Comment réaliser rapidement un état des lieux ?

            Vous êtes satisfaits, car l’un de vos candidats à une location vient de signer son bail. Mais votre semaine est chargée et vous ne savez pas comment insérer l’état des lieux d’entrée de ce nouveau locataire dans votre agenda… Un problème très fréquent dans la profession immobilière auquel, chez ImmoPad, nous tentons de remédier. Ainsi, découvrez aujourd’hui nos conseils pour réaliser rapidement un état des lieux d’entrée ou de sortie. 

1. UTILISEZ DES MODÈLES D’ÉTAT DES LIEUX

            Vous débutez dans les états des lieux ? Ou alors, vous avez tendance à trop vous éparpiller ? Les modèles sont faits pour vous ! Avec eux sous le coude, vous pouvez être sûr que votre état des lieux sera propre, légal et sa réalisation n’en sera que plus simple et rapide. 

Il existe divers modèles d’état des lieux sur Internet. Ils sont faits par type de location, entre courte – longue durée ou saisonnière. Ils sont aussi différenciés par le type de logement: un T1, T2, T3, T4, etc. Vous pouvez en trouver aisément et télécharger les PDF qui vous intéressent. 

Autrement, plusieurs applications d’états des lieux numériques proposent des modèles, comme ImmoPad. Outre les modèles classiques des logements connus, nous vous laissons aussi la possibilité de les personnaliser. Ainsi, lors de la création d’un document en vue d’un constat, vous pourrez sélectionner le modèle que vous avez vous-même retouché. 

2. PRÉPAREZ VOS ÉTATS DES LIEUX

            Avant chaque constat, nous vous conseillons vivement de préparer l’ensemble des documents à remplir et à faire signer par votre locataire. Pour vous accompagner dans votre préparation, nous vous proposons une petite check-list : 

• Choisir son modèle de document en fonction du type de logement (T1, T2, T3, etc.)
• Renseigner le nom et les coordonnées de votre nouveau locataire. Si elle ou il est déjà client chez vous, transférer manuellement ou numériquement ses coordonnées sur le nouveau document d’état des lieux. 
• Renseigner l’adresse du logement (et la précédente adresse du locataire)
• Renseigner les coordonnées des garants, colocataires ou concubins si nécessaire
• Ajouter les particularités du logement : cave, garage, parking, véranda, jardin, balcon, etc. 

Si vous utilisez une application d’état des lieux, les fonctionnalités duplicata et de transfert de données vous serons d’autant plus utiles pour gagner du temps. En dupliquant un état des lieux d’entrée, vous pouvez dès lors réaliser sa sortie et obtenir son comparatif. Et réciproquement. 

En conservant numériquement – dans un stockage légal et sécurisé basé en France, les données de vos résidents, vous pourrez les réutiliser à tous moments pour d’autres constats. 

De plus, avec notre application, vous pouvez préparer un document sur mesure : seules apparaissent les sections en fonction du type de logement, et celles-ajoutées par vos soins. 

3. ORGANISEZ VOTRE VISITE D’ETAT DES LIEUX

            Pour rentabiliser le temps consacré à l’établissement de votre état des lieux, nous vous conseillons au préalable de jeter un coup d’œil au plan du logement; si vous en posséder un. 

Ensuite, il est préférable d’établir un circuit pour constater efficacement les pièces, comme par exemple, tourner dans le sens des aiguilles d’une montre. Ainsi, la visite se fera plus rapidement.

Enfin, pour ne pas trop vous éparpiller, nous vous conseillons d’inspecter votre pièce de bas en haut, puis dans les détails de haut en bas. Pour vous aider, vous pouvez lister au préalable les éléments primordiaux à vérifier comme suit : 

1. Sol
2. Plinthes 
3. Mur 
4. Plafond 
5. Luminaires 
6. Interrupteurs 
7. Fenêtres 
8. Portes 
9. Prises électriques, sortie de gaz, eau, etc. 

 4. OPTEZ POUR LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE 

            Enfin, votre état des lieux est maintenant finalisé. Grâce aux précédents conseils et outils, vous avez déjà gagné plus de la moitié de votre temps. À présent, vous n’avez plus qu’à faire signer votre état des lieux, puis rentrer dans votre agence pour photocopier ou envoyer le document par voie postale au propriétaire, voir au garant. Quelle perte de temps. 

Avec des états des lieux numériques, vous n’avez qu’à remplir un exemplaire d’état des lieux. Muni d’une signature électronique, l’application, telle qu’ImmoPad clôture le document dès que les deux parties (locataire et gestionnaire) ont signé le document. Il est dès lors envoyé automatiquement aux diverses parties prenantes de cet état des lieux (propriétaire, locataire, garant), dont les e-mails ont été préalablement enregistrés dans la préparation du document. Côté gestionnaire, un exemplaire est stocké dans l’application ImmoPad et sur l’espace de gestion. 

La signature électronique vous permet de bénéficier d’un envoi automatique du document originel, et ce de manière parfaitement légale et sécurisée. Ainsi, vous gagnez encore une heure lors de la clôture de votre document, vous débarrassant de la paperasse administrative liée aux déplacements et envois postaux.

5. INVESTISSEZ DANS UNE APPLICATION

            Si ce n’était pas encore clair… Le numérique est un avantage certain dans le gain de temps en gestion locative. Au-delà des raccourcis et diverses optimisations de l’ensemble de la gestion numérique d’un parc immobilier, la simple utilisation d’une application pour établir ses états des lieux fait gagner 50% de leur temps aux agents et gestionnaires immobilier. 

Comme dit plus haut, les modèles, la préparation de documents, les duplicatas, les transferts de données, le stockage et l’envoi automatique sont diverses fonctionnalités du numérique qui vous permettent de réaliser vos états des lieux rapidement. 

De plus, utiliser l’état des lieux numérique vous offre d’autres bonus :

• Prendre et enregistrer directement les photos dans le document de constat 
• Et toujours plus précis grâce aux tags de photos disponibles sur certaines applications 
• Bénéficier d’un stockage et d’une organisation optimale de vos biens immobiliers 
• Personnaliser vos modèles et votre glossaire 
• Bénéficier d’une prise de rendez-vous automatique et d’un agenda de RDV pour établir vos prochains RDV d’états des lieux et autres rapports immobiliers.

Les obligations du syndic de copropriété existent depuis la loi relative au statut de syndic du 10 juillet 1965. Il peut être professionnel, bénévole ou coopératif, cela revêt du choix des copropriétaires. Au cours de leurs trois ans de mandat, ces syndics répondent à diverses obligations pour veiller au bon maintien en bon état d’usage et de jouissance de toutes les parties communes de l’immeuble et de ses équipements. 

Ces obligations sont inscrites dans la loi fondatrice de la copropriété datant du 10 juillet 1965. Toutefois, le contenu de cette loi a reçu de nombreuses modifications ces dernières années. 

Pour commencer, depuis le 24 mars 2014, la loi ALUR (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) a apporté de nouvelles obligations pour le syndic de copropriété, tout en modifiant d’autres dispositions. 

Puis, le 23 novembre 2018, la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique), porte les obligations du syndic de copropriété dans l’ère du numérique, de la digitalisation et de la dématérialisation. 

Quels sont les modèles de gestion des syndics de copropriété ? 

La loi du 10 juillet 1965 indique qu’il est obligatoire pour une copropriété d’être géré par un syndic. Il existe trois modèles de gestion pour gérer un syndic :

Le syndic professionnel, le plus connu : la copropriété mandate une société externe pour gérer leur copropriété en échange d’honoraires. Néanmoins, en plus des honoraires initiaux, le syndic professionnel pourra facturer des frais annexes pour toutes prestations supplémentaires (frais de courriers, de photocopies, etc). 

Le syndic bénévole : il s’agit d’un copropriétaire qui a été élu en Assemblée Générale. Et qui prend ainsi la qualité de syndic et gère la copropriété le temps d’un mandat. La rémunération est décidée par l’ensemble des copropriétaires par un vote à la majorité absolue lors d’une Assemblée Générale. 

Le syndic coopératif, le nouveau : ici, le conseil syndical assure la gestion des copropriétés sans aucun intermédiaire. Le président du conseil syndical détient légalement la qualité de syndic,. Toutefois, ce sont tous les conseillers syndicaux qui peuvent participer à la gestion de la copropriété. 

Le syndic de copropriété est élu par les copropriétaires en Assemblée Générale par un vote à la majorité absolue. Pour atteindre cette majorité, il est nécessaire d’obtenir au moins la moitié des tantièmes de la copropriété. Pour rappel, la mise en concurrence d’un syndic professionnel est obligatoire par le conseil syndical, d’après l’article 21 de la loi de 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019. Cependant, si la mise en concurrence n’est pas effectuée, il est tout de même possible d’élire un syndic de copropriété.

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION FINANCIÈRE 

Qu’il s’agisse d’un syndic professionnel, bénévole ou coopératif, il se doit de répondre à diverses obligations financières:

• Réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, ainsi que les comptes du syndicat et leurs annexes.
  Le budget prévisionnel d’une copropriété sert à estimer et à planifier les dépenses courantes de l’immeuble pour l’année à venir. Il se prépare en concertation avec le conseil syndical. Évidemment, les copropriétaires votent ledit budget en Assemblée Générale.

• Régler les fournisseurs.
• Collecter les charges de copropriété en envoyant les appels de fonds aux copropriétaires.
• Recouvrer les charges impayées, ou sinon, par le biais de relances ou par procédures juridiques si nécessaire.
• Soumettre ces comptes aux votes des copropriétaires. 
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Depuis, la loi ALUR oblige les syndics de copropriété de plus de 15 lots à ouvrir ce compte séparé. 
• Verser sur le compte toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires. 

Mais quelle différence entre le syndic de copropriété et le syndicat de copropriétaires ? 

Premièrement, le syndic de copropriété est une personne physique ou morale qui se charge de représenter le syndicat de copropriétaire et qui assure la bonne gestion de l’immeuble.

Deuxièmement, le syndicat de copropriétaires est l’ensemble des propriétaires des logements de l’immeuble de ladite copropriété. 

De plus, dans l’aspect financier, le syndic de copropriété se doit de tenir à jour deux documents importants :

• Le grand livre des comptes, qui doit regrouper l’ensemble des opérations par grand poste. 
• Le livre journal, qui doit recenser, par ordre chronologique, l’ensemble des opérations comptables ayant un impact financier sur le fonctionnement du syndicat de copropriétaires. 

LES OBLIGATIONS DU SYNDIC LIÉES À LA GESTION ADMINISTRATIVE 

Outre l’aspect financier, la majorité des obligations du syndic de copropriété est d’ordre administratif. Elles se décomposent comme suit : 

• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété. 
  Cette fiche informe les copropriétaires sur les fonctionnements de la copropriété et l’état de l’immeuble. Elle est obligatoire et doit être mise à jour par le syndic tous les ans. 

• Réaliser et mettre à jour la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique. 
• Faire appliquer le règlement de copropriété ainsi que les décisions de l’Assemblée Générale (communément appelée AG). Les copropriétaires votent chaque règles et droits inscrit dans le règlement.
• Administrer l’immeuble, assurer son entretien, sa conservation et y effectuer les travaux nécessaires. 
• Réaliser et mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
  Ce carnet répertorie l’ensemble des informations techniques relatives à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble. Il doit être consultable sur la demande d’un copropriétaire.

• Représenter le syndicat de copropriétaires en justice.
• Informer les occupants de l’immeuble (donc propriétaires comme locataires) des décisions prises lors des Assemblées Générales.
• Gérer les archives du syndic de copropriétaires et en assurer la bonne sécurité 
• Procéder à l’immatriculation de la copropriété au sein du registre national des copropriétés. Ceci, afin de l’identifier auprès des pouvoirs publics, suivre son bon fonctionnement et éventuellement anticiper une défaillance.
• Gérer les contrats avec les différents prestataires de la copropriété comme l’énergie, le nettoyage, la maintenance de l’ascenseur, la conciergerie, etc. 

DÉCISION OBLIGATOIREMENT VOTÉ EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : 

• La souscription d’un contrat d’assurance de responsabilité civile du syndicat. S’il y a un refus, le syndic peut souscrire à cette assurance pour le compte du syndicat.
• Délégation à une entreprise spécialisée dans la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.
• Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.
  Pour signer vos documents entre syndic et syndicat de copropriétaire, vous pouvez utiliser une signature électronique tel que DomuSign. Vous gagnerez ainsi en temps, en efficacité et en sécurité du document !

QUELS DOCUMENTS POUR QUI ? 

Nonobstant, l’accès aux documents doit être différencié selon la nature desdits documents et le statut du consultant. Ainsi, le site du gouvernement les sépare comme suit :

Documents accessibles aux membres du conseil syndical 

• Liste de tous les copropriétaires
• Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l’exercice échu
• Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
• Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires. Elles sont relatives aux procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
• Carte professionnelle du syndic, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité

Documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires 

• Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant s’ils ont été publiés
• Dernière fiche synthétique de la copropriété
• Carnet d’entretien de l’immeuble
• Diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité
• Contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
• Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires
• Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours
• Procès-verbaux des 3 dernières Assemblées Générales annuelles ayant été appelées à connaître les comptes. Ainsi que les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
• Contrat du syndic en cours

Documents concernant le lot d’un copropriétaire 

• Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
• Montant des charges courantes du budget prévisionnel. Et les charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payés par le copropriétaire
• Montant de la part du fonds de travaux rattaché au lot du copropriétaire après l’approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle
• Avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années

En outre, vous pouvez aussi découvrir comment réduire les contestations de vos prestations facturées !

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ SE DIGITALISE ! 

Enfin, grâce à la loi ELAN, le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne aux documents concernant la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriété. Cet accès en ligne se doit d’être sécurisé et accessible aux membres du conseil syndicat et aux copropriétaires grâce à un code personnel. Évidemment, ces documents doivent être téléchargeables et imprimables. 

Les documents devant être accessibles et consultables en ligne sont : 

• Le règlement de copropriété 
• Les contrats d’assurance de l’immeuble, au nom du syndicat des copropriétaires 
• Le carnet d’entretien de l’immeuble et les divers diagnostics techniques pour les parties communes 
• Les contrats et marchés, signés par le syndic, au nom du syndicat de copropriétaires 
• La dernière fiche synthétique de la copropriété, réalisée par le syndic lui-même
• Le contrat de syndic de copropriété
• Les devis de travaux validés par les Assemblées Générales
• Les trois derniers procès-verbaux des dernières Assemblées Générales

Il existe plusieurs logiciels et applications qui peuvent vous aider dans la digitalisation de votre syndic. ImmoPad fait partie des leader sur le marché des états des lieux et de la gestion de bien immobilier. Avec notre application, vous pouvez établir vos visites techniques d’immeubles et les constats de vos travaux deux fois plus rapidement ! Notre stockage est assuré et sécurisé, dans des serveurs français, vous garantissant un archivage optimisé et 100% sécurisé.

LE SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ DEVIENT MOINS ENERGIVORE ! 

De plus, depuis 2015, la loi pour la transition énergétique a créé l’obligation pour les copropriétés les plus énergivores (à savoir, une consommation supérieure à 330Kw/h, par mètre carré et par an), d’engager des travaux d’isolation thermique avant 2025. 

Alors, pour assurer le financement de ces rénovations, la loi ALUR a apporté une nouvelle obligation pour les syndics : assurer la constitution du fonds de travaux, selon les modalités décidées par l’Assemblée Générale pour le versement des provisions du budget prévisionnel. 

Donc, c’est au syndic de piloter des projets de rénovation comme les remplacements de chaudières, les changements de radiateurs, etc. Ces travaux doivent évidemment être actés et votés par les copropriétaires lors des AG. 

Pour mener à bien le suivi de l’ensemble de ces travaux de rénovation énergétiques, nous conseillons aux syndics de s’équiper d’une application tel qu’ImmoPad. Œuvrant pour simplifier la gestion des biens à tous les professionnels, notre application a été conçu pour gagner en rapidité et efficacité. Assurez-vous un constat détaillé, formel et parfaitement légal pour suivre l’avancer de vos travaux de rénovation. 

UNE COPROPRIÉTÉ EN TOUTE SÉCURITÉ !

Enfin, pour garantir la sécurité de l’ensemble des habitants de la copropriété, le syndic doit faire installer quelques équipements obligatoires :

• Des portes coupe-feu si la demande de permis de construire de la copropriété a été déposée avant le 5 mars 1987. Et/ou que le plancher du logement le plus haut est situé à 28 mètres au-dessus du sol. 
• Un extincteur portatif tous les 15 véhicules dans un parking 
• Il doit y avoir au moins un extincteur à proximité de la chaudière à fioul, charbon ou gaz de l’immeuble.

De plus, si la sécurité des résidents de l’immeuble est menacée, le syndic peut décider de réaliser des travaux urgents sans quelconque accord préalable des copropriétaires en Assemblée Générale. La loi ne définit pas exactement ces travaux, mais la jurisprudence retient : 

• La consolidation du mur qui menace de s’écrouler 
• La réparation, voire le remplacement, de la chaudière de l’immeuble en période hivernale 
• La réfection d’une toiture qui cause des dégâts des eaux 

De plus en plus de documents sont aujourd’hui dématérialisés alors pourquoi pas l’état des lieux ? Aujourd’hui, nous vous proposons une définition de ce constat. Et surtout, les 5 grandes raisons de passer à l’état des lieux numérique !

Passer à l’état des lieux numérique : définition

L’état des lieux, c’est le document qui relate l’état d’un logement, d’un immeuble. Il prend généralement en compte une grille de vétusté et il se réalise à chaque entrée ou sortie d’un locataire dans un logement. Nous pouvons également utiliser un état des lieux lors de visite technique d’immeuble ou même un suivi de travaux. Il est obligatoire que chacune des parties présentes dans l’état des lieux ait un exemplaire de celui-ci.

Régulièrement édité sur papier, il est souvent peu précis et fait brièvement. Or, l’état des lieux, c’est l’assurance du locataire entrant pour récupérer son dépôt de garantie à la sortie du logement par exemple. C’est aussi un élément essentiel afin d’éviter les contestations. Lors de travaux, il est aussi important pour l’entreprise qui va les réaliser de bien faire l’état des lieux. En effet, c’est sur cela que l’on se basera pour vérifier l’état général de l’immeuble à la fin des travaux. L’état des lieux n’est donc pas à prendre à la légère.

Dans notre ère de digitalisation, l’état des lieux est désormais faisable à partir d’une tablette, et même d’un téléphone. De plus, l’état des lieux numérique ou dématérialisé, offre plus de possibilités que l’état des lieux réalisé sur papier.

À savoir : la loi Alur donne la définition de l’état des lieux et de ses modalités dans le cadre d’un contrat de location qu’il soit sous format papier ou numérique.

Pourquoi passer à l’état des lieux numérique ?

1. Les photos

L’état des lieux numérique va vous permettre d’insérer des photos à votre état des lieux. C’est un réel changement, car chaque information que vous mettrez dans votre document seront accompagnées d’une photo comme preuve. C’est également plus simple pour se repérer avec une photo. En plus, bien souvent, le nombre de photos est illimité.

2. Le détail

Vous l’aurez compris, l’état des lieux numérique permet d’aller bien plus dans le détail qu’un état des lieux sur papier. Sur papier, les champs pour écrire sont fréquemment limités. Sur tablette, vous pouvez écrire autant que vous le voulez. Et avec ImmoPad, nous vous proposons un panel de possibilités en termes de détails, de la simple éraflure à la fissure complète d’un mur par exemple.

3. La sécurité

L’état des lieux dématérialisé est juridiquement fiable, comme on peut le voir à l’article 3 du décret de la loi ALUR du 30 mars 2016. À la différence de l’état des lieux sur papier, il n’est pas modifiable une fois fini et signé. Une personne malveillante peut modifier un état des lieux sur papier avant de l’envoyer à toutes les parties. Or, à la fin de l’état des lieux numérique, le document est directement signé sur la tablette et est envoyé à toutes les parties en quelques secondes. Enfin, il se conserve dans son état original même après impression, il est disponible et conservé sur tous les supports.

4. La simplicité

Quand un état des lieux sur papier prendra une heure, l’état des lieux numérique sera en moyenne deux fois moins long. En effet, il est bien plus rapide de sélectionner des éléments que de les écrire. De plus, une écriture informatique est bien souvent plus lisible qu’une écriture manuscrite. Il y a également la possibilité de dresser un inventaire pièce par pièce sans oublier d’éléments. En quelques clics, vous pouvez ajouter, remplacer ou enlever un élément, vous avez donc le droit à l’erreur et en plus, vous gagnez du temps !

5. Se valoriser

Cela peut paraître anodin, mais lorsque l’on a affaire avec un organisme en phase avec l’évolution numérique, c’est valorisant. Cela va donner un aspect moderne et un certain professionnalisme. Le client va se sentir valorisé, car vous serez équipé et pourrez modifier à sa guise l’état des lieux. Cela renforcera votre côté professionnel. Petit plus, l’état des lieux numérique est écoresponsable puisqu‘il n’utilise pas de papiers.

Tous ces éléments montrent que peu à peu, les états des lieux se dématérialisent de plus en plus. Et cela a du bon parce qu’ils apportent un gain de temps conséquent et sont respectueux de l’environnement.

Convaincu(e) ?

N’hésitez pas à visiter notre site internet immopad pour en savoir plus sur l’état des lieux numérique.

Mis à jour le 19/09/2022

Le numérique et la digitalisation ont bousculé les méthodes de travail dans l’immobilier. Aujourd’hui, une partie des professionnels de l’immobilier tente de dématérialiser leur espace de travail. Tandis qu’une autre partie n’ose toujours pas. ImmoPad vous explique pourquoi il est important de passer au numérique pour obtenir des états des lieux sans contestations.

Les états des lieux constituent l’une des plus importantes activités dans une agence immobilière. Après les mandats et les réalisations de baux locatifs. Transformer toute la paperasse, comme les états des lieux en numérique, est l’une des étapes primordiales à votre digitalisation. Découvrez dans cet article, comment et pourquoi réaliser des états des lieux en version numérique pour diminuer les contestations.

Livre Blanc – État des lieux: comment réduire les contestations grâce au digital ?

Avec une bonne application, tout va deux fois plus vite

La préparation de votre état des lieux ne prendra que quelques clics. Avec ImmoPad, il vous suffit de choisir le type de biens à constater (Studio, F1, F2, F3, etc.). Ainsi, votre document s’adaptera tout seul au nombre de pièces que vous devez évaluer.

Vous n’aurez plus qu’à rentrer manuellement les coordonnées de votre nouveau locataire. Sauf s’il était déjà client chez vous. Si c’est le cas, vous retrouverez aisément ses coordonnées dans votre base de données. Un stockage ImmoPad qui garantit illimité et sécurité !
Dans tous les cas, vous pouvez préparer en un rien de temps vos états des lieux sur ordinateur, tablette et smartphone.

Gagnez encore du temps en dupliquant pour comparer les états des lieux !

En effet, dupliquer vous fera encore gagner deux fois plus de temps. Pour réaliser un état des lieux de sortie, l’astuce chez ImmoPad est de dupliquer son état des lieux d’entrée ! Ainsi, vous conservez les données du locataire, ainsi que les détails et remarques du premier état des lieux. Ce qui vous évite déjà un premier stade de contestations de la part de locataires un peu malhonnêtes.

À la fin de l’état des lieux de sortie, vous obtiendrez un tableau comparatif. Ce dernier répond aux normes de la Loi ALUR 2014. Vos états des lieux entrants et sortants seront donc automatiquement mis en confrontation en un seul petit clic. Pratique, pour diminuer les contestations, non ?

Une nouvelle alliée de taille : la signature numérique pour diminuer les contestations !

Lors de l‘état des lieux d’entrée, le locataire ou son représentant est présent sur place pour signer le constat sur votre tablette ou smartphone. Mais quand ledit locataire possède un garant dont la signature est obligatoire, les choses se compliquent.

Ce dernier n’est pas forcément là pour signer sur place donc, vous allez convenir d’un rendez-vous qui vous fera perdre quinze minutes si tout se passe bien. Plus s’il s’avère un peu trop bavard. Ou alors, vous perdez encore quinze minutes à imprimer le constat, le mettre dans une enveloppe, retrouver l’adresse du garant, l’inscrire et le poster. Arrêtons ces tâches chronophages tout de suite ! Le plus simple et rapide, c’est d’utiliser une signature numérique !

La signature numérique d’ImmoPad, inclus dans nos états des lieux, va vous changer la vie. Grâce à l’envoi automatique de documents, le garant recevra lui aussi le constat et n’aura plus qu’à signer à distance. Dès que la signature numérique est réalisée, le document vous sera renvoyé et prêt à être sauvegardé dans votre base de données. Que demander de plus ?

Pour des documents plus importants juridiquement comme des baux ou actes de vente, nous vous recommandons la signature électronique DomuSign. Une e-signature 100% sécurisée et certifiée selon la réglementation européenne eIDAS, et les normes PAdES pour son format d’export PDF.

Les modèles d’état des lieux, c’est comme la mode, ça se change en fonction de vos envies !

Qui a dit que vous devriez rester figé uniquement sur les modèles que propose l’application ImmoPad ? Pas du tout ! Au contraire, nous avons bien compris que votre souhait est de pouvoir personnaliser votre outil comme il vous plaît ! Alors, sachez qu’avec ImmoPad, vous pouvez construire vos propres modèles. Plus encore, vous pouvez carrément changer la nomenclature des pièces et des éléments dans les paramètres.

Vous avez besoin de préciser qu’un bien comporte une véranda ? Pas de soucis.

Le locataire a fait des travaux d’aménagement en accord avec le propriétaire et il faut rajouter une baignoire dans la section salle de bain pour l’état des lieux de sortie ? Aucun problème.

Donc, faites selon vos besoins. Notre application d’état des lieux a été créée pour les professionnels de l’immobilier, avec les avis et retours de ces mêmes professionnels. Grâce à la personnalisation des modèles, vous réaliserez des modèles sur-mesure pour vos logements, vous rapprochant des états des lieux sans contestations !

« Une image vaut mille mots » — Confucius, et dites adieu aux contestations !

Avec une application d’état des lieux, c’est beaucoup plus de simples, non seulement de prendre des photographies mais surtout de les intégrer directement à votre document. Plus besoin de les joindre manuellement au format papier (ou au format numérique que vous avez sans doute dû retaper manuellement à l’ordinateur).

Avec ImmoPad, vous pouvez prendre vos photos à même l’application, directement sur la bonne section de l’élément. Par exemple, vous êtes dans la section « cuisine », cliquez sur « évier » pour prendre la photo de l’évier possiblement dégradée.

Le bonus ? Nous avons instauré la possibilité d’ajouter des tags à vos photos afin d’être encore plus précis sur vos constats. Très pratique quand il faut pointer un défaut comme une fissure ou des taches sur les murs qui, parfois, ne ressortent pas très bien en photos.

En clair, plus vous utilisez les photos et les tags, plus vous vous garantissez un état des lieux sans contestations !

En exclusivité, nous vous proposons de télécharger notre livre blanc :

Des états des lieux réussis – nos conseils pour diminuer les contestations.

Ainsi, vous deviendrez un.e expert.e en digital, mais surtout, un professionnel de l’immobilier imparable !

Alors, convaincu ? Si vous avez besoin de plus de matière, n’hésitez pas à demander une démonstration à l’un de nos conseillers.

Si vous avez un besoin urgent de passer aux états des lieux numériques, ImmoPad vous propose son Offre Starter. Un abonnement à petit prix (13,90€), pour profiter d’états des lieux, photos, stockage et appareils en illimité ! C’est l’abonnement parfait pour se lancer !

Mis à jour le 20/09/23

Face à la révolution digitale que subit actuellement le secteur immobilier, de nouveaux procédés comme la signature électronique, les modules de cartographies, les outils de modélisation 3D et les visites virtuelles se sont développés.  

Alors, qu’est-ce que la réalité virtuelle dans l’immobilier ? Ce nouveau procédé phygital permet-il vraiment d’améliorer les performances des agents immobiliers ? 

C’est quoi une visite virtuelle ?  

Les visites virtuelles sont réalisées avec des caméras 360 degrés qui sont installées dans le bien immobilier mis à la vente ou à la location. Les visiteurs peuvent donc se balader dans le bien en direct.  

Il existe deux types de visites virtuelles :  

• les visites virtuelles classiques : les appels vidéos via Skype, WhatsApp, Facetime… La visite est réalisée en temps réel, les visiteurs peuvent donc poser leurs questions en direct à l’agent immobilier.  
• les visites virtuelles en 3D : ces visites sont réalisées avec des caméras 3D, elles permettent de visiter le bien, mais aussi de zoomer dans tous les axes à 360 degrés. C’est une visite qui permet de voir des détails qui ne se verraient peut-être pas dans une visite physique.  

En général, pour les visites virtuelles immobilières conçues à partir de photos prises en 360 degrés, les agents se rendent dans le bien immobilier en question et prennent des photos de chaque pièce, ces photos sont ensuite assemblées sur un logiciel. La visite virtuelle est ensuite mise en ligne par les agents immobiliers, les visiteurs et potentiels acheteurs peuvent la visiter n’importe où et n’importe quand, sur n’importe quel appareil. Ils peuvent aussi la visionner plusieurs fois, avec leur famille et leurs amis.  

Il est aussi possible de réaliser des visites virtuelles directement dans des agences avec des casques. L’agent immobilier est présent et peut donc répondre à toutes les questions des acheteurs et visiteurs. 

Pourquoi réaliser des visites virtuelles ?  

Aujourd’hui le marché de la transaction immobilière en pleine évolution et la concurrence constante obligent les professionnels de l’immobilier à innover sans cesse. Les visites virtuelles sont donc un outil de travail qui permet aux agences de se digitaliser et d’améliorer leur rentabilité.  

Quels sont les avantages des visites virtuelles ? 

Vous l’avez compris, la visite virtuelle comporte plusieurs avantages qui ont un impact favorable sur les ventes des agents immobiliers.  

• Optimiser les visites des clients et de satisfaire leurs besoins. Ce nouveau procédé digital permet aux agents de gagner du temps et de faciliter le processus de vente. En effet, plus besoin de préparer les biens au préalable ou de se rendre plusieurs fois dans les mêmes lieux.

• Élargir leur cible et de présenter un bien à un ensemble d’acheteurs dans une même région par exemple.  

• Gagner en notoriété grâce au caractère innovant des visites virtuelles et à la meilleure représentation des biens mis en vente.

• Satisfaction des clients :  Les visiteurs sont aussi plus à l’aise, car ils peuvent prendre leur temps lors de la visite et revoir plusieurs fois le bien, seul ou avec leurs proches. Il est plus facile pour eux de se projeter dans leur futur bien et ils peuvent se décider plus rapidement.  

De plus, avec le contexte sanitaire actuel, ce procédé technologique permet de limiter les visites non-pertinentes.  

En adoptant ce procédé technologique, les agences gagnent en productivité. Les visites virtuelles respectent les tendances actuelles en donnant un aspect expérimental unique aux consommateurs. Les agents enrichissent donc l’expérience consommateur en réduisant le niveau d’effort des clients et en simplifiant leur parcours d’achat tout en répondant à leur désir d’autonomie. 

Quelles sont les limites des visites virtuelles ? 

Comme toute avancée technologique, les visites virtuelles comportent quelques inconvénients. Le principal frein pour les agences immobilières est le coût. En effet, les visites virtuelles nécessitent souvent la prise en main d’un ou plusieurs outils, ce qui engendre des coûts importants qu’il peut être difficile d’amortir, notamment pour les petites agences.

De plus, ces visites ont une limite, elles ne remplacent pas une visite physique. Comme les visiteurs ne voient pas le bien en réalité, il est souvent possible qu’ils veuillent le voir en vrai.  

La visite virtuelle est donc un des nouveaux procédés digitaux dans le domaine de l’immobilier qui permet aux agences de se digitaliser. Ces nouveaux processus permettent aux agents immobiliers d’atteindre de nouveaux objectifs économiques, mais aussi de répondre aux nouveaux besoins des clients. Ainsi, si vous souhaitez digitaliser votre agence, de nombreux procédés existent comme la signature électronique, les états des lieux numériques ou la géolocalisation ….

Vous l’aurez compris, les visites virtuelles dans l’immobilier apportent une réelle plus-value aux professionnels de l’immobilier. Et vous, vous utilisez la visite virtuelle ?  

La Loi Pinel a été reconduite pour l’année 2021, elle a subi quelques changements que les investisseurs immobiliers doivent respecter. ImmoPad vous en dit plus sur ces nouveautés!

Qu’est-ce que la loi Pinel ?

La loi Pinel permet aux futurs propriétaires d’obtenir une réduction d’impôt lorsqu’ils investissent dans un logement neuf. Cette loi répond à plusieurs objectifs :  

• Encourager les particuliers à investir dans l’immobilier neuf 
• Stimuler la construction de logements dans des villes avec une forte demande locative  
• Développer l’offre de logements locatifs à des prix raisonnables.  

Comment fonctionne la loi Pinel ?  

La loi Pinel est donc un dispositif de défiscalisation qui fonctionne selon la durée de location choisie. Un acquéreur peut bénéficier d’une réduction d’impôt sur le prix de revient de son bien de :  

• 12% pour une durée locative de 6 ans 
• 18% pour une durée locative de 9 ans 
• 21% pour une durée locative de 12 ans

Il existe cependant certaines limites à la loi Pinel, l’acquéreur peut bénéficier de ce dispositif :  

• Pour 2 logements par an maximum 
• En respectant le plafond d’investissement de 300 000€ et de 5 500 €/m2  

D’autres conditions doivent aussi être respectées concernant le type de bien immobilier, le montant du loyer proposé au locataire et la situation géographique du bien.  

Les changements de la loi Pinel 2021  

Depuis janvier 2021, quelques changements ont eu lieu pour la loi Pinel. Les maisons individuelles, les maisons et les villas individuelles en copropriété sont désormais exclues de la loi Pinel. Il y a donc uniquement les bâtiments d’habitation collectif (les appartements) qui sont éligibles au dispositif de la loi Pinel comme l’explique l’article 169.  

Il n’est donc plus possible de construire ou d’acheter une maison pour pouvoir bénéficier de ce dispositif, sauf si vous avez déposé une demande de permis de construire avant le 1er janvier 2021.  

L’article R.111-18 du code de la construction et de l’habitation donne une définition précise des conditions que doit respecter un bâtiment d’habitation collectif :  

• Le nombre de logements doit être supérieur à 2. 
• Il doit y avoir superposition des logements, même partielle, directe ou indirecte. 

Les logements répondant à ces deux critères seront éligibles s’ils respectent aussi les nouvelles normes en vigueur :  

• La neutralité carbone interdisant les chauffages au gaz dans les logements neufs construits en 2021. 
• Les normes de sécurité BBC2009 ou RT2012. 

Les avantages fiscaux en 2021 restent identiques et ne changeront qu’en 2023 et en 2024. Vous pourrez donc toujours bénéficier de la réduction d’impôts détaillée ci-dessus.  

Comment bénéficier de la Loi Pinel ?  

Si vous souhaitez bénéficier du dispositif de la Loi Pinel, vous devez respecter plusieurs conditions :  

• Louer un bien nu à usage d’habitation dans les 12 mois qui suivent la remise des clés 
• S’engager pour une période de location d’au moins 6 ans 
• Proposer un loyer dont le montant respecte les plafonds en vigueur pour permettre au maximum de personnes d’accéder à ce logement  
• Louer un bien qui se situe dans une zone de tension immobilière (une zone où la demande est plus importante que l’offre) 
• Proposer le bien que vous louez à un ménage aux revenus modestes (les revenus doivent être inférieurs à un plafond défini en fonction du lieu où est situé le bien et de la composition du foyer).  

Vous pouvez investir dans toutes les villes situées dans les zones ci-dessous :  

• Zone A : Paris et sa petite couronne 
• Zone A bis : la grande couronne parisienne, certaines communes situées sur la Côte d’Azur et d’autres grandes villes comme Lille, Lyon et Montpellier 
• Zone B1 : toutes les agglomérations de plus de 250 000 habitants, les DOM-TOM, la Corse et certaines villes touristiques comme Annecy ou Capbreton 
• Zone B2 : quelques villes qui ont subi la fermeture d’un site militaire comme Metz, Dijon Reims et Cambrai (seulement jusqu’à la fin de l’année 2021).   

Vous connaissez maintenant tous les nouveaux changements de la loi Pinel 2021 ! Alors pourquoi pas profiter de ce dispositif pour investir et acheter un bien ?

Une nouvelle offre débarque chez ImmoPad !  

Ce printemps 2021 rimera avec nouveauté chez ImmoPad. Découvrez l’abonnement Starter et passez à l’état des lieux numérique en toute simplicité, rapidement et à petit prix. C’est l’offre idéale qui boostera la productivité et la relation client des petites agences.  

L’offre starter, l’état des lieux numérique avec seulement l’essentiel 

C’est pour vous donner accès aux fonctionnalités essentielles de l’état des lieux numérique qu’ImmoPad a créé l’abonnement Starter. 

Avec cette nouvelle offre, réaliser des états des lieux avec votre tablette ou smartphone n’aura jamais été aussi facile, rapide et économique !  

L’offre Starter vous donne accès à l’application ImmoPad et vous permet de réaliser votre état des lieux de façon digitale sans avoir besoin de vous connecter à internet. Notre offre vous permet aussi de signer et faire signer électroniquement vos états des lieux entrants ou sortants et de les diffuser.  

Vous souhaitez préparer votre état des lieux avant votre RDV, vous pouvez accéder à l’application depuis votre ordinateur via l’URL de l’application. Quoi de plus pratique ?  

L’offre Starter, c’est donc l’offre d’état des lieux numérique la plus simple et la moins chère du marché !  

L’offre Starter by ImmoPad, pour qui ?  

Avec l’offre Starter by ImmoPad, vous accédez aux fonctionnalités incontournables d’ImmoPad. En d’autres termes, il s’agit du must-have pour passer à l’état des lieux numérique:  

• Réaliser vos états des lieux entrants et sortants sur tablette et smartphone  
• Dupliquer vos états des lieux  
• Accéder aux tableaux comparatifs entrée-sortie 
• Ajouter des photos  
• Signer électroniquement  
• Envoyer par email directement depuis l’application 

L’abonnement Starter est donc idéal pour les petites agences ou les agents immobiliers indépendants qui gèrent seuls les biens de leurs clients.  

Les fonctionnalités en détail

L’application ImmoPad, c’est aussi toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour digitaliser vos états des lieux  : 

• Nombre illimité d’états des lieux et de biens enregistrés 
• Pas de limite d’appareils pour accéder à l’application 
• Duplicatas avec tableau comparatif  

• Sauvegarde de vos documents sur vos appareils 
• Fonctionnement hors ligne 
• Envoi automatisé des rapports par email 
• Stockage, documents et photos illimités  
• Signature électronique 

• Assistance via un chatbot 
• Service d’aide au déménagement pour vos locataires 

Vous pouvez accéder à ImmoPad depuis tous vos appareils (ordinateurs, smartphones et tablettes).

Pourquoi souscrire à l’offre  Starter?  

L’offre Starter est une offre économique et sans engagement qui vous permettra de réaliser vos états des lieux simplement et facilement.  

• Une offre économique 

Le nouvel abonnement Starter vous permet d’accéder aux fonctionnalités incontournables de l’état des lieux numérique à petit prix.  

 En effet, vous ne trouverez pas moins cher ailleurs avec un prix de 16.49€/mois sans engagement.  

Pour le lancement, profitez de notre offre à 13.99€ pour les 100 premiers abonnements ! 

Le petit +  ? Vous avez 8 jours d’essai gratuit pour découvrir les états des lieux version digital.  

• Gagnez du temps en passant au digital !  

En passant au digital, vous divisez par deux le  temps dédié à vos états des lieux. Autant de temps de gagné à consacrer à votre relation client .  

• Dites adieu à la paperasse !   

Tous vos états des lieux sont stockés sur vos appareils et envoyés par email. Là encore, vous gagnez du temps en élimant les tâches administratives et chronophages liées au classement des dossiers  

• Passez au digital en toute facilité  

Notre application mobile est rapide et ergonomique, vous aurez accès à l’application sur smartphone et tablette sans avoir besoin d’être connecté à internet. Tout est fait pour faciliter votre travail sur le terrain !  

• Une agence plus dynamique  

Cerise sur le gâteau, avec Starter by ImmoPad amorcez la digitalisation de votre agence facilement  

En utilisant une solution digitale d’états des lieux , vous modernisez et dynamisez votre image de marque. Votre agence sera plus réactive et dynamique, et votre relation client en sera valorisée.  

Un espace locataire intégré

ImmoPad est la seule application qui vous propose un service 100% dédié aux locataires et directement intégré à notre solution digitale d’états des lieux ! Ce nouveau service facilite la communication avec vos locataires et leurs démarches administratives. Votre agence et vos clients disposent d’un seul espace pour gérer tous les documents liés aux locations.

Vos locataires peuvent accéder à un catalogue de prestataires et à leurs documents relatifs à leur location. Ils peuvent aussi effectuer toutes leurs demandes administratives (quittance, décompte de charges…) sur cet espace locataire ! Pratique, non ?

 L’offre Starter sera l’idéal pour vous lancer en toute simplicité !  

Alors, prêts ?

Le marché de l’immobilier est en constante évolution depuis plusieurs années. La structure même du marché immobilier est en train de muter, progressant lentement vers le numérique. En 2020, digitaliser son entreprise comme son agence immobilière est devenue une priorité. 

À l’heure où de plus en plus d’agences immobilières se dématérialisent et investissent dans le digital, d’autres, comme peut-être vous, hésitent encore à passer le cap. Le blog d’ImmoPad se lance le challenge de vous convaincre avec cinq bonnes raisons.

#1 : Digitaliser son agence pour être plus compétitif et répondre aux besoins de vos clients! 

De plus en plus d’agences se dématérialisent depuis la crise du Covid-19 en 2020. Votre concurrence directe rejoint donc de plus en plus un terrain qui est très attractif pour votre clientèle. 

En effet, selon une étude de SeLoger, 80% des Français consultent internet avant d’acheter un bien immobilier. 66% utilisent internet pour prendre contact avec l’agence. Un site internet vitrine, des réseaux sociaux mais surtout une gestion locative numérique semblent de plus en plus primordiale pour rester dans la course immobilière. 

De plus, la population évolue. Ceux nés dans les nouvelles technologies de l’informatique et d’internet arrivent sur le marché comme de potentiels locataires ou acheteurs. Passez votre agence au numérique séduira cette tranche d’âge de 20-35 ans. Et c’est sans oublier les générations au-dessus de 35 à 65 ans qui se sont de plus en plus tournés vers le numérique.

Comme nous le verrons ci-dessous, digitaliser son agence immobilière, c’est aussi gagner beaucoup de temps. C’est un bénéfice non – négligeable pour être au plus près de sa clientèle et donc être davantage compétitif. 

#2 : Digitaliser son agence pour gagner du temps et être au plus proche de vos clients  

            Nous venons de vous le souligner, être plus compétitif rime forcément avec un gain de temps. Et cela, grâce à la digitalisation.

Dématérialiser votre agence vous permettra de réduire considérablement les tâches chronophages. Combien de temps passez-vous à reporter votre état des lieux papier sur votre ordinateur après votre rendez-vous ? En vous munissant des bonnes applications sur le marché comme ImmoPad, vous pourrez bénéficier de documents préétablis.

Vous pourrez directement remplir votre EDL sur votre tablette pendant le rendez-vous puis simplement le synchroniser sur votre espace utilisateur, sur votre ordinateur. Vous gagnerez ainsi un temps précieux que vous pourrez réinvestir dans vos prospections ou vos visites. 

Les états des lieux avec ImmoPad

Comparatif des états des lieux ou suivis de travaux avec ImmoPad

#3 : Une organisation optimale pour une collaboration efficace, ça ne vous fait pas rêver ? 

            Ci-dessus, nous vous expliquons que la digitalisation vous permet de gagner en compétitivité. En effet, vous gagnez du temps que vous pouvez réinvestir stratégiquement. Ce ne sont pourtant pas les seuls effets qu’aura la digitalisation sur votre agence. 

Grâce à de bonnes applications, vous pourrez profiter d’une interface facile d’utilisation. Vos documents numériques (mandats, baux, états des lieux, suivis de travaux, visites techniques, etc.) sont stockés sur une application comme ImmoPad. Grâce à ces interfaces, tous les collaborateurs peuvent retrouver un document souhaité en deux clics.

Encore une fois, cela fait forcément gagner du temps à toute votre équipe. Une organisation numérique augmentera votre productivité au sein de votre agence, multipliant ainsi vos contrats. Grâce à une solution de gestion locative numérique comme ImmoPad, vous ne perdrez plus, ni votre tête, ni votre temps, à retrouver un rapport de votre collègue d’il y a quatre ans, perdu au fond des archives. 

#4 : Investir dans le digital, oui MAIS pour réduire ses coûts 

            Paradoxal et pourtant bel et bien vrai. La digitalisation est sans doute l’un des investissements les plus rentables de notre décennie. Non seulement, vous économiserez sur la paperasse, l’encre et l’archivage matériel (ce qui est d’autant plus écologique). Mais surtout (comme dit plus haut) votre gain de temps vous rapprochera de vos clients et fera de vous une agence plus compétitive. 

Additionnez tous les avantages de la digitalisation que nous venons de vous citer pour estimer un résultat financier positif. Vous devenez plus compétitif grâce à un gain de temps certain et à une meilleure relation client. Vos mandats vont se multiplier parce que votre organisation est plus productive et votre collaboration plus efficace.

Vous commencez sans doute à comprendre que chaque avantage apporté par la digitalisation développera positivement l’activité de votre agence. C’est un point non-négligeable pour pouvoir rester dans la course d’un marché immobilier en pleine mutation. 

#5 : Devenez unique 

            Non, digitaliser son agence immobilière ce n’est pas uniquement suivre la tendance bêtement. Si vous êtes sur cet article, c’est que vous avez déjà songé à la question. Bien qu’une multitude d’agences se soit dématérialisées ces dernières années, beaucoup sont pourtant unique en leur genre. 

La digitalisation, c’est s’ouvrir à un nouveau champ des possibles en matière : d’organisation, de planification, mais aussi d’innovation. Grâce au numérique, vous pourrez vous démarquer de vos concurrents grâce à votre site vitrine. Ou à votre gestion locative 100% digitale qui répond parfaitement au besoin du client immobilier d’aujourd’hui.

Digitaliser, c’est s’offrir une image plus moderne que vous pouvez modeler selon vos envies. Apporter du numérique dans votre agence ce n’est pas copier le voisin, c’est vouloir faire encore mieux que lui et se différencier. 

Grâce à des solutions comme ImmoPad, devenir unique grâce à la digitalisation est un jeu d’enfant. Tous nos documents préétablis sont 100% personnalisable, de nos nomenclatures jusqu’à la charte graphique et le logo de votre agence. 

Nous espérons que cet article vous aura aidé à prendre votre décision. Si jamais souhaitiez vous digitaliser votre agence avec ImmoPad, n’hésitez pas à demander une démo en cliquant sur le bouton ci-dessous.

La gestion du suivi de travaux est l’une des principales activités de la gestion locative. Toutefois, elle est celle qui freine le plus les activités immobilières. Les documents, devis et autres mandats se multiplient, comme leurs destinataires.
Alors, à l’ère du numérique, comment la société ImmoPad a-t-elle réussi la prouesse d’optimiser le processus de cette gestion pour un gain de temps et d’efficacité à toute une agence?

Classiquement, le processus ralentit l’activité de l’agence. L’agent assiste à ses rendez-vous et réunions, puis retourne à son bureau pour rédiger les documents au propre et les renvoyer à chaque intervenant. En outre, l’archivage de ces derniers en format papier n’optimise pas le partage d’information entre collègues. Généralement, les travaux s’allongent et les vacances locatives avec.
Face à ce constat, ImmoPad a voulu trouver une solution optimale pour ses clients.

Suivi et réception de travaux by ImmoPad

Pour répondre aux besoins de ses clients, ImmoPad s’est lancé le défi de devenir un véritable assistant personnel.
Ainsi, vous pouvez retrouver sur la plateforme de gestion ImmoPad un document intitulé « Suivi et réception de travaux ». Grâce à ce dernier, vous n’aurez plus qu’à enchaîner sereinement toutes vos réunions de chantier.

Le principe ? Gain de temps et optimisation.
Premièrement, il faut préparer le document avant chaque constatation de travaux. Ainsi, sur les lieux, vous pourrez directement le remplir avec les intervenants présents; comme si vous réalisez un état des lieux avec un occupant. Vous pouvez y inscrire toutes les notes que vous souhaitez et les accompagner d’un grand nombre de photographies. Pour un gain de temps optimal, le document peut être clôturé, signé et envoyé à tous les destinataires avant même que vous ayez quitter le chantier.

Ainsi, chacun de vos documents de travaux sera stocké sur votre espace de gestion ImmoPad. Vous pourrez ainsi les retrouver plus facilement et rapidement. Il est tout à fait possible, et même conseillé, de dupliquer votre document de constatation des travaux pour le compléter lors de la réception de ces derniers.

Quels sont les avantages d’un service de suivi de travaux?

• Réduction des vacances locatives grâce à des travaux réalisés plus rapidement
• Partage des informations en temps réel vers tous les intervenants (artisans, propriétaires, gestionnaires, etc.)
• Moins de contestation à réception des travaux pour une gestion sereine
• Une image professionnelle avec des documents précis et personnalisés
• Application intuitive disponible sur tablette + smartphone Androïd ou Apple

Qui est concerné par la gestion de travaux?

• Professionnels de l’immobilier
• Bailleurs sociaux et privés
• Syndics de copropriété
• Etc.

Si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur la rubrique de notre site « Suivi et réception de travaux » en cliquant sur le bouton ci-dessous !

Suite au premier confinement, 59% des agents immobiliers ont mis en place des outils numériques selon le « Journal de l’Agence ». Un chiffre révélateur de notre situation actuelle et faisant écho aux propos de la ministre du logement, Emmanuelle Wargon. D’après elle, « il va falloir être audacieux, innovant. Il faut trouver des solutions pour ne pas rompre la chaîne des valeurs de l’immobilier ». Il semble ainsi primordial que le secteur de l’immobilier se tourne officiellement vers le digital pour 2021.

La transition de l’immobilier vers le digital

La crise sanitaire de la Covid-19 a impacté divers secteurs durant cette année 2020, dont le secteur immobilier. Le premier confinement a révélé que notre société a un besoin immédiat de se tourner vers des solutions de digitalisation. Même pour des secteurs où le contact physique est important, la dématérialisation de ses méthodes de travail demeure une étape primordiale à franchir. 

« Les agences qui ne pratiquaient pas les visites virtuelles ou la signature de baux à distance ont dû faire face à un chiffre d’affaire extrêmement faible durant les deux mois de confinement ». 

My Sweet’Immo

Cependant, depuis mars derniers, les acteurs du monde immobilier ont appris. La crise sanitaire les a engagés dans le virage du numérique. Une décision leur permettant d’anticiper les futurs risques de cette année 2020, comme le deuxièmement confinement. Ainsi, depuis le premier confinement, nous pouvons observer un changement certain des comportements des professionnels grâce au Journal de l’Agence : 

• 83% des acteurs du monde immobilier sont engagés dans la démarche d’une transformation de leur profession vers le digital.
• 48% des agences immobilières ont déjà mis en place une organisation et processus de travail à distance pour leurs collaborateurs. 
• 54% des agents immobiliers révèlent que leurs clients sont enclins aux visites virtuelles.

Quels sont les besoins digitaux?

L’année 2020 a prouvé qu’il était grand temps de passer le cap du numérique. Un virage décisif pour diverses raisons :

• Améliorer la fluidité des messages et des relations avec les clients
• Réduire le temps passé sur les démarches administratives
• Optimisez son processus de travail pour gagner du temps. Ceci, afin que les agents immobiliers puissent réaliser leur principale fonction, cœur de métier : conseiller et guider
• Devenir plus compétitif grâce à des solutions rapides, efficaces et dans l’ère du temps

De plus, la perspective de pouvoir être flexible même dans des périodes de troubles comme celle actuelle est devenue non-négligeable.
Selon My Sweet’Immo, les agents immobiliers révèlent avoir des besoins digitaux dans l’ensemble de leur processus de travail. Plus précisément, la demande se tournerait principalement sur des solutions d’automatisations et d’optimisation qui permettraient aux collaborateurs de travailler plus rapidement, ensemble. 

Comment se tourner vers le digital ?

Ainsi, l’ESI assure de son côté que « l’immobilier a besoin d’experts autour du digitale ». Un besoin clairement prédominant depuis le printemps 2020. Il est donc préférable de se tourner vers des entreprises qui ont fait du digital leur spécialité. Selon l’Ecole Supérieur de l’Immobilier, cela est un gage de qualité et de sureté.

Avec dix ans d’expériences digitales à son actif, ImmoPad s’assure de toujours proposer des solutions optimales et en adéquations avec les besoins de ses 1 500 clients satisfaits.
Le propre de notre service est d’automatiser le maximum de démarche afin de réduire les tâches redondantes de travail par un simple « valider » ou « envoyer ».

Notre société a à cœur de proposer des solutions en adéquation avec les demandes et besoins de nos client. C’est pourquoi, dans un premier temps, nous avons adapté trois grandes activités immobilières au digital : Etats des lieux, visites techniques d’immeubles ou encore suivi et réception de travaux.

Dans un second temps, nous mettons l’accent sur l’automatisation dans l’ensemble de nos services. Ainsi, notre solution de gestion immobilière 100% digital a été pensée et améliorée selon les remarques de nos clients. Notre plateforme et application répond donc au large panel des besoins actuels des acteurs de l’immobilier tels que :

• Créer tout types de documents, des modèles et dupliquer des antérieures en y ajoutant uniquement les modifications requises.
• Profitez d’une synchronisation automatique de vos documents entre l’espace de gestion et votre application.
• Assurez-vous d’un suivie optimale de l’avancement de vos documents.
• Gérez vos rendez-vous de visites immobilières ou techniques d’immeubles depuis votre poste de bureau. 
• Gérez vos visites et les travaux nécessaires grâce à l’envoi automatique de demandes de devis à vos prestataires renseignés, ainsi qu’au suivis des travaux en cours. 
• Collaborez plus facilement avec vos collègues en les ajoutant simplement dans le suivi de vos documents.

Des nouveautés à venir…

De plus, ImmoPad tend à toujours trouver de nouveaux produits pour satisfaire l’ensemble des besoins de ses clients. De ce fait, pour aider les acteurs de l’immobilier à pallier à la crise sanitaire, nous avons mis à la disposition de nos clients notre prototype de signature électronique : DomuSign. Une version plus complète verra le jour après février 2021, en attendant, nos clients peuvent la découvrir et l’utiliser gratuitement. Ils profitent ainsi d’une synchronisation automatique de leurs documents entre application et espace de gestion. Ainsi que l’envoi automatisé des documents aux signataires, puis des documents signé par tous. Chaque documents est toujours accompagné de son certificat d’authenticité.

Pour finir, notre société a encore bien de nombreux projets pour embellir l’année 2021 des acteurs du monde de l’immobilier. Au cours des prochains mois, une nouvelle application verra le jour, une solution de communication et de suivi d’incidents : TOTEiM. Cette solution aidera les agents immobilier à améliorer et simplifier leurs relations gestionnaires-occupants, tout en optimisant la gestion de ces bien occupés.
En outre, un outil de visite virtuelle sera bientôt disponible à son tour. Il permettra à nos clients d’être des plus flexibles et donc, garantir la pérennité de leurs activités professionnelles.

Souvenez-vous : Le digital et le numérique ne remplacent pas les relations humaines, ils aident ces dernières à exister lors des périodes les plus compliqués, sinon, ils ne font que les sublimer.