Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

L’état des lieux de sortie est une étape essentielle dans la gestion locative, jouant un rôle clé pour prévenir d’éventuels litiges avec un locataire en fin de bail.

Dans notre précédent article intitulé « Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?« , nous avons souligné l’importance de ce constat initial. Aujourd’hui, nous allons explorer en détail pourquoi l’état des lieux de sortie est tout aussi crucial, sinon plus déterminant, que le rapport d’entrée.

           En effet, l’état des lieux de sortie permet de comparer l’état du logement tel qu’il était lors de l’entrée du locataire avec celui observé au moment de son départ. C’est un moyen essentiel pour évaluer les éventuelles dégradations ou usures survenues pendant la période de location.

Tout savoir sur l’état des lieux de sortie

Pour réaliser efficacement un état des lieux de sortie, il est recommandé de suivre quelques étapes clés. Tout d’abord, il convient de reproduire l’état des lieux d’entrée, en veillant à conserver la même structure et les mêmes informations. Cette démarche garantit la cohérence et la comparabilité entre les deux documents, conformément à la loi ALUR.

Cette loi encadre la réalisation des états des lieux pour les locations, qu’elles soient meublées ou non, bien qu’elle ne les rende pas obligatoires. Cependant, dès qu’un état des lieux est réalisé, il doit suivre un modèle type comportant des mentions obligatoires pour avoir une validité juridique.

Depuis l’entrée en vigueur du décret d’application de 2016 de la loi ALUR, un état des lieux doit comporter un ensemble de mentions obligatoires pour être juridiquement valable. Ces mentions comprennent le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date d’établissement, la localisation complète du logement concerné et l’identification des parties impliquées, notamment les locataires et les bailleurs. Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie doivent également être notés. Des détails tels que la mise à disposition de clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux doivent être précisés.

Une description détaillée des pièces et parties du logement est nécessaire, incluant l’état des revêtements de sols, murs, plafonds, des équipements et des spécificités du logement. Cette description peut être complétée par des observations, des commentaires et des photographies pour étayer le propos. De même, les signatures de toutes les parties concernées ou de leurs représentants mandatés doivent être apposées sur l’état des lieux.

Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

Il est d’abord utile de savoir quelle part de temps allouer à cette tâche éminemment administrative. Car entre s’occuper d’un état des lieux soi-même ou confier sa réalisation à une tierce partie, l’effort n’est pas le même. Dans le second cas il est nécessaire de se renseigner sur les prix pratiqués pour ce type d’opération. En effet, dans le cadre d’un état des lieux de sortie fait à l’amiable, le locataire n’a rien à payer. Il est cependant nécessaire d’ajouter l’adresse de son nouveau domicile ou lieu d’hébergement. Ainsi que la date de l’état des lieux d’entrée pour référence et comparaison, d’où l’importance de bien préparer son état des lieux en amont.

Pour ImmoPad, le leader français des états des lieux numériques, l’objectif est de faciliter correctement cette étape tout en la rendant la plus complète possible. Par conséquent, chaque document est personnalisable et unique, consultable sur ordinateur comme sur tablette que ce soit à partir de l’espace de gestion, de l’application – pour les gestionnaires – ou du portail TOTEiM, dédié aux locataires.

Dupliquez l’état des lieux d’entrée

Concernant le temps allouer à l’établissement de l’état des lieux, chez ImmoPad, on vous fit gagner du temps, grâce à notre fonctionnalité de duplicata.

Après avoir simplement dupliqué votre état des lieux d’entrée avec la sauvegarde automatique et la synchronisation des données, il vous suffira de vérifier que toutes les informations précédemment rentrées sont justes (infos sur les parties, infos sur le bien, etc.).

Grâce à la duplication, vous pourrez uniquement modifier ce qu’il y a à modifier, sans toucher au reste. Ainsi, l’établissement de l’état des lieux de sortie sera plus rapide mais tout aussi précis !

Poursuivez donc en faisant un état des lieux classique, c’est-à-dire en cherchant s’il y a des dégradations, des traces d’usure et d’usage. C’est pourquoi, lors de la réalisation d’un état des lieux de sortie, il faut procéder pièce par pièce, élément par élément pour ainsi dire. Il est souvent recommandé d’inspecter du plafond au sol, ou du sol au plafond. C’est à cette étape qu’on note des spécificités de l’élément étudié, de son état, qu’on en dresse une description détaillée et qu’on signale d’éventuelles dégradations. Chez ImmoPad la méthode employée est celle de l’entonnoir, autrement dit qu’il faut d’abord analyser l’état général de la pièce pour pouvoir ensuite s’intéresser au mobilier. Enfin à d’autres éléments plus hétéroclites, peut-être aussi moins visibles, néanmoins assez importants pour y figurer… Le tout dans chaque pièce et dans chaque élément. Néanmoins, cette étape sera beaucoup moins longue en sortie qu’en entrée grâce à la duplication.

Chiffrez et pilotez vos travaux avec l’outil SmartPilot

 Il est aussi plus fréquent pour l’agent de constater des dégradations – par exemple, un trou dans la cloison – à la sortie qu’à l’entrée d’un locataire. Avec ImmoPad, SmartPilot est directement intégré aux offres Standard, Business et Premium. Ce service permet entre autres d’évaluer le coût des réparations qui incomberont au responsable de la dégradation, à partir d’un catalogue de prestataires partenaires d’ImmoPad. Ces dégradations, alors répertoriées et évaluées, comme le coût des réparations – via la section Travaux de l’état des lieux – figureront dans le récapitulatif du document. Une fois ajoutée la prestation choisie au rapport, tout peut être mis en place pour que la dégradation soit réparée dans les 15 à 20 jours suivant l’emménagement du locataire.

Pilotez avec Smartpilot, c’est actualiser l’état d’avancement des travaux. Piloter, c’est aussi jongler avec des devis qui ici, s’envoient automatiquement avec ou sans demande directe d’intervention. Annotez les rapports de travaux et ajoutez des documents en indexe pour un dossier de suivi et de réception de procès-verbal de travaux 100% complet.

Smartpilot prend en compte la vétusté de l’appartement, si vous renseignez la date de rénovation de ce dernier. Parce que la vétusté est importante ?

Point sur la grille de vétusté

S’il y a des dégradations, chiffrez simplement les coups en ayant préalablement rempli votre grille de vétusté. Elle se fera annexer à l’état des lieux de sortie du locataire.

La grille de vétusté aide à déterminer la responsabilité en matière de réparation et de remplacement des éléments défectueux dans un bien locatif.

Il est intéressant d’utiliser une grille de vétusté afin d’évaluer l’usure des équipements d’un bien. Cette grille permet de déterminer si la détérioration des éléments d’un bien est causée par la vétusté ou par un manquement du locataire à ses obligations contractuelles.

De cette façon le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie. À savoir qu’en tenant compte de la grille de vétusté, il sera plus aisément facile de facturer une dégradation, tout en la justifiant sous forme de facture ou de devis.

Notre tableau comparatif ImmoPad

Avant de clôturer un état des lieux de sortie, il est important de synthétiser l’essentiel des données collectées afin de ne pas perdre en clarté et en efficacité ; son objectif étant d’être mis en perspective de l’état des lieux d’entrée qui précède. ImmoPad intègre donc un tableau comparatif à la fin de chacun de ses états des lieux de sortie.

Le tableau comparatif est synchronisé avec l’état des lieux d’entrée ainsi que l’état des lieux de sortie. Il permet d’exposer les divergences entre chaque état des lieux, il facilite la comparaison et évite la perte de temps.

Ce tableau met en évidence les travaux qu’il y a à prévoir. Il note en rouge et en orange tous les défauts à rénover.

Grâce au tableau comparatif, les dégâts potentiels sont mis en avant et les anomalies et les dégradations sont repérées rapidement. Il est donc plus facile de reconnaître les priorités de rénovation. Ainsi, cela permet de savoir en un coup d’œil si la caution sera rendue intégralement, partiellement ou aucunement.

Notons que l’outil prend aussi en charge les signatures numériques et électroniques à partir de l’option domuSign. Chaque partie peut alors valider l’état des lieux étape par étape, avant qu’il ne leur soit automatiquement envoyé ; l‘utilisation de la signature électronique servant de garantie aux signataires car elle certifie l’authenticité du document. Comme la fonction de sauvegarde automatique, qui garantit la sécurité des données et prévient leur disparition. C’est pourquoi, une fois l’état des lieux terminé et signé par les deux parties, il est essentiel qu’elles en conservent chacune une copie.

Par conséquent, la véritable force d’ImmoPad réside dans la diversité de ses offres, du pack Starter aux services Premium, adaptées aux capacités, besoins et ambitions de tout type de structure. Cela transparaît au travers de nos différents modèles d’état des lieux, préétablis ou faits sur-mesure, selon vos impératifs.

En définitive, l’état des lieux de sortie s’ancre fermement dans la relation entre locataires et propriétaires. Au moyen d’outils adaptés, simplifier ce processus tout en assurant sa conformité aux exigences légales est à la portée de tous. Avec ImmoPad, la gestion des états des lieux devient autant plus efficace, que plus sécurisée et transparente pour toutes les parties impliquées.

Article mise à jour le 10/06/2024