L’état des lieux en résidence étudiante : Guide Pratique

Optimisez l’état des lieux en résidence étudiante avec des outils numériques et des conseils pratiques. Découvrez comment assurer une gestion locative efficace, prévenir les litiges et protéger vos biens immobiliers.

L’état des lieux en résidence étudiante est une étape cruciale dans la gestion locative relative à l’administration des logements pour étudiants à l’université. Et, ce, notamment à cause de la forte rotation de ces derniers en période d’été. Un état des lieux bien réalisé permet de prévenir les litiges et de protéger les biens immobiliers. Tout comme il permet d’assurer une transparence entre le propriétaire et le locataire. Dans cet article, nous explorerons les spécificités des états des lieux pour les résidences étudiantes. Ses étapes clés pour les réaliser efficacement, les outils numériques disponibles et les conseils pratiques pour les professionnels de l’immobilier.

Pourquoi l’état des lieux en résidence étudiante est-il si crucial ?

L’état des lieux en résidence étudiante est important pour la transparence entre gestionnaire et locataire et la prévention des litiges. Mais, aussi pour la protection des biens immobiliers et des meubles fournis par les résidences. Faire un état des lieux, c’est protéger votre locataire mais surtout votre activité.

L’importance de la transparence entre propriétaire et locataire

La transparence est essentielle pour instaurer une relation de confiance entre le propriétaire et le locataire. En documentant l’état initial du logement de manière détaillée, les deux parties peuvent s’assurer que toutes les conditions sont claires et bien comprises. Cela inclut la documentation de l’état des murs, des sols, des meubles et des équipements. Une bonne transparence aide à éviter les malentendus et les accusations injustes.

La prévention des litiges et des conflits potentiels

Les litiges entre propriétaires et locataires sont souvent le résultat de désaccords sur l’état du logement à la sortie. Un état des lieux précis et détaillé, effectué à l’entrée et à la sortie du locataire, constitue une preuve essentielle en cas de désaccord. Cela permet de comparer objectivement l’état du logement. Et, de déterminer si des dégradations ont eu lieu au-delà de l’usure normale. En cas de litige, l’état des lieux peut être utilisé pour résoudre le conflit à l’amiable. Parfois, ces conflits se retrouvent au tribunal où le document est preuve forte.

La protection des biens immobiliers et des meubles fournis

Les résidences étudiantes sont fréquemment meublées et équipées de manière standardisée, ce qui peut représenter un investissement significatif pour le propriétaire. Un état des lieux bien documenté protège ces investissements. Ceci, en permettant de suivre l’état des meubles et des équipements tout au long de la période de location. Si des dommages sont constatés à la fin de la location, le propriétaire peut demander des réparations. Ou il peut retenir une partie du dépôt de garantie pour couvrir les coûts de remplacement ou de réparation. Cela garantit que le logement reste en bon état pour les futurs locataires.

En résumé, l’état des lieux en résidence étudiante est une étape indispensable pour assurer une gestion locative efficace. Il minimise les risques de conflits et protéger les biens du propriétaire. Dans le contexte des résidences étudiantes, où les locataires tournent souvent, il est encore plus important de réaliser des états des lieux rigoureux pour chaque nouvelle location.

Les spécificités pour un état des lieux en résidence étudiante

On remarquera aisément que l’état des lieux pour résidence étudiante comprant des spécificités propres à ce type de logement. Comme le turn-over (rotation) des locataires pendant la période estivale, ou encore la standardisation des meubles et des équipements spécifiques. Mais, surtout, les résidences étudiantes possèdent une législature particulière à leur statut.

Un fort turn-over des locataires et des états des lieux en résidences étudiantes fréquents

Les résidences étudiantes voient généralement de nouveaux locataires chaque année, nécessitant des états des lieux réguliers et efficaces. Cette forte rotation impose aux gestionnaires de réaliser des états des lieux entrants et sortants de manière méthodique et rapide.

En effet, la période estivale est continuellement marquée par un afflux important de nouveaux étudiants. Ce trafic peut générer une charge de travail considérable. Pour gérer cette affluence, il est essentiel de disposer de procédures standardisées et d’outils efficaces, comme des applications mobiles ou des logiciels spécialisés, permettant de documenter rapidement et précisément l’état de chaque logement.

Un mobilier standardisé et des équipements spécifiques aux résidences étudiantes

Les logements étudiants sont souvent meublés et équipés de manière standardisée pour répondre aux besoins des étudiants. Ces équipements incluent habituellement des bureaux, des lits, des étagères, des chaises. Parfois, il y a aussi des appareils électroménagers comme des micro-ondes ou des réfrigérateurs. On inspecte minutieusement chaque pièce et élément lors des états des lieux pour s’assurer que tous les éléments sont en bon état de fonctionnement. Les meubles et équipements standardisés facilitent la comparaison entre l’état initial et l’état final du logement. Mais, nécessitent néanmoins une attention particulière pour noter toutes les éventuelles dégradations ou usures.

Pour garantir une vérification exhaustive, il est recommandé d’utiliser un inventaire détaillé couvrant tous les aspects du logement, du sol au plafond, en incluant les meubles et les équipements. Cet état des lieux avec inventaire doit inclure des descriptions précises. Il doit aussi inclure des espaces pour noter les observations spécifiques et les prises de photos documentant l’état des lieux.

Les particularités législatives pour les résidences étudiantes

Les baux pour les logements étudiants ont souvent des clauses spécifiques qu’il est important de respecter et de documenter lors des états des lieux. En France, par exemple, les contrats de location pour étudiants peuvent bénéficier de conditions particulières, comme des baux de neuf mois pour les logements meublés, adaptés à l’année universitaire. Les gestionnaires immobiliers doivent suivre la réglementation en vigueur pour s’assurer que les états des lieux sont conformes à la législation.

Les états des lieux en résidence étudiante doivent également tenir compte des normes de décence et des obligations légales concernant la sécurité et la salubrité du logement, comme l’oblige la loi ALUR 2014. Les gestionnaires doivent vérifier que le logement respecte les critères de décence fixés par la loi. Tels que l’absence de risques manifestes pouvant porter atteinte à la sécurité physique ou à la santé des locataires.

En outre, il est crucial de bien informer les locataires des conditions de leur bail, y compris leurs droits et obligations. Il faut aussi les informer sur les procédures à suivre en cas de désaccord sur l’état des lieux. En documentant explicitement et précisément les états des lieux, vous prévenez les conflits et garantissez le respect des droits de toutes les parties.

En résumé, les spécificités des résidences étudiantes imposent une rigueur particulière dans la réalisation des états des lieux. La forte rotation des locataires, la standardisation du mobilier et des équipements, ainsi que les particularités législatives exigent une approche méthodique. Cette approche demande des outils adaptés pour garantir une gestion efficace et transparente des logements étudiants.

Les étapes clés d’un état des lieux en résidence étudiante

Entre la préparation à l’état des lieux, le constat d’entrée, le suivi de gestion pendant le bail et enfin le constat de sortie, les étapes clés se divisent en quatre grandes phases. Chacune comporte ses propres subtilités et nuances.

La préparation avant l’arrivée du locataire

La préparation est essentielle pour assurer un état des lieux meublé précis et exhaustif. Avant l’arrivée du locataire, il est crucial de rassembler tout le matériel nécessaire. On comprend une liste de vérification détaillée des éléments à vérifier, l’inventaire du logement, un smartphone pour prendre des photos, et le document de l’état des lieux.

Avec ImmoPad, cette étape est grandement simplifiée. L’application d’état des lieux propose des modèles personnalisables adaptées aux résidences étudiantes. Les modèles couvrent tous les aspects du logement : murs, sols, plafonds, meubles, et équipements. De plus, ImmoPad permet de stocker et d’organiser facilement les photos prises durant l’inspection. Ce qui évite ainsi les pertes et facilite la comparaison future. En illimitée, les gestionnaires de résidences étudiantes pourront prendre des photos autant que besoin. De plus, l’utilisation des tags permet une mise en évidence des défauts potentiels.

La réalisation de l’état des lieux entrant en résidence étudiante

L’état des lieux entrant est une étape cruciale pour documenter l’état initial du logement. Il est important de vérifier minutieusement chaque pièce et chaque élément du mobilier, en notant toutes les imperfections et en prenant des photos détaillées. Ce document servira de référence pour l’état des lieux sortant.

ImmoPad facilite cette tâche en fournissant une interface intuitive pour saisir toutes les informations nécessaires. L’application s’organise en entonnoir : vous démarrez de l’entrée, inspectez du sol au plafond, élément par élément et sous-élément par sous-élément. Par exemple :

Après l’entrée, le salon. Le constat su plafond fait, vous passez à l’état général du mur. Ensuite, vous pourrez renseigner l’état des fenêtres, de leurs poignets, des vitres et des jointures. Renseignez aussi l’état des plinthes, des prises électriques et interrupteurs. Sans oublier les éventuelles décorations, cadres et étagères s’il s’agit d’un meublé.

Les utilisateurs peuvent entrer des descriptions détaillées, ajouter des annotations et des photos directement depuis leur smartphone ou tablette. Grâce à l’application, toutes les informations sont centralisées et apparaîtront dans le tableau récapitulatif à la fin de l’état des lieux en résidence étudiante.

Le suivi de gestion locatif pendant le bail

Un suivi régulier durant la période de location est essentiel pour s’assurer que le logement reste en bon état. Des inspections intermédiaires permettent de détecter et de réparer les éventuels dégâts avant qu’ils ne s’aggravent. Cela protège ainsi le bien immobilier et réduit les coûts de réparation à long terme.

Avec la conciergerie TOTEiM d’ImmoPad, les gestionnaires peuvent programmer des inspections périodiques. Mais surtout, ils peuvent recevoir des demandes de quittances, ou autre document, automatiquement via une demande numérique des étudiants locataires.
L’espace de gestion d’ImmoPad permet également d’archiver les états des lieux, visites techniques et suivis de travaux pour une gestion fluide, précise et optimale.

La réalisation de l’état des lieux sortant en résidence étudiante

L’état des lieux sortant est réalisé à la fin de la location pour vérifier que le logement est rendu dans l’état initial, en tenant compte de l’usure normale, c’est-à-dire la vétusté. Cette étape nécessite une comparaison détaillée avec l’état des lieux entrant, en notant toutes les différences et en documentant les éventuels dommages.

ImmoPad simplifie cette comparaison en permettant d’afficher côte à côte les états des lieux entrant et sortant grâce à la duplication. En effet, en dupliquant l’état des lieux d’entrée pour réaliser celui de sortie, le gestionnaire obtiendra un tableau comparatif. Les utilisateurs peuvent facilement repérer les différences et générer des rapports détaillés dont photos et annotations.

De plus, grâce à l’option SmartPilot, l’application offre la possibilité de chiffrer automatiquement les coûts de réparation. Tout en prenant en compte la vétusté du logement facilitant ainsi la résolution des litiges potentiels avec les locataires. Sans oublier que SmartPilot met en relation gestionnaire et prestataire pour une mise en œuvre rapide des travaux.

Pour conclure, en intégrant des outils numériques comme ImmoPad, les gestionnaires de résidences peuvent considérablement améliorer l’efficacité et la précision des états des lieux pour leurs résidences étudiantes. ImmoPad offre des fonctionnalités complètes pour chaque étape du processus, de la préparation initiale à la réalisation des états des lieux entrants et sortants, en passant par le suivi pendant la location. Cet outil permet autant de gagner du temps, que de garantir une transparence totale et une protection optimale des biens immobiliers. ImmoPad serait donc une bonne application d’état des lieux en résidence étudiante.

Pour découvrir comment ImmoPad peut transformer votre gestion locative, vous pouvez demander une démonstration ou à nous contacter pour plus d’informations.

Entré dans les uses et coutumes de la location, l’état des lieux est connu de tous. Néanmoins, vous êtes vous déjà demandé si l’état des lieux est-il obligatoire ? Ou, du moins, que se passe-t-il s’il n’y a pas eu ce fameux état des lieux d’établi ?
Dans cet article, nous levons toutes les interrogations.

L’état des lieux est-il obligatoire ? Que dit la loi ?

Focus sur la Loi 89-462 du 6 juillet 1989

L’article 3-2 de cette loi expose les modalités que doit suivre l’état des lieux dans le cas où celui-ci est réalisé. Cet article prévoit donc les modalités suivantes :

• L’état des lieux doit être remis à toutes les parties et au même format
• Il est établi contradictoirement et amiablement par les parties
• Il est joint au contrat de location

S’il n’est pas établi sous ces conditions, il peut être établi par un commissaire de justice. Les frais d’établissement sont partagés entre le bailleur et le locataire.

Le locataire a 10 jours pour compléter l’état des lieux et l’entièreté du premier mois de la période de chauffe pour compléter les éléments de chauffage.

De plus, le relevé des compteurs doit être présent sur l’état des lieux.

Tout cela indique donc que l’état des lieux doit être réalisé et qu’il comporte quelques mentions obligatoires. Cependant, il n’est en aucun cas précisé qu’il est OBLIGATOIRE et pour preuve, il est dit que si l’état des lieux n’a pas été établi, la personne qui a empêché cet établissement ne peut pas invoquer l’article 1731 du Code Civil.

Focus sur la loi ALUR du 30 mars 2016

En 2016, la législation sur les états des lieux a été renforcé grâce à cette loi. Elle vient complémenter et renforcer la loi du 6 juillet 1989. L’article 2 va porter sur ce que doit contenir l’état des lieux comme :

• Les informations administratives : Date, lieu, parties, type d’état des lieux.
• Détail des pièces, compteurs, clés, signatures
• Dans un état des lieux de sortie : Nouvelle adresse du locataire, Date et un éventuel comparatif.

Dans l’article 3, nous retrouvons cette fois-ci les modalités d’établissement des états des lieux. À savoir qu’il doit être établi sur papier ou par voie dématérialisée, que l’entrée doit être comparable à la sortie et surtout que le logement soit en conformité avec sa description dans le contrat de location.

Nous remarquons donc un réel renforcement de l’architecture de l’état des lieux qui permet bien sûr de protéger locataire et propriétaire.

Cependant, encore une fois, il n’est pas mentionné que cet état des lieux est obligatoire. Cela nous invite à dire que l’état des lieux n’est bel et bien pas obligatoire.

Certes l’état des lieux n’est pas obligatoire mais nous vous recommandons fortement de l’éditer.

L’état des lieux est-il obligatoire ? Pourquoi faire un état des lieux ?

Un document contradictoire

L’état des lieux est un document établi contradictoirement entre les parties, ce qui veut dire qu’à ce moment, les deux parties se mettent d’accord sur l’état réel du logement. Souvent l’état est quelque chose de subjectif. Un élément en bon état pour certains peut être considéré comme usagé par d’autres.

Vu que ce document est établi en accord avec les deux parties, cela vous permet de réduire les contestations lors de l’établissement de l’état des lieux et durant toute la durée de la location.

Nous vous invitons à lire notre article sur : Comment réduire les contestations lors des états des lieux ?

Comment bien réaliser son état des lieux ?

Premièrement, optez pour un outil numérique. Choisir un outil numérique comme ImmoPad vous permettra non seulement d’établir un rapport professionnel et peu contestable, mais vous pourrez incrémenter votre document d’un nombre illimité de photos. Ces photos seront une preuve irréfutable de l’état actuel de l’élément photographié. Non seulement vous aurez un rapport complet mais le réaliser dur tablette ou smartphone vous aura permis d’aller plus vite que sur papier.

Deuxièmement, organisez-vous. Suivez le même cheminement lorsque vous éditez un état des lieux. Faites les pièces dans un ordre précis pour ne rien oublier. Lorsque vous renseignez une pièce, effectuez vos remarques en commençant par le sol et en finissant par le plafond, par exemple.

Comment gérer un litige ?

Les litiges, hantise de tous les professionnels de l’immobilier. Il vous est sans doute déjà arrivé de devoir y faire face. Très souvent, ils sont liés à l’état des lieux avec des contestations de celui-ci, notamment quand cela influe sur le remboursement du dépôt de garantie. Il est important d’établir un état des lieux complet et en bonne et due forme pour éviter ce type de contestation. Vous pourrez retrouver l’intégralité de nos recommandations dans l’article suivant : Comment réduire les contestations lors des états des lieux ?

Une autre source de litige est le non-paiement des loyers. C’est un sujet d’actualité car en 3 ans, nous sommes passés de 1,25% des dossiers étant en impayés à 3,89% aujourd’hui (Source : Les Ondes de l’Immo). Il n’y a, malheureusement, pas de recette gagnante à la gestion de ce type de litige. Cependant, vous pouvez vous prémunir en proposant une garantie des loyers impayés (GLI) qui permet de couvrir le propriétaire (donc vous également) en cas d’impayés dépassant les 3 mois. La plupart de ces assurances sont rétroactives pour les 3 premiers mois, il n’y a donc pas de perte d’argent.

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : « Trêve hivernale 2023-2024 : Tout ce que vous devez savoir« 

L’état des lieux de sortie est une étape essentielle dans la gestion locative, jouant un rôle clé pour prévenir d’éventuels litiges avec un locataire en fin de bail.

Dans notre précédent article intitulé « Comment réaliser un état des lieux d’entrée ?« , nous avons souligné l’importance de ce constat initial. Aujourd’hui, nous allons explorer en détail pourquoi l’état des lieux de sortie est tout aussi crucial, sinon plus déterminant, que le rapport d’entrée.

           En effet, l’état des lieux de sortie permet de comparer l’état du logement tel qu’il était lors de l’entrée du locataire avec celui observé au moment de son départ. C’est un moyen essentiel pour évaluer les éventuelles dégradations ou usures survenues pendant la période de location.

Tout savoir sur l’état des lieux de sortie

Pour réaliser efficacement un état des lieux de sortie, il est recommandé de suivre quelques étapes clés. Tout d’abord, il convient de reproduire l’état des lieux d’entrée, en veillant à conserver la même structure et les mêmes informations. Cette démarche garantit la cohérence et la comparabilité entre les deux documents, conformément à la loi ALUR.

Cette loi encadre la réalisation des états des lieux pour les locations, qu’elles soient meublées ou non, bien qu’elle ne les rende pas obligatoires. Cependant, dès qu’un état des lieux est réalisé, il doit suivre un modèle type comportant des mentions obligatoires pour avoir une validité juridique.

Depuis l’entrée en vigueur du décret d’application de 2016 de la loi ALUR, un état des lieux doit comporter un ensemble de mentions obligatoires pour être juridiquement valable. Ces mentions comprennent le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date d’établissement, la localisation complète du logement concerné et l’identification des parties impliquées, notamment les locataires et les bailleurs. Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie doivent également être notés. Des détails tels que la mise à disposition de clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux doivent être précisés.

Une description détaillée des pièces et parties du logement est nécessaire, incluant l’état des revêtements de sols, murs, plafonds, des équipements et des spécificités du logement. Cette description peut être complétée par des observations, des commentaires et des photographies pour étayer le propos. De même, les signatures de toutes les parties concernées ou de leurs représentants mandatés doivent être apposées sur l’état des lieux.

Comment réaliser un état des lieux de sortie ?

Il est d’abord utile de savoir quelle part de temps allouer à cette tâche éminemment administrative. Car entre s’occuper d’un état des lieux soi-même ou confier sa réalisation à une tierce partie, l’effort n’est pas le même. Dans le second cas il est nécessaire de se renseigner sur les prix pratiqués pour ce type d’opération. En effet, dans le cadre d’un état des lieux de sortie fait à l’amiable, le locataire n’a rien à payer. Il est cependant nécessaire d’ajouter l’adresse de son nouveau domicile ou lieu d’hébergement. Ainsi que la date de l’état des lieux d’entrée pour référence et comparaison, d’où l’importance de bien préparer son état des lieux en amont.

Pour ImmoPad, le leader français des états des lieux numériques, l’objectif est de faciliter correctement cette étape tout en la rendant la plus complète possible. Par conséquent, chaque document est personnalisable et unique, consultable sur ordinateur comme sur tablette que ce soit à partir de l’espace de gestion, de l’application – pour les gestionnaires – ou du portail TOTEiM, dédié aux locataires.

Dupliquez l’état des lieux d’entrée

Concernant le temps allouer à l’établissement de l’état des lieux, chez ImmoPad, on vous fit gagner du temps, grâce à notre fonctionnalité de duplicata.

Après avoir simplement dupliqué votre état des lieux d’entrée avec la sauvegarde automatique et la synchronisation des données, il vous suffira de vérifier que toutes les informations précédemment rentrées sont justes (infos sur les parties, infos sur le bien, etc.).

Grâce à la duplication, vous pourrez uniquement modifier ce qu’il y a à modifier, sans toucher au reste. Ainsi, l’établissement de l’état des lieux de sortie sera plus rapide mais tout aussi précis !

Poursuivez donc en faisant un état des lieux classique, c’est-à-dire en cherchant s’il y a des dégradations, des traces d’usure et d’usage. C’est pourquoi, lors de la réalisation d’un état des lieux de sortie, il faut procéder pièce par pièce, élément par élément pour ainsi dire. Il est souvent recommandé d’inspecter du plafond au sol, ou du sol au plafond. C’est à cette étape qu’on note des spécificités de l’élément étudié, de son état, qu’on en dresse une description détaillée et qu’on signale d’éventuelles dégradations. Chez ImmoPad la méthode employée est celle de l’entonnoir, autrement dit qu’il faut d’abord analyser l’état général de la pièce pour pouvoir ensuite s’intéresser au mobilier. Enfin à d’autres éléments plus hétéroclites, peut-être aussi moins visibles, néanmoins assez importants pour y figurer… Le tout dans chaque pièce et dans chaque élément. Néanmoins, cette étape sera beaucoup moins longue en sortie qu’en entrée grâce à la duplication.

Chiffrez et pilotez vos travaux avec l’outil SmartPilot

 Il est aussi plus fréquent pour l’agent de constater des dégradations – par exemple, un trou dans la cloison – à la sortie qu’à l’entrée d’un locataire. Avec ImmoPad, SmartPilot est directement intégré aux offres Standard, Business et Premium. Ce service permet entre autres d’évaluer le coût des réparations qui incomberont au responsable de la dégradation, à partir d’un catalogue de prestataires partenaires d’ImmoPad. Ces dégradations, alors répertoriées et évaluées, comme le coût des réparations – via la section Travaux de l’état des lieux – figureront dans le récapitulatif du document. Une fois ajoutée la prestation choisie au rapport, tout peut être mis en place pour que la dégradation soit réparée dans les 15 à 20 jours suivant l’emménagement du locataire.

Pilotez avec Smartpilot, c’est actualiser l’état d’avancement des travaux. Piloter, c’est aussi jongler avec des devis qui ici, s’envoient automatiquement avec ou sans demande directe d’intervention. Annotez les rapports de travaux et ajoutez des documents en indexe pour un dossier de suivi et de réception de procès-verbal de travaux 100% complet.

Smartpilot prend en compte la vétusté de l’appartement, si vous renseignez la date de rénovation de ce dernier. Parce que la vétusté est importante ?

Point sur la grille de vétusté

S’il y a des dégradations, chiffrez simplement les coups en ayant préalablement rempli votre grille de vétusté. Elle se fera annexer à l’état des lieux de sortie du locataire.

La grille de vétusté aide à déterminer la responsabilité en matière de réparation et de remplacement des éléments défectueux dans un bien locatif.

Il est intéressant d’utiliser une grille de vétusté afin d’évaluer l’usure des équipements d’un bien. Cette grille permet de déterminer si la détérioration des éléments d’un bien est causée par la vétusté ou par un manquement du locataire à ses obligations contractuelles.

De cette façon le locataire ne pourra pas discuter les retenues opérées sur son dépôt de garantie. À savoir qu’en tenant compte de la grille de vétusté, il sera plus aisément facile de facturer une dégradation, tout en la justifiant sous forme de facture ou de devis.

Notre tableau comparatif ImmoPad

Avant de clôturer un état des lieux de sortie, il est important de synthétiser l’essentiel des données collectées afin de ne pas perdre en clarté et en efficacité ; son objectif étant d’être mis en perspective de l’état des lieux d’entrée qui précède. ImmoPad intègre donc un tableau comparatif à la fin de chacun de ses états des lieux de sortie.

Le tableau comparatif est synchronisé avec l’état des lieux d’entrée ainsi que l’état des lieux de sortie. Il permet d’exposer les divergences entre chaque état des lieux, il facilite la comparaison et évite la perte de temps.

Ce tableau met en évidence les travaux qu’il y a à prévoir. Il note en rouge et en orange tous les défauts à rénover.

Grâce au tableau comparatif, les dégâts potentiels sont mis en avant et les anomalies et les dégradations sont repérées rapidement. Il est donc plus facile de reconnaître les priorités de rénovation. Ainsi, cela permet de savoir en un coup d’œil si la caution sera rendue intégralement, partiellement ou aucunement.

Notons que l’outil prend aussi en charge les signatures numériques et électroniques à partir de l’option domuSign. Chaque partie peut alors valider l’état des lieux étape par étape, avant qu’il ne leur soit automatiquement envoyé ; l‘utilisation de la signature électronique servant de garantie aux signataires car elle certifie l’authenticité du document. Comme la fonction de sauvegarde automatique, qui garantit la sécurité des données et prévient leur disparition. C’est pourquoi, une fois l’état des lieux terminé et signé par les deux parties, il est essentiel qu’elles en conservent chacune une copie.

Par conséquent, la véritable force d’ImmoPad réside dans la diversité de ses offres, du pack Starter aux services Premium, adaptées aux capacités, besoins et ambitions de tout type de structure. Cela transparaît au travers de nos différents modèles d’état des lieux, préétablis ou faits sur-mesure, selon vos impératifs.

En définitive, l’état des lieux de sortie s’ancre fermement dans la relation entre locataires et propriétaires. Au moyen d’outils adaptés, simplifier ce processus tout en assurant sa conformité aux exigences légales est à la portée de tous. Avec ImmoPad, la gestion des états des lieux devient autant plus efficace, que plus sécurisée et transparente pour toutes les parties impliquées.

Article mise à jour le 10/06/2024

Lorsqu’on travaille en gestion locative, la relation client est primordiale. Que cela soit entre l’agence immobilière et les locataires, ou entre l’agence immobilière et les propriétaires. En effet, plus les propriétaires seront satisfaits du travail de l’agence immobilière, plus ils la recommanderont autour d’eux. Ce qui permet à l’agence d’avoir plus de biens en gestion. Néanmoins, réussir à établir une bonne relation client demande de comprendre et de répondre aux craintes et attentes des propriétaires. Avoir une bonne relation client avec un propriétaire passe souvent par avoir une bonne relation client avec l’occupant. Si le candidat à la location a eu de bons retours sur l’agence immobilière par des locataires actuels ou des anciens cela le rassurera. Il en va de même, si lors de ces premiers échanges avec l’agence, il est satisfait de la relation client. Cet article a pour objectif de vous donner les clés pour améliorer sa relation client en gestion locative.

Comment améliorer votre relation client avec vos locataires ?

Améliorer sa relation client avec ses occupants est un travail qu’il faut entreprendre dès le premier contact. En effet, la première impression joue un rôle primordial ! Lorsqu’un candidat à la location vous pose des questions, répondez-lui de façon agréable. Le fait de répondre adéquatement à ses questions le rassurera. Il se sentira écouté et un lien de confiance naîtra. Il aura alors envie d’entreprendre des démarches dans votre agence et sautera le pas des visites. 

Lors des visites, montrez que vous êtes sympathique, souriez, c’est toujours plus agréable ! Montrez que vous êtes à l’écoute cela peut faire la différence.  

Concernant le dossier locatif, simplifiez les démarches et montrez que vous êtes à la pointe du progrès ! Comment ? En étant digitalisé ! DossierFacile vous aide à simplifier les démarches en ne demandant que les pièces obligatoires. Votre candidat saura ce qu’il doit renseigner, il vous dérangera donc moins. DossierFacile, qui est une start-up d’État, s’occupe de vérifier la conformité des pièces justificatives. Vous gagnerez du temps, en plus d’améliorer votre image auprès de votre candidat ! De plus, ce temps gagné vous permettra d’être plus disponible pour vos clients, propriétaires comme occupants. 

En savoir plus.

Lors de l’état des lieux, soyez transparent, réalisez un document avec des photos annotées, avec des commentaires clairs et précis. Pour vous aider, des applications existent, comme ImmoPad. Depuis votre smartphone ou votre tablette, réalisez en un rien de temps vos états des lieux. Vous pouvez dupliquer l’état des lieux d’entrée pour la sortie, un gain de temps garanti ! Le fait d’utiliser une application vous permettra de paraître dans l’air du temps. Les documents seront lisibles et agréables.

Après l’état des lieux, restez présents et à l’écoute avec TOTEiM Résident ! 

Faire la différence pour améliorer votre relation client avec ses locataires en adoptant TOTEiM – Résidents :

Une fois l’état des lieux réalisé, offrez à vos occupants un espace qui leur est dédié ! Comment ? Avec TOTEiM-Résidents by ImmoPad. 

TOTEiM est un espace 100 % en ligne et 100 % dédiés à vos résidents !

Cet espace numérique vous permettra, une nouvelle fois, de paraître plus professionnel, plus organisé et à la pointe du progrès !

Depuis l’application ImmoPad, il vous suffit de cliquer sur “envoyer”, pour que vos occupants reçoivent automatiquement un email les invitant à finaliser leur création de compte TOTEiM. Cette interface en ligne leur permettra de récupérer leurs états des lieux, mais pas que ! En effet, TOTEiM permettra à vos locataires de :

• Réaliser des demandes, telles que : demandes de quittance, de décompte des charges, de restitution du dépôt de garantie, ou de travaux. Vous recevez ainsi un email : finis les dérangements par téléphone !
• Stocker des documents en lien avec le logement : votre occupant peut ajouter ses documents pour avoir tout au même endroit.
• Retrouver et ajouter facilement des contacts en lien avec le logement.
• Être accompagné dans la souscription à des contrats (énergie, téléphonie, assurance…) afin de bénéficier des meilleures offres grâce à espace conciergerie.

Grâce à une connexion internet, vos locataires auront tout ce dont ils ont besoin concernant le logement à portée de main.

Finie la vieille pochette avec tous les documents qui concernent le logement et bienvenue à l’espace numérique TOTEiM !

TOTEiM permet d’améliorer votre relation avec vos locataires, mais vous permet d’avoir d’autres avantages. En effet, avec cet espace, vos occupants bénéficient d’une conciergerie en ligne. Cette conciergerie qui les aide dans leurs démarches d’emménagement, vous permet, à vous, d’obtenir des avantages sur vos abonnements ImmoPad. Plus vos locataires utiliseront cette conciergerie, plus votre abonnement ImmoPad sera rentabilisé ou même remboursé grâce à notre système de commission TOTEiM. 

Que ce soit pour l’achat ou la location d’un bien immobilier, un bon de visite peut être réalisé. Ce document signé par le visiteur permet d’attester que la visite a eu lieu. Le bon de visite a-t-il une utilité ?

Bon de visite : utilité ?

Le bon de visite est un document surtout utile pour l’agent immobilier, mais aussi pour le propriétaire. L’utilité du bon de visite pour l’agent immobilier est de prouver qu’il effectue des visites. Ses frais envers le propriétaire sont donc justifiés. De plus, si l’agence dispose d’un mandat d’exclusivité cela entraîne protection pour l’agence immobilière. En effet, si l’acquéreur signe avec le propriétaire sans l’agence, alors l’agence a le droit de réclamer des dommages et intérêts au vendeur. L’agence peut estimer qu’elle a subi un préjudice. La hauteur du dédommagement peut être mentionnée dans le mandat.

Pour prouver le préjudice, l’agence devra réunir les preuves qu’elle a bien effectué une visite avec la personne voulant devenir acquéreur. Le bon de visite est utile pour les agents immobiliers, car il permet de prouver qu’il réalise bien son travail et permet de le protéger.

Enfin, le bon de visite permet de consolider la relation client entre le visiteur et l’agent immobilier, cela sécurise la transaction.

Quelles sont les informations à inclure dans un bon de visite pour qu’il soit utile ?

Le bon de visite contient :

• Le nom et prénom du visiteur
• L’identification du mandat (par son numéro)
• L’adresse du bien visité
• La signature du visiteur
• Des informations sur l’agent immobilier

D’un point de vue législatif, pourquoi le bon de visite est-il utile ?

Le bon de visite n’est pas obligatoire, libre aux acheteurs ou à l’agence de le préparer et de le faire signer.

De plus, il faut être vigilant avec le bon de visite. En effet, il peut arriver qu’une mention écrite soit faite. Cette dernière expliquant que : si le visiteur achète le logement à une autre agence ou au vendeur, alors le visiteur devra verser des dommages et intérêts à l’agence avec laquelle il avait signé le bon de visite. Or, cette mention n’a pas de valeur juridique. La valeur du bon de visite est uniquement entre le vendeur et l’agence immobilière.

Il est également important de souligner que le bon de visite ne vaut pas pour mandat ! En effet, pour recevoir la commission le mandat est obligatoire. Attention, le bon de visite n’est pas un contrat de mandat entre l’agent immobilier et le visiteur. Ce document ne permet donc pas de réclamer la commission.

Enfin, si lors d’une visite une dégradation du bien est commise, le bon de visite permet de retrouver facilement qui l’a faite. Cela permet également l’engagement de l’assurance responsabilité civile professionnelle.

Comment faire un bon de visite de façon numérique ?

Il est possible d’imprimer des feuilles préremplies, puis de renseigner les informations du visiteur et de le faire signer. Ou sinon il est possible d’opter pour une solution numérique, comme ImmoPad qui permet de générer simplement et rapidement un bon de visite. ImmoPad permet de réaliser des bons de visites* depuis une tablette ou un téléphone, sans avoir besoin de connexion à internet. La date se met automatiquement, et tous les bons de visites sont stockés en illimité sur un espace de gestion. Plus facile pour s’y retrouver, moins de papier, et en cas de conflit entre le vendeur et l’agence les preuves pourront être réunies en un rien de temps. 

* A partir de juin 2023.

La digitalisation de la gestion locative peut être une étape difficile pour les agences immobilières qui ont des préoccupations quant à la sécurité des données, le coût des solutions numériques et la complexité de leur mise en place. Pourtant, cela peut vous apporter de nombreux avantages pour faciliter leur travail et améliorer leur rentabilité. Dans cet article, nous allons explorer les avantages d‘un service de gestion locative en ligne pour les agences immobilières. Comment pouvez-vous profiter de cette technologie pour améliorer leur activité et leur performance ?

L’essor du numérique dans le monde immobilier et locatif.

Le numérique a profondément transformé le secteur immobilier et locatif. Bon nombre d’agences sont aujourd’hui équipées d’outils numériques que cela soit pour éditer des documents ou gérer les locations. Tout cela est en grande partie due aux Proptechs, ces start-ups spécialisées dans les nouvelles technologies destinées au monde immobilier.

Les premières innovations ont été d’augmenter la visibilité des biens immobiliers à travers des sites d’annonces ou encore des portails immobiliers qui sont devenus le minimum pour une agence proposant des biens à la location. D’autres innovations ont vu le jour comme ImmoPad pour éditer des états des lieux depuis une tablette, fini le papier et ces documents sont mêmes plus fiables juridiquement qu’un document papier.

Aussi, vous pouvez aujourd’hui gérer d’autres tâches comme la collecte des loyers mais aussi gérer les impayés.

Cependant, dans ce monde digitalisé, il faut savoir se démarquer puisque beaucoup d’outils se développent pour que les particuliers assurent eux-mêmes leur gestion locative.

L’essor du numérique chez les particuliers, comment se démarquer ?

Si le métier évolue du côté des professionnels, il évolue également du côté des particuliers. Est ce qu’on entre dans une guerre de digitalisation ? Possible.

Les propriétaires vont de plus en plus s’orienter vers des outils digitaux pour faire leur gestion locative eux-mêmes. Pourquoi passaient-ils par une agence immobilière ? C’était pour gagner du temps et ne pas s’occuper de la gestion de leur bien. Mais imaginez qu’ils puissent le faire avec un outil gratuit comme Mydomus. Cet outil permet de créer des documents (baux, quittances, états des lieux) avec simplicité et rapidité.

Il faut donc vous démarquer et pour cela, rien de tel que d’investir dans un outil de gestion locative en ligne. Certes cela reste un investissement, mais il ne faut pas rester en marge de ce qui se fait de mieux. Grâce à un tel outil, vous allez non seulement gagner du temps, mais vous allez aussi paraître plus professionnel.

Tous les outils ne proposent pas les mêmes fonctionnalités, c’est pourquoi il faut trouver un outil « all in one » (tout en un) ou alors des outils qui permettent de se connecter entre eux. Si nous prenons l’exemple d’ImmoPad, nous sommes capable de nous interfacer avec plusieurs outils de gestion locative afin de faciliter la création d’opérations mais aussi le traitement post état des lieux.

Se démarquer des outils pour particuliers est donc possible mais finalement quels sont les avantages pour votre agence ?

Les avantages d’utiliser un service de gestion locative en ligne.

Les avantages sont multiples :

• Gain de temps : vous pourrez éditer tous vos documents de manière beaucoup plus rapide ce qui va vous faire gagner un temps considérable. Aussi, vous passerez beaucoup moins de temps dans la gestion courante des demandes des locataires.
• Professionnalisme : utiliser des outils digitaux peut être rassurant pour beaucoup de propriétaires car cela signifie que vous évoluez. Si vous évoluez, cela veut dire que votre entreprise se porte bien. L’évolution est souvent perçue comme quelque chose de bénéfique, utilisez le à votre avantage.
• Une gestion optimale : Ne perdez plus le fil. Des outils vous permettent de suivre en temps réel tout ce qu’il se passe dans les logements. Avec Smart Pilot d’ImmoPad, vous pouvez gérer les interventions dans les logements et notifier automatiquement un prestataire pour qu’il aille réaliser l’intervention.
• Centralisez les informations : vous aurez toutes les informations concernant vos biens, les propriétaires, les locataires au même endroit ! Plus besoin d’aller aux archives.

Il y a bien sûr d’autres avantages à utiliser un tel mais vous avez déjà un aperçu suffisant pour vous décider à tester un outil de gestion locative en ligne.

Retrouvez notre dernier article : Quelles sont les réparations locatives à la charge du locataire ?

Aujourd’hui, tous les moyens sont bons pour réaliser la moindre économie. Réaliser des économies dans sa gestion locative est donc un enjeu de taille que cela soit pour des raisons financières ou même pour dégager du temps aux équipes.

Digitalisez vos états des lieux !

Beaucoup font encore leurs états des lieux sur papier. Ce document est réalisé pour chaque location et est édité en plusieurs exemplaires. Non seulement vous allez passer un certain temps à remplir tous les documents au stylo, mais en plus, le document ne sera pas (ou très peu) accompagné de photos.

Avec un outil comme ImmoPad, vous pouvez réaliser des états des lieux en un temps record. Complétez l’état des lieux le plus précisément possible avec des possibilités infinies de personnalisation.

Vous pouvez également incrémenter des photos en illimité pour cibler des éléments et garantir l’intégrité de tous les éléments renseignés.

Bien sûr, tous les documents finaux sont au format PDF, vous pouvez donc les partager numériquement à toutes les parties et vous pouvez également les imprimer.

Ainsi, avec un outil comme celui-ci, vous gagnez beaucoup de temps et cela vous permet de gagner en efficacité et en professionnalisme.

Passez au numérique pour signer tous vos documents

Voici un moyen de gagner beaucoup de temps en gestion locative. Et si vous signez tous vos documents (baux, quittances, décompte de charges, …) électroniquement ? Et bien sachez qu’ImmoPad propose un système de signature électronique : Domusign !

Peut-on faire confiance à la signature électronique Domusign ?

La réponse est oui ! La signature électronique Domusign est certifiée PAdES (PDF Adcanved Electronic Signature). Vous pourrez donc signer vos documents tout en garantissant leur intégrité et leur validité juridique.

Pourquoi faire confiance à la signature électronique Domusign ?

En tant qu’agent immobilier ou gestionnaire locatif, vous êtes souvent amené à rencontrer un client (ou locataire) pour signer des papiers. Cela prend du temps !

Avec Domusign, économisez toutes ces heures puisque le signataire pourra signer tous les documents depuis son canapé. Vous pourrez également suivre en temps réel les signatures demandées.

Utiliser un agenda collaboratif pour gérer les rendez-vous.

Il n’y a rien de mieux pour être productif qu’un agenda rempli correctement et organisé. Les agendas papiers peuvent vite devenir illisibles si des rendez-vous sont déplacés, ou même annulés. De plus, les autres collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés pour vous relire.

Avec un agenda collaboratif, vous et vos collaborateurs aurez un visuel en temps réel sur les rendez-vous prévus le jour même et à l’avenir. Vous pourrez également faire confirmer, par mail, les rendez-vous clients et ainsi éviter tout problème de communication.

Il existe aujourd’hui beaucoup d’outils gratuits permettant d’utiliser un agenda collaboratif dans votre entreprise. Pensez-y, vous gagnerez du temps !

Utiliser un outil professionnel de gestion locative.

Pour répondre à votre première question, la réponse est : non. Non, Excel n’est pas un outil de gestion locative.

Excel est bien souvent utilisé par les gestionnaires immobiliers pour suivre les locations. Cependant, cet outil n’est pas adapté à la gestion locative puisque vous pourrez juste suivre visuellement les locataires/propriétaires, sans automatisation.

Avec un outil professionnel, non seulement vous aurez toutes les informations concernant vos locataires, vos propriétaires et vos lots, mais vous pourrez aussi :

• Communiquer automatiquement avec les locataires ou propriétaires.
• Suivre en quelques clics les versements ; plus besoin de vérifier manuellement chaque versement.
• Créer des rendez-vous et mettre à jour votre agenda collaboratif
• Gérez les interventions dans les logements

Un tel outil vous fera gagner des centaines d’heures de travail, mais aussi favorisera la communication avec vos clients.
Par exemple, Flatsy associe outils digitaux et soutien humain en proposant la réalisation des visites et états des lieux, la prise de rendez-vous en ligne et la dématérialisation des dossiers.

En plus, la plupart de ces outils peuvent être connectés à ImmoPad. Profitez-en !

Demandez les dossiers locatifs à vos locataires avec ImmoPad.

La constitution du dossier locatif est une étape obligatoire dans le processus de mise en location d’un bien.

Parfois incomplets, ils sont pourtant un moyen de réduire les impayés. Pour rappel, il y a environ 2% d’impayés en France mais cela représente tout de même 2 locataires sur 100. Pour certains cela aurait pu être évité dès la mise en location.

Pourquoi faire confiance à ImmoPad pour les dossiers locatifs ?

Ce qui fait notre force dans l’établissement des dossiers locatifs est que nous faisons confiance à DossierFacile, une start-up d’état qui vous garantie des dossiers de qualité et cohérents avec vos locations. En renseignant simplement les caractéristiques du bien et les coordonnées du candidat locataire, il pourra transmettre toutes les pièces pour construire le dossier locatif.

Vous avez désormais toutes les cartes en mains pour faire des économies de temps dans votre gestion locative et comme nous le savons tous : le temps c’est de l’argent !

N’hésitez pas à consulter notre dernier article : Comment faire l’inventaire d’une location meublée ?

Si vous hésitiez à passer le cap du numérique pour votre gestion locative, cet article pourra sûrement vous aider dans votre décision ! 😊

Découvrez nos abonnements, repensés pour mieux répondre à vos besoins !

Pourquoi nous faire confiance ?

ImmoPad est une entreprise basée à Nancy , 100% française.

Depuis 2010, les équipes d’ImmoPad développent une application afin de vous aider, vous, agents immobiliers, à gagner du temps dans la gestion locative. Avec les années, nous avons élargi les fonctionnalités de notre outil, afin de vous accompagner également dans le métier de syndic ou de property manager. Notre application est un véritable couteau-suisse numérique !

Depuis 2010, nous avons gagné en maturité et en efficacité ; c’est pourquoi plus de 10 000 utilisateurs utilisent à présent notre application, en France comme à l’étranger.

Notre solution :

Nous vous permettons de réaliser bon nombre de rapports immobiliers, et cela sans connexion à Internet! En effet, avec ImmoPad, vous pouvez réaliser :

• Des états des lieux numériques
• Des avenants
• Suivi et réception de travaux
• Visite Technique d’Immeubles
• Audits
• Des suivis de sinistres et d’interventions

Sur votre tablette, smartphone ou ordinateur !

ImmoPad c’est aussi :

• La possibilité de signer électroniquement ses documents avec DomuSign
• Un espace TOTEiM entièrement dédié à vos locataires afin d’améliorer leur expérience dans votre agence et de faciliter la communication.

Des fonctionnalités que vous retrouverez nulle part ailleurs:

Des offres vraiment adaptées à votre utilisation !

Afin de s’adapter au mieux aux besoins de chacun, nous proposons différents abonnements.

L’offre Starter :

Pour qui ? L’offre idéale pour les experts d’états des lieux ou petites structures réalisant quelques états des lieux par an et n’ayant pas besoin de beaucoup de fonctionnalités.

• États des lieux entrants et sortants illimités
• Accès application Ios, Android et depuis votre ordinateur
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités

L’offre Standard :

Pour qui ? C’est l’offre dédiée aux agences spécialisées dans la gestion locative, réalisant des états des lieux à plus grande échelle et à un rythme plus soutenu.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux
• Modèles de biens inclus du studio au T4
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance  

L’offre Business :

L’offre dédiée aux activités de syndic ou de property management. Cette offre est idéale et complète pour assurer la gestion technique d’un parc immobilier simplement et efficacement.

• Application tous supports
• Espace de gestion en ligne
• Rapports illimités : état des lieux, avenant, suivi de travaux, visite d’immeuble…
• Modèles de biens inclus et personnalisables
• Espace locataire en ligne TOTEiM Résidents
• Photos et tags illimités
• Prise de RDV et synchronisation agenda
• Signature électronique à distance
• Outil de chiffrage et suivi d’intervention intégré
• Passerelle vers logiciel métier
• Gestion des équipes via la création d’agences

L’offre Premium :

L’offre adaptée aux grands groupes immobiliers. Nous créons avec vous l’offre adaptée à vos besoins, vous disposerez d’une version d’ImmoPad adaptée à vos besoins spécifiques et à votre utilisation.

Pour construire ensemble l’outil qui vous correspond, nous vous invitons à contacter directement notre service commercial.

En bref, pourquoi adopter ImmoPad ?

• ImmoPad est la solution la plus complète du marché avec son application, son espace de gestion en ligne et ses nombreuses fonctionnalités.
• Nous sommes les seuls sur le marché à proposer des abonnements avec documents et photos en illimité.
• Vous gagnerez 2X plus de temps en passant au numérique.
• Nous sommes une solution 100% française avec un stockage et un hébergement des données en France.
• Besoin de mettre en pause votre abonnement ? Notre application vous le permet !
• Un espace locataire gratuit complète notre solution afin de faciliter la communication agent-locataires.

Il n’y a plus de raison d’hésiter à rejoindre notre communauté de plus de 10 000 utilisateurs 😉

Le dossier locatif est en soi, un des éléments les plus importants pour la location d’un logement.  En effet, le dossier de location est le premier contact et établi le premier lien de confiance entre le futur locataire et l’agence immobilière. Un dossier locatif complet et fiable est donc primordial autant pour l’agence immobilière que pour le locataire. Néanmoins, demander, centraliser, vérifier l’ensemble des pièces peut vite s’avérer chronophages… Aujourd’hui ImmoPad intègre via TOTEiM le dossier locatif afin de faciliter et de sécuriser la gestion de celui-ci.

Le dossier locatif une étape primordiale à ne pas négliger

Pour rappel, le dossier locatif n’est pas obligatoire, mais la loi encadre scrupuleusement sa constitution afin d’éviter toutes dérives. La liste des documents justificatifs autorisés est définie dans la loi ALUR et le décret du n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.

Aujourd’hui, le dossier de location est incontournable lorsque l‘on souhaite accéder à un logement. Encadré par la loi, il ne doit pas être perçu par une contrainte pour le locataire ou le gestionnaire mais comme un outil pratique qui assure une relation de confiance!

Un dossier complet et soigné permet d’établir un lien de confiance immédiat entre les deux parties et faciliter la recherche et la location d’un logement.

Pour le locataire, un dossier complet et bien organisé permettra de mettre en avant son sérieux et sa volonté réelle de louer le logement. Cela lui donnera aussi l’opportunité de trouver plus rapidement un logement en pouvant immédiatement visiter les biens et déposer un dossier auprès de l’agence.

Pour le gestionnaire, le dossier locatif permet de choisir le locataire le plus adapté et se basant sur des critères objectifs. Ainsi, le choix est fait de manière réfléchie et équitable !

La constitution d’un dossier locatif permet aussi de renforcer sa relation avec le client propriétaire et ainsi de le rassurer sur la gestion de son bien.

Cependant, la gestion des dossiers de location peut vite s’avérer chronophage et compliquée en particulier sur les zones tendues ou le nombre de candidats peut vite s’avérer important.

 Afin de faciliter cette démarche, il est possible d’avoir recours à un dossier locataire dématérialisé.

Cette solution est l’idéal pour automatiser le processus de demande et de vérification des dossiers. Ainsi, le gestionnaire gagne du temps et limite la perte d’informations.

Découvrez le dossier locatif complet simplifié et sécurisé avec TOTEiM

Si opter pour le dossier locatif dématérialisé paraît attirant, il est toutefois nécessaire de prêter attention à la solution choisie, notamment en termes de sécurisation des données échangées.

En ce sens, ImmoPad s’est associé avec le service public Dossier Facile afin de permettre:

• au gestionnaire de gérer plus simplement le processus de dossier Locatif
• au locataire de fournir un dossier complet.

 Une nouvelle fonctionnalité gratuite pour un dossier locatif simplifié sur ImmoPad

Cette nouvelle fonctionnalité Dossier Locatif est accessible depuis l’espace de gestion ImmoPad pour les gestionnaires et depuis l’espace locataire TOTEiM pour les locataires.

Avec cette nouvelle fonctionnalité, le gestionnaire simplifie et automatise ses demandes de dossier et le candidat est accompagné dans la constitution de son dossier de location.

Pourquoi avoir choisi Dossier Facile comme partenaire ?

Tout simplement, car il s’agit d’un service public numérique gratuit qui permet au locataire comme au gestionnaire/ bailleurs d’avoir accès à un dossier de location conforme, sécurisé et labellisé par l’Etat.

La gestion des dossiers de location n’aura jamais été aussi simple avec ImmoPad.

Comment ça marche ?

Une solution gagnant-gagnant !

L’assurance d’un dossier sécurisé et complet

En passant par dossier facile, ImmoPad vous assure un dossier locatif sécurisé et complet.

Le dossier constitué est totalement sécurisé grâce notamment à l’ajout d’un filigrane permettant de lutter contre les usurpations d’identité.

Ainsi, vous avez la garantie de réceptionner un dossier authentique et complet !

Plus besoin de vérifier les pièces justificatives

Toutes les pièces justificatives sont vérifiées manuellement par Dossier Facile. Une fois le dossier validé, vous recevez celui-ci dans votre espace de gestion ImmoPad. Plus besoin de vérifier ou de relancer le dossier est complet . Vous n’avez plus qu’à comparer les dossiers et choisir le locataire !

Gestion simplifiée et plus rapide

En Intégrant  Dossier Facile à TOTEiM, ImmoPad vous permet de gagner du temps et simplifie vos démarches.

En effet tous le processus est automatisé.

Il vous suffit de cliquer sur un simple bouton depuis votre espace de gestion.

La demande est automatiquement envoyée à votre candidat. Il est ensuite accompagné pour constituer son dossier de location avec Dossier Facile.

Une fois celui-ci validé, vous êtes notifié et vous pouvez le retrouver sur votre espace client ImmoPad.

Rien de plus simple ! 

Un relation de confiance établie

En passant par ImmoPad et Dossier Facile pour la constitution des dossiers locatifs, vous êtes sûr de partir sur de bonnes bases avec vos locataires.

En effet passer par un service public permettra de rassurer vos locataires, mais aussi votre client propriétaire.

• Vos locataires sont rassurés sur la protection des données transmises
• vous êtes serein sur la qualité du dossier reçu .
• Le propriétaire sait que vous assurez la gestion de son bien aux petits oignons

Un échange gagnant – gagnant !

Qu’il soit bénévole ou professionnel, le syndic  est obligatoire pour toutes les copropriétés. Dans un contrat type de syndic de copropriété, il est mention des devoirs du syndic et parmi eux la visite technique d’immeuble (VTI).

Qu’est-ce que la visite technique d’immeuble ?

La visite technique d’immeuble est un état des lieux des parties communes d’un immeuble. C’est une des missions du syndic de copropriété. Les obligations du syndic de copropriété qui consiste de faire des visites périodiques de la copropriété.

A quelle fréquence ?

Il n’y a pas de fréquence définie, cela va dépendre du contrat qui lie le syndic aux copropriétaires.

Exemple : une à deux visites par an.

Sur quel support se fait le rapport ?

Le rendu peut se faire à l’oral comme à l’écrit. Aucun format n’est obligatoire. Cependant, il est très fortement conseillé d’effectuer cette visite grâce à un logiciel permettant l’édition d’un tel document. L’avantage est que vous pourrez y incorporer des remarques et les illustrer par des photos.

Quelles mentions mettre dans le rapport de visite technique d’immeuble ?

Voici donc une liste non exhaustive des mentions que vous pouvez mettre dans votre VTI :

• Le gestionnaire syndic et ses coordonnées
• Date et heure du rapport
• Personnes en présence
• Détails de l’immeuble
• Détails sur les parties communes
• Photos
• Membres du conseil syndical
• Observations et recommandations

Vous pouvez bien sûr ajouter/enlever des mentions lors de votre rapport. En outre, ImmoPad vous permet de personnaliser entièrement votre visite technique d’immeuble.

L’importance de la visite technique.

Comme dit précédemment, la visite technique est une des missions du syndic de copropriété mais malgré cela, elle est trop souvent oubliée. Cependant, celle-ci est très importante puisqu’elle permet de suivre l’état de l’immeuble et les éventuelles dégradations. De plus, elle permet de vérifier la réalisation de travaux au sein de la copropriété.

Relation avec le carnet d’entretien de la copropriété.

La visite technique d’immeuble peut être une annexe au carnet d’entretien pour constater des travaux réalisés. Pour rappel, le carnet d’entretien est obligatoire.

Nouvelle règle concernant le plan pluriannuel de travaux.

Le plan pluriannuel de travaux est le planning des travaux collectifs à mener au sein d’une copropriété sur 10 ans. Il est déjà obligatoire pour les copropriétés de plus de 15 ans et le sera pour :

• Les copropriétés de plus de 200 lots à partir du 1^er janvier 2023
• Les copropriétés entre 50 et 200 lots à partir du 1^er janvier 2024
• Les copropriétés d’au maximum 50 lots à partir du 1^er janvier 2025

(Source : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/article_jo/JORFARTI000043957111)

Pourquoi choisir ImmoPad pour réaliser vos VTI ?

ImmoPad vous met à disposition le document « visite technique d’immeuble ». Vous pourrez prendre un nombre illimité de photos pour illustrer toutes les informations présentes dans votre document. Vous allez gagner du temps et ainsi pouvoir respecter au mieux vos contrats avec vos copropriétés. En plus, l’application ImmoPad est disponible hors connexion et profitez d’un espace de stockage illimité.