Comment améliorer votre relation client avec TOTEiM-Résidents ?
Lorsqu’on travaille en gestion locative, la relation client est primordiale. Que cela soit entre l’agence immobilière et les locataires, ou entre l’agence immobilière et les propriétaires. En effet, plus les propriétaires seront satisfaits du travail de l’agence immobilière, plus ils la recommanderont autour d’eux. Ce qui permet à l’agence d’avoir plus de biens en gestion. Néanmoins, réussir à établir une bonne relation client demande de comprendre et de répondre aux craintes et attentes des propriétaires. Avoir une bonne relation client avec un propriétaire passe souvent par avoir une bonne relation client avec l’occupant. Si le candidat à la location a eu de bons retours sur l’agence immobilière par des locataires actuels ou des anciens cela le rassurera. Il en va de même, si lors de ces premiers échanges avec l’agence, il est satisfait de la relation client. Cet article a pour objectif de vous donner les clés pour améliorer sa relation client en gestion locative.
Comment améliorer votre relation client avec vos locataires ?
Améliorer sa relation client avec ses occupants est un travail qu’il faut entreprendre dès le premier contact. En effet, la première impression joue un rôle primordial ! Lorsqu’un candidat à la location vous pose des questions, répondez-lui de façon agréable. Le fait de répondre adéquatement à ses questions le rassurera. Il se sentira écouté et un lien de confiance naîtra. Il aura alors envie d’entreprendre des démarches dans votre agence et sautera le pas des visites.
Lors des visites, montrez que vous êtes sympathique, souriez, c’est toujours plus agréable ! Montrez que vous êtes à l’écoute cela peut faire la différence.
Concernant le dossier locatif, simplifiez les démarches et montrez que vous êtes à la pointe du progrès ! Comment ? En étant digitalisé ! DossierFacile vous aide à simplifier les démarches en ne demandant que les pièces obligatoires. Votre candidat saura ce qu’il doit renseigner, il vous dérangera donc moins. DossierFacile, qui est une start-up d’État, s’occupe de vérifier la conformité des pièces justificatives. Vous gagnerez du temps, en plus d’améliorer votre image auprès de votre candidat ! De plus, ce temps gagné vous permettra d’être plus disponible pour vos clients, propriétaires comme occupants.
Lors de l’état des lieux, soyez transparent, réalisez un document avec des photos annotées, avec des commentaires clairs et précis. Pour vous aider, des applications existent, comme ImmoPad. Depuis votre smartphone ou votre tablette, réalisez en un rien de temps vos états des lieux. Vous pouvez dupliquer l’état des lieux d’entrée pour la sortie, un gain de temps garanti ! Le fait d’utiliser une application vous permettra de paraître dans l’air du temps. Les documents seront lisibles et agréables.
Après l’état des lieux, restez présents et à l’écoute avec TOTEiM Résident !
Faire la différence pour améliorer votre relation client avec ses locataires en adoptant TOTEiM – Résidents :
Une fois l’état des lieux réalisé, offrez à vos occupants un espace qui leur est dédié ! Comment ? Avec TOTEiM-Résidents by ImmoPad.
TOTEiM est un espace 100 % en ligne et 100 % dédiés à vos résidents !
Cet espace numérique vous permettra, une nouvelle fois, de paraître plus professionnel, plus organisé et à la pointe du progrès !
Depuis l’application ImmoPad, il vous suffit de cliquer sur “envoyer”, pour que vos occupants reçoivent automatiquement un email les invitant à finaliser leur création de compte TOTEiM. Cette interface en ligne leur permettra de récupérer leurs états des lieux, mais pas que ! En effet, TOTEiM permettra à vos locataires de :
- Réaliser des demandes, telles que : demandes de quittance, de décompte des charges, de restitution du dépôt de garantie, ou de travaux. Vous recevez ainsi un email : finis les dérangements par téléphone !
- Stocker des documents en lien avec le logement : votre occupant peut ajouter ses documents pour avoir tout au même endroit.
- Retrouver et ajouter facilement des contacts en lien avec le logement.
- Être accompagné dans la souscription à des contrats (énergie, téléphonie, assurance…) afin de bénéficier des meilleures offres grâce à espace conciergerie.
Grâce à une connexion internet, vos locataires auront tout ce dont ils ont besoin concernant le logement à portée de main.
Finie la vieille pochette avec tous les documents qui concernent le logement et bienvenue à l’espace numérique TOTEiM !
TOTEiM permet d’améliorer votre relation avec vos locataires, mais vous permet d’avoir d’autres avantages. En effet, avec cet espace, vos occupants bénéficient d’une conciergerie en ligne. Cette conciergerie qui les aide dans leurs démarches d’emménagement, vous permet, à vous, d’obtenir des avantages sur vos abonnements ImmoPad. Plus vos locataires utiliseront cette conciergerie, plus votre abonnement ImmoPad sera rentabilisé ou même remboursé grâce à notre système de commission TOTEiM.
Aujourd’hui, tous les moyens sont bons pour réaliser la moindre économie. Réaliser des économies dans sa gestion locative est donc un enjeu de taille que cela soit pour des raisons financières ou même pour dégager du temps aux équipes.
Digitalisez vos états des lieux !
Beaucoup font encore leurs états des lieux sur papier. Ce document est réalisé pour chaque location et est édité en plusieurs exemplaires. Non seulement vous allez passer un certain temps à remplir tous les documents au stylo, mais en plus, le document ne sera pas (ou très peu) accompagné de photos.
Avec un outil comme ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux en un temps record. Complétez l’état des lieux le plus précisément possible avec des possibilités infinies de personnalisation.
Vous pouvez également incrémenter des photos en illimité pour cibler des éléments et garantir l’intégrité de tous les éléments renseignés.
Bien sûr, tous les documents finaux sont au format PDF, vous pouvez donc les partager numériquement à toutes les parties et vous pouvez également les imprimer.
Ainsi, avec un outil comme celui-ci, vous gagnez beaucoup de temps et cela vous permet de gagner en efficacité et en professionnalisme.
Passez au numérique pour signer tous vos documents
Voici un moyen de gagner beaucoup de temps en gestion locative. Et si vous signez tous vos documents (baux, quittances, décompte de charges, …) électroniquement ? Et bien sachez qu’ImmoPad propose un système de signature électronique : Domusign !
Peut-on faire confiance à la signature électronique Domusign ?
La réponse est oui ! La signature électronique Domusign est certifiée PAdES (PDF Adcanved Electronic Signature). Vous pourrez donc signer vos documents tout en garantissant leur intégrité et leur validité juridique.
Pourquoi faire confiance à la signature électronique Domusign ?
En tant qu’agent immobilier ou gestionnaire locatif, vous êtes souvent amené à rencontrer un client (ou locataire) pour signer des papiers. Cela prend du temps !
Avec Domusign, économisez toutes ces heures puisque le signataire pourra signer tous les documents depuis son canapé. Vous pourrez également suivre en temps réel les signatures demandées.
Utiliser un agenda collaboratif pour gérer les rendez-vous.
Il n’y a rien de mieux pour être productif qu’un agenda rempli correctement et organisé. Les agendas papiers peuvent vite devenir illisibles si des rendez-vous sont déplacés, ou même annulés. De plus, les autres collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés pour vous relire.
Avec un agenda collaboratif, vous et vos collaborateurs aurez un visuel en temps réel sur les rendez-vous prévus le jour même et à l’avenir. Vous pourrez également faire confirmer, par mail, les rendez-vous clients et ainsi éviter tout problème de communication.
Il existe aujourd’hui beaucoup d’outils gratuits permettant d’utiliser un agenda collaboratif dans votre entreprise. Pensez-y, vous gagnerez du temps !
Utiliser un outil professionnel de gestion locative.
Pour répondre à votre première question, la réponse est : non. Non, Excel n’est pas un outil de gestion locative.
Excel est bien souvent utilisé par les gestionnaires immobiliers pour suivre les locations. Cependant, cet outil n’est pas adapté à la gestion locative puisque vous pourrez juste suivre visuellement les locataires/propriétaires, sans automatisation.
Avec un outil professionnel, non seulement vous aurez toutes les informations concernant vos locataires, vos propriétaires et vos lots, mais vous pourrez aussi :
- Communiquer automatiquement avec les locataires ou propriétaires.
- Suivre en quelques clics les versements ; plus besoin de vérifier manuellement chaque versement.
- Créer des rendez-vous et mettre à jour votre agenda collaboratif
- Gérez les interventions dans les logements
Un tel outil vous fera gagner des centaines d’heures de travail, mais aussi favorisera la communication avec vos clients.
Par exemple, Flatsy associe outils digitaux et soutien humain en proposant la réalisation des visites et états des lieux, la prise de rendez-vous en ligne et la dématérialisation des dossiers.
En plus, la plupart de ces outils peuvent être connectés à ImmoPad. Profitez-en !
Demandez les dossiers locatifs à vos locataires avec ImmoPad.
La constitution du dossier locatif est une étape obligatoire dans le processus de mise en location d’un bien.
Parfois incomplets, ils sont pourtant un moyen de réduire les impayés. Pour rappel, il y a environ 2% d’impayés en France mais cela représente tout de même 2 locataires sur 100. Pour certains cela aurait pu être évité dès la mise en location.
Pourquoi faire confiance à ImmoPad pour les dossiers locatifs ?
Ce qui fait notre force dans l’établissement des dossiers locatifs est que nous faisons confiance à DossierFacile, une start-up d’état qui vous garantie des dossiers de qualité et cohérents avec vos locations. En renseignant simplement les caractéristiques du bien et les coordonnées du candidat locataire, il pourra transmettre toutes les pièces pour construire le dossier locatif.
Vous avez désormais toutes les cartes en mains pour faire des économies de temps dans votre gestion locative et comme nous le savons tous : le temps c’est de l’argent !
N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Comment faire l’inventaire d’une location meublée ?