Comment préparer une Assemblée Générale de Copropriété ?

Selon l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat), il n’y aurait pas moins de 526 063 copropriétés en France. 51% d’entre-elles sont gérées par des syndics de copropriété professionnels. À côté, il y aurait 42,7% sans syndic et 6,2% dont la copropriété est gérée bénévolement. Il y a près de 526 000 copropriétés rien qu’en France Métropolitaine. Ce qui explique pourquoi nous entendons parler tous les ans de ces fameuses Assemblées Générales. Leur organisation est un vrai sujet à débat, ne serait-ce qu’entre syndics professionnels et particuliers. Malgré tout, nous avons décidé de nous jeter dans ce grand bassin annuel en tentant de vous apporter les bonnes étapes. Afin que vous puissiez préparer votre Assemblée Générale de Copropriété dans la plus grande des sérénités, ou du moins, efficacité.

1. Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale de Copropriété ?

Concrètement, il s’agit d’une réunion rassemblement l’ensemble des copropriétaires afin de prendre des décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété et au bien-être de ses occupants. La présence des copropriétaires n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. Elles peuvent être plus ou moins importante en taille. C’est pourquoi il est important de bien préparer une assemblée générale de copropriété.

2. Avant toute-chose : la convocation d’une Assemblée Générale de Copropriété

Classiquement, il est recommandé d’adresser la convocation à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale. Pour vous assurer du maximum de présence de la part des copropriétaires, nous vous conseillons plutôt 30-31 jours, soit un mois avant l’assemblée générale, et non 3 semaines. D’ailleurs, certains règlements de copropriété peuvent prévoir des délais plus longs.

Cette convocation doit être adressée par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou par lettre électronique (LRE) avec l’accord écrit du copropriétaire. La remise en main propre est évidemment acceptée contre un émargement ou un récépissé.

Côté expéditeur, cela peut varier. Voici les divers convocateurs possibles :

• Le syndic : a la responsabilité de convoquer les copropriétaires au moins une fois par an. Puis chaque fois qu’il le jugera utile, en respectant les délais prévus par le règlement de copropriété.
•  Le président du conseil syndical : si après avoir mis en demeure le syndic, ce dernier ne donne pas suite au cours des 8 jours qui suivent, le président du conseil syndical peut convoquer les copropriétaires pour une assemblée générale de copropriété.
• Les copropriétaires : Dans certains cas, un ou plusieurs copropriétaires peuvent exceptionnellement convoquer une assemblée générale :
  – En l’absence d’un conseil syndical, des membres du conseil syndical désignés par les copropriétaires ou par inaction dudit président du conseil syndical
  – Quand la copropriété est dépourvue d’un syndic et qu’en conséquence, aucune assemblée générale n’a été organisée
  – Lorsque aucun syndic n’a été désigné au cours d’une assemblée générale

Que comporte la convocation ?

Elle comporte, en premier lieu, l’ordre du jour de l’assemblée générale, qui est obligatoirement préparé et décidé conjointement entre conseil syndical et syndic. Cet ordre du jour inscrit une liste des questions, problématiques ou points qui seront soumis au vote de l’ensemble des copropriétaires pendant la séance.

À tout moment, copropriétaire ou conseil syndical peuvent demander au syndic d’inscrire un nouveau point, ou plusieurs, dans l’ordre du jour. Si, compte tenu de la date de réception par le syndic, la demande n’a pu être portée pour la prochaine assemblée générale, elle sera reportée à la suivante.

D’ailleurs, il est recommandé au président du conseil syndical de joindre à cette convocation un rapport relatant des actions menées et des principaux évènements qui ont marqué cette année passée.

En outre, la convocation doit aussi comporter des éléments plus essentiels et basiques tels que 

• Le lieu, la date ainsi que l’heure de l’assemblée générale
• L’ordre du jour
• Toutes les pièces qui pourront permettre aux copropriétaires d’apprécier la portée des décisions qui seront prises. Ces pièces sont inscrites dans une liste réglementée.
• Un formulaire électronique pour pouvoir voter à distance

Encore une fois, nous rappelons que la présence n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. À ce titre, sachez que depuis la sortie de la loi ELAN en novembre 2018, les copropriétaires peuvent assister aux AG par visioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

De plus, la loi ELAN prévoit aussi la possibilité de voter par correspondance. C’est pourquoi un formulaire électronique pour voter à distance est désormais obligatoire dans la convocation d’une assemblée générale de copropriété.

Que se passe-t-il si un copropriétaire est décédé ?

Dans ce cas, toutes convocations et procès-verbaux devront encore être envoyés au domicile du défunt et ce, jusqu’à la succession de propriété. Quand le syndic apprend le transfert de propriété, il est de son devoir de transférer les documents aux héritiers. Auxquels cas ces derniers peuvent annuler l’assemblée générale arrivante. 

3. Qu’est-il débattu et voté en Assemblée Générale de Copropriété ?

Aucune Assemblée Générale n’est réellement similaire puisqu’elles sont censées s’adapter à la copropriété étudiée. Il existe toutefois des points récurrents entre les AG :

• Les comptes de la copropriété : normalement contrôlés par le conseil syndical et arrêtés par le syndic, ces comptes devront être soumis aux copropriétaires pour obtenir leur approbation ou rétractation. Le conseil syndical devra aussi vérifier les comptes, factures et leurs affectations. Ainsi que divers autres éléments de gestion tels que le règlement des fournisseurs, la trésorerie ou encore les impayés de certains copropriétaires.
• Le budget prévisionnel : Syndic et conseil syndical élaborebt ensemble un budget prévisionnel afin de le présenter durant l‘AG. Pour rappel, nous avons écrit un article sur comment élaborer son budget prévisionnel de copropriété ?. Si vous souhaitez en savoir davantage sur cette question.
• Le mandat de syndic : Au cours de l’Assemblée Générale sera aussi renégocier le contrat de syndic. À savoir s’il sera ou non renouvelé. Les honoraires ont normalement été renégocié en amont et donc voté durant l’assemblée.

4. Quelles sont les règles de vote en Assemblée Générale de Copropriété ?

Durant l’Assemblée Générale, plusieurs sujets qui figurent dans l’ordre du jour seront votés. N’importe quel copropriétaire a le droit de vote et dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part des parties communes. Les règles de vote lors d’une assemblée générale de copropriété sont différentes selon les questions mises à l’ordre du jour. C’est la loi du 10 juillet 1965 qui régit la majorité de ces règles, selon la nature et l’importance des décisions à prendre.

Décisions voté à la Majorité Simple :

• L’adaptation du règlement de copropriété aux modifications législatives et réglementaires
• Engager le diagnostic technique global de l’immeuble et son mode de réalisation
• Équiper les places de parking couvertes ou d’accès sécurisé avec des bornes de recharge pour véhicules électriques.
• Des travaux d’accessibilité pour personnes à mobilité réduite ou handicapée, sans qu’ils n’affectent la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels.
  Attention, précision : Si la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels sont affectés, alors le vote sera à la majorité absolue.
• Autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer, à leurs frais, des travaux d’accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble et conformes à la destination de celui-ci, seulement si ces travaux n’affectent pas la structure de l’immeuble ou ses éléments d’équipement essentiels.
  Attention, précision : Si la structure de l’immeuble et ses équipements essentiels sont affectés, alors le vote sera à la majorité absolue.
• Suppression des vides – ordures pour des impératifs d’hygiènes

Pour rappel, il est toujours possible de participer à l’Assemblée Générale en participant et/ou votant par correspondance. En outre, il est aussi possible de se faire représenter en cas d’indisponibilité.

Nous espérons que cet article vous a permis d’y voir plus claire dans la préparation d’une Assemblée Générale de Copropriété.
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Gérer plusieurs copropriétés est parfois compliqué surtout lorsque vient la période des assemblées générales où il faut y présenter un budget prévisionnel pour l’année à venir. Nous allons ici vous rappeler comment bien préparer votre budget prévisionnel de copropriété. Sortez la calculette !

Le syndic, qu’est-ce que c’est ?

Pour commencer, voici un petit rappel sur ce qu’est un syndic. Par définition, un syndic de copropriété est un professionnel ou un copropriétaire dont la mission principale va être de gérer les finances de la copropriété mais aussi l’administrer et veiller au respect du règlement de copropriété.

Le syndic est désigné à la majorité absolue qu’il soit professionnel ou que ce soit un copropriétaire qui administre cette fonction. La durée du mandat est de 3 ans et est renouvelable.

Enfin, le syndic est obligatoire et cette obligation est régie par la loi du 10 juillet 1965 qui fixe les règles du régime de la copropriété.

Le budget prévisionnel

On va s’intéresser à une des missions du syndic qui est l’établissement du budget prévisionnel. Le budget prévisionnel va planifier toutes les dépenses concernant la copropriété pour l’année à venir.

Mais, à quoi ça sert ?

Il permet de planifier les dépenses courantes et d’éviter les mauvaises surprises pour les copropriétaires. Établir un budget prévisionnel permet de prévenir certaines dégradations par anticipation. En fait, il permet de maintenir le bon état de la copropriété. Les visites techniques d’immeubles de l’année peuvent, entre autres, vous aider à établir les futures charges à prévoir.

Que contient le budget prévisionnel en copropriété ?

Ce budget doit contenir toutes les dépenses courantes de la copropriété :

• Honoraires du syndic si celui-ci est professionnel (ou s’il a été décidé de rémunérer la personne se chargeant du syndic)
• Salaire du gardien, femme de ménage ou toute personne s’occupant de l’entretien des parties communes
• Petites réparations « prévues »
• Assurance de l’immeuble
• Les vérifications périodiques règlementaires
• Frais liés à la maintenance de l’équipement en place (ascenseur…)
• …

Néanmoins, il peut y avoir d’autres charges présentes dans le budget prévisionnel, mais cela dépend de chaque copropriété.

Comment établir ce budget prévisionnel ?

Il y a 3 grandes étapes lors de l’établissement du budget prévisionnel :

• La préparation du budget
• Le vote en assemblée générale
• Le financement et les éventuels réajustements

Préparer son budget prévisionnel

La préparation est l’étape la plus importante puisque après cette étape vous devrez faire approuver votre budget. Vous avez donc tout intérêt à ce qu’il soit le plus complet et le plus précis possible.

Si c’est votre premier budget prévisionnel pour la copropriété, vous allez devoir vous baser sur des estimations de toutes les charges courantes listées plus haut. Ne sous-estimez pas les dépenses pour baisser les appels de fonds, sinon vous allez devoir faire un appel de fonds supplémentaire qui risque de ne pas être apprécié par les copropriétaires.

Si le budget est fait depuis plusieurs années, vous pouvez vous baser sur celui de l’année précédente en tenant compte de l’évolution des prix et vous pouvez aussi négocier de nouveaux contrats que vous pourrez faire voter en assemblée générale.

Faire voter le budget prévisionnel

Votre budget est prêt ! C’est le moment de le présenter lors de l’assemblée générale et le faire approuver par la majorité des copropriétaires.

Le financement et le réajustement

Le budget est maintenant approuvé et vous envoyez vos appels de fonds (les provisions pour charges) pour créer le budget prévisionnel.

Dans la plupart des cas, ces appels de fonds se font tous les trimestres, mais vous pouvez aussi opter pour la mensualisation. Le tout est que l’appel de fonds ne soit pas payé en retard.

Enfin, il est possible de réajuster le budget prévisionnel en cours d’année si vos estimations ont été trop élevées ou trop basses. Cela se répercutera sur les appels de fonds à venir.

Attention : le réajustement doit obligatoirement être voté lors d’une assemblée générale.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour établir au mieux votre budget prévisionnel !

N’hésitez pas à consulter notre article sur les obligations du syndic de copropriété !

Suite au premier confinement, 59% des agents immobiliers ont mis en place des outils numériques selon le « Journal de l’Agence ». Un chiffre révélateur de notre situation actuelle et faisant écho aux propos de la ministre du logement, Emmanuelle Wargon. D’après elle, « il va falloir être audacieux, innovant. Il faut trouver des solutions pour ne pas rompre la chaîne des valeurs de l’immobilier ». Il semble ainsi primordial que le secteur de l’immobilier se tourne officiellement vers le digital pour 2021.

La transition de l’immobilier vers le digital

La crise sanitaire de la Covid-19 a impacté divers secteurs durant cette année 2020, dont le secteur immobilier. Le premier confinement a révélé que notre société a un besoin immédiat de se tourner vers des solutions de digitalisation. Même pour des secteurs où le contact physique est important, la dématérialisation de ses méthodes de travail demeure une étape primordiale à franchir. 

« Les agences qui ne pratiquaient pas les visites virtuelles ou la signature de baux à distance ont dû faire face à un chiffre d’affaire extrêmement faible durant les deux mois de confinement ». 

My Sweet’Immo

Cependant, depuis mars derniers, les acteurs du monde immobilier ont appris. La crise sanitaire les a engagés dans le virage du numérique. Une décision leur permettant d’anticiper les futurs risques de cette année 2020, comme le deuxièmement confinement. Ainsi, depuis le premier confinement, nous pouvons observer un changement certain des comportements des professionnels grâce au Journal de l’Agence : 

• 83% des acteurs du monde immobilier sont engagés dans la démarche d’une transformation de leur profession vers le digital.
• 48% des agences immobilières ont déjà mis en place une organisation et processus de travail à distance pour leurs collaborateurs. 
• 54% des agents immobiliers révèlent que leurs clients sont enclins aux visites virtuelles.

Quels sont les besoins digitaux?

L’année 2020 a prouvé qu’il était grand temps de passer le cap du numérique. Un virage décisif pour diverses raisons :

• Améliorer la fluidité des messages et des relations avec les clients
• Réduire le temps passé sur les démarches administratives
• Optimisez son processus de travail pour gagner du temps. Ceci, afin que les agents immobiliers puissent réaliser leur principale fonction, cœur de métier : conseiller et guider
• Devenir plus compétitif grâce à des solutions rapides, efficaces et dans l’ère du temps

De plus, la perspective de pouvoir être flexible même dans des périodes de troubles comme celle actuelle est devenue non-négligeable.
Selon My Sweet’Immo, les agents immobiliers révèlent avoir des besoins digitaux dans l’ensemble de leur processus de travail. Plus précisément, la demande se tournerait principalement sur des solutions d’automatisations et d’optimisation qui permettraient aux collaborateurs de travailler plus rapidement, ensemble. 

Comment se tourner vers le digital ?

Ainsi, l’ESI assure de son côté que « l’immobilier a besoin d’experts autour du digitale ». Un besoin clairement prédominant depuis le printemps 2020. Il est donc préférable de se tourner vers des entreprises qui ont fait du digital leur spécialité. Selon l’Ecole Supérieur de l’Immobilier, cela est un gage de qualité et de sureté.

Avec dix ans d’expériences digitales à son actif, ImmoPad s’assure de toujours proposer des solutions optimales et en adéquations avec les besoins de ses 1 500 clients satisfaits.
Le propre de notre service est d’automatiser le maximum de démarche afin de réduire les tâches redondantes de travail par un simple « valider » ou « envoyer ».

Notre société a à cœur de proposer des solutions en adéquation avec les demandes et besoins de nos client. C’est pourquoi, dans un premier temps, nous avons adapté trois grandes activités immobilières au digital : Etats des lieux, visites techniques d’immeubles ou encore suivi et réception de travaux.

Dans un second temps, nous mettons l’accent sur l’automatisation dans l’ensemble de nos services. Ainsi, notre solution de gestion immobilière 100% digital a été pensée et améliorée selon les remarques de nos clients. Notre plateforme et application répond donc au large panel des besoins actuels des acteurs de l’immobilier tels que :

• Créer tout types de documents, des modèles et dupliquer des antérieures en y ajoutant uniquement les modifications requises.
• Profitez d’une synchronisation automatique de vos documents entre l’espace de gestion et votre application.
• Assurez-vous d’un suivie optimale de l’avancement de vos documents.
• Gérez vos rendez-vous de visites immobilières ou techniques d’immeubles depuis votre poste de bureau. 
• Gérez vos visites et les travaux nécessaires grâce à l’envoi automatique de demandes de devis à vos prestataires renseignés, ainsi qu’au suivis des travaux en cours. 
• Collaborez plus facilement avec vos collègues en les ajoutant simplement dans le suivi de vos documents.

Des nouveautés à venir…

De plus, ImmoPad tend à toujours trouver de nouveaux produits pour satisfaire l’ensemble des besoins de ses clients. De ce fait, pour aider les acteurs de l’immobilier à pallier à la crise sanitaire, nous avons mis à la disposition de nos clients notre prototype de signature électronique : DomuSign. Une version plus complète verra le jour après février 2021, en attendant, nos clients peuvent la découvrir et l’utiliser gratuitement. Ils profitent ainsi d’une synchronisation automatique de leurs documents entre application et espace de gestion. Ainsi que l’envoi automatisé des documents aux signataires, puis des documents signé par tous. Chaque documents est toujours accompagné de son certificat d’authenticité.

Pour finir, notre société a encore bien de nombreux projets pour embellir l’année 2021 des acteurs du monde de l’immobilier. Au cours des prochains mois, une nouvelle application verra le jour, une solution de communication et de suivi d’incidents : TOTEiM. Cette solution aidera les agents immobilier à améliorer et simplifier leurs relations gestionnaires-occupants, tout en optimisant la gestion de ces bien occupés.
En outre, un outil de visite virtuelle sera bientôt disponible à son tour. Il permettra à nos clients d’être des plus flexibles et donc, garantir la pérennité de leurs activités professionnelles.

Souvenez-vous : Le digital et le numérique ne remplacent pas les relations humaines, ils aident ces dernières à exister lors des périodes les plus compliqués, sinon, ils ne font que les sublimer.

Durant cette période transitoire, vous n’avez pas toujours la possibilité de réaliser vos états des lieux en temps réel et vous savez qu’une vague de visites arrivera suite au déconfinement et au retour à une activité normale.

Préparez vos documents depuis chez vous et à l’avance avec ImmoPad.

Avec ImmoPad, anticipez dès à présent la reprise de votre activité et préparez vos états des lieux, audits, visites techniques…

Connectez-vous à ImmoPad

Connectez-vous à ImmoPad avec vos identifiants sur :

• tablette
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• ordinateur sur les navigateurs Safari, Google Chrome et Microsoft Edge à l’adresse gestion.immopad.com ou sur app.immopad.com

Débutez votre document comme à votre habitude

Créez vos documents entièrement ou dupliquez en un clic le dernier document réalisé avec ImmoPad afin de gagner du temps et de profiter d’un tableau comparatif détaillé.

Dupliquez des états des lieux entrant en états des lieux sortant et vice versa.

Vous réalisez une visite technique d’immeuble ? Utilisez la version précédente comme base de travail. Les points de surveillance seront mis en avant et vous aurez une meilleure vision de l’état réel du bâtiment.

Sauvegardez votre document

Finalement, enregistrez votre préparation sur votre Espace Client en cliquant sur le bouton « Transférer » avant de fermer l’application ou votre navigateur.

Récupérez votre préparation

Ainsi donc, vous retrouverez votre document préparatoire en actualisant l’application ImmoPad de l’utilisateur en charge de sa finalisation sur le terrain.

Les avantages ?

Grâce à la duplication, le format de l’état des lieux sortant correspond à celui de l’état des lieux entrant. De plus, vous gagnez du temps avec la saisie automatique des données, l’exportation de tous les éléments et informations d’un état des lieux à un autre, le pré-paramétrage de l’inventaire d’un bien meublé et le comparatif entrée/sortie automatique.

Le tableau comparatif met, lui, en évidence les travaux qu’il y a à prévoir et les dégâts potentiels, il permet de facilement reconnaître les priorités de rénovation, de repérer rapidement les défauts et dégradations et d’annoter en rouge et/ou en orange tous les défauts à rénover.

À savoir que la consommation de crédit ou la comptabilisation d’une opération n’ont lieu que lors de l’envoi du document. Vous pouvez donc préparer autant de document que nécessaire gratuitement.

Vous faire gagner du temps est notre priorité c’est pourquoi nous avons développé une interface plus complète et intuitive pour vous aider à créer des documents parfaits plus rapidement depuis votre Espace Client ImmoPad !

#1
Un menu plus complet

La nouvelle interface vous permet de naviguer plus simplement dans votre Espace Client.
Accédez maintenant en un clic aux onglets : Documents, Immeubles, Personnalisation, Agences, Utilisateurs, Services, Contacts

#2
Tous vos documents

Depuis l’onglet « Documents », retrouvez dorénavant tous vos « Documents », vos « Modèles » ainsi que la « Corbeille ».
Vous avez fini de passer d’un menu à l’autre pour effectuer une recherche.

#3
ImmoPad, selon vos besoins

Depuis l’onglet « Personnalisation », vous pouvez créer et modifier vos nomenclatures, personnaliser les documents PDFs finaux et les mails les accompagnants, ajouter et personnaliser de nouveaux types de documents… et bien plus encore.

#4
Ergonomie et Design

Parce que vous passez des heures sur vos ordinateurs, nous avons adoucit le design de votre Espace Client afin de le rendre plus intuitif et agréable à l’utilisation.

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Un tutoriel tout neuf

Découvrez également toutes les fonctionnalités du nouvel espace grâce au « Tutoriel ImmoPad V3 » disponible directement depuis votre Espace Client.

BIENTÔT IMMOPAD V3
SUR TABLETTES ET SMARTPHONES

Nous réglons les derniers détails de la nouvelle version d’ImmoPad, la seule application 100% optimisée pour les smartphones.

Sortie prévue le 03 novembre !