Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux, cette étape cruciale, qui protège chaque partie en cas de dégradation du logement.

En cas de litige, la comparaison de l’état des lieux d’entrée et de l’état des lieux de sortie permet d’établir les responsabilités de chaque partie. C’est pourquoi, il est important de réaliser un constat décrivant l’état du logement. Le tout, pièce par pièce ainsi que les équipements qu’il comporte. Tout en respectant la loi ALUR afin qu’il soit conforme à la législation.

Suite au précédent article sur la préparation d’un état des lieux, où vous avez renseigné les coordonnées des parties et du logement, nous allons voir comment réaliser un état des lieux d’entrée.

Pourquoi réaliser un état des lieux d’entrée ?

Faire un état des lieux d’entrée est constitutif de la bonne gestion d’une location immobilière. Souvent dédaigné, il protège pourtant les intérêts du locataire et du propriétaire. Ainsi, avant de se demander comment réaliser un état des lieux d’entrée, on peut aussi se demander pourquoi ?

En effet, l’établissement d’un état des lieux d’entrée permet, en cas de litige ultérieur, de comparer précisément l’état initial du logement avec celui constaté au moment de la sortie du locataire. Cette comparaison sert à déterminer les responsabilités respectives en cas de dégradations ou d’usures anormales du bien loué. Ainsi, un constat détaillé de l’état du logement, pièce par pièce et équipement par équipement, est essentiel pour garantir une évaluation juste et conforme à la loi ALUR 2014.

Cette dernière encadre la réalisation de l’état des lieux pour les locations, qu’elles soient meublées ou non, bien qu’elle ne le rende pas obligatoire. Donc, dès qu’un état des lieux est réalisé, il doit suivre un modèle type comportant des mentions obligatoires pour avoir une validité juridique.

Depuis l’entrée en vigueur du décret d’application de la loi Alur, un état des lieux comporte obligatoirement un ensemble de mentions obligatoires pour être considéré comme juridiquement valable. Ces mentions comprennent le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date d’établissement, la localisation complète du logement concerné et l’identification des parties impliquées, notamment les locataires et les bailleurs. Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie doivent également être notés. Sans oublier que des détails tels que la mise à disposition de clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux doivent être précisés.

Une description détaillée des pièces et parties du logement est nécessaire, incluant l’état des revêtements de sols, murs, plafonds, des équipements et des spécificités du logement. Cette description se complète par des observations, des réserves et des photographies pour étayer le propos. De même, les signatures de toutes les parties concernées ou de leurs représentants mandatés sont apposées sur l’état des lieux obligatoirement.

Il est crucial de noter qu’en l’absence d’un état des lieux d’entrée, la loi présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives, et ce, souvent en dépit de la réalité. Cette présomption peut à terme engager financièrement le locataire et parfois le propriétaire pour des dégradations constatées en fin de bail.

Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?

Il est d’abord utile de savoir quelle part de temps allouer à cette tâche éminemment administrative, car entre s’occuper d’un état des lieux soi-même ou confier sa réalisation à une tierce partie, l’effort n’est pas le même.

Dans le deuxième cas il est nécessaire de se renseigner sur les prix pratiqués pour un état des lieux d’entrée. En effet, ils sont encadrés par la loi afin que le locataire ne paie pas plus de la moitié de l’opération, et pas plus du 3 € TTC par mètre carré de surface habitable inspecté. Enfin, nous conseillons de préparer son état des lieux en amont, en remplissant les informations du logement (adresse postale, lot, immeuble, etc.), ainsi que les coordonnées du locataire pour gagner du temps sur le terrain.

Pour ImmoPad, le leader français des états des lieux numériques, l’objectif est de faciliter au mieux cette étape tout en la rendant la plus complète possible. Par conséquent, chaque document est personnalisable et unique, consultable sur ordinateur comme sur tablette que ce soit à partir de l’espace de gestion, de l’application – pour les gestionnaires – ou du portail TOTEiM, dédié aux locataires.

Tous les éléments constitutifs du bien destiné à être loué sont passés en revue et notés par l’agent à partir de son application. Chacun de ces éléments sera évalué selon une échelle de cinq paliers (Neuf, Bon état, Etat d’usage, A rafraichir et Manquant).

Comment réaliser un état des lieux d’entrée ? Renseignement des pièces

C’est pourquoi, lors de la réalisation d’un état des lieux d’entrée il faut procéder pièce par pièce, élément par élément pour ainsi dire. Il est souvent recommandé d’inspecter du plafond au sol, ou du sol au plafond. C’est à cette étape qu’on prend note des spécificités de l’élément étudié, de son état, qu’on en dresse une description détaillée et qu’on signale d’éventuelles dégradations. Chez ImmoPad la méthode employée est celle de l’entonnoir, c’est-à-dire qu’il faut d’abord analyser l’état général de la pièce pour pouvoir ensuite s’intéresser au mobilier et enfin à d’autres éléments plus hétéroclites, peut-être aussi moins visibles, mais néanmoins assez importants pour y figurer. Cela se fait automatiquement, presque naturellement.

Attention, il est important de respecter une chronologie et une précision dans les étapes. Ceci afin de protéger chacune des parties (locataire et propriétaire). Par exemple, vous pouvez procéder par une analyse du plafond vers le sol.

Chaque pièce sera décrite avec beaucoup de précision et tous les éléments s’y trouvant :

• Nature et état du plafond ;
• Nombre de fenêtre, la nature des matériaux et leur état ;
• Nombre de radiateur, nature (élec ou gaz, programmable ou non, robinet thermostatique ou non) et leur état ;
• Nature et état des murs ;
• Nombre de prise électriques et d’interrupteur et leur état ;
• Tout équipement se trouvant dans la pièce doit être indiqué et son état doit être décrit avec précision (luminaires, détecteur de fumée, cheminée, poêle…) ;
• Nature et état du sol.

Il est important que l’état des lieux soit établi de façon ordonnée. Procédez étape par étape en partant du plafond vers le sol afin de n’oubliez aucun élément, comme l’interrupteur par exemple.

Sur l’application ImmoPad, il y a la possibilité de modifier à tout moment un document, avant de le clôturer. En effet, notre outil possède divers modèles détaillés en fonction du type de logement (maison, studio, T2, T3, T4,…). Ces modèles peuvent être personnalisés ou créés à partir de zéro.

Nous ne sommes jamais à l’abri d’un oubli d’enregistrement. Mais pas de panique, grâce à la sauvegarde automatique des données d’ImmoPad, vous ne risquez pas de perdre vos informations.

Annotation des défauts

Et puis, comme dit plus tôt, le contexte législatif actuel et le développement de nouvelles technologies ont favorisé l’essor de la photographie à l’échelle même des états des lieux. ImmoPad permet donc, au travers d’une interface dédiée, une prise de photo en illimité et à n’importe quel moment. Vous pouvez annoter et légender ces photographies.

Il est important de prendre des photos de chaque pièce et de chaque élément décrit pour obtenir un comparatif incontestable lors de la sortie du locataire.

Lorsque l’on évalue une cuisine du plafond au sol, on peut remarquer l’encrassement de l’évier. Lorsque l’on voit une dégradation comme l’exemple ci-contre, nous vous conseillons de relever le défaut. Annotez-le avec des commentaires et prenez des photos pour prouver vos propos.

Chez ImmoPad, la grande capacité de stockage, illimitée, comprise dans tous nos abonnements, vous permettra de prendre autant de photographies que vous le souhaitez et de créer autant de documents que vous le voulez.

Il arrive parfois à l’agent de constater des dégradations – par exemple, un miroir cassé – au moment de l’état des lieux d’entrée, ces cas sont rares mais rien n’empêche de s’en prémunir. Avec ImmoPad, SmartPilot s’intègre aux offres Standard, Business et Premium. Ce service permet entre autres d’évaluer le coût des réparations qui incomberont au responsable de la dégradation, à partir d’un catalogue de prestataires partenaires d’ImmoPad.

Ces dégradations alors répertoriées et évaluées, tout comme le coût des réparations – via la section Travaux de l’état des lieux – figureront dans le récapitulatif du document.

De cette façon, le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie lors de sa sortie du logement. À savoir que la reprise du dépôt de garantie se justifie à l’aide de factures ou de devis. Tout en tenant compte de la grille de vétusté.

De plus, nos modèles d’état des lieux suivent un ordre particulier, en entonnoir, ce qui permet aux rapports de garder une structure ordonnée, complète et précise.

Relèvement des compteurs / sous-partie

Pour finir, il ne faudra pas oublier de relever et de photographier les compteurs électriques, gaz et eau, afin d’éviter toute contestation.

Dorénavant, le PDL (point de livraison) est présent sur les documents ImmoPad. Il vous suffira ainsi de simplement le renseigner lors de la création de votre document afin de faciliter les relever des compteurs lors de l’état des lieux. Ce système permet également d’éviter les contestations.

De plus, le locataire pourra facilement changer de contrat d’énergie via un partenaire sur l’espace locataire TOTEiM.

Finalisation de l’état des lieux d’entrée

Pour finir un bon état des lieux d’entrée, il est important de penser à synthétiser l’essentiel des données collectées afin de ne pas perdre en clarté et en efficacité. ImmoPad intègre donc une synthèse (sous la forme d’un tableau récapitulatif) à la fin de chacun de ses états des lieux d’entrée.

Pour finir avec précision, nous vous conseillons deux choses :

• Relire, vous et le locataire, attentivement l’évaluation des pièces
• Consultez le tableau récapitulatif à la fin de l’état des lieux pour une vérification précise et une mise en accord à l’amiable réussie

Qu’est-ce que le tableau récapitulatif de l’état des lieux d’entrée ?
Ces tableaux se créent plus aisément via le numérique. Par exemple, chez ImmoPad, un tableau récapitulatif se crée automatiquement à l’aide des données saisies pendant l’état des lieux. Il s’affiche en détail à la fin du document pour résumer toute l’analyse.

De même, l’outil prend en charge les signatures numériques et électroniques à partir de l’option domuSign, qui permet à chaque partie de valider l’état des lieux étape par étape, avant qu’il leur soit automatiquement envoyé ; l’utilisation de la signature électronique servant de garantie aux signataires car elle certifie l’authenticité du document.

 Tout comme la fonction de sauvegarde automatique, qui garantit la sécurité des données et prévient leur disparition. C’est pourquoi, une fois l’état des lieux terminé et signé par les deux parties, il est essentiel pour chacune d’entre elles d’en conserver une copie.

 La véritable force d’ImmoPad réside donc dans la diversité de ses offres, de l’abonnement Starter aux services Premium,adaptées aux capacités, besoins et ambitions de tout type de structure, en passant par un Silver, adapté à toutes agences. Cela transparaît au travers de nos différents modèles d’état des lieux, préétablis ou faits sur-mesure, selon vos impératifs.

 En définitive, l’état des lieux d’entrée contribue à renforcer la relation entre locataires et propriétaires. Au moyen d’outils adaptés, il est possible de simplifier ce processus tout en assurant sa conformité aux exigences légales. Avec ImmoPad, la gestion des états des lieux devient non seulement plus efficace, mais aussi plus sécurisée et transparente pour toutes les parties impliquées.

Dans l’article à venir, vous pourrez avoir plus d’informations sur Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

Mis à jour le 30/05/2024