L’état des lieux en résidence étudiante : Guide Pratique

Optimisez l’état des lieux en résidence étudiante avec des outils numériques et des conseils pratiques. Découvrez comment assurer une gestion locative efficace, prévenir les litiges et protéger vos biens immobiliers.

L’état des lieux en résidence étudiante est une étape cruciale dans la gestion locative relative à l’administration des logements pour étudiants à l’université. Et, ce, notamment à cause de la forte rotation de ces derniers en période d’été. Un état des lieux bien réalisé permet de prévenir les litiges et de protéger les biens immobiliers. Tout comme il permet d’assurer une transparence entre le propriétaire et le locataire. Dans cet article, nous explorerons les spécificités des états des lieux pour les résidences étudiantes. Ses étapes clés pour les réaliser efficacement, les outils numériques disponibles et les conseils pratiques pour les professionnels de l’immobilier.

Pourquoi l’état des lieux en résidence étudiante est-il si crucial ?

L’état des lieux en résidence étudiante est important pour la transparence entre gestionnaire et locataire et la prévention des litiges. Mais, aussi pour la protection des biens immobiliers et des meubles fournis par les résidences. Faire un état des lieux, c’est protéger votre locataire mais surtout votre activité.

L’importance de la transparence entre propriétaire et locataire

La transparence est essentielle pour instaurer une relation de confiance entre le propriétaire et le locataire. En documentant l’état initial du logement de manière détaillée, les deux parties peuvent s’assurer que toutes les conditions sont claires et bien comprises. Cela inclut la documentation de l’état des murs, des sols, des meubles et des équipements. Une bonne transparence aide à éviter les malentendus et les accusations injustes.

La prévention des litiges et des conflits potentiels

Les litiges entre propriétaires et locataires sont souvent le résultat de désaccords sur l’état du logement à la sortie. Un état des lieux précis et détaillé, effectué à l’entrée et à la sortie du locataire, constitue une preuve essentielle en cas de désaccord. Cela permet de comparer objectivement l’état du logement. Et, de déterminer si des dégradations ont eu lieu au-delà de l’usure normale. En cas de litige, l’état des lieux peut être utilisé pour résoudre le conflit à l’amiable. Parfois, ces conflits se retrouvent au tribunal où le document est preuve forte.

La protection des biens immobiliers et des meubles fournis

Les résidences étudiantes sont fréquemment meublées et équipées de manière standardisée, ce qui peut représenter un investissement significatif pour le propriétaire. Un état des lieux bien documenté protège ces investissements. Ceci, en permettant de suivre l’état des meubles et des équipements tout au long de la période de location. Si des dommages sont constatés à la fin de la location, le propriétaire peut demander des réparations. Ou il peut retenir une partie du dépôt de garantie pour couvrir les coûts de remplacement ou de réparation. Cela garantit que le logement reste en bon état pour les futurs locataires.

En résumé, l’état des lieux en résidence étudiante est une étape indispensable pour assurer une gestion locative efficace. Il minimise les risques de conflits et protéger les biens du propriétaire. Dans le contexte des résidences étudiantes, où les locataires tournent souvent, il est encore plus important de réaliser des états des lieux rigoureux pour chaque nouvelle location.

Les spécificités pour un état des lieux en résidence étudiante

On remarquera aisément que l’état des lieux pour résidence étudiante comprant des spécificités propres à ce type de logement. Comme le turn-over (rotation) des locataires pendant la période estivale, ou encore la standardisation des meubles et des équipements spécifiques. Mais, surtout, les résidences étudiantes possèdent une législature particulière à leur statut.

Un fort turn-over des locataires et des états des lieux en résidences étudiantes fréquents

Les résidences étudiantes voient généralement de nouveaux locataires chaque année, nécessitant des états des lieux réguliers et efficaces. Cette forte rotation impose aux gestionnaires de réaliser des états des lieux entrants et sortants de manière méthodique et rapide.

En effet, la période estivale est continuellement marquée par un afflux important de nouveaux étudiants. Ce trafic peut générer une charge de travail considérable. Pour gérer cette affluence, il est essentiel de disposer de procédures standardisées et d’outils efficaces, comme des applications mobiles ou des logiciels spécialisés, permettant de documenter rapidement et précisément l’état de chaque logement.

Un mobilier standardisé et des équipements spécifiques aux résidences étudiantes

Les logements étudiants sont souvent meublés et équipés de manière standardisée pour répondre aux besoins des étudiants. Ces équipements incluent habituellement des bureaux, des lits, des étagères, des chaises. Parfois, il y a aussi des appareils électroménagers comme des micro-ondes ou des réfrigérateurs. On inspecte minutieusement chaque pièce et élément lors des états des lieux pour s’assurer que tous les éléments sont en bon état de fonctionnement. Les meubles et équipements standardisés facilitent la comparaison entre l’état initial et l’état final du logement. Mais, nécessitent néanmoins une attention particulière pour noter toutes les éventuelles dégradations ou usures.

Pour garantir une vérification exhaustive, il est recommandé d’utiliser un inventaire détaillé couvrant tous les aspects du logement, du sol au plafond, en incluant les meubles et les équipements. Cet état des lieux avec inventaire doit inclure des descriptions précises. Il doit aussi inclure des espaces pour noter les observations spécifiques et les prises de photos documentant l’état des lieux.

Les particularités législatives pour les résidences étudiantes

Les baux pour les logements étudiants ont souvent des clauses spécifiques qu’il est important de respecter et de documenter lors des états des lieux. En France, par exemple, les contrats de location pour étudiants peuvent bénéficier de conditions particulières, comme des baux de neuf mois pour les logements meublés, adaptés à l’année universitaire. Les gestionnaires immobiliers doivent suivre la réglementation en vigueur pour s’assurer que les états des lieux sont conformes à la législation.

Les états des lieux en résidence étudiante doivent également tenir compte des normes de décence et des obligations légales concernant la sécurité et la salubrité du logement, comme l’oblige la loi ALUR 2014. Les gestionnaires doivent vérifier que le logement respecte les critères de décence fixés par la loi. Tels que l’absence de risques manifestes pouvant porter atteinte à la sécurité physique ou à la santé des locataires.

En outre, il est crucial de bien informer les locataires des conditions de leur bail, y compris leurs droits et obligations. Il faut aussi les informer sur les procédures à suivre en cas de désaccord sur l’état des lieux. En documentant explicitement et précisément les états des lieux, vous prévenez les conflits et garantissez le respect des droits de toutes les parties.

En résumé, les spécificités des résidences étudiantes imposent une rigueur particulière dans la réalisation des états des lieux. La forte rotation des locataires, la standardisation du mobilier et des équipements, ainsi que les particularités législatives exigent une approche méthodique. Cette approche demande des outils adaptés pour garantir une gestion efficace et transparente des logements étudiants.

Les étapes clés d’un état des lieux en résidence étudiante

Entre la préparation à l’état des lieux, le constat d’entrée, le suivi de gestion pendant le bail et enfin le constat de sortie, les étapes clés se divisent en quatre grandes phases. Chacune comporte ses propres subtilités et nuances.

La préparation avant l’arrivée du locataire

La préparation est essentielle pour assurer un état des lieux meublé précis et exhaustif. Avant l’arrivée du locataire, il est crucial de rassembler tout le matériel nécessaire. On comprend une liste de vérification détaillée des éléments à vérifier, l’inventaire du logement, un smartphone pour prendre des photos, et le document de l’état des lieux.

Avec ImmoPad, cette étape est grandement simplifiée. L’application d’état des lieux propose des modèles personnalisables adaptées aux résidences étudiantes. Les modèles couvrent tous les aspects du logement : murs, sols, plafonds, meubles, et équipements. De plus, ImmoPad permet de stocker et d’organiser facilement les photos prises durant l’inspection. Ce qui évite ainsi les pertes et facilite la comparaison future. En illimitée, les gestionnaires de résidences étudiantes pourront prendre des photos autant que besoin. De plus, l’utilisation des tags permet une mise en évidence des défauts potentiels.

La réalisation de l’état des lieux entrant en résidence étudiante

L’état des lieux entrant est une étape cruciale pour documenter l’état initial du logement. Il est important de vérifier minutieusement chaque pièce et chaque élément du mobilier, en notant toutes les imperfections et en prenant des photos détaillées. Ce document servira de référence pour l’état des lieux sortant.

ImmoPad facilite cette tâche en fournissant une interface intuitive pour saisir toutes les informations nécessaires. L’application s’organise en entonnoir : vous démarrez de l’entrée, inspectez du sol au plafond, élément par élément et sous-élément par sous-élément. Par exemple :

Après l’entrée, le salon. Le constat su plafond fait, vous passez à l’état général du mur. Ensuite, vous pourrez renseigner l’état des fenêtres, de leurs poignets, des vitres et des jointures. Renseignez aussi l’état des plinthes, des prises électriques et interrupteurs. Sans oublier les éventuelles décorations, cadres et étagères s’il s’agit d’un meublé.

Les utilisateurs peuvent entrer des descriptions détaillées, ajouter des annotations et des photos directement depuis leur smartphone ou tablette. Grâce à l’application, toutes les informations sont centralisées et apparaîtront dans le tableau récapitulatif à la fin de l’état des lieux en résidence étudiante.

Le suivi de gestion locatif pendant le bail

Un suivi régulier durant la période de location est essentiel pour s’assurer que le logement reste en bon état. Des inspections intermédiaires permettent de détecter et de réparer les éventuels dégâts avant qu’ils ne s’aggravent. Cela protège ainsi le bien immobilier et réduit les coûts de réparation à long terme.

Avec la conciergerie TOTEiM d’ImmoPad, les gestionnaires peuvent programmer des inspections périodiques. Mais surtout, ils peuvent recevoir des demandes de quittances, ou autre document, automatiquement via une demande numérique des étudiants locataires.
L’espace de gestion d’ImmoPad permet également d’archiver les états des lieux, visites techniques et suivis de travaux pour une gestion fluide, précise et optimale.

La réalisation de l’état des lieux sortant en résidence étudiante

L’état des lieux sortant est réalisé à la fin de la location pour vérifier que le logement est rendu dans l’état initial, en tenant compte de l’usure normale, c’est-à-dire la vétusté. Cette étape nécessite une comparaison détaillée avec l’état des lieux entrant, en notant toutes les différences et en documentant les éventuels dommages.

ImmoPad simplifie cette comparaison en permettant d’afficher côte à côte les états des lieux entrant et sortant grâce à la duplication. En effet, en dupliquant l’état des lieux d’entrée pour réaliser celui de sortie, le gestionnaire obtiendra un tableau comparatif. Les utilisateurs peuvent facilement repérer les différences et générer des rapports détaillés dont photos et annotations.

De plus, grâce à l’option SmartPilot, l’application offre la possibilité de chiffrer automatiquement les coûts de réparation. Tout en prenant en compte la vétusté du logement facilitant ainsi la résolution des litiges potentiels avec les locataires. Sans oublier que SmartPilot met en relation gestionnaire et prestataire pour une mise en œuvre rapide des travaux.

Pour conclure, en intégrant des outils numériques comme ImmoPad, les gestionnaires de résidences peuvent considérablement améliorer l’efficacité et la précision des états des lieux pour leurs résidences étudiantes. ImmoPad offre des fonctionnalités complètes pour chaque étape du processus, de la préparation initiale à la réalisation des états des lieux entrants et sortants, en passant par le suivi pendant la location. Cet outil permet autant de gagner du temps, que de garantir une transparence totale et une protection optimale des biens immobiliers. ImmoPad serait donc une bonne application d’état des lieux en résidence étudiante.

Pour découvrir comment ImmoPad peut transformer votre gestion locative, vous pouvez demander une démonstration ou à nous contacter pour plus d’informations.

Lorsqu’on fait un état des lieux, il est important de savoir que des différences existent entre un état des lieux d’un bien nu et d’un bien meublé. En effet, lors de l’état des lieux d’un logement meublé, un inventaire doit être réalisé et mis en annexe à l’état des lieux. Cela permet de justifier que le logement est bien un logement meublé. Nous allons, dans cet article nous intéresser à ce qu’il est primordial de connaître lorsqu’on réalise un état des lieux d’un meublé !

Cet article s’intéresse aux locations longues durées, si vous souhaitez savoir ce que doit contenir un inventaire de location saisonnière, nous vous conseillons la lecture de cet article : Que doit contenir un inventaire d’une location saisonnière ?

Etats des lieux meublés, similitudes et différence avec l’état des lieux non-meublé …

Les similitudes :

Que l’état des lieux concerne un logement meublé, ou un logement nu, des règles sont à respecter. En effet, l’occupant du bien et le bailleur doivent être présent lors de l’état des lieux, ou être représentés. Les deux parties doivent avoir le même niveau d’information. Elles doivent également se mettre d’accord sur le contenu du document. L’état des murs, des sols et de tout ce qui compose le logement y est indiqué, pour permettre de décrire au mieux l’état du bien. L’état des lieux peut se faire sur papier ou de façon numérique. Que ce soit un logement nu ou un logement meublé, l’état des lieux doit avoir les mentions obligatoires, qui sont :

le type d’état des lieux réalisé (état des lieux d’entrée) ;
l’adresse précise du logement loué ;
la date de l’état des lieux ;
le nom et l’adresse du propriétaire ;
le nom et les coordonnées du locataire ;
le nom et les coordonnées du mandataire, le cas échéant ;
la description précise de l’état des murs, sols et plafonds ;
la description détaillée des différents équipements dans chaque pièce ;
le relevé des compteurs individuels d’eau, de gaz et/ou d’électricité, le cas échéant ;
le nombre de clés remises et leur utilité ;
la signature des parties ou de leur représentant.

Pour l’état des lieux de sortie, la nouvelle adresse de l’occupant sortant est obligatoire. La date d’entrée dans le logement doit être indiquée également.

Enfin, le document doit être signé et établi en autant d’exemplaires que de parties.

Les différences :

Lors de l’état des lieux d’un logement meublé, un inventaire doit être réalisé également. Cet inventaire doit contenir une liste détaillée du mobilier, ainsi que l’état des objets. Lors de l’état des lieux d’un logement meublé, chaque partie doit recevoir un exemplaire de l’inventaire en annexe de l’état des lieux. L’état des lieux et l’inventaire sont établis contradictoirement et amiablement et sont signés par les parties ou par un tiers mandaté par elles. Chaque page de l’inventaire doit être paraphée. Ce document est joint au contrat de location.

Pour revoir comment réaliser un état des lieux étape par étape c’est par ici !

Que doit contenir l’inventaire mobilier d’un état des lieux meublé ?

Pour qu’une location soit considérée comme meublée, le bien doit obligatoirement contenir au minimum les équipements suivants (d’après le décret du 31 juillet 2015) :

Literie avec couette ou couverture : il faut donc un sommier, un matelas et des draps.

Volets ou rideaux dans les chambres : un dispositif d’occultation des fenêtres est à prévoir dans les chambres, afin que l’occupant puisse dormir sans être dérangé par la lumière extérieure.
Plaques de cuisson : elles peuvent être à induction ou en vitrocéramiques, l’installation doit être sécurisée, afin d’éviter des accidents.
Four ou four à micro-onde : le logement doit disposer d’un système de cuisson rapide.
Réfrigérateur : pour que le locataire puisse garder des aliments.
Congélateur ou compartiment à congélation du réfrigérateur d’une température maximale de -6°

Vaisselle : en nombre suffisant, pour que les occupants puissent prendre leurs repas (assiettes, verres, couverts…).
Ustensiles de cuisine : l’occupant doit pouvoir réaliser des plats simples, il est donc nécessaire de mettre à sa disposition casserole(s), poêle(s), spatule, saladier, passoire.
Table : la table doit être adaptée au nombre de locataires, s’ils sont plusieurs, elle doit être plus grande afin que tous puissent tenir autour.
Sièges : il doit y en avoir assez pour chaque occupant.
Étagères de rangement : que ça soit dans la cuisine ou dans l’espace pour dormir, le locataire doit pouvoir ranger ses affaires et celle de la cuisine.

Luminaires : il peut s’agir d’ampoules raccordées au circuit électrique, il est primordial que l’installation soit sécurisée selon les normes, et qu’à l’état des lieux la lumière s’allume.
Matériel d’entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement : aspirateur s’il y a de la moquette, balai et serpillière pour du carrelage…

Attention : si cette liste n’est pas respectée, un juge peut requalifier le bail d’un logement meublé en logement vide.

Cette liste est le minimum qu’il est nécessaire de fournir à vos occupants. Vous pouvez, bien entendu, mettre à leur disposition plus d’équipements.

En conclusion :

L’état des lieux d’un logement meublé est quelque peu différent de l’état des lieux d’un logement non-meublé. En effet, un inventaire doit être mis en annexe. Cet inventaire du mobilier doit contenir des équipements obligatoires pour que la location soit bien considérée comme étant meublée. L’état de ces objets est, lui aussi, évalué ; comme l’état des lieux évalue l’état des pièces.