Pourquoi utiliser la signature électronique dans l’immobilier ?

Avec la transformation digitale actuelle, il semblerait que la signature électronique soit un outil de plus en plus utilisé par les professionnels de l’immobilier, mais aussi par les particuliers.  

Alors, qu’est-ce qui peut expliquer cet engouement pour ce nouveau procédé technologique ?  

Qu’est-ce que la signature électronique ?  

La signature électronique est un procédé qui vous permet de réaliser à distance des transactions numériques conformes et sécurisées.  

Elle vous permet de signer tous vos documents immobiliers : états des lieux, quittances, audits, contrat de bail, compromis de vente… Mais aussi vos documents du quotidien ! Vos bons de commandes, vos devis, vos assurances …  

Pour utiliser ce nouvel outil vous n’avez besoin que d’un ordinateur, d’un téléphone ou d’une tablette et d’une connexion internet.  

Cerise sur le gâteau, la signature électronique possède la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elle garantit l’intégrité du document et l’identification du signataire.   

Pour résumer : un outil pratique, facile et sécurisé ! 

Pour plus d’informations sur l’utilisation de ce nouveau dispositif, retrouvez ici notre article dédié à la signature électronique. 

La signature électronique dans l’immobilier  : des avantages certains entre productivité, gain de temps et gain d’argent 

La signature électronique est un procédé qui comporte plusieurs avantages.  

Gain de temps pour vous et vos employés : 

Plus besoin de relancer vos clients ou de vous déplacer pour obtenir une signature ! Les demandes sont envoyées automatiquement, vous n’avez qu’à télécharger le document à signer et à identifier les destinataires. Tout se fait depuis votre bureau et sur votre ordinateur. Pratique non ?  

Dégager du temps pour la relation client :  

En gagnant du temps sur des tâches habituellement chronophages, vous pouvez vous focaliser sur l’évolution de votre relation client ! La relation humaine reste un critère important chez les professionnels de l’immobilier et l’utilisation d’outil tel que celui-ci permet d’accorder plus de temps à l’échange avec ses clients.

Économies  d’argent : 

Plus besoin d’imprimer de longs documents, vous réalisez donc des économies d’encre, de papier et de carburant ! En effet, ce procédé numérique réduit fortement les coûts liés à l’impression, à l’archivage et à l’acheminement des documents. 

Simplifiez vos démarches administratives :  

Fini les tâches administratives longues et fastidieuses ! La signature électronique accélère votre activité et vous permet de simplifier le temps de traitement de vos démarches administratives.  

Fluidifiez vos relations commerciales : 

Envoi automatique de mails de relance, rappel de signature, notification de signatures… Tous les processus sont automatisés avec cet outil électronique ! Vous pouvez ainsi allier rapidité d’exécution et sécurité des données, ce qui in fine vous permettra d’augmenter la satisfaction client.  

Réductions des impacts environnementaux : 

Comme nous l’avons expliqué ci-dessus, avec la signature électronique plus besoin d’imprimer vos documents pour les signer, ce qui représente donc une grande économie de papier et aussi une réduction des émissions de CO2 associés au transport de vos documents (envois postaux notamment).  D’ailleurs, ce procédé vous permet aussi de réduire l’impact environnemental de votre entreprise, mais aussi de respecter les politiques de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) !  

Facilite l’archivage des documents :  

La plupart des prestataires de signature électronique (dont ImmoPad) propose l’archivage de vos documents. Ce service permet non seulement de répondre aux besoins des clients (sécurité juridique, archivage probatoire) mais aussi de garantir l’origine et l’intégrité des documents.  

Une solution adaptée à tous vos besoins  

Que vous soyez un professionnel ou un particulier, la signature électronique répond à tous vos besoins ! Si vous êtes un professionnel, vous pouvez signer tous vos documents, peu importe votre secteur d’activité. Ce nouvel outil vous permettra d’améliorer la productivité de votre entreprise.

Si vous êtes un particulier, la signature électronique est un outil qui vous facilitera la vie au quotidien. Vous pouvez par exemple vous en servir pour signer vos devis, vos attestations, … La signature des documents devient simple et efficace !

En résumé, la signature électronique c’est pour tous vos documents tant qu’ils sont dématérialisés. 

Un outil légal et sécurisé  

Vous avez peur d’avoir des soucis de légalité avec la signature électronique ? Pas de soucis, car c’est une solution sécurisée à 100 %. En effet la signature électronique est infalsifiable, non-réutilisable, irrévocable et inaltérable. Par exemple, chez ImmoPad, nous proposons un certificat d’authenticité et l’archivage de vos documents sur une plateforme probatoire.  

De plus, la signature électronique à la même valeur qu’une signature manuscrite, elle est conforme à la réglementation eIDAS. Tous les documents signés avec domuSign sont recevables et opposables devant les juridictions françaises et européennes et ne pourront donc pas être contestés. 

La signature électronique contribue à l’amélioration de votre image  

En choisissant d’adopter ce nouvel outil technologique, vous garantissez avant tout une image innovante, dynamique et moderne pour votre entreprise.  

Ce dispositif vous apportera non seulement plus de souplesse mais aussi plus de flexibilité et vous permettra d’être une agence qui s’adapte également aux évolutions technologiques et aux besoins de ses clients.  

Pour conclure, vous l’aurez compris la signature électronique n’a finalement que des avantages et se révélera être un véritable atout de votre gestion immobilière. Toutes vos démarches immobilières ou non sont simplifiées, c’est donc une innovation gagnant-gagnant pour vous et vos clients. Alors qu’attendez-vous pour sauter le pas ?  

Dans notre ère du règne technologique, la signature numérique et électronique s’est imposée dans notre société. Nous les retrouvons lors d’un achat via internet, lors de la réception d’un colis ou même encore quand il s’agit de signer un contrat d’assurance ou un bail locatif à distance.

Néanmoins, une question subsiste encore : 

Quelle différence entre signature numérique et signature électronique ?

Dans les faits, la principale différence qui existe entre signature numérique et électronique est leurs noms. Dans le langage courant et commun, nous parlons essentiellement de signature numérique. Toutefois, les législations françaises et européennes ont engagé le terme « électronique » dans leur texte de lois et dans leur réglementation.

Pour faire simple, entre collègues, vous parlez de signature « numérique ». Mais un avocat, notaire ou un juge parlera de signature « électronique ». 

En outre, on rencontre aussi une différence entre les deux dans le niveau de sécurité engagé par une signature électronique. Ce niveau a été inscrit et réglementé par la réglementation européenne eIDAS, mis à jour en 2018. 

Qu’est-ce qu’une signature électronique, donc ? 

Une signature électronique est un procédé technologique et juridique permettant de signer n’importe quels types de documents à distance. 

Dans le détail, la signature électronique utilise deux procédés : 

• Une cryptographie fiable, garantissant le consentement et l’identité des signataires, notamment via la saisie d’un code SMS. 
• Un horodatage qualifié, garantissant ainsi l’intégrité du document. En effet, ce procédé permet de garantir la date et l’heure de la signature; empêchant ainsi toutes modifications après signature. 

Rassurez-vous donc, la signature numérique n’est pas un simple scan d’une signature ni même un dessin fait rapidement sur un pad ou avec une souris. Elle existe bel et bien mais répond à ce que la norme eIDAS 2018 qualifie de « signature électronique simple ». 

La signature électronique domuSign by ImmoPad est d’ailleurs complètement conforme à cette réglementation:

Qu’est-ce que la réglementation eIDAS 2018 ?

Le règlement eIDAS 2018 pose un cadre règlementaire et juridique concernant les échanges, notamment commerciaux et juridiques. Ce règlement exige un contrôle sur les fournisseurs de services de confiance et garantit la sécurité des transactions entre usagers, prestataires et autorités administratives. 

Puisqu’il s’agit d’une réglementation au sein de l’Union Européenne, ce cadre réglementaire prend effet dans tous les pays membres. Ainsi, cela favorise les échanges entre les différents pays de l’Union Européenne. 

Quels sont les trois niveaux de signature électronique ? 

Tout d’abord, qu’importe le niveau de signature, cette dernière sera toujours légale si, et seulement si, elle respecte les critères suivants :

• Être liée au signataire de manière univoque 
• Capable d’identifier le signataire
• Être sous le contrôle exclusif du signataire 
• Garantir l’intégrité du document signé par les parties 

Grâce à la règlementation eIDAS 2018, la signature électronique possède la même valeur que la signature classique manuscrite. Néanmoins, pour accéder à cette même valeur, quelques règles sont obligatoires. En fonction du respect de ces règles se dresse trois rangs de signature électronique définit par l’Union Européenne : 

• Simple: celle-ci permet d’authentifier des documents présentant un risque évalué comme faible ou moyen, ne nécessitant donc pas de sécurité plus importante. Aucun certificat ne l’accompagne. Il peut s’agir des états des lieux, des notes de frais, etc. C’est ce qui est couramment nommé « signature numérique ».
• Avancée: celle-ci demande des moyens d’authentifications plus fiables, notamment un procédé d’horodatage pour garantir l’intégrité du document. Puis un procédé de cryptologie pour garantir le consentement du signataire. À partir du niveau de signature avancée, un certificat d’authenticité est délivré de manière nominative à chaque signataire du document. L’entreprise proposant une signature électronique avancée a été créditée par un organisme de confiance sous la responsabilité de l’UE.  
  Cette signature est recommandée pour des documents plus délicats où il est préférable de prouver l’identité et le consentement du signataire afin d’éviter toute répudiation. Il peut s’agir par exemple des contrats de travail, un bail locatif, etc. 
  domuSign by ImmoPad délivre ce type de certificat d’authenticité de manière nominative. 

• Qualifiée: ce dernier niveau est le plus sécurisé puisque fortement conseillé pour les actes et documents à fort taux de risques comme des actes notariaux. Toutefois, son niveau de sécurité est plus contraignant, demandant notamment d’avoir vu au moins une fois chaque signataire en face-à-face. Ce niveau est particulièrement utilisé dans le domaine bancaire par exemple.

En résumé, les différences entre les trois niveaux de la signature électronique:

Pourquoi utiliser une signature électronique?

Qu’est-ce que domuSign by ImmoPad ?

domuSign, c’est votre nouvel outil de signature électronique intégré directement à votre espace client ImmoPad.

Avec lui, vous pourrez signer électroniquement à distance tous types de documents : des mandats de vente, de gestion, des états des lieux, des contrats de bail, des contrats commerciaux, des documents RH (contrats de travail, avenants, …) depuis n’importe quel appareil et à tout moment. 

Tous les documents signés avec domuSign sont conformes à la réglementation européenne eIDAS 2018 et respectent la législation française sur la signature électronique. 

Un certificat de conformité est attaché à chaque document signé, ce qui garantit sa légalité et sa recevabilité devant les tribunaux. Notre nouvelle plateforme permet aussi d’archiver tous vos documents signés sur la plateforme d’archivage probatoire.

La signature électronique facile, pratique et sécurisée

Un outil indispensable !

L’outil domuSign, c’est avant tout un outil qui vous facilitera la vie au quotidien.

DomuSign s’intègre directement à votre espace de gestion ImmoPad, vous disposez donc d’un seul outil pour créer, générer et signer des documents grâce à domuSign, la signature électronique pour l’immobilier.  

Vous pouvez signer tous types de documents, peu importe votre secteur d’activité ! Des documents immobiliers aux documents commerciaux, en passant par les documents juridiques, la signature électronique est disponible pour tous. 

Ce nouvel outil vous permettra de gagner du temps et d’améliorer votre productivité ! En effet, plus besoin de vous déplacer ou d’envoyer des lettres recommandées. Les mails de demandes de signatures sont automatiquement envoyés. La signature des documents devient, elle aussi, simple et efficace. Avec domuSign, les signataires peuvent signer depuis n’importe quel appareil à n’importe quel moment ! Quoi de plus pratique ?

Les documents sont partagés entre les signataires et stockés sur la plateforme d’archivage probatoire : l’échange est simplifié et la collaboration améliorée !

Une signature simplifiée mais sécurisée

L’outil de signature électronique domuSign vous garantit une conformité juridique des documents. En effet, chaque document signé avec domuSign est conforme à la réglementation européenne eIDAS 2018. Un certificat de conformité est affilié à chaque document signé. De plus, vos documents sont directement archivés dans la plateforme d’archivage probatoire pour garantir leur sécurité, leur intégrité et leur authenticité.

Vos documents ont donc une valeur contraignante et sont recevables devant les juridictions. Les clients, les fournisseurs et les prestataires ne pourront donc pas contester l’authenticité des documents. Vous pourrez donc constater une baisse des contestations de vos clients.

La signature électronique à portée de clic (doigt)

DomuSign vous permet de signer vos documents où vous voulez, quand vous voulez ! Les signataires pourront, eux aussi, signer depuis n’importe quel appareil à n’importe quel moment. 

De plus, avec votre abonnement, vous pouvez profiter d’une utilisation illimitée de la signature électronique en termes de documents signés et aussi de signataires. Votre agence se modernise donc en se digitalisant d’une manière dynamique ! 

Vous pouvez essayer la signature électronique domuSign gratuitement pendant un mois. Nous proposons ensuite des abonnements généreux en documents et en signatures à des prix attractifs !  

Avec ImmoPad, il devient donc facile de créer sa propre signature électronique et d’utiliser la signature en ligne ! Alors, convaincus ?

DomuSign, la signature électronique qui améliorera votre confort et productivité.

La crise sanitaire et économique du Covid-19 et ses conséquences mettent à l’épreuve nos entreprises. ImmoPad souhaite être un acteur solidaire et vous accompagner dans la continuité de votre activité

Avec domuSign by ImmoPad, vous pourrez donc signer et faire signer à distance vos états des lieux, visites techniques, audits, suivis de travaux et procès-verbaux de réceptions de travaux…

Cette crise sanitaire et économique nous touche toutes et tous et met au premier plan la solidarité entre entreprises. Pour cette raison, au sein de l’équipe ImmoPad, nous avons souhaité vous épauler dans cette nouvelle épreuve qu’est le reconfinement.

Ainsi, suite au discours du Président de la République tenu le mercredi 28 octobre 2020, nous pensons important de vous offrir l’accès à DomuSign by ImmoPad jusqu’au 28 février 2021.

La signature électronique DomuSign by ImmoPad ?

Restez toujours à la pointe des nouveaux usages du numérique et donnez deux fois plus de sécurité à tous vos documents ImmoPad.

DomuSign en 5 points :

• Service intuitif et prêt à l’emploi,
• Signature de vos documents ImmoPad à distance,
• Archivage des documents dans une plateforme probatoire,
• Attribution d’un certificat de conformité unique à chaque document,
• Enregistrement des documents et des certificats dans votre Espace Client.

Pour aller plus loin

Probablement que suite à ces explications, que vous avez probablement quelques questions. Commençons par la première :

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est un procédé technique et juridique permettant de signer et de faire signer des documents, sans contrainte de distance et de présence.

Avec la règlementation eIDAS de 2018, l’Union Européenne a uniformisé et clarifié les règles concernant les signatures électroniques, facilitant ainsi la diffusion et l’accès à ces outils pour toute entreprise désireuse de les utiliser.

Ainsi, DomuSign a été développée dans le respect de cette règlementation pour vous offrir un accès facile et intuitif à la technologie des signatures électroniques.

En effet DomuSign s’est doté du premier type de e-signature, à savoir la SEA : signature électronique simple.

Cette signature est demandée pour les documents ayant des facteurs à risque allant de très faibles à moyens. Comme par exemple : les contrats de bail, les états des lieux, les gestions de travaux, etc. Ainsi donc, c’est parfait et suffisant pour le domaine de l’immobilier et les documents réalisés avec ImmoPad.

La numérique c’est pareil, non?

Depuis sa création en 2012, ImmoPad met à votre disposition un pavé de signature pour y apposer manuellement votre signature.

Bien que cette signature puisse être reçue devant un tribunal, son niveau de sécurité est moins important que celui de la signature électronique proposé avec DomuSign.

Par conséquent, leur principale différence est la sécurité liée à l’authentification des signataires.

« C’est sécurisé ? »

La réglementation eIDAS, qu’est-ce que c’est? 

Tout d’abord, il s’agit d’une réglementation de 2018, qui reconnaît la validité des e-signatures.

Elle remplace la directive 1999/33/CE et met à jour la réglementation de 2014-16. Ainsi, le règlement couvre plusieurs points de l’ère du numérique : 

• La mise opérationnelle et les effets légaux et juridiques d’un ensemble de services de confiance notamment la signature électronique. 
• Les schémas de qualification des Prestataires de Services de Confiance (PSCE)
• La création de listes de confiance et de labels de confiance gérées par la Commission Européenne pour identifier les PSCE et produits qualifiés 
• La reconnaissance mutuelle des eID pour identifier et authentifier les citoyens en ligne. Elles sont hiérarchisées par niveau d’assurance à savoir : faible – substantiel – élevé 

Concernant la signature électronique, la réglementation eIDAS catégorise trois types de signatures : simple, avancée (SEA) puis qualifiée (SEQ).

La mise à jour des directives de 2014 et 2016 offre :

• Un seul et même texte de loi pour tous les pays membre de l’Union Européenne. Ce dernier permet ainsi l’usage de la signature électronique dans les transactions transfrontalières européennes. 
• Possibilité de créer des signatures électroniques sans user de logiciels, de hardwares ou d’une puce protégée par un code PIN.
  La création de signature électronique s’est simplifiée. Des organismes spécialisés ont été créés. Ils délivrent divers certificats de qualification en fonction du niveau de signature choisi par l’entreprise. Par conséquent, cela a permis l’utilisation d’outils d’authentification plus simple comme les e-mails.

« Qu’est-ce que ça m’apporte ? »

Les avantages de la signature électronique

Facilitez vos échanges

Améliorez votre collaboration

Optimisez votre processus

Faites des économies
non-négligeables

Diminuez votre stress et profitez

Réduisez votre impact écologique

Les Fonctionnalités

Comme vous l’aurez deviné, la signature électronique possède de nombreux avantages émanant directement de ses fonctionnalités qui rendent son service si efficace, simple et rapide :

Service intuitif et prêt à l’emploi

Signature de vos documents ImmoPad à distance

Archivage des documents dans une plateforme probatoire

Attribution d’un certificat de conformité unique à chaque document

Enregistrement des documents et de leurs certificats dans votre Espace Client

Une solution parfaitement sécurisée

Juridiquement fiable

DomuSign, le confort de dire « oui »

Grâce à domuSign, vivez un confinement avec une meilleure efficacité et bien moins de stress. Optez pour une signature électronique qui facilitera tous vos échanges commerciaux à distance.

L’équipe d’ImmoPad espère que cette avant-première vous satisfera et ne manquera pas d’évaluer vos appréciations afin de pouvoir sortir prochainement, une version plus complète et adapter à vos besoins.