Comment améliorer votre relation client avec TOTEiM-Résidents ?
Lorsqu’on travaille en gestion locative, la relation client est primordiale. Que cela soit entre l’agence immobilière et les locataires, ou entre l’agence immobilière et les propriétaires. En effet, plus les propriétaires seront satisfaits du travail de l’agence immobilière, plus ils la recommanderont autour d’eux. Ce qui permet à l’agence d’avoir plus de biens en gestion. Néanmoins, réussir à établir une bonne relation client demande de comprendre et de répondre aux craintes et attentes des propriétaires. Avoir une bonne relation client avec un propriétaire passe souvent par avoir une bonne relation client avec l’occupant. Si le candidat à la location a eu de bons retours sur l’agence immobilière par des locataires actuels ou des anciens cela le rassurera. Il en va de même, si lors de ces premiers échanges avec l’agence, il est satisfait de la relation client. Cet article a pour objectif de vous donner les clés pour améliorer sa relation client en gestion locative.
Comment améliorer votre relation client avec vos locataires ?
Améliorer sa relation client avec ses occupants est un travail qu’il faut entreprendre dès le premier contact. En effet, la première impression joue un rôle primordial ! Lorsqu’un candidat à la location vous pose des questions, répondez-lui de façon agréable. Le fait de répondre adéquatement à ses questions le rassurera. Il se sentira écouté et un lien de confiance naîtra. Il aura alors envie d’entreprendre des démarches dans votre agence et sautera le pas des visites.
Lors des visites, montrez que vous êtes sympathique, souriez, c’est toujours plus agréable ! Montrez que vous êtes à l’écoute cela peut faire la différence.
Concernant le dossier locatif, simplifiez les démarches et montrez que vous êtes à la pointe du progrès ! Comment ? En étant digitalisé ! DossierFacile vous aide à simplifier les démarches en ne demandant que les pièces obligatoires. Votre candidat saura ce qu’il doit renseigner, il vous dérangera donc moins. DossierFacile, qui est une start-up d’État, s’occupe de vérifier la conformité des pièces justificatives. Vous gagnerez du temps, en plus d’améliorer votre image auprès de votre candidat ! De plus, ce temps gagné vous permettra d’être plus disponible pour vos clients, propriétaires comme occupants.
Lors de l’état des lieux, soyez transparent, réalisez un document avec des photos annotées, avec des commentaires clairs et précis. Pour vous aider, des applications existent, comme ImmoPad. Depuis votre smartphone ou votre tablette, réalisez en un rien de temps vos états des lieux. Vous pouvez dupliquer l’état des lieux d’entrée pour la sortie, un gain de temps garanti ! Le fait d’utiliser une application vous permettra de paraître dans l’air du temps. Les documents seront lisibles et agréables.
Après l’état des lieux, restez présents et à l’écoute avec TOTEiM Résident !
Faire la différence pour améliorer votre relation client avec ses locataires en adoptant TOTEiM – Résidents :
Une fois l’état des lieux réalisé, offrez à vos occupants un espace qui leur est dédié ! Comment ? Avec TOTEiM-Résidents by ImmoPad.
TOTEiM est un espace 100 % en ligne et 100 % dédiés à vos résidents !
Cet espace numérique vous permettra, une nouvelle fois, de paraître plus professionnel, plus organisé et à la pointe du progrès !
Depuis l’application ImmoPad, il vous suffit de cliquer sur “envoyer”, pour que vos occupants reçoivent automatiquement un email les invitant à finaliser leur création de compte TOTEiM. Cette interface en ligne leur permettra de récupérer leurs états des lieux, mais pas que ! En effet, TOTEiM permettra à vos locataires de :
- Réaliser des demandes, telles que : demandes de quittance, de décompte des charges, de restitution du dépôt de garantie, ou de travaux. Vous recevez ainsi un email : finis les dérangements par téléphone !
- Stocker des documents en lien avec le logement : votre occupant peut ajouter ses documents pour avoir tout au même endroit.
- Retrouver et ajouter facilement des contacts en lien avec le logement.
- Être accompagné dans la souscription à des contrats (énergie, téléphonie, assurance…) afin de bénéficier des meilleures offres grâce à espace conciergerie.
Grâce à une connexion internet, vos locataires auront tout ce dont ils ont besoin concernant le logement à portée de main.
Finie la vieille pochette avec tous les documents qui concernent le logement et bienvenue à l’espace numérique TOTEiM !
TOTEiM permet d’améliorer votre relation avec vos locataires, mais vous permet d’avoir d’autres avantages. En effet, avec cet espace, vos occupants bénéficient d’une conciergerie en ligne. Cette conciergerie qui les aide dans leurs démarches d’emménagement, vous permet, à vous, d’obtenir des avantages sur vos abonnements ImmoPad. Plus vos locataires utiliseront cette conciergerie, plus votre abonnement ImmoPad sera rentabilisé ou même remboursé grâce à notre système de commission TOTEiM.
Le dossier locatif est demandé à l’initiative de l’agence, mais est strictement réglementé. En effet des règles sont à respectées, afin d’éviter tout abus de la part des bailleurs. Le dossier locatif comporte trois règles primordiales que voici :
Règle n°1 : Respecter la liste des pièces justificatives énumérées par la réglementation
Pour rappel, les pièces justificatives qu’il est possible de demander à un candidat et sa caution sont strictement définies et énumérées par la loi ALUR et le décret du n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.
Il est interdit de demander à son futur locataire des documents relatifs à sa vie privée et personnelle. Le casier judiciaire ou un dossier médical, ne peuvent pas être demandés.
Voici un rappel des pièces justificatives qui peuvent être demandées au futur occupant et à son garant si besoin est :
Vous pouvez retrouver l’ensemble des pièces justificatives acceptées pouvant être demandées sur le site du service public : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1169
Enfin, la liste des pièces justificatives définies par la loi est exhaustive, d’autres pièces ne peuvent être demandées.
Règle n°2 : Principe de non-discrimination
Pour choisir le locataire d’un bien, l’agent peut étudier les pièces justificatives d’ordre financier demandées dans le dossier de location.
Cependant, le choix doit se faire uniquement sur des critères objectifs. En aucun des critères liés au sexe, à la nationalité, à la religion ou à l’orientation sexuelle peuvent influencer le choix.
Le dossier locatif ne peut se baser sur des documents ou des informations relatifs/ves à la vie privée du candidat. Il en va de même pour la sélection du candidat.
Voici un rappel des documents pouvant être perçus comme discriminatoires et qui n’ont pas le droit d’être demandés :
Règle n°3 : Interdiction de demander un versement quelconque pour réserver un logement
Il est interdit de demander au candidat à la location un chèque ou versement de réservation. En effet, même si cette demande peut être tentante pour s’assurer du sérieux du candidat, toute demande de chèque de réservation, versement, acompte est strictement illégale.
Aucune somme ne peut être encaissée avant la signature du bail. Il n’est donc pas non plus possible de demander un RIB dans votre dossier de location.
Bon à savoir :
Si vous avez des doutes, lorsque vous demandez un dossier locatif, ou lorsque vous le réalisez, sachez que la start-up d’Etat DossierFacile vous permet de le demander ou de le réaliser en toute légalité. Le dossier locatif est ainsi validé par leurs équipes. Cela permet d’avoir un dossier de location conforme, sécurisé et complet.
Vous souhaitez en apprendre davantage sur le dossier locatif ? Consultez notre article : Un dossier de location complet, fiable et sécurisé avec TOTEiM.
Le dossier locatif est en soi, un des éléments les plus importants pour la location d’un logement. En effet, le dossier de location est le premier contact et établi le premier lien de confiance entre le futur locataire et l’agence immobilière. Un dossier locatif complet et fiable est donc primordial autant pour l’agence immobilière que pour le locataire. Néanmoins, demander, centraliser, vérifier l’ensemble des pièces peut vite s’avérer chronophages… Aujourd’hui ImmoPad intègre via TOTEiM le dossier locatif afin de faciliter et de sécuriser la gestion de celui-ci.
Le dossier locatif une étape primordiale à ne pas négliger
Pour rappel, le dossier locatif n’est pas obligatoire, mais la loi encadre scrupuleusement sa constitution afin d’éviter toutes dérives. La liste des documents justificatifs autorisés est définie dans la loi ALUR et le décret du n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.
Aujourd’hui, le dossier de location est incontournable lorsque l‘on souhaite accéder à un logement. Encadré par la loi, il ne doit pas être perçu par une contrainte pour le locataire ou le gestionnaire mais comme un outil pratique qui assure une relation de confiance!
Un dossier complet et soigné permet d’établir un lien de confiance immédiat entre les deux parties et faciliter la recherche et la location d’un logement.
Pour le locataire, un dossier complet et bien organisé permettra de mettre en avant son sérieux et sa volonté réelle de louer le logement. Cela lui donnera aussi l’opportunité de trouver plus rapidement un logement en pouvant immédiatement visiter les biens et déposer un dossier auprès de l’agence.
Pour le gestionnaire, le dossier locatif permet de choisir le locataire le plus adapté et se basant sur des critères objectifs. Ainsi, le choix est fait de manière réfléchie et équitable !
La constitution d’un dossier locatif permet aussi de renforcer sa relation avec le client propriétaire et ainsi de le rassurer sur la gestion de son bien.
Cependant, la gestion des dossiers de location peut vite s’avérer chronophage et compliquée en particulier sur les zones tendues ou le nombre de candidats peut vite s’avérer important.
Afin de faciliter cette démarche, il est possible d’avoir recours à un dossier locataire dématérialisé.
Cette solution est l’idéal pour automatiser le processus de demande et de vérification des dossiers. Ainsi, le gestionnaire gagne du temps et limite la perte d’informations.
Découvrez le dossier locatif complet simplifié et sécurisé avec TOTEiM
Si opter pour le dossier locatif dématérialisé paraît attirant, il est toutefois nécessaire de prêter attention à la solution choisie, notamment en termes de sécurisation des données échangées.
En ce sens, ImmoPad s’est associé avec le service public Dossier Facile afin de permettre:
- au gestionnaire de gérer plus simplement le processus de dossier Locatif
- au locataire de fournir un dossier complet.
Une nouvelle fonctionnalité gratuite pour un dossier locatif simplifié sur ImmoPad
Cette nouvelle fonctionnalité Dossier Locatif est accessible depuis l’espace de gestion ImmoPad pour les gestionnaires et depuis l’espace locataire TOTEiM pour les locataires.
Avec cette nouvelle fonctionnalité, le gestionnaire simplifie et automatise ses demandes de dossier et le candidat est accompagné dans la constitution de son dossier de location.
Pourquoi avoir choisi Dossier Facile comme partenaire ?
Tout simplement, car il s’agit d’un service public numérique gratuit qui permet au locataire comme au gestionnaire/ bailleurs d’avoir accès à un dossier de location conforme, sécurisé et labellisé par l’Etat.
La gestion des dossiers de location n’aura jamais été aussi simple avec ImmoPad.
Comment ça marche ?
Une solution gagnant-gagnant !
L’assurance d’un dossier sécurisé et complet
En passant par dossier facile, ImmoPad vous assure un dossier locatif sécurisé et complet.
Le dossier constitué est totalement sécurisé grâce notamment à l’ajout d’un filigrane permettant de lutter contre les usurpations d’identité.
Ainsi, vous avez la garantie de réceptionner un dossier authentique et complet !
Plus besoin de vérifier les pièces justificatives
Toutes les pièces justificatives sont vérifiées manuellement par Dossier Facile. Une fois le dossier validé, vous recevez celui-ci dans votre espace de gestion ImmoPad. Plus besoin de vérifier ou de relancer le dossier est complet . Vous n’avez plus qu’à comparer les dossiers et choisir le locataire !
Gestion simplifiée et plus rapide
En Intégrant Dossier Facile à TOTEiM, ImmoPad vous permet de gagner du temps et simplifie vos démarches.
En effet tous le processus est automatisé.
Il vous suffit de cliquer sur un simple bouton depuis votre espace de gestion.
La demande est automatiquement envoyée à votre candidat. Il est ensuite accompagné pour constituer son dossier de location avec Dossier Facile.
Une fois celui-ci validé, vous êtes notifié et vous pouvez le retrouver sur votre espace client ImmoPad.
Rien de plus simple !
Un relation de confiance établie
En passant par ImmoPad et Dossier Facile pour la constitution des dossiers locatifs, vous êtes sûr de partir sur de bonnes bases avec vos locataires.
En effet passer par un service public permettra de rassurer vos locataires, mais aussi votre client propriétaire.
- Vos locataires sont rassurés sur la protection des données transmises
- vous êtes serein sur la qualité du dossier reçu .
- Le propriétaire sait que vous assurez la gestion de son bien aux petits oignons
Un échange gagnant – gagnant !