérique:
- Réaliser vos états des lieux entrants et sortants sur tablette et smartphone
- Dupliquer vos états des lieux
- Accéder aux tableaux comparatifs entrée-sortie
- Ajouter des photos
- Signer électroniquement
- Envoyer par email directement depuis l’application
L’abonnement Starter est donc idéal pour les petites agences ou les agents immobiliers indépendants qui gèrent seuls les biens de leurs clients.
Les fonctionnalités en détail
L’application ImmoPad, c’est aussi toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour digitaliser vos états des lieux :
- Nombre illimité d’états des lieux et de biens enregistrés
- Pas de limite d’appareils pour accéder à l’application
- Duplicatas avec tableau comparatif
- Sauvegarde de vos documents sur vos appareils
- Fonctionnement hors ligne
- Envoi automatisé des rapports par email
- Stockage, documents et photos illimités
- Signature électronique
- Assistance via un chatbot
- Service d’aide au déménagement pour vos locataires
Vous pouvez accéder à ImmoPad depuis tous vos appareils (ordinateurs, smartphones et tablettes).
Pourquoi souscrire à l’offre Starter?
L’offre Starter est une offre économique et sans engagement qui vous permettra de réaliser vos états des lieux simplement et facilement.
- Une offre économique
Le nouvel abonnement Starter vous permet d’accéder aux fonctionnalités incontournables de l’état des lieux numérique à petit prix.
En effet, vous ne trouverez pas moins cher ailleurs avec un prix de 16.49€/mois sans engagement.
Pour le lancement, profitez de notre offre à 13.99€ pour les 100 premiers abonnements !
Le petit + ? Vous avez 8 jours d’essai gratuit pour découvrir les états des lieux version digital.
- Gagnez du temps en passant au digital !
En passant au digital, vous divisez par deux le temps dédié à vos états des lieux. Autant de temps de gagné à consacrer à votre relation client .
- Dites adieu à la paperasse !
Tous vos états des lieux sont stockés sur vos appareils et envoyés par email. Là encore, vous gagnez du temps en élimant les tâches administratives et chronophages liées au classement des dossiers
- Passez au digital en toute facilité
Notre application mobile est rapide et ergonomique, vous aurez accès à l’application sur smartphone et tablette sans avoir besoin d’être connecté à internet. Tout est fait pour faciliter votre travail sur le terrain !
- Une agence plus dynamique
Cerise sur le gâteau, avec Starter by ImmoPad amorcez la digitalisation de votre agence facilement
En utilisant une solution digitale d’états des lieux , vous modernisez et dynamisez votre image de marque. Votre agence sera plus réactive et dynamique, et votre relation client en sera valorisée.
Un espace locataire intégré
ImmoPad est la seule application qui vous propose un service 100% dédié aux locataires et directement intégré à notre solution digitale d’états des lieux ! Ce nouveau service facilite la communication avec vos locataires et leurs démarches administratives. Votre agence et vos clients disposent d’un seul espace pour gérer tous les documents liés aux locations.
Vos locataires peuvent accéder à un catalogue de prestataires et à leurs documents relatifs à leur location. Ils peuvent aussi effectuer toutes leurs demandes administratives (quittance, décompte de charges…) sur cet espace locataire ! Pratique, non ?
L’offre Starter sera l’idéal pour vous lancer en toute simplicité !
Alors, prêts ?
Vous faire gagner du temps est notre priorité c’est pourquoi nous avons développé une interface plus complète et intuitive pour vous aider à créer des documents parfaits plus rapidement depuis votre Espace Client ImmoPad !
#1
Un menu plus complet
La nouvelle interface vous permet de naviguer plus simplement dans votre Espace Client.
Accédez maintenant en un clic aux onglets : Documents, Immeubles, Personnalisation, Agences, Utilisateurs, Services, Contacts
#2
Tous vos documents
Depuis l’onglet “Documents”, retrouvez dorénavant tous vos “Documents”, vos “Modèles” ainsi que la “Corbeille”.
Vous avez fini de passer d’un menu à l’autre pour effectuer une recherche.
#3
ImmoPad, selon vos besoins
Depuis l’onglet “Personnalisation”, vous pouvez créer et modifier vos nomenclatures, personnaliser les documents PDFs finaux et les mails les accompagnants, ajouter et personnaliser de nouveaux types de documents… et bien plus encore.
#4
Ergonomie et Design
Parce que vous passez des heures sur vos ordinateurs, nous avons adoucit le design de votre Espace Client afin de le rendre plus intuitif et agréable à l’utilisation.
#5
Un tutoriel tout neuf
Découvrez également toutes les fonctionnalités du nouvel espace grâce au “Tutoriel ImmoPad V3” disponible directement depuis votre Espace Client.
BIENTÔT IMMOPAD V3
SUR TABLETTES ET SMARTPHONES
Nous réglons les derniers détails de la nouvelle version d’ImmoPad, la seule application 100% optimisée pour les smartphones.
Sortie prévue le 03 novembre !