De plus en plus de documents sont aujourd’hui dématérialisés alors pourquoi pas l’état des lieux ? Aujourd’hui, nous vous proposons une définition de ce constat. Et surtout, les 5 grandes raisons de passer à l’état des lieux numérique !

Passer à l’état des lieux numérique : définition

L’état des lieux, c’est le document qui relate l’état d’un logement, d’un immeuble. Il prend généralement en compte une grille de vétusté et il se réalise à chaque entrée ou sortie d’un locataire dans un logement. Nous pouvons également utiliser un état des lieux lors de visite technique d’immeuble ou même un suivi de travaux. Il est obligatoire que chacune des parties présentes dans l’état des lieux ait un exemplaire de celui-ci.

Régulièrement édité sur papier, il est souvent peu précis et fait brièvement. Or, l’état des lieux, c’est l’assurance du locataire entrant pour récupérer son dépôt de garantie à la sortie du logement par exemple. C’est aussi un élément essentiel afin d’éviter les contestations. Lors de travaux, il est aussi important pour l’entreprise qui va les réaliser de bien faire l’état des lieux. En effet, c’est sur cela que l’on se basera pour vérifier l’état général de l’immeuble à la fin des travaux. L’état des lieux n’est donc pas à prendre à la légère.

Dans notre ère de digitalisation, l’état des lieux est désormais faisable à partir d’une tablette, et même d’un téléphone. De plus, l’état des lieux numérique ou dématérialisé, offre plus de possibilités que l’état des lieux réalisé sur papier.

À savoir : la loi Alur donne la définition de l’état des lieux et de ses modalités dans le cadre d’un contrat de location qu’il soit sous format papier ou numérique.

Pourquoi passer à l’état des lieux numérique ?

1. Les photos

L’état des lieux numérique va vous permettre d’insérer des photos à votre état des lieux. C’est un réel changement, car chaque information que vous mettrez dans votre document seront accompagnées d’une photo comme preuve. C’est également plus simple pour se repérer avec une photo. En plus, bien souvent, le nombre de photos est illimité.

2. Le détail

Vous l’aurez compris, l’état des lieux numérique permet d’aller bien plus dans le détail qu’un état des lieux sur papier. Sur papier, les champs pour écrire sont fréquemment limités. Sur tablette, vous pouvez écrire autant que vous le voulez. Et avec ImmoPad, nous vous proposons un panel de possibilités en termes de détails, de la simple éraflure à la fissure complète d’un mur par exemple.

3. La sécurité

L’état des lieux dématérialisé est juridiquement fiable, comme on peut le voir à l’article 3 du décret de la loi ALUR du 30 mars 2016. À la différence de l’état des lieux sur papier, il n’est pas modifiable une fois fini et signé. Une personne malveillante peut modifier un état des lieux sur papier avant de l’envoyer à toutes les parties. Or, à la fin de l’état des lieux numérique, le document est directement signé sur la tablette et est envoyé à toutes les parties en quelques secondes. Enfin, il se conserve dans son état original même après impression, il est disponible et conservé sur tous les supports.

4. La simplicité

Quand un état des lieux sur papier prendra une heure, l’état des lieux numérique sera en moyenne deux fois moins long. En effet, il est bien plus rapide de sélectionner des éléments que de les écrire. De plus, une écriture informatique est bien souvent plus lisible qu’une écriture manuscrite. Il y a également la possibilité de dresser un inventaire pièce par pièce sans oublier d’éléments. En quelques clics, vous pouvez ajouter, remplacer ou enlever un élément, vous avez donc le droit à l’erreur et en plus, vous gagnez du temps !

5. Se valoriser

Cela peut paraître anodin, mais lorsque l’on a affaire avec un organisme en phase avec l’évolution numérique, c’est valorisant. Cela va donner un aspect moderne et un certain professionnalisme. Le client va se sentir valorisé, car vous serez équipé et pourrez modifier à sa guise l’état des lieux. Cela renforcera votre côté professionnel. Petit plus, l’état des lieux numérique est écoresponsable puisqu‘il n’utilise pas de papiers.

Tous ces éléments montrent que peu à peu, les états des lieux se dématérialisent de plus en plus. Et cela a du bon parce qu’ils apportent un gain de temps conséquent et sont respectueux de l’environnement.

Convaincu(e) ?

N’hésitez pas à visiter notre site internet immopad pour en savoir plus sur l’état des lieux numérique.

Mis à jour le 19/09/2022