Comment faire des économies en gestion locative ?

Aujourd’hui, tous les moyens sont bons pour réaliser la moindre économie. Réaliser des économies dans sa gestion locative est donc un enjeu de taille que cela soit pour des raisons financières ou même pour dégager du temps aux équipes.

Digitalisez vos états des lieux !

Beaucoup font encore leurs états des lieux sur papier. Ce document est réalisé pour chaque location et est édité en plusieurs exemplaires. Non seulement vous allez passer un certain temps à remplir tous les documents au stylo, mais en plus, le document ne sera pas (ou très peu) accompagné de photos.

Avec un outil comme ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux en un temps record. Complétez l’état des lieux le plus précisément possible avec des possibilités infinies de personnalisation.

Vous pouvez également incrémenter des photos en illimité pour cibler des éléments et garantir l’intégrité de tous les éléments renseignés.

Bien sûr, tous les documents finaux sont au format PDF, vous pouvez donc les partager numériquement à toutes les parties et vous pouvez également les imprimer.

Ainsi, avec un outil comme celui-ci, vous gagnez beaucoup de temps et cela vous permet de gagner en efficacité et en professionnalisme.

Passez au numérique pour signer tous vos documents

Voici un moyen de gagner beaucoup de temps en gestion locative. Et si vous signez tous vos documents (baux, quittances, décompte de charges, …) électroniquement ? Et bien sachez qu’ImmoPad propose un système de signature électronique : Domusign !

Peut-on faire confiance à la signature électronique Domusign ?

La réponse est oui ! La signature électronique Domusign est certifiée PAdES (PDF Adcanved Electronic Signature). Vous pourrez donc signer vos documents tout en garantissant leur intégrité et leur validité juridique.

Pourquoi faire confiance à la signature électronique Domusign ?

En tant qu’agent immobilier ou gestionnaire locatif, vous êtes souvent amené à rencontrer un client (ou locataire) pour signer des papiers. Cela prend du temps !

Avec Domusign, économisez toutes ces heures puisque le signataire pourra signer tous les documents depuis son canapé. Vous pourrez également suivre en temps réel les signatures demandées.

Utiliser un agenda collaboratif pour gérer les rendez-vous.

Il n’y a rien de mieux pour être productif qu’un agenda rempli correctement et organisé. Les agendas papiers peuvent vite devenir illisibles si des rendez-vous sont déplacés, ou même annulés. De plus, les autres collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés pour vous relire.

Avec un agenda collaboratif, vous et vos collaborateurs aurez un visuel en temps réel sur les rendez-vous prévus le jour même et à l’avenir. Vous pourrez également faire confirmer, par mail, les rendez-vous clients et ainsi éviter tout problème de communication.

Il existe aujourd’hui beaucoup d’outils gratuits permettant d’utiliser un agenda collaboratif dans votre entreprise. Pensez-y, vous gagnerez du temps !

Utiliser un outil professionnel de gestion locative.

Pour répondre à votre première question, la réponse est : non. Non, Excel n’est pas un outil de gestion locative.

Excel est bien souvent utilisé par les gestionnaires immobiliers pour suivre les locations. Cependant, cet outil n’est pas adapté à la gestion locative puisque vous pourrez juste suivre visuellement les locataires/propriétaires, sans automatisation.

Avec un outil professionnel, non seulement vous aurez toutes les informations concernant vos locataires, vos propriétaires et vos lots, mais vous pourrez aussi :

• Communiquer automatiquement avec les locataires ou propriétaires.
• Suivre en quelques clics les versements ; plus besoin de vérifier manuellement chaque versement.
• Créer des rendez-vous et mettre à jour votre agenda collaboratif
• Gérez les interventions dans les logements

Un tel outil vous fera gagner des centaines d’heures de travail, mais aussi favorisera la communication avec vos clients.
Par exemple, Flatsy associe outils digitaux et soutien humain en proposant la réalisation des visites et états des lieux, la prise de rendez-vous en ligne et la dématérialisation des dossiers.

En plus, la plupart de ces outils peuvent être connectés à ImmoPad. Profitez-en !

Demandez les dossiers locatifs à vos locataires avec ImmoPad.

La constitution du dossier locatif est une étape obligatoire dans le processus de mise en location d’un bien.

Parfois incomplets, ils sont pourtant un moyen de réduire les impayés. Pour rappel, il y a environ 2% d’impayés en France mais cela représente tout de même 2 locataires sur 100. Pour certains cela aurait pu être évité dès la mise en location.

Pourquoi faire confiance à ImmoPad pour les dossiers locatifs ?

Ce qui fait notre force dans l’établissement des dossiers locatifs est que nous faisons confiance à DossierFacile, une start-up d’état qui vous garantie des dossiers de qualité et cohérents avec vos locations. En renseignant simplement les caractéristiques du bien et les coordonnées du candidat locataire, il pourra transmettre toutes les pièces pour construire le dossier locatif.

Vous avez désormais toutes les cartes en mains pour faire des économies de temps dans votre gestion locative et comme nous le savons tous : le temps c’est de l’argent !

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Comment faire l’inventaire d’une location meublée ?

Vous avez déjà surement entendu parler de l’inventaire en location meublée. Souvenez-vous, c’est ce document qui renseigne tous les meublants présents dans un logement. Mais connaissez-vous toutes les obligations qu’impose ce document ?

Location meublée et inventaire mobilier, qu’est-ce que c’est ?  

La location meublée

Avant de dire ce qu’est l’inventaire mobilier, il faut rappeler ce qu’est une location meublée. Un bien est considéré comme meublé lorsqu’il est équipé de mobiliers, accessoires de la vie courante permettant à un locataire de s’installer sans avoir à installer ses propres meubles. Il doit pouvoir y vivre convenablement dès son arrivée. La durée du bail est d’une durée de 1 an ou 9 mois pour un bail étudiant.

L’inventaire mobilier

Comme son nom l’indique, l’inventaire mobilier va regrouper tous les éléments présents dans le logement à l’entrée du locataire. Ce document est créé en même temps que l’état des lieux et, au même titre que ce dernier, il doit être fait à l’entrée et à la sortie puisqu’il peut faire l’objet de retenues locatives.

L’inventaire mobilier est-il obligatoire ?

Depuis la loi Alur de 2014, ce document est obligatoire et un contrat de location meublé n’est donc pas valable si l’inventaire meublé n’est pas réalisé en annexe à l’état des lieux.

Pour que ce document soit recevable, il doit être signé par le propriétaire (ou mandataire) ainsi que par le locataire.

Que doit-on retrouver dans cet inventaire ?

Avant, un logement meublé ne devait proposer que quelques meubles. C’est seulement en septembre 2015 que la liste est devenue plus complète. Ainsi, vous devrez retrouver désormais :

• Literie avec couette ou couverture
• Volets ou rideaux dans les chambres
• Plaques de cuisson
• Four ou four à micro-ondes
• Réfrigérateur
• Congélateur ou compartiment à congélation du réfrigérateur d’une température maximale de -6°C
• Vaisselle en nombre suffisant pour que les occupants puissent prendre les repas
• Ustensiles de cuisine
• Table
• Sièges
• Étagères de rangement
• Luminaires
• Matériel d’entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement (aspirateur s’il y a de la moquette, balai et serpillère pour carrelage…)

Vous pouvez retrouvez la liste officielle sur le site internet du Service Public.

Pourquoi ne faut-il pas prendre à la légère l’inventaire de la location meublée ?

Risque de requalification du bail

Le premier risque est que le bail avec votre locataire soit requalifié en bail de location vide. Ce n’est certes pas un gros risque mais cela veut dire qu’il y aura eu une procédure engagée par votre locataire. Cela va donc à l’encontre de la bonne entente entre propriétaire et locataire. De plus, l’investissement dans les meubles n’aura donc pas permit de définir votre bien comme un bien meublé.

Éviter un litige avec votre locataire

Le but de toute location est que cela se passe bien entre le locataire et le propriétaire et que tout le monde y trouve son compte. Cet inventaire est donc là pour protéger à la fois le propriétaire et le locataire lors des états des lieux d’entrée et de sortie.

La liste doit être la plus complète possible pour que le locataire ne puisse contester une dégradation ou encore la casse ou la perte d’un meuble ou tout objet présent dans l’inventaire. A l’inverse, le locataire ne pourra pas être tenu responsable d’un objet dégradé ou manquant si celui-ci n’a pas été mentionné dans l’inventaire de l’état des lieux d’entrée.

Désormais, vous savez tout sur l’inventaire mobilier !

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Des états des lieux en illimité et économiques avec ImmoPad

Si vous hésitiez à passer le cap du numérique pour votre gestion locative, cet article pourra sûrement vous aider dans votre décision ! 😊

Découvrez nos abonnements, repensés pour mieux répondre à vos besoins !

Pourquoi nous faire confiance ?

ImmoPad est une entreprise basée à Nancy , 100% française.

Depuis 2010, les équipes d’ImmoPad développent une application afin de vous aider, vous, agents immobiliers, à gagner du temps dans la gestion locative. Avec les années, nous avons élargi les fonctionnalités de notre outil, afin de vous accompagner également dans le métier de syndic ou de property manager. Notre application est un véritable couteau-suisse numérique !

Depuis 2010, nous avons gagné en maturité et en efficacité ; c’est pourquoi plus de 10 000 utilisateurs utilisent à présent notre application, en France comme à l’étranger.

Notre solution :

Nous vous permettons de réaliser bon nombre de rapports immobiliers, et cela sans connexion à Internet! En effet, avec ImmoPad, vous pouvez réaliser :

• Des états des lieux numériques
• Des avenants
• Suivi et réception de travaux
• Visite Technique d’Immeubles
• Audits
• Des suivis de sinistres et d’interventions

Sur votre tablette, smartphone ou ordinateur !

ImmoPad c’est aussi :

• La possibilité de signer électroniquement ses documents avec DomuSign
• Un espace TOTEiM entièrement dédié à vos locataires afin d’améliorer leur expérience dans votre agence et de faciliter la communication.

Des fonctionnalités que vous retrouverez nulle part ailleurs:

Des offres vraiment adaptées à votre utilisation !

Afin de s’adapter au mieux aux besoins de chacun, nous proposons différents abonnements.

L’offre Starter :

Pour qui ? L’offre idéale pour les experts d’états des lieux ou petites structures réalisant quelques états des lieux par an et n’ayant pas besoin de beaucoup de fonctionnalités.

• États des lieux entrants et sortants illimités
• Accès application Ios, Android et depuis votre ordinateur
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités

L’offre Standard :

Pour qui ? C’est l’offre dédiée aux agences spécialisées dans la gestion locative, réalisant des états des lieux à plus grande échelle et à un rythme plus soutenu.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance  

L’offre Business :

L’offre dédiée aux activités de syndic ou de property management. Cette offre est idéale et complète pour assurer la gestion technique d’un parc immobilier simplement et efficacement.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux, visite d’immeuble…
• Modèles de biens inclus et personnalisables
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance
• Outil de chiffrage et suivi d’intervention intégré
• Passerelle vers logiciel métier
• Gestion des équipes via la création d’agences

L’offre Premium :

L’offre adaptée aux grands groupes immobiliers. Nous créons avec vous l’offre adaptée à vos besoins, vous disposerez d’une version d’ImmoPad adaptée à vos besoins spécifiques et à votre utilisation.

Pour construire ensemble l’outil qui vous correspond, nous vous invitons à contacter directement notre service commercial.

En bref, pourquoi adopter ImmoPad ?

• ImmoPad est la solution la plus complète du marché avec son application, son espace de gestion en ligne et ses nombreuses fonctionnalités.
• Nous sommes les seuls sur le marché à proposer des abonnements avec documents et photos en illimité.
• Vous gagnerez 2X plus de temps en passant au numérique.
• Nous sommes une solution 100% française avec un stockage et un hébergement des données en France.
• Besoin de mettre en pause votre abonnement ? Notre application vous le permet !
• Un espace locataire gratuit complète notre solution afin de faciliter la communication agent-locataires.

Il n’y a plus de raison d’hésiter à rejoindre notre communauté de plus de 10 000 utilisateurs 😉

            Vous êtes satisfaits, car l’un de vos candidats à une location vient de signer son bail. Mais votre semaine est chargée et vous ne savez pas comment insérer l’état des lieux d’entrée de ce nouveau locataire dans votre agenda… Un problème très fréquent dans la profession immobilière auquel, chez ImmoPad, nous tentons de remédier. Ainsi, découvrez aujourd’hui nos conseils pour réaliser rapidement un état des lieux d’entrée ou de sortie. 

1. UTILISEZ DES MODÈLES D’ÉTAT DES LIEUX

            Vous débutez dans les états des lieux ? Ou alors, vous avez tendance à trop vous éparpiller ? Les modèles sont faits pour vous ! Avec eux sous le coude, vous pouvez être sûr que votre état des lieux sera propre, légal et sa réalisation n’en sera que plus simple et rapide. 

Il existe divers modèles d’état des lieux sur Internet. Ils sont faits par type de location, entre courte – longue durée ou saisonnière. Ils sont aussi différenciés par le type de logement: un T1, T2, T3, T4, etc. Vous pouvez en trouver aisément et télécharger les PDF qui vous intéressent. 

Autrement, plusieurs applications d’états des lieux numériques proposent des modèles, comme ImmoPad. Outre les modèles classiques des logements connus, nous vous laissons aussi la possibilité de les personnaliser. Ainsi, lors de la création d’un document en vue d’un constat, vous pourrez sélectionner le modèle que vous avez vous-même retouché. 

2. PRÉPAREZ VOS ÉTATS DES LIEUX

            Avant chaque constat, nous vous conseillons vivement de préparer l’ensemble des documents à remplir et à faire signer par votre locataire. Pour vous accompagner dans votre préparation, nous vous proposons une petite check-list : 

• Choisir son modèle de document en fonction du type de logement (T1, T2, T3, etc.)
• Renseigner le nom et les coordonnées de votre nouveau locataire. Si elle ou il est déjà client chez vous, transférer manuellement ou numériquement ses coordonnées sur le nouveau document d’état des lieux. 
• Renseigner l’adresse du logement (et la précédente adresse du locataire)
• Renseigner les coordonnées des garants, colocataires ou concubins si nécessaire
• Ajouter les particularités du logement : cave, garage, parking, véranda, jardin, balcon, etc. 

Si vous utilisez une application d’état des lieux, les fonctionnalités duplicata et de transfert de données vous serons d’autant plus utiles pour gagner du temps. En dupliquant un état des lieux d’entrée, vous pouvez dès lors réaliser sa sortie et obtenir son comparatif. Et réciproquement. 

En conservant numériquement – dans un stockage légal et sécurisé basé en France, les données de vos résidents, vous pourrez les réutiliser à tous moments pour d’autres constats. 

De plus, avec notre application, vous pouvez préparer un document sur mesure : seules apparaissent les sections en fonction du type de logement, et celles-ajoutées par vos soins. 

3. ORGANISEZ VOTRE VISITE D’ETAT DES LIEUX

            Pour rentabiliser le temps consacré à l’établissement de votre état des lieux, nous vous conseillons au préalable de jeter un coup d’œil au plan du logement; si vous en posséder un. 

Ensuite, il est préférable d’établir un circuit pour constater efficacement les pièces, comme par exemple, tourner dans le sens des aiguilles d’une montre. Ainsi, la visite se fera plus rapidement.

Enfin, pour ne pas trop vous éparpiller, nous vous conseillons d’inspecter votre pièce de bas en haut, puis dans les détails de haut en bas. Pour vous aider, vous pouvez lister au préalable les éléments primordiaux à vérifier comme suit : 

1. Sol
2. Plinthes 
3. Mur 
4. Plafond 
5. Luminaires 
6. Interrupteurs 
7. Fenêtres 
8. Portes 
9. Prises électriques, sortie de gaz, eau, etc. 

 4. OPTEZ POUR LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE 

            Enfin, votre état des lieux est maintenant finalisé. Grâce aux précédents conseils et outils, vous avez déjà gagné plus de la moitié de votre temps. À présent, vous n’avez plus qu’à faire signer votre état des lieux, puis rentrer dans votre agence pour photocopier ou envoyer le document par voie postale au propriétaire, voir au garant. Quelle perte de temps. 

Avec des états des lieux numériques, vous n’avez qu’à remplir un exemplaire d’état des lieux. Muni d’une signature électronique, l’application, telle qu’ImmoPad clôture le document dès que les deux parties (locataire et gestionnaire) ont signé le document. Il est dès lors envoyé automatiquement aux diverses parties prenantes de cet état des lieux (propriétaire, locataire, garant), dont les e-mails ont été préalablement enregistrés dans la préparation du document. Côté gestionnaire, un exemplaire est stocké dans l’application ImmoPad et sur l’espace de gestion. 

La signature électronique vous permet de bénéficier d’un envoi automatique du document originel, et ce de manière parfaitement légale et sécurisée. Ainsi, vous gagnez encore une heure lors de la clôture de votre document, vous débarrassant de la paperasse administrative liée aux déplacements et envois postaux.

5. INVESTISSEZ DANS UNE APPLICATION

            Si ce n’était pas encore clair… Le numérique est un avantage certain dans le gain de temps en gestion locative. Au-delà des raccourcis et diverses optimisations de l’ensemble de la gestion numérique d’un parc immobilier, la simple utilisation d’une application pour établir ses états des lieux fait gagner 50% de leur temps aux agents et gestionnaires immobilier. 

Comme dit plus haut, les modèles, la préparation de documents, les duplicatas, les transferts de données, le stockage et l’envoi automatique sont diverses fonctionnalités du numérique qui vous permettent de réaliser vos états des lieux rapidement. 

De plus, utiliser l’état des lieux numérique vous offre d’autres bonus :

• Prendre et enregistrer directement les photos dans le document de constat 
• Et toujours plus précis grâce aux tags de photos disponibles sur certaines applications 
• Bénéficier d’un stockage et d’une organisation optimale de vos biens immobiliers 
• Personnaliser vos modèles et votre glossaire 
• Bénéficier d’une prise de rendez-vous automatique et d’un agenda de RDV pour établir vos prochains RDV d’états des lieux et autres rapports immobiliers.

De plus en plus de documents sont aujourd’hui dématérialisés alors pourquoi pas l’état des lieux ? Aujourd’hui, nous vous proposons une définition de ce constat. Et surtout, les 5 grandes raisons de passer à l’état des lieux numérique !

Passer à l’état des lieux numérique : définition

L’état des lieux, c’est le document qui relate l’état d’un logement, d’un immeuble. Il prend généralement en compte une grille de vétusté et il se réalise à chaque entrée ou sortie d’un locataire dans un logement. Nous pouvons également utiliser un état des lieux lors de visite technique d’immeuble ou même un suivi de travaux. Il est obligatoire que chacune des parties présentes dans l’état des lieux ait un exemplaire de celui-ci.

Régulièrement édité sur papier, il est souvent peu précis et fait brièvement. Or, l’état des lieux, c’est l’assurance du locataire entrant pour récupérer son dépôt de garantie à la sortie du logement par exemple. C’est aussi un élément essentiel afin d’éviter les contestations. Lors de travaux, il est aussi important pour l’entreprise qui va les réaliser de bien faire l’état des lieux. En effet, c’est sur cela que l’on se basera pour vérifier l’état général de l’immeuble à la fin des travaux. L’état des lieux n’est donc pas à prendre à la légère.

Dans notre ère de digitalisation, l’état des lieux est désormais faisable à partir d’une tablette, et même d’un téléphone. De plus, l’état des lieux numérique ou dématérialisé, offre plus de possibilités que l’état des lieux réalisé sur papier.

À savoir : la loi Alur donne la définition de l’état des lieux et de ses modalités dans le cadre d’un contrat de location qu’il soit sous format papier ou numérique.

Pourquoi passer à l’état des lieux numérique ?

1. Les photos

L’état des lieux numérique va vous permettre d’insérer des photos à votre état des lieux. C’est un réel changement, car chaque information que vous mettrez dans votre document seront accompagnées d’une photo comme preuve. C’est également plus simple pour se repérer avec une photo. En plus, bien souvent, le nombre de photos est illimité.

2. Le détail

Vous l’aurez compris, l’état des lieux numérique permet d’aller bien plus dans le détail qu’un état des lieux sur papier. Sur papier, les champs pour écrire sont fréquemment limités. Sur tablette, vous pouvez écrire autant que vous le voulez. Et avec ImmoPad, nous vous proposons un panel de possibilités en termes de détails, de la simple éraflure à la fissure complète d’un mur par exemple.

3. La sécurité

L’état des lieux dématérialisé est juridiquement fiable, comme on peut le voir à l’article 3 du décret de la loi ALUR du 30 mars 2016. À la différence de l’état des lieux sur papier, il n’est pas modifiable une fois fini et signé. Une personne malveillante peut modifier un état des lieux sur papier avant de l’envoyer à toutes les parties. Or, à la fin de l’état des lieux numérique, le document est directement signé sur la tablette et est envoyé à toutes les parties en quelques secondes. Enfin, il se conserve dans son état original même après impression, il est disponible et conservé sur tous les supports.

4. La simplicité

Quand un état des lieux sur papier prendra une heure, l’état des lieux numérique sera en moyenne deux fois moins long. En effet, il est bien plus rapide de sélectionner des éléments que de les écrire. De plus, une écriture informatique est bien souvent plus lisible qu’une écriture manuscrite. Il y a également la possibilité de dresser un inventaire pièce par pièce sans oublier d’éléments. En quelques clics, vous pouvez ajouter, remplacer ou enlever un élément, vous avez donc le droit à l’erreur et en plus, vous gagnez du temps !

5. Se valoriser

Cela peut paraître anodin, mais lorsque l’on a affaire avec un organisme en phase avec l’évolution numérique, c’est valorisant. Cela va donner un aspect moderne et un certain professionnalisme. Le client va se sentir valorisé, car vous serez équipé et pourrez modifier à sa guise l’état des lieux. Cela renforcera votre côté professionnel. Petit plus, l’état des lieux numérique est écoresponsable puisqu‘il n’utilise pas de papiers.

Tous ces éléments montrent que peu à peu, les états des lieux se dématérialisent de plus en plus. Et cela a du bon parce qu’ils apportent un gain de temps conséquent et sont respectueux de l’environnement.

Convaincu(e) ?

N’hésitez pas à visiter notre site internet immopad pour en savoir plus sur l’état des lieux numérique.

Mis à jour le 19/09/2022

La réalisation des états des lieux est l’une des pratiques les plus courantes dans le milieu immobilier. Toutefois, les coquilles, oublis et erreurs sont vite arrivés, encore plus quand il s’agit d’états des lieux d’un local commercial ou professionnel. Même si la réalisation d’un tel constat est similaire à celui d’un locataire particulier, il y a néanmoins quelques différences qu’il est important de retenir. On vous en parle sans plus tarder.

La réalisation d’un état de lieux d’un local commercial

Comme avec un particulier, l’état des lieux d’un local commercial ou professionnel doit être réalisé de manière contradictoire. Cela suppose donc la présence des deux parties, à savoir le bailleur (agent ou propriétaire) et le locataire. Les deux parties doivent apposer leur signature sur le constat uniquement quand elles sont toutes en accord avec ce dernier.

Par la suite, l’état des lieux d’entrée sera joint au bail, permettant ainsi d’attester de l’état du local commercial lors de l’entrée du professionnel. Il devra être réutilisé pour l’état des lieux de sortie puis comparé avec ce dernier.

Les critères obligatoires d’un état des lieux d’un local commercial

Il existe évidemment des critères obligatoires pour que le constat soit valable juridiquement et donc reçu devant les tribunaux :

• La date à laquelle se déroule l’état des lieux
• L’adresse du local loué
• Les coordonnées du propriétaire et du locataire
• Le type d’état des lieux réalisé
• Le relevé de tous les compteurs présents
• L’état de chaque pièce (murs, sols, fenêtres, plafond etc)
• L’éventuelle présence de dégradations

Retrouvez le détail dans le Code du Commerce, article L145-40-1

Le Saviez-Vous ?
Avec ImmoPad, vous disposez de modèles de documents, conformément à la loi ALUR 2014 et au Code du Commerce pour l’établissement de vos états des lieux. Avec notre application, vous pouvez vous-même créer vos modèles et personnaliser les nomenclatures. Un état des lieux d’un local commercial sur-mesure !

Les particularités d’un état des lieux d’un local commercial ou professionnel

Malgré les grandes similitudes qu’il y a entre un état des lieux d’un logement pour particulier et d’un local commercial, ce dernier possède quelques particularités qu’il vous faut observer plus attentivement.

Premièrement, sachez que l’état des lieux d’un local commercial est obligatoire depuis la loi Pinel 2014, précisément sur le bail commercial.

D’autre part, nous vous conseillons de faire particulièrement attention au serrure, poignets, portes et fenêtres du local. Evidemment, vous pouvez en profiter pour vous s’assurer qu’aucune dégradation ni tâches ne soient présentes sur les murs, sols, plafonds et revêtements divers.

Enfin, il faut que vous vous assureriez de l’inventaire détaillé de l’équipement rattaché au local, s’il y en a un. Evidemment, vous devez aussi relever leur état de dégradation s’il le faut.

Bail commercial ou bail professionnel ?

Eh oui, il existe deux différents types de bail pour louer un local commercial :

• Bail commercial : il sera utilisé pour un local commercial, artisanal ou industriel
• Bail professionnel : il sera utilisé dans tous les autres types de location pour une activité professionnelle, comme par exemple la location de bureaux

Réalisez des états des lieux pour un local commercial sur – mesure avec ImmoPad

Avec la technologie ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux sur-mesure pour vos divers locaux commerciaux, et le tout, en deux fois moins de temps que d’ordinaire. Avec un abonnement Silver ou Gold, vous pouvez profiter de notre personnalisation. Non seulement les documents créés seront parfaitement adéquat pour vos locaux, mais vous pourrez aussi personnaliser les couleurs et le logo des documents pour vous assurer une image toujours plus professionnelle.

Le numérique et la digitalisation ont bousculé les méthodes de travail dans l’immobilier. Aujourd’hui, une partie des professionnels de l’immobilier tente de dématérialiser leur espace de travail. Tandis qu’une autre partie n’ose toujours pas. ImmoPad vous explique pourquoi il est important de passer au numérique pour obtenir des états des lieux sans contestations.

Les états des lieux constituent l’une des plus importantes activités dans une agence immobilière. Après les mandats et les réalisations de baux locatifs. Transformer toute la paperasse, comme les états des lieux en numérique, est l’une des étapes primordiales à votre digitalisation. Découvrez dans cet article, comment et pourquoi réaliser des états des lieux en version numérique pour diminuer les contestations.

Livre Blanc – État des lieux: comment réduire les contestations grâce au digital ?

Avec une bonne application, tout va deux fois plus vite

La préparation de votre état des lieux ne prendra que quelques clics. Avec ImmoPad, il vous suffit de choisir le type de biens à constater (Studio, F1, F2, F3, etc.). Ainsi, votre document s’adaptera tout seul au nombre de pièces que vous devez évaluer.

Vous n’aurez plus qu’à rentrer manuellement les coordonnées de votre nouveau locataire. Sauf s’il était déjà client chez vous. Si c’est le cas, vous retrouverez aisément ses coordonnées dans votre base de données. Un stockage ImmoPad qui garantit illimité et sécurité !
Dans tous les cas, vous pouvez préparer en un rien de temps vos états des lieux sur ordinateur, tablette et smartphone.

Gagnez encore du temps en dupliquant pour comparer les états des lieux !

En effet, dupliquer vous fera encore gagner deux fois plus de temps. Pour réaliser un état des lieux de sortie, l’astuce chez ImmoPad est de dupliquer son état des lieux d’entrée ! Ainsi, vous conservez les données du locataire, ainsi que les détails et remarques du premier état des lieux. Ce qui vous évite déjà un premier stade de contestations de la part de locataires un peu malhonnêtes.

À la fin de l’état des lieux de sortie, vous obtiendrez un tableau comparatif. Ce dernier répond aux normes de la Loi ALUR 2014. Vos états des lieux entrants et sortants seront donc automatiquement mis en confrontation en un seul petit clic. Pratique, pour diminuer les contestations, non ?

Une nouvelle alliée de taille : la signature numérique pour diminuer les contestations !

Lors de l‘état des lieux d’entrée, le locataire ou son représentant est présent sur place pour signer le constat sur votre tablette ou smartphone. Mais quand ledit locataire possède un garant dont la signature est obligatoire, les choses se compliquent.

Ce dernier n’est pas forcément là pour signer sur place donc, vous allez convenir d’un rendez-vous qui vous fera perdre quinze minutes si tout se passe bien. Plus s’il s’avère un peu trop bavard. Ou alors, vous perdez encore quinze minutes à imprimer le constat, le mettre dans une enveloppe, retrouver l’adresse du garant, l’inscrire et le poster. Arrêtons ces tâches chronophages tout de suite ! Le plus simple et rapide, c’est d’utiliser une signature numérique !

La signature numérique d’ImmoPad, inclus dans nos états des lieux, va vous changer la vie. Grâce à l’envoi automatique de documents, le garant recevra lui aussi le constat et n’aura plus qu’à signer à distance. Dès que la signature numérique est réalisée, le document vous sera renvoyé et prêt à être sauvegardé dans votre base de données. Que demander de plus ?

Pour des documents plus importants juridiquement comme des baux ou actes de vente, nous vous recommandons la signature électronique DomuSign. Une e-signature 100% sécurisée et certifiée selon la réglementation européenne eIDAS, et les normes PAdES pour son format d’export PDF.

Les modèles d’état des lieux, c’est comme la mode, ça se change en fonction de vos envies !

Qui a dit que vous devriez rester figé uniquement sur les modèles que propose l’application ImmoPad ? Pas du tout ! Au contraire, nous avons bien compris que votre souhait est de pouvoir personnaliser votre outil comme il vous plaît ! Alors, sachez qu’avec ImmoPad, vous pouvez construire vos propres modèles. Plus encore, vous pouvez carrément changer la nomenclature des pièces et des éléments dans les paramètres.

Vous avez besoin de préciser qu’un bien comporte une véranda ? Pas de soucis.

Le locataire a fait des travaux d’aménagement en accord avec le propriétaire et il faut rajouter une baignoire dans la section salle de bain pour l’état des lieux de sortie ? Aucun problème.

Donc, faites selon vos besoins. Notre application d’état des lieux a été créée pour les professionnels de l’immobilier, avec les avis et retours de ces mêmes professionnels. Grâce à la personnalisation des modèles, vous réaliserez des modèles sur-mesure pour vos logements, vous rapprochant des états des lieux sans contestations !

« Une image vaut mille mots » — Confucius, et dites adieu aux contestations !

Avec une application d’état des lieux, c’est beaucoup plus de simples, non seulement de prendre des photographies mais surtout de les intégrer directement à votre document. Plus besoin de les joindre manuellement au format papier (ou au format numérique que vous avez sans doute dû retaper manuellement à l’ordinateur).

Avec ImmoPad, vous pouvez prendre vos photos à même l’application, directement sur la bonne section de l’élément. Par exemple, vous êtes dans la section « cuisine », cliquez sur « évier » pour prendre la photo de l’évier possiblement dégradée.

Le bonus ? Nous avons instauré la possibilité d’ajouter des tags à vos photos afin d’être encore plus précis sur vos constats. Très pratique quand il faut pointer un défaut comme une fissure ou des taches sur les murs qui, parfois, ne ressortent pas très bien en photos.

En clair, plus vous utilisez les photos et les tags, plus vous vous garantissez un état des lieux sans contestations !

En exclusivité, nous vous proposons de télécharger notre livre blanc :

Des états des lieux réussis – nos conseils pour diminuer les contestations.

Ainsi, vous deviendrez un.e expert.e en digital, mais surtout, un professionnel de l’immobilier imparable !

Alors, convaincu ? Si vous avez besoin de plus de matière, n’hésitez pas à demander une démonstration à l’un de nos conseillers.

Si vous avez un besoin urgent de passer aux états des lieux numériques, ImmoPad vous propose son Offre Starter. Un abonnement à petit prix (13,90€), pour profiter d’états des lieux, photos, stockage et appareils en illimité ! C’est l’abonnement parfait pour se lancer !

Mis à jour le 20/09/23

Suite au premier confinement, 59% des agents immobiliers ont mis en place des outils numériques selon le « Journal de l’Agence ». Un chiffre révélateur de notre situation actuelle et faisant écho aux propos de la ministre du logement, Emmanuelle Wargon. D’après elle, « il va falloir être audacieux, innovant. Il faut trouver des solutions pour ne pas rompre la chaîne des valeurs de l’immobilier ». Il semble ainsi primordial que le secteur de l’immobilier se tourne officiellement vers le digital pour 2021.

La transition de l’immobilier vers le digital

La crise sanitaire de la Covid-19 a impacté divers secteurs durant cette année 2020, dont le secteur immobilier. Le premier confinement a révélé que notre société a un besoin immédiat de se tourner vers des solutions de digitalisation. Même pour des secteurs où le contact physique est important, la dématérialisation de ses méthodes de travail demeure une étape primordiale à franchir. 

« Les agences qui ne pratiquaient pas les visites virtuelles ou la signature de baux à distance ont dû faire face à un chiffre d’affaire extrêmement faible durant les deux mois de confinement ». 

My Sweet’Immo

Cependant, depuis mars derniers, les acteurs du monde immobilier ont appris. La crise sanitaire les a engagés dans le virage du numérique. Une décision leur permettant d’anticiper les futurs risques de cette année 2020, comme le deuxièmement confinement. Ainsi, depuis le premier confinement, nous pouvons observer un changement certain des comportements des professionnels grâce au Journal de l’Agence : 

• 83% des acteurs du monde immobilier sont engagés dans la démarche d’une transformation de leur profession vers le digital.
• 48% des agences immobilières ont déjà mis en place une organisation et processus de travail à distance pour leurs collaborateurs. 
• 54% des agents immobiliers révèlent que leurs clients sont enclins aux visites virtuelles.

Quels sont les besoins digitaux?

L’année 2020 a prouvé qu’il était grand temps de passer le cap du numérique. Un virage décisif pour diverses raisons :

• Améliorer la fluidité des messages et des relations avec les clients
• Réduire le temps passé sur les démarches administratives
• Optimisez son processus de travail pour gagner du temps. Ceci, afin que les agents immobiliers puissent réaliser leur principale fonction, cœur de métier : conseiller et guider
• Devenir plus compétitif grâce à des solutions rapides, efficaces et dans l’ère du temps

De plus, la perspective de pouvoir être flexible même dans des périodes de troubles comme celle actuelle est devenue non-négligeable.
Selon My Sweet’Immo, les agents immobiliers révèlent avoir des besoins digitaux dans l’ensemble de leur processus de travail. Plus précisément, la demande se tournerait principalement sur des solutions d’automatisations et d’optimisation qui permettraient aux collaborateurs de travailler plus rapidement, ensemble. 

Comment se tourner vers le digital ?

Ainsi, l’ESI assure de son côté que « l’immobilier a besoin d’experts autour du digitale ». Un besoin clairement prédominant depuis le printemps 2020. Il est donc préférable de se tourner vers des entreprises qui ont fait du digital leur spécialité. Selon l’Ecole Supérieur de l’Immobilier, cela est un gage de qualité et de sureté.

Avec dix ans d’expériences digitales à son actif, ImmoPad s’assure de toujours proposer des solutions optimales et en adéquations avec les besoins de ses 1 500 clients satisfaits.
Le propre de notre service est d’automatiser le maximum de démarche afin de réduire les tâches redondantes de travail par un simple « valider » ou « envoyer ».

Notre société a à cœur de proposer des solutions en adéquation avec les demandes et besoins de nos client. C’est pourquoi, dans un premier temps, nous avons adapté trois grandes activités immobilières au digital : Etats des lieux, visites techniques d’immeubles ou encore suivi et réception de travaux.

Dans un second temps, nous mettons l’accent sur l’automatisation dans l’ensemble de nos services. Ainsi, notre solution de gestion immobilière 100% digital a été pensée et améliorée selon les remarques de nos clients. Notre plateforme et application répond donc au large panel des besoins actuels des acteurs de l’immobilier tels que :

• Créer tout types de documents, des modèles et dupliquer des antérieures en y ajoutant uniquement les modifications requises.
• Profitez d’une synchronisation automatique de vos documents entre l’espace de gestion et votre application.
• Assurez-vous d’un suivie optimale de l’avancement de vos documents.
• Gérez vos rendez-vous de visites immobilières ou techniques d’immeubles depuis votre poste de bureau. 
• Gérez vos visites et les travaux nécessaires grâce à l’envoi automatique de demandes de devis à vos prestataires renseignés, ainsi qu’au suivis des travaux en cours. 
• Collaborez plus facilement avec vos collègues en les ajoutant simplement dans le suivi de vos documents.

Des nouveautés à venir…

De plus, ImmoPad tend à toujours trouver de nouveaux produits pour satisfaire l’ensemble des besoins de ses clients. De ce fait, pour aider les acteurs de l’immobilier à pallier à la crise sanitaire, nous avons mis à la disposition de nos clients notre prototype de signature électronique : DomuSign. Une version plus complète verra le jour après février 2021, en attendant, nos clients peuvent la découvrir et l’utiliser gratuitement. Ils profitent ainsi d’une synchronisation automatique de leurs documents entre application et espace de gestion. Ainsi que l’envoi automatisé des documents aux signataires, puis des documents signé par tous. Chaque documents est toujours accompagné de son certificat d’authenticité.

Pour finir, notre société a encore bien de nombreux projets pour embellir l’année 2021 des acteurs du monde de l’immobilier. Au cours des prochains mois, une nouvelle application verra le jour, une solution de communication et de suivi d’incidents : TOTEiM. Cette solution aidera les agents immobilier à améliorer et simplifier leurs relations gestionnaires-occupants, tout en optimisant la gestion de ces bien occupés.
En outre, un outil de visite virtuelle sera bientôt disponible à son tour. Il permettra à nos clients d’être des plus flexibles et donc, garantir la pérennité de leurs activités professionnelles.

Souvenez-vous : Le digital et le numérique ne remplacent pas les relations humaines, ils aident ces dernières à exister lors des périodes les plus compliqués, sinon, ils ne font que les sublimer.

DomuSign, la signature électronique qui améliorera votre confort et productivité.

La crise sanitaire et économique du Covid-19 et ses conséquences mettent à l’épreuve nos entreprises. ImmoPad souhaite être un acteur solidaire et vous accompagner dans la continuité de votre activité

Avec domuSign by ImmoPad, vous pourrez donc signer et faire signer à distance vos états des lieux, visites techniques, audits, suivis de travaux et procès-verbaux de réceptions de travaux…

Cette crise sanitaire et économique nous touche toutes et tous et met au premier plan la solidarité entre entreprises. Pour cette raison, au sein de l’équipe ImmoPad, nous avons souhaité vous épauler dans cette nouvelle épreuve qu’est le reconfinement.

Ainsi, suite au discours du Président de la République tenu le mercredi 28 octobre 2020, nous pensons important de vous offrir l’accès à DomuSign by ImmoPad jusqu’au 28 février 2021.

La signature électronique DomuSign by ImmoPad ?

Restez toujours à la pointe des nouveaux usages du numérique et donnez deux fois plus de sécurité à tous vos documents ImmoPad.

DomuSign en 5 points :

• Service intuitif et prêt à l’emploi,
• Signature de vos documents ImmoPad à distance,
• Archivage des documents dans une plateforme probatoire,
• Attribution d’un certificat de conformité unique à chaque document,
• Enregistrement des documents et des certificats dans votre Espace Client.

Pour aller plus loin

Probablement que suite à ces explications, que vous avez probablement quelques questions. Commençons par la première :

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est un procédé technique et juridique permettant de signer et de faire signer des documents, sans contrainte de distance et de présence.

Avec la règlementation eIDAS de 2018, l’Union Européenne a uniformisé et clarifié les règles concernant les signatures électroniques, facilitant ainsi la diffusion et l’accès à ces outils pour toute entreprise désireuse de les utiliser.

Ainsi, DomuSign a été développée dans le respect de cette règlementation pour vous offrir un accès facile et intuitif à la technologie des signatures électroniques.

En effet DomuSign s’est doté du premier type de e-signature, à savoir la SEA : signature électronique simple.

Cette signature est demandée pour les documents ayant des facteurs à risque allant de très faibles à moyens. Comme par exemple : les contrats de bail, les états des lieux, les gestions de travaux, etc. Ainsi donc, c’est parfait et suffisant pour le domaine de l’immobilier et les documents réalisés avec ImmoPad.

La numérique c’est pareil, non?

Depuis sa création en 2012, ImmoPad met à votre disposition un pavé de signature pour y apposer manuellement votre signature.

Bien que cette signature puisse être reçue devant un tribunal, son niveau de sécurité est moins important que celui de la signature électronique proposé avec DomuSign.

Par conséquent, leur principale différence est la sécurité liée à l’authentification des signataires.

« C’est sécurisé ? »

La réglementation eIDAS, qu’est-ce que c’est? 

Tout d’abord, il s’agit d’une réglementation de 2018, qui reconnaît la validité des e-signatures.

Elle remplace la directive 1999/33/CE et met à jour la réglementation de 2014-16. Ainsi, le règlement couvre plusieurs points de l’ère du numérique : 

• La mise opérationnelle et les effets légaux et juridiques d’un ensemble de services de confiance notamment la signature électronique. 
• Les schémas de qualification des Prestataires de Services de Confiance (PSCE)
• La création de listes de confiance et de labels de confiance gérées par la Commission Européenne pour identifier les PSCE et produits qualifiés 
• La reconnaissance mutuelle des eID pour identifier et authentifier les citoyens en ligne. Elles sont hiérarchisées par niveau d’assurance à savoir : faible – substantiel – élevé 

Concernant la signature électronique, la réglementation eIDAS catégorise trois types de signatures : simple, avancée (SEA) puis qualifiée (SEQ).

La mise à jour des directives de 2014 et 2016 offre :

• Un seul et même texte de loi pour tous les pays membre de l’Union Européenne. Ce dernier permet ainsi l’usage de la signature électronique dans les transactions transfrontalières européennes. 
• Possibilité de créer des signatures électroniques sans user de logiciels, de hardwares ou d’une puce protégée par un code PIN.
  La création de signature électronique s’est simplifiée. Des organismes spécialisés ont été créés. Ils délivrent divers certificats de qualification en fonction du niveau de signature choisi par l’entreprise. Par conséquent, cela a permis l’utilisation d’outils d’authentification plus simple comme les e-mails.

« Qu’est-ce que ça m’apporte ? »

Les avantages de la signature électronique

Facilitez vos échanges

Améliorez votre collaboration

Optimisez votre processus

Faites des économies
non-négligeables

Diminuez votre stress et profitez

Réduisez votre impact écologique

Les Fonctionnalités

Comme vous l’aurez deviné, la signature électronique possède de nombreux avantages émanant directement de ses fonctionnalités qui rendent son service si efficace, simple et rapide :

Service intuitif et prêt à l’emploi

Signature de vos documents ImmoPad à distance

Archivage des documents dans une plateforme probatoire

Attribution d’un certificat de conformité unique à chaque document

Enregistrement des documents et de leurs certificats dans votre Espace Client

Une solution parfaitement sécurisée

Juridiquement fiable

DomuSign, le confort de dire « oui »

Grâce à domuSign, vivez un confinement avec une meilleure efficacité et bien moins de stress. Optez pour une signature électronique qui facilitera tous vos échanges commerciaux à distance.

L’équipe d’ImmoPad espère que cette avant-première vous satisfera et ne manquera pas d’évaluer vos appréciations afin de pouvoir sortir prochainement, une version plus complète et adapter à vos besoins.

Pour de nombreux gestionnaires de biens, la réalisation des états des lieux est une tâche longue et contraignante. ImmoPad a réinventé la description de biens sur le terrain avec une application mobile, disponible sur Android et iOS, exhaustive qui simplifie la réalisation d’état des lieux et s’adapte à chaque bien selon ses spécificités.

ImmoPad est le logiciel parfait afin de réaliser des états des lieux numériques de logements, de bureaux…sur tablettes et smartphones.

1. Créer un document état des lieux

Depuis votre application ou votre Espace Client:

• Dupliquez un état des lieux entrant en état des lieux sortant et vice-versa.
• Créez un état des lieux à partir d’un modèle gratuit (du studio au F4)
• Créez un état des lieux vierge et ajoutez les pièces au fil de la visite.

Vous êtes prêt ? Sur votre application, cliquez sur « Démarrer »

Tips : Pensez à actualiser votre application après avoir effectué une action sur votre Espace Client

2. Fiches informatives

Cliquez sur « Fiche » et contrôlez ou complétez les informations :

• du lot
• de(s) locataire(s)
• de(s) propriétaire(s)

3. « Sections » pour décrire le bien

Cliquez sur une pièce pour

• Indiquer un état général,
• Mettre un commentaire,
• Renseigner des éléments divers
• Ajouter un ou des éléments
• Entrer dans un élément
• Prendre une photo ou ajouter une image depuis la galerie de votre appareil

4. Ajouter, modifier et supprimer

Cliquez sur Nomenclature pour

• ajouter des Sections
• ajouter des Compléments

Cliquez sur le bouton « … » situé sur chaque élément pour le :

• dupliquer
• renommer
• déplacer
• supprimer

5. Clôturer et envoyer un rapport

Cliquez sur le bouton « Récap »
Un tableau récapitulatif global présente l’ensemble des éléments du rapport et vous simplifie le contrôler avant de le clôturer.

Le tableau comparatif

Vous avez transformé un etat des lieux entrant en état des lieux sortant ? Visualisez les différences dans un tableau clair de comparaison.

Les pavés de signature
La signature ne vous convient pas ? Cliquez sur la gomme pour recommencer.

Cliquez sur « Clôturer » et confirmez la clôture

Depuis la page « A envoyer », cliquez sur l’avion pour envoyer le document etat des lieux par mail.

Tips : Contentez vous de dupliquer ce document afin de gagner du temps lors du prochain changement de locataires.