Comment préparer son budget prévisionnel de copropriété ?

Gérer plusieurs copropriétés est parfois compliqué surtout lorsque vient la période des assemblées générales où il faut y présenter un budget prévisionnel pour l’année à venir. Nous allons ici vous rappeler comment bien préparer votre budget prévisionnel de copropriété. Sortez la calculette !

Le syndic, qu’est-ce que c’est ?

Pour commencer, voici un petit rappel sur ce qu’est un syndic. Par définition, un syndic de copropriété est un professionnel ou un copropriétaire dont la mission principale va être de gérer les finances de la copropriété mais aussi l’administrer et veiller au respect du règlement de copropriété.

Le syndic est désigné à la majorité absolue qu’il soit professionnel ou que ce soit un copropriétaire qui administre cette fonction. La durée du mandat est de 3 ans et est renouvelable.

Enfin, le syndic est obligatoire et cette obligation est régie par la loi du 10 juillet 1965 qui fixe les règles du régime de la copropriété.

Le budget prévisionnel

On va s’intéresser à une des missions du syndic qui est l’établissement du budget prévisionnel. Le budget prévisionnel va planifier toutes les dépenses concernant la copropriété pour l’année à venir.

Mais, à quoi ça sert ?

Il permet de planifier les dépenses courantes et d’éviter les mauvaises surprises pour les copropriétaires. Établir un budget prévisionnel permet de prévenir certaines dégradations par anticipation. En fait, il permet de maintenir le bon état de la copropriété. Les visites techniques d’immeubles de l’année peuvent, entre autres, vous aider à établir les futures charges à prévoir.

Que contient le budget prévisionnel en copropriété ?

Ce budget doit contenir toutes les dépenses courantes de la copropriété :

• Honoraires du syndic si celui-ci est professionnel (ou s’il a été décidé de rémunérer la personne se chargeant du syndic)
• Salaire du gardien, femme de ménage ou toute personne s’occupant de l’entretien des parties communes
• Petites réparations « prévues »
• Assurance de l’immeuble
• Les vérifications périodiques règlementaires
• Frais liés à la maintenance de l’équipement en place (ascenseur…)
• …

Néanmoins, il peut y avoir d’autres charges présentes dans le budget prévisionnel, mais cela dépend de chaque copropriété.

Comment établir ce budget prévisionnel ?

Il y a 3 grandes étapes lors de l’établissement du budget prévisionnel :

• La préparation du budget
• Le vote en assemblée générale
• Le financement et les éventuels réajustements

Préparer son budget prévisionnel

La préparation est l’étape la plus importante puisque après cette étape vous devrez faire approuver votre budget. Vous avez donc tout intérêt à ce qu’il soit le plus complet et le plus précis possible.

Si c’est votre premier budget prévisionnel pour la copropriété, vous allez devoir vous baser sur des estimations de toutes les charges courantes listées plus haut. Ne sous-estimez pas les dépenses pour baisser les appels de fonds, sinon vous allez devoir faire un appel de fonds supplémentaire qui risque de ne pas être apprécié par les copropriétaires.

Si le budget est fait depuis plusieurs années, vous pouvez vous baser sur celui de l’année précédente en tenant compte de l’évolution des prix et vous pouvez aussi négocier de nouveaux contrats que vous pourrez faire voter en assemblée générale.

Faire voter le budget prévisionnel

Votre budget est prêt ! C’est le moment de le présenter lors de l’assemblée générale et le faire approuver par la majorité des copropriétaires.

Le financement et le réajustement

Le budget est maintenant approuvé et vous envoyez vos appels de fonds (les provisions pour charges) pour créer le budget prévisionnel.

Dans la plupart des cas, ces appels de fonds se font tous les trimestres, mais vous pouvez aussi opter pour la mensualisation. Le tout est que l’appel de fonds ne soit pas payé en retard.

Enfin, il est possible de réajuster le budget prévisionnel en cours d’année si vos estimations ont été trop élevées ou trop basses. Cela se répercutera sur les appels de fonds à venir.

Attention : le réajustement doit obligatoirement être voté lors d’une assemblée générale.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour établir au mieux votre budget prévisionnel !

N’hésitez pas à consulter notre article sur les obligations du syndic de copropriété !

Qu’il soit bénévole ou professionnel, le syndic  est obligatoire pour toutes les copropriétés. Dans un contrat type de syndic de copropriété, il est mention des devoirs du syndic et parmi eux la visite technique d’immeuble (VTI).

Qu’est-ce que la visite technique d’immeuble ?

La visite technique d’immeuble est un état des lieux des parties communes d’un immeuble. C’est une des missions du syndic de copropriété. Les obligations du syndic de copropriété qui consiste de faire des visites périodiques de la copropriété.

A quelle fréquence ?

Il n’y a pas de fréquence définie, cela va dépendre du contrat qui lie le syndic aux copropriétaires.

Exemple : une à deux visites par an.

Sur quel support se fait le rapport ?

Le rendu peut se faire à l’oral comme à l’écrit. Aucun format n’est obligatoire. Cependant, il est très fortement conseillé d’effectuer cette visite grâce à un logiciel permettant l’édition d’un tel document. L’avantage est que vous pourrez y incorporer des remarques et les illustrer par des photos.

Quelles mentions mettre dans le rapport de visite technique d’immeuble ?

Voici donc une liste non exhaustive des mentions que vous pouvez mettre dans votre VTI :

• Le gestionnaire syndic et ses coordonnées
• Date et heure du rapport
• Personnes en présence
• Détails de l’immeuble
• Détails sur les parties communes
• Photos
• Membres du conseil syndical
• Observations et recommandations

Vous pouvez bien sûr ajouter/enlever des mentions lors de votre rapport. En outre, ImmoPad vous permet de personnaliser entièrement votre visite technique d’immeuble.

L’importance de la visite technique.

Comme dit précédemment, la visite technique est une des missions du syndic de copropriété mais malgré cela, elle est trop souvent oubliée. Cependant, celle-ci est très importante puisqu’elle permet de suivre l’état de l’immeuble et les éventuelles dégradations. De plus, elle permet de vérifier la réalisation de travaux au sein de la copropriété.

Relation avec le carnet d’entretien de la copropriété.

La visite technique d’immeuble peut être une annexe au carnet d’entretien pour constater des travaux réalisés. Pour rappel, le carnet d’entretien est obligatoire.

Nouvelle règle concernant le plan pluriannuel de travaux.

Le plan pluriannuel de travaux est le planning des travaux collectifs à mener au sein d’une copropriété sur 10 ans. Il est déjà obligatoire pour les copropriétés de plus de 15 ans et le sera pour :

• Les copropriétés de plus de 200 lots à partir du 1^er janvier 2023
• Les copropriétés entre 50 et 200 lots à partir du 1^er janvier 2024
• Les copropriétés d’au maximum 50 lots à partir du 1^er janvier 2025

(Source : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/article_jo/JORFARTI000043957111)

Pourquoi choisir ImmoPad pour réaliser vos VTI ?

ImmoPad vous met à disposition le document « visite technique d’immeuble ». Vous pourrez prendre un nombre illimité de photos pour illustrer toutes les informations présentes dans votre document. Vous allez gagner du temps et ainsi pouvoir respecter au mieux vos contrats avec vos copropriétés. En plus, l’application ImmoPad est disponible hors connexion et profitez d’un espace de stockage illimité.

Les obligations du syndic de copropriété existent depuis la loi relative au statut de syndic du 10 juillet 1965. Il peut être professionnel, bénévole ou coopératif, cela revêt du choix des copropriétaires. Au cours de leurs trois ans de mandat, ces syndics répondent à diverses obligations pour veiller au bon maintien en bon état d’usage et de jouissance de toutes les parties communes de l’immeuble et de ses équipements. 

Ces obligations sont inscrites dans la loi fondatrice de la copropriété datant du 10 juillet 1965. Toutefois, le contenu de cette loi a reçu de nombreuses modifications ces dernières années. 

Pour commencer, depuis le 24 mars 2014, la loi ALUR (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) a apporté de nouvelles obligations pour le syndic de copropriété, tout en modifiant d’autres dispositions. 

Puis, le 23 novembre 2018, la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique), porte les obligations du syndic de copropriété dans l’ère du numérique, de la digitalisation et de la dématérialisation. 

Quels sont les modèles de gestion des syndics de copropriété ? 

La loi du 10 juillet 1965 indique qu’il est obligatoire pour une copropriété d’être géré par un syndic. Il existe trois modèles de gestion pour gérer un syndic :

Le syndic professionnel, le plus connu : la copropriété mandate une société externe pour gérer leur copropriété en échange d’honoraires. Néanmoins, en plus des honoraires initiaux, le syndic professionnel pourra facturer des frais annexes pour toutes prestations supplémentaires (frais de courriers, de photocopies, etc). 

Le syndic bénévole : il s’agit d’un copropriétaire qui a été élu en Assemblée Générale. Et qui prend ainsi la qualité de syndic et gère la copropriété le temps d’un mandat. La rémunération est décidée par l’ensemble des copropriétaires par un vote à la majorité absolue lors d’une Assemblée Générale. 

Le syndic coopératif, le nouveau : ici, le conseil syndical assure la gestion des copropriétés sans aucun intermédiaire. Le président du conseil syndical détient légalement la qualité de syndic,. Toutefois, ce sont tous les conseillers syndicaux qui peuvent participer à la gestion de la copropriété. 

Le syndic de copropriété est élu par les copropriétaires en Assemblée Générale par un vote à la majorité absolue. Pour atteindre cette majorité, il est nécessaire d’obtenir au moins la moitié des tantièmes de la copropriété. Pour rappel, la mise en concurrence d’un syndic professionnel est obligatoire par le conseil syndical, d’après l’article 21 de la loi de 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019. Cependant, si la mise en concurrence n’est pas effectuée, il est tout de même possible d’élire un syndic de copropriété.

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION FINANCIÈRE 

Qu’il s’agisse d’un syndic professionnel, bénévole ou coopératif, il se doit de répondre à diverses obligations financières:

• Réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, ainsi que les comptes du syndicat et leurs annexes.
  Le budget prévisionnel d’une copropriété sert à estimer et à planifier les dépenses courantes de l’immeuble pour l’année à venir. Il se prépare en concertation avec le conseil syndical. Évidemment, les copropriétaires votent ledit budget en Assemblée Générale.

• Régler les fournisseurs.
• Collecter les charges de copropriété en envoyant les appels de fonds aux copropriétaires.
• Recouvrer les charges impayées, ou sinon, par le biais de relances ou par procédures juridiques si nécessaire.
• Soumettre ces comptes aux votes des copropriétaires. 
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Depuis, la loi ALUR oblige les syndics de copropriété de plus de 15 lots à ouvrir ce compte séparé. 
• Verser sur le compte toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires. 

Mais quelle différence entre le syndic de copropriété et le syndicat de copropriétaires ? 

Premièrement, le syndic de copropriété est une personne physique ou morale qui se charge de représenter le syndicat de copropriétaire et qui assure la bonne gestion de l’immeuble.

Deuxièmement, le syndicat de copropriétaires est l’ensemble des propriétaires des logements de l’immeuble de ladite copropriété. 

De plus, dans l’aspect financier, le syndic de copropriété se doit de tenir à jour deux documents importants :

• Le grand livre des comptes, qui doit regrouper l’ensemble des opérations par grand poste. 
• Le livre journal, qui doit recenser, par ordre chronologique, l’ensemble des opérations comptables ayant un impact financier sur le fonctionnement du syndicat de copropriétaires. 

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION ADMINISTRATIVE 

Outre l’aspect financier, la majorité des obligations du syndic de copropriété est d’ordre administratif. Elles se décomposent comme suit : 

• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété. 
  Cette fiche informe les copropriétaires sur les fonctionnements de la copropriété et l’état de l’immeuble. Elle est obligatoire et doit être mise à jour par le syndic tous les ans. 

• Réaliser et mettre à jour la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique. 
• Faire appliquer le règlement de copropriété ainsi que les décisions de l’Assemblée Générale (communément appelée AG). Les copropriétaires votent chaque règles et droits inscrit dans le règlement.
• Administrer l’immeuble, assurer son entretien, sa conservation et y effectuer les travaux nécessaires. 
• Réaliser et mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
  Ce carnet répertorie l’ensemble des informations techniques relatives à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble. Il doit être consultable sur la demande d’un copropriétaire.

• Représenter le syndicat de copropriétaires en justice.
• Informer les occupants de l’immeuble (donc propriétaires comme locataires) des décisions prises lors des Assemblées Générales.
• Gérer les archives du syndic de copropriétaires et en assurer la bonne sécurité 
• Procéder à l’immatriculation de la copropriété au sein du registre national des copropriétés. Ceci, afin de l’identifier auprès des pouvoirs publics, suivre son bon fonctionnement et éventuellement anticiper une défaillance.
• Gérer les contrats avec les différents prestataires de la copropriété comme l’énergie, le nettoyage, la maintenance de l’ascenseur, la conciergerie, etc. 

DÉCISION OBLIGATOIREMENT VOTÉ EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : 

• La souscription d’un contrat d’assurance de responsabilité civile du syndicat. S’il y a un refus, le syndic peut souscrire à cette assurance pour le compte du syndicat.
• Délégation à une entreprise spécialisée dans la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.
• Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.
  Pour signer vos documents entre syndic et syndicat de copropriétaire, vous pouvez utiliser une signature électronique tel que DomuSign. Vous gagnerez ainsi en temps, en efficacité et en sécurité du document !

QUELS DOCUMENTS POUR QUI ? 

Nonobstant, l’accès aux documents doit être différencié selon la nature desdits documents et le statut du consultant. Ainsi, le site du gouvernement les sépare comme suit :

Documents accessibles aux membres du conseil syndical 

• Liste de tous les copropriétaires
• Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l’exercice échu
• Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
• Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires. Elles sont relatives aux procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
• Carte professionnelle du syndic, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité

Documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires 

• Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant s’ils ont été publiés
• Dernière fiche synthétique de la copropriété
• Carnet d’entretien de l’immeuble
• Diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité
• Contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
• Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires
• Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours
• Procès-verbaux des 3 dernières Assemblées Générales annuelles ayant été appelées à connaître les comptes. Ainsi que les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
• Contrat du syndic en cours

Documents concernant le lot d’un copropriétaire 

• Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
• Montant des charges courantes du budget prévisionnel. Et les charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payés par le copropriétaire
• Montant de la part du fonds de travaux rattaché au lot du copropriétaire après l’approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
• Avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années

En outre, vous pouvez aussi découvrir comment réduire les contestations de vos prestations facturées !

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ SE DIGITALISE ! 

Enfin, grâce à la loi ELAN, le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne aux documents concernant la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriété. Cet accès en ligne se doit d’être sécurisé et accessible aux membres du conseil syndicat et aux copropriétaires grâce à un code personnel. Évidemment, ces documents doivent être téléchargeables et imprimables. 

Les documents devant être accessibles et consultables en ligne sont : 

• Le règlement de copropriété 
• Les contrats d’assurance de l’immeuble, au nom du syndicat des copropriétaires 
• Le carnet d’entretien de l’immeuble et les divers diagnostics techniques pour les parties communes 
• Les contrats et marchés, signés par le syndic, au nom du syndicat de copropriétaires 
• La dernière fiche synthétique de la copropriété, réalisée par le syndic lui-même
• Le contrat de syndic de copropriété
• Les devis de travaux validés par les Assemblées Générales
• Les trois derniers procès-verbaux des dernières Assemblées Générales

Il existe plusieurs logiciels et applications qui peuvent vous aider dans la digitalisation de votre syndic. ImmoPad fait partie des leader sur le marché des états des lieux et de la gestion de bien immobilier. Avec notre application, vous pouvez établir vos visites techniques d’immeubles et les constats de vos travaux deux fois plus rapidement ! Notre stockage est assuré et sécurisé, dans des serveurs français, vous garantissant un archivage optimisé et 100% sécurisé.

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ DEVIENT MOINS ENERGIVORE ! 

De plus, depuis 2015, la loi pour la transition énergétique a créé l’obligation pour les copropriétés les plus énergivores (à savoir, une consommation supérieure à 330Kw/h, par mètre carré et par an), d’engager des travaux d’isolation thermique avant 2025. 

Alors, pour assurer le financement de ces rénovations, la loi ALUR a apporté une nouvelle obligation pour les syndics : assurer la constitution du fonds de travaux, selon les modalités décidées par l’Assemblée Générale pour le versement des provisions du budget prévisionnel. 

Donc, c’est au syndic de piloter des projets de rénovation comme les remplacements de chaudières, les changements de radiateurs, etc. Ces travaux doivent évidemment être actés et votés par les copropriétaires lors des AG. 

Pour mener à bien le suivi de l’ensemble de ces travaux de rénovation énergétiques, nous conseillons aux syndics de s’équiper d’une application tel qu’ImmoPad. Œuvrant pour simplifier la gestion des biens à tous les professionnels, notre application a été conçu pour gagner en rapidité et efficacité. Assurez-vous un constat détaillé, formel et parfaitement légal pour suivre l’avancer de vos travaux de rénovation. 

UNE COPROPRIÉTÉ EN TOUTE SÉCURITÉ !

Enfin, pour garantir la sécurité de l’ensemble des habitants de la copropriété, le syndic doit faire installer quelques équipements obligatoires :

• Des portes coupe-feu si la demande de permis de construire de la copropriété a été déposée avant le 5 mars 1987. Et/ou que le plancher du logement le plus haut est situé à 28 mètres au-dessus du sol. 
• Un extincteur portatif tous les 15 véhicules dans un parking 
• Il doit y avoir au moins un extincteur à proximité de la chaudière à fioul, charbon ou gaz de l’immeuble.

De plus, si la sécurité des résidents de l’immeuble est menacée, le syndic peut décider de réaliser des travaux urgents sans quelconque accord préalable des copropriétaires en Assemblée Générale. La loi ne définit pas exactement ces travaux, mais la jurisprudence retient : 

• La consolidation du mur qui menace de s’écrouler 
• La réparation, voire le remplacement, de la chaudière de l’immeuble en période hivernale 
• La réfection d’une toiture qui cause des dégâts des eaux