Outils de gestion locative pour les agents immobiliers: comment choisir?

La gestion locative est une activité importante pour bon nombre d’agences qui ont des biens locatifs à gérer. Elle consiste à assurer la gestion des biens immobiliers, de la recherche de locataires à la maintenance des propriétés et à garantir la satisfaction de leur client propriétaire et locataire. De quoi être bien occupé, voir même très vite débordé !

Pour faciliter cette administration au quotidien, les agents immobiliers peuvent utiliser des outils numériques qui leur permettent d’automatiser et d’optimiser la gestion locative et ainsi leur garantir une meilleure productivité et relation client.

Cependant, choisir les bons outils de gestion locative peut vite s’avérer chronophage et compliqué, voir une véritable prise de tête pour vous.

Alors quels outils de gestion locative choisir ? Sur quels critères se baser ? Et comment trouver l’outil adapté à vos besoins ?

Définir ses besoins pour trouver les bons outils de gestion locative ?

Pour choisir un outil, la première chose que vous devez vous demander est : quels sont mes besoins ? Pourquoi ai-je besoin d’un outil numérique ?

A ce sujet, ces besoins peuvent être multiples.

Trouver les bons locataires

Tout d’abord, il est important de trouver rapidement des locataires pour les biens immobiliers et ainsi éviter la vacance locative. Pour ce faire, vous allez logiquement optimiser vos annonces et leur visibilité :

1. S’assurer de la bonne visibilité et de la bonne diffusion de vos annonces grâce aux plateformes comme Le Bon Coin ou Se Loger, vos vitrines, les réseaux sociaux…
2. Bien travailler le contenu de votre annonce en mettant une description exhaustive et qualitative du bien à louer par exemple
3. Choisir des photos de qualité et opter pour la visite virtuelle, cela permettra à vos contacts de s’assurer que le bien leur convient avant de déposer un dossier.

Gérer les relations locataires – gestionnaire locatif

Ensuite, vous avez besoin d’un outil pour gérer les relations avec les locataires, en s’assurant de leur satisfaction et en répondant à leurs besoins.

Pour cela, il vous faudra trouver des outils pour :

• Optimiser l’échange d’informations et centraliser les informations importantes et documents dans un seul et même l’endroit comme un espace locataire en ligne par exemple.
• Faciliter la résolution d’incidents en mettant en place un processus simple et facile à prendre en main pour le locataire. Cela évitera la sursollicitation.
• Fluidifier la communication en trouvant le moyen le plus adapté pour communiquer avec vos locataires de manière sereine.

Gestion des loyers et paiements

La gestion locative implique également la collecte des loyers et la gestion des paiements et des cautions.

L’objectif sera là de trouver l’outil qui facilite les paiements, les relances et la gestion des cautions en:

• Automatisant la collecte, les rappels et les relances de loyers en variant les moyens de communication par exemple
• Multipliant les options de paiement pour donner plus de flexibilité à vos locataires
• Effectuant un suivi des paiements automatisés par le biais d’un logiciel de gestion immobilière par exemple.

Garantir le suivi et l’état du bien en gestion

Il est essentiel de maintenir les propriétés en bon état, en effectuant des travaux de maintenance et en assurant un suivi de bien grâce aux états des lieux notamment.

Pour cette partie, vos besoins sont :

• Effectuer un état des lieux du bien loué et opter pour une solution vous permettant d’ajouter des photos et autant de précision que possible.  
• Effectuer une maintenance proactive du bien avec un suivi de la maintenance complet de A à Z ; du constat à la réparation en passant par le chiffrage.
• Gérer les contrats de location complets et précis qui décrivent clairement les droits et responsabilités du locataire et du propriétaire via un outil de gestion immobilière par exemple.

Gérer plus simplement l’administratif et la comptabilité

La gestion de l’administratif est peut-être votre bête noire, comme beaucoup d’entre nous.

L’objectif est de vous faire gagner du temps en essayant d’automatiser et de digitaliser au maximum toutes ces petites tâches via un outil de gestion locative efficace. La digitalisation pourra aussi vous permettre de réduire le nombre d’erreurs notamment dans la gestion comptable concernant :

• La gestion des dossiers locatifs
• Le suivi comptable
• La génération de documents : avis d’échéance, quittance…
• Le suivi et remboursement des dépôts de garantie

Quels sont les différents outils numériques pour la gestion locative ?

Il existe de nombreux outils numériques pour la gestion locative, tels que :

1. Les logiciels de gestion locative en ligne:

Ces logiciels permettent de gérer les contrats de location, les paiements et les relations avec les locataires. Elles permettent de gérer les locations en ligne, depuis la recherche de locataires jusqu’à la gestion des paiements. Ils offrent également des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour suivre la performance de la gestion locative.

Il s’agit d’outils de gestion générale pour la mise en location, la gestion et le suivi comptable.

Il existe de nombreux logiciels de gestion, la plus adapté dépendra des besoins que vous avez. Nous vous conseillons de faire une démo avec un commercial afin d’avoir une idée concrète de l’outil et de l’utilisation que vous pouvez en faire. N’oubliez pas de prendre en compte dans votre choix la facilité d’utilisation et l’expérience utilisateur.

2. Les plateformes de diffusion d’annonces :

Plus besoin de présenter les principales plateformes de diffusion telles que SE LOGER, Le BON COIN, BIEN ICI. Elles vous permettent de gagner en visibilité et de diffuser votre annonce à l’échelle nationale voir internationale.

Néanmoins, vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux comme plateforme de diffusion. Vous pouvez y poster vos biens en location et surtout n’oubliez pas de poster dans les groupes. La viralité des réseaux sociaux vous permettra de toucher un maximum de personnes.  Les réseaux à privilégier : Instagram et Facebook .

3. Les outils de comptabilité :

Ces outils permettent de gérer les paiements, les factures et les budgets de la gestion locative. Ils offrent également des fonctionnalités de reporting et de suivi des dépenses.

Vous pouvez opter pour des outils dédiés uniquement à la gestion comptable comme Indy ou Quickbooks. Cependant de nombreux logiciels de gestion locative inclus d’office des fonctionnalités liées à la comptabilité. Faites donc attention à éviter les doublons et dépenses superflues.

4. Visites vidéos ou virtuelles :

Ces outils vous permettent de rendre vos annonces plus attractives mais aussi d’éviter de faire des visites à des locataires non ou peu intéressés . Les potentiels locataires peuvent se rendre compte plus concrètement du bien et si celui-ci peut correspondre à leurs besoins et envies . Il existe des outils spécifiques pour réaliser des visites virtuelles comme nodelview mais vous pouvez aussi la faire vous-même avec votre smartphone et la poster sur YouTube et diffuser le lien.

5. Les outils spécifiques à la relation locataire:

Ces outils ont pour objectif de fluidifier la communication et l’échange d’informations entre l’agence et les locataires et améliorer la relation client. Ils permettent de désengorger votre standard téléphonique et votre boite mail mais surtout d’améliorer la relation avec vos locataires.
Ces plateformes mettent à disposition des locataires toutes les informations et documents importants ainsi que la possibilité d’effectuer des demandes auprès des agences et de suivre l’état d’avancement de celles-ci . Certains outils incluent aussi une conciergerie immobilière donnant aux locataires la possibilité de souscrire à des services à des tarifs avantageux . C’est par exemple le cas de la fonctionnalité TOTEIM développée par ImmoPad. 

6. Les outils dédiés au suivi des travaux et chiffrage.

Ces outils vous permettent de suivre efficacement et facilement les travaux de vos biens. Vous pouvez faire la déclaration de travaux depuis certains outils et ensuite faire le suivi de l’avancée de ces travaux étape par étape . Il est également possible d’ajouter une estimation et chiffrage des travaux et d’inclure le calcul de la vétusté, c’est le cas par exemple de la fonctionnalité ImmoPad Smartpilot.

7. Les outils de constats :

Il s’agit de d’outil vous permettant de digitaliser vos constats et rapports comme les états des lieux . L’avantage est un gain de temps grâce à l’absence de ressaisie d’informations. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter autant de précision que possible et de nombreuses photos directement intégrées dans le rapport. L’envoi du rapport se fait généralement de manière automatique dès signature. Certaines applications comme ImmoPad vous permettent même d’ajouter des tags, de personnaliser vos rapports et fonctionnent sans connexion.  

Comment choisir les meilleurs outils numériques pour la gestion locative ?

Pour choisir les meilleurs outils numériques pour la gestion locative, les agents immobiliers doivent prendre en compte plusieurs critères :

1. Les fonctionnalités : les outils doivent offrir les fonctionnalités nécessaires à la gestion locative, et surtout qui répondent à leurs problématiques.
2. La facilité d’utilisation : les outils doivent être faciles à utiliser et à comprendre pour les agents immobiliers et les locataires.
3. L’accompagnement client : outre la facilité d’utilisation, il est primordial de mettre à disposition des utilisateurs des ressources afin que chacun puisse s’approprier l’outil et l’utiliser dans les meilleures conditions, et cela peu importe son niveau informatique. Exemple : prise en main personnalisée, formations, vidéos tuto , support téléphonique…
4. La sécurité : les outils doivent offrir un haut niveau de sécurité pour protéger les données personnelles et financières des locataires, il est préférable de privilégier une solution dont les serveurs sont en union européenne .
5. La compatibilité : les outils doivent être compatibles avec les systèmes informatiques existants des agents immobiliers comme les passerelles ImmoPad et logiciel de gestion locative.

Avant de choisir vos outils, soyez bien sûr d’avoir bien identifié vos besoins et priorisez-les. Gardez bien en tête vos objectifs : la digitalisation de votre activité doit vous permettre d’être plus productif et de gagner du temps et non pas l‘inverse.  Enfin profitez des démo produit et période d’essai pour tester les produits et choisir ceux qui vous conviennent le mieux .

Modélisation 3D, visites virtuelles, bâtiments connectés, conciergerie numérique, ou encore état des lieux sur tablette, les services connectés se multiplient ces dernières années dans le marché de l’immobilier. Toutes idées innovantes sont bonnes à prendre pour se démarquer d’une concurrence de plus en plus accrue. Le Parisien avance qu’il y aurait une augmentation de 50% du nombre d’entreprises immobilières en France, selon les chiffres de l’INSEE. L’offre semble surpasser la demande, c’est pourquoi agences immobilières, syndics de copropriété et mandataires indépendants se décarcassent pour trouver les services 2.0 qui pourraient booster leurs affaires. Néanmoins, une principale chose est négligée : la relation client. Parmi l’éclosion d’entreprises immobilières en France, le client choisira l’agence qui la traitera comme Roi.  Alors, quitte à vouloir investir dans des services digitaux, autant s’équiper de ceux qui peaufineront votre relation client !

Service connecté n°1 : les visites virtuelles un atout pour votre relation client

Un sujet que nous avons déjà abordé dans un précédent article, les visites virtuelles sont le service numérique le plus tendance depuis la crise du Covid-19. Et on peut aisément comprendre pourquoi.

En effet, une visite virtuelle avec des effets en trois dimensions ou au minimum, en vidéo, a beaucoup plus d’impact que de simples photos ou encore un plan en 2D. Il existe donc deux techniques de visites virtuelles, une plus élaborée et une à réaliser seulement en cas de nécessité :

– Une visite virtuelle en 3D offrant un déplacement virtuel à 360° dans le logement à visiter. De plus, sur certains services de ce type de visite, il est possible d’ajouter ou de supprimer des cloisons, de changer les revêtements, etc.

– Une visite virtuelle rapide, parfaite notamment pour les locations, réalisée à partir d’une vidéo du logement. Le tout est de prendre soin à offrir la vue la plus large possible à votre cible à travers cette vidéo.

Service connecté n°2 : les messageries instantanées pour développer la relation client

Si sur votre site internet vous disposez de votre numéro de téléphone, votre mail et / ou un formulaire de contact, sachez qu’aujourd’hui ce n’est plus suffisant.

En effet, pensez qu’à présent, vous devez également toucher une cible très adaptée à la technologie, les fameux millénials. Ces derniers sont de grands habitués des messageries instantanées au point d’en avoir même converti les générations précédentes. Vous – même, vous utilisez sans doute l’une d’elles quotidiennement.

Certaines peuvent être utilisées de manière professionnelle pour de la prospection en ligne par exemple, ou simplement pour établir un lien de contact plus moderne avec son prospect et / ou client. De plus, avec ces messageries, vous pouvez à la fois paramétrer des réponses à l’avance mais aussi envoyer des photos, questionnaires, documents et autres fichiers en pièces jointes. Voici une liste non-exhaustive des messageries instantanées disponible pour une version professionnelle :

– Facebook Messenger

– WhatsApp Business API

– Live Chat

– Apple Business Chat

– Google’s Business Messages

Service connecté n°3 : la signature électronique pour une relation client confiante

Un autre type de service connecté propulsé par la pandémie de coronavirus, la signature électronique a fait son grand élan sur la scène immobilière depuis 2020.

Numérique ou électronique, malgré ses différences, la e-signature semble de plus en plus séduire le marché de lapierre. Chose compréhensible quand on voit les avantages qu’elle apporte aux diverses parties-prenantes possibles dans l’établissement d’un document et/ou rapport immobilier. Grâce à une signature électronique, offrez confort et flexibilité à vos deux types clients : les propriétaires et les locataires. En effet, avec la e-signature, vous pouvez signer et envoyer où vous voulez et quand vous voulez, depuis votre smartphone ou tablette. C’est un véritable gain de temps pour tout le monde, évitant ainsi le rendez-vous fastidieux de signature du bail de location par exemple.

Évidemment, le niveau de sécurité dépendra toujours de la e-signature que vous décidez de prendre pour votre activité. Certaine comme DomuSign respecte le règlement eIDAS 2018, et possède un certificat d’authentification pour chaque signature réalisée.

Service connecté n°4 : une conciergerie pour une meilleure suivi de la relation clients- locataires

Outre la messagerie instantanée, investir dans une conciergerie peut être aussi une solution pour garder contact avec vos nouveaux locataires tout en suivant et en gérant leur résidence.

Les conciergeries connectées peuvent vous permettre de recevoir l’ensemble des déclarations d’incidents de vos occupants. Dès lors, la gestion et résolution peuvent se réaliser en quelques clics depuis un tableau de bord.

Une conciergerie connectée vous permettra d’optimiser :

– La gestion des incidents

– Le suivi grâce à des tableaux de bord pensés pour faciliter la prise d’information rapidement

– La demande de devis et d’intervention à vos prestataires

– L’envoi des documents automatiquement à toutes vos parties prenantes

– La communication entre vos résidents, vous et les propriétaires

Service connecté n°5 : un espace locataire pour une enrichir votre relation client

Les espaces locataires numériques existent depuis l’avènement des conciergeries connectées. Avec ces dernières, généralement, les locataires disposent d’un espace en ligne où ils peuvent y ranger l’ensemble de leur documents immobiliers. De plus, cet espace leur permet de prendre contact avec vous par l’intermédiaire de demandes automatiques ou d’une messagerie instantanée, tout dépend du modèle de conciergerie et d’espace locataire que vous choisissez.

Certains de ces services, dédiés plus spécifiquement aux occupants, peuvent aussi leur proposer divers services pour faciliter leur emménagement, ou généralement, réaliser des économies sur leurs dépenses quotidiennes. Ces types de services apportent une plus-value confortablement et même économique à vos futurs locataires. C’est un bonus à ne pas négliger, d’autant plus que vous pouvez obtenir des commissions avec certaines conciergeries comme TOTEiM by ImmoPad.